Burocracia, sobrecarga, caixa baixo, equipe com dificuldades de fazer seu trabalho, perda de prazos e reclamações de clientes. Esses são alguns dos problemas mais significativos para advogados em termos de prejuízos e baixa produtividade do seu escritório. Lidar com eles, geralmente, é muito complexo. Encontrar a fonte do problema é quase impossível se o gestor do escritório não tiver em mãos dados excelentes sobre o seu negócio.
Não é segredo para ninguém que vivemos a era dos dados. Nos últimos anos, big data e business intelligence se tornaram parte vital de empreendimentos bem sucedidos. Não é à toa que Stephen Baker lançou em 2008 um livro sobre os Numerati, uma elite da ciência da computação dedicada a analisar nossos dados e fornecer passos para fortalecer negócios e estabelecer estratégias de sucesso.
A advocacia não poderia ficar de fora dessa tendência. Por isso, listamos abaixo:
5 principais motivos para mensurar e analisar a produtividade do seu escritório
1.Sobrecarga
A sobrecarga é o primeiro sintoma de que você precisa medir a produtividade do seu escritório. Ela pode ser consequência de problemas como procrastinação, negligência de outros membros da equipe e centralização das responsabilidades.
Geralmente, os escritórios têm um planejamento estratégico e operacional bastante possível. O que diminui a capacidade dos times é o fato de muitas pessoas procrastinarem, fazendo com que tarefas que poderiam ser executadas dentro do prazo se tornem urgentes. Isso resulta em uma bola de neve: é impossível fazer o trabalho que tem prazo suficiente porque já existe uma fila de tarefas urgentes. Então o que ainda está dentro do prazo, logo, se tornará urgente também.
Dessa forma, ninguém consegue parar para pensar ou respirar e a sensação da sobrecarga toma conta.
A negligência e centralização são muito parecidas. A primeira acontece quando alguém dá um jeito de passar suas atribuições para os outros. Então, se você contratou 10 pessoas e apenas 9, ou menos, estão trabalhando, as que assumirem atribuições que não lhes competem se sentirão sobrecarregadas.
A centralização, por sua vez, consiste em uma busca por responsabilidades que deixa outros membros do time sem ter o que fazer. O efeito é o mesmo do que na negligência, a diferença é que ao invés de uma ou mais pessoas não quererem trabalhar, uma ou poucas pessoas querem abraçar tudo, geralmente por falta de confiança na equipe.
Mensurar a produtividade ajuda a enxergar onde estão os gargalos de trabalho: quem tem muito o que fazer e quem tem pouco. Assim, é possível visualizar o problema e remanejar as tarefas de acordo com as necessidades.
2. A conta não fecha no fim do mês
Um indício óbvio é a quantidade de receita. Se o escritório se vê, frequentemente, fechando o mês no negativo e tem pouca perspectiva de melhora, medir a produtividade se torna vital. Como explicamos no item anterior, é com essa ferramenta que se pode encontrar gargalos de trabalho, centralizações e “desocupações”.
Medir a produtividade através de um relatório simples de tudo o que cada colaborador fez no mês, e um gráfico ainda mais simples de verificar, permite não cometer injustiças entre as pessoas do time, culpando uma pela pouca produção da outra.
Potencializar cada fase do andamento do processo, ter a conversa certa com quem precisa melhorar, e elogiar quem está produzindo bem é fundamental para aumentar a produtividade, e sem um software para advocacia completo você estará fazendo isso “no escuro” e com certeza cometerá erros que lhe custarão caro.
Quando a equipe é menor (2 a 4 pessoas) é ainda mais necessário medir a produtividade, pois se apenas um membro da equipe cair de produção, a coisa toda vai por água abaixo, sobrecarregando os demais, aumentando o estresse e a chance de prazos perdidos ou trabalhos mal feitos.
Por outro lado, com todos produzindo bem, é possível pensar em metas de aquisição de clientes, de novos processos, de análise de sentenças improcedentes para correção de erros e aumento no % de processos ganhos.
3. O time procura culpados ao invés de solucionar problemas
Outro sintoma que indica a necessidade de medir e analisar a produtividade é quando a sua equipe, independente do tamanho que ela tenha, começa a procurar por culpados para os problemas que surgem, ao invés de buscar e apresentar soluções.
Uma equipe produtiva, operando em alto nível, estará orientada para encontrar soluções. Uma equipe desmotivada, sobrecarregada ou negligente, sempre buscará formas de esquivar do trabalho. Uma forma de fazer isso é apontar um culpado para um problema.
Se quando o gestor cobra alguém, ou o time todo, a respeito de um problema e esse time instintivamente aponta um culpado, é possível que a produtividade não esteja sendo acompanhada como deveria.
4. Reclamações de clientes sobre atendimento e informações
Outro indicativo clássico de que algo no negócio não vai bem. Se os clientes reclamam, algo precisa ser revisto. Se for um caso isolado basta verificar em que ponto houve falha de comunicação – porque geralmente é esse o problema – e ficar atento para que isso não se repita. Porém, quando o problema é recorrente, o número de falhas de comunicação é imenso. Essas falhas podem acontecer por diversos motivos, em especial por causa de personalidades conflitantes, problemas externos e, é claro, sobrecarga e negligência.
Identificar os pontos em que ocorrem as falhas de comunicação é possível através da medida de produtividade, pois ela permite visualizar em que ponto do fluxo de trabalho o processo não está andando.
5. Perda de prazos
A constante perda de prazos denuncia problemas na realização do trabalho. Seus colaboradores podem estar enfrentando dificuldades em termos de conhecimento, técnica, ferramentas (computadores lentos, com vírus ou muito antigos são peças-chave em problemas jurídicos!), entre outros. Como saber qual desses problemas é o responsável pela perda de prazos?
Para excluir a produtividade dessa lista, você precisa saber de forma concreta como ela está. Do contrário, você pode acabar realocando alguém, ou até mesmo demitindo um talento incrível, e a consequência pode ser a piora do quadro.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
