Cada vez mais os escritórios jurídicos estão reconhecendo que a falta de conhecimento e investimento em tecnologia impedirá a capacidade de competir no mercado legal de hoje. Falaremos nessa publicação sobre os benefícios da automação de documentos nesse sentido.

Duas pessoas apontando para a tela de um notebook, representando as possibilidades de automação de documentos

Assistimos os advogados inseridos em um novo cenário permeado por termos como “algoritmos”, “dados” e “analytics”, entre outros. A introdução dessas mudanças devem-se, principalmente, à tecnologia jurídica, comumente conhecida como LegalTech.

Essas empresas de tecnologia jurídica estão focadas no desenvolvimento de ferramentas que, acima de tudo, permitem aos advogados realizar seus trabalhos de maneira mais eficiente e econômica.

Embora seja um setor emergente, a maior mudança neste mercado é a rápida ascensão das tecnologias. Como a Inteligência Artificial – IA, com a função de automatizar e aprimorar processos.

Sabe-se que o setor jurídico permaneceu inalterado por décadas. Mas as novas tecnologias têm propiciado aos advogados tornarem seu trabalho cada vez mais valioso e estratégico.

São soluções, como a automação de documentos e contratos, por exemplo, que impulsionam os departamentos e equipes jurídicas a uma advocacia mais econômica e eficiente.

Essa nova dinâmica permite que os profissionais abandonem tarefas rotineiras e concentrem-se em fazer mais. Por conseguinte, aumenta-se o poder de negociação e aprimora-se o atendimento e o relacionamento com clientes.

Um departamento de direito médio desperdiça uma porcentagem significativa de tempo na revisão de contratos antes de serem assinados. Esse desperdício de tempo cria gargalos desnecessários aos negócios.

Um sistema  de automação de documentos preenche exatamente essa lacuna, à medida que integra vários elementos projetados para executar um conjunto de funções que simplificam e evitam operações repetitivas e operacionais. Ao mesmo tempo que gerenciam várias tarefas usando uma plataforma em nuvem.

Benefícios práticos da automação de documentos

1. Elimina a manipulação de documentos em papel

Em uma plataforma de automação, tudo é feito digitalmente. Por isso é fácil armazenar informações sobre o sistema, reduzindo o custo adicional de armazenamento de documentos físicos. Por conseguinte, o tempo de busca de informações também é otimizado.

2. Libera as equipes jurídicas para atividades estratégicas

Uma das principais atrações da automação é que ela libera os advogados para exercer o que o fazem de melhor – tomar decisões importantes e usar suas habilidades de forma criativa e inovadora. Ou seja, exatamente o que um sistema automático não pode fazer.

3. Melhora a projeção

Os advogados redigem, revisam contratos e aconselham os clientes sobre a possibilidade de negociar melhores condições. Para cada situação, é preciso identificar riscos, futuras obrigações financeiras, datas de renovação e expiração, etc.

Com o uso de ferramentas que tem a capacidade de monitorar todo o processo, é possível obter um conjunto de dados muito mais precisos e projeções mais acertadas dos seus contratos.

4. Simplifica a validação

Os sistemas de automação permitem a implementação de um processo claro e simplificado das ações que precisam ser executadas.

De modo geral, essas ferramentas tornam possível automatizar os processos de validação e, assim, acelerar a tomada de decisões.

Simplificando, quando você não depende de notificações manuais de ações concluídas ou das próximas etapas necessárias, você tende a melhorar sua comunicação. E a automação aprimora essa comunicação ao manter as equipes informadas sobre tarefas e processos relevantes.

5. Otimiza o tempo de cada processo

Como já mencionado no item anterior, um dos pontos fortes da automação está na comunicação entre todas as partes interessadas. Dessa forma, otimiza-se o tempo dedicado a cada processo.

Os recursos de colaboração também permitem que vários usuários visualizem e alterem um documento ao mesmo tempo. Neste ponto, vale destacar que a disponibilidade ou não de um documento para um ou mais usuários é especificada pelo administrador.

6. Minimiza custos, erros e omissões

Erros são inevitáveis quando se lida com grandes quantidades de documentos em papel. Um sistema que permite o gerenciamento de documentos auxilia na redução de erros ao substituir a vulnerabilidade humana pela precisão de uma máquina.

Portanto, os departamentos jurídicos evitam os altos custos associados a erros e ineficiências, além de economizar muitos custos de mão de obra no back office.

7. Aumenta a produtividade

Graças ao poder de algoritmos criados para questões legais, é possível automatizar até mesmo os documentos de maior complexidade. Logo, a produtividade aumenta quando se personaliza contatos e documentos jurídicos em apenas alguns cliques.

Essa facilidade dá aos advogados mais tempo para se engajar em atividades de valor agregado, porque eles estão pesquisando e recuperando documentos mais rapidamente e gastando menos tempo inserindo e revisando dados manualmente. Isso, por sua vez, aumenta a satisfação dos clientes, pois permite uma resposta mais rápida das equipes.

Conclusão

Dadas todas essas razões, faz sentido que os departamentos jurídicos estejam cada vez mais engajados em implementar um sistema de montagem e gestão de documentos.

A tecnologia traz inclusive novos insights de como a lei, experiência e tecnologia pode se unir para evoluir a prática jurídica.

E você está disposto a atribuir tarefas a uma plataforma automatizada?

Sobre o autor:

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Lucas Steinmetz

Formado em jornalismo, especializado em estratégias e técnicas SEO e Professor do Instituto IbiJus. Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet. Atualmente, trabalhando em um dos mais completos métodos de marketing jurídico focado em qualidade e resultados sem ferir as normas da OAB.

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