A modalidade de trabalho a partir de casa, com o escritório home office, ganhou relevância nos últimos um ano e meio por causa da pandemia de Covid-19.

A forma de trabalho tornou-se popular em diferentes segmentos, entre eles, a advocacia.

Seja em uma opção de trabalho 100% remoto ou em um modelo híbrido que divide idas para o endereço corporativo e dias de trabalho no escritório home office.

Não importa o formato, o que ficou muito claro no pós-pandemia é que o recurso garante conforto para advogados, aumento de produtividade e, principalmente, a redução de custo para a empresa.

De forma geral podemos garantir que uma modalidade de escritório home office bem aplicada resulta em mais qualidade de vida para as pessoas. 

As pessoas passam 1/3 (ou mais) das suas vidas trabalhando. Isso sem contar o tempo que muitas levam se deslocando de casa para o trabalho.

É inegável que se estas mesmas pessoas conseguem trabalhar no conforto de suas casas e, ainda, aproveitar o tempo que perdem no trânsito fazendo outras coisas mais prazerosas, suas vidas teriam uma melhoria imensurável.

Esse é o objetivo desse conteúdo: vamos te apresentar como o modelo de escritório home office pode auxiliar a sua empresa a ter mais competitividade no mercado, atraindo os melhores profissionais e atingindo a redução de custo.

E acima de tudo, garantindo produtividade e um acompanhamento em tempo real do que acontece, mesmo com os advogados trabalhando a partir de suas casas. 

Continue a leitura desse post para descobrir mais sobre o modelo de escritório home office. 

O escritório home office permite a redução de custo?

Se o seu escritório de advocacia está planejando oferecer a opção de trabalho a partir de casa para seus profissionais, saiba que essa decisão pode ser extremamente estratégica para a saúde financeira da empresa. 

Redução de custo com transporte, gastos com energia elétrica, materiais de escritório e alimentação, por exemplo.

E se o seu escritório está localizado em uma sala alugada é possível buscar um espaço menor – já que você não terá tantos colaboradores todos os dias trabalhando a partir da sede.

Ou, ainda, optar por contratar o plano de um coworking (modelo de escritórios compartilhados) para utilizar de forma pontual em reuniões com clientes ou com o time interno, quando for necessário. 

Essas são apenas algumas das vantagens financeiras quando pensamos no escritório home office.

Mas lembre-se que ao oferecer a modalidade de trabalho a partir de casa, os gestores do escritório de advocacia também devem oportunizar que esse trabalho seja o mais confortável e produtivo possível. 

Como montar um espaço para home office?

Ao oferecer a opção de escritório home office para os advogados, considere incluir recursos para que essas pessoas consigam ser produtivas e sintam-se estimuladas e confortáveis para trabalhar a partir de suas casas. De qualquer forma, a redução de custo irá ocorrer, tendo em vista que mesmo com o auxílio aos colaboradores essas despesas são menores.

Muitas empresas estão oferecendo vantagens como:

• Benefícios extras para quem trabalha em escritório home office com o objetivo de redução de custo, mas com auxílio em de energia elétrica, por exemplo;
• Cessão de equipamentos (computador, teclado, mouse, etc.);
• Empréstimo de equipamentos para a ergonomia, como cadeiras e suportes para os pés;
• Contratação de softwares jurídicos especializados para realizar o acompanhamento de produtividade e outros indicadores importantes para o escritório.  

A partir dos pontos que citamos acima, gestores podem desenvolver um processo claro sobre como conduzir o trabalho a partir do escritório home office. 

O que precisa para montar um home office?

Talvez a pergunta mais feita por gestores que querem implantar o escritório home office em sua empresa está relacionada à produtividade das equipes.

Alguns podem pensar que os gestores perderiam o controle da produção de sua equipe em um modelo de escritório home office. 

Outros pensariam na dificuldade em saber se o tempo de trabalho exigido estaria sendo cumprido de fato pelos colaboradores da empresa.

Conforme já dito anteriormente, a qualidade de vida é um dos principais benefícios que este formato de trabalho possui.

Ela é efeito de um sistema que proporciona a todos que trabalham em casa: maior flexibilidade de horários; mais comodidade e conforto; assim como uma grande otimização de tempo; redução de custo.

E quando se fala em escritório home office, isso inclui também o gestor, afinal, este profissional também pode e deve aderir ao trabalho a partir de casa para usufruir de todos os benefícios que já destacamos desde o início deste texto.

E, com mais tempo livre, poder cuidar melhor ainda das necessidades de seu próprio negócio.

Como advogar a distância?

O sistema presencial de trabalho ainda é uma opção para muitas empresas, mesmo em um cenário pós- pandemia. Afinal, para muitos é difícil deixar de lado o conservadorismo.

Porém, o modelo, de forma geral, pode criar a sensação de um “pseudo-controle” do trabalho desenvolvido pelos funcionários. 

Entretanto, sem um eficiente sistema de medição de desempenho, não se tem como saber quem efetivamente está produzindo e quem meramente está cumprindo o horário.

Medir produtividade por tempo trabalhado é uma ideia extremamente limitada.

Em um modelo presencial de trabalho muitas distrações podem ocorrer e colocar em risco a produtividade.

Um exemplo é o momento da “conversa no cafezinho”, que muitas vezes se estende mais do que se imagina e impacta diretamente a qualidade e o tempo para entregas importantes. 

Além disso, ao oferecer apenas a opção presencial para o trabalho no escritório de advocacia, os profissionais precisam lidar com questões como o trânsito, que pode consumir muito tempo do dia dessas pessoas.

Dependendo da cidade onde seu escritório está localizado, os colaboradores podem levar mais de uma hora para chegar à sede física da empresa. 

Perder esse tempo no caminho para o trabalho significa, entre muitas outras coisas, estar muito mais cansado já no começo do dia porque o trânsito estava complexo.

Imagine que, se esse mesmo advogado trabalha a partir de sua casa e pode, por exemplo, aproveitar essa hora que ficaria no trânsito fazendo alguma atividade física que ele realmente gosta? 

Certamente o dia dessa pessoa começaria diferente, com muito mais energia e, consequentemente, produtividade. 

É muito melhor abrir mão de conceitos defasados, flexibilizar formatos de trabalho, focar em metas de produção e na qualidade do serviço prestado.

Isso, além de ser muito mais rentável, traz melhorias ao produto ou serviço final, aumenta a satisfação do cliente e colabora com a redução de custo.

É por isso que um escritório home office que é bem planejado e conta com processos claros pode se tornar o melhor formato para muitas empresas.

Com a organização do trabalho por meio do acompanhamento de cumprimento de tarefas e atingimento de pontuações, a produtividade da equipe aumentará.

Benefício também para gestores que terão maior controle a respeito do que está sendo de fato produzido, quem está produzindo mais e quem está produzindo menos.

É possível que agora você esteja se perguntando como fazer esse acompanhamento tão dedicado contando com equipes trabalhando de diferentes lugares.

A resposta está no uso da tecnologia e de uma metodologia específica, planejada para o ambiente jurídico. 

Como trabalhar online?

Sim! Acredite pois é possível obter um controle efetivo de produtividade com adesão ao home office. Basta ter um sistema adequado. 

Se a empresa tiver um ambiente virtual que permita criar um fluxo de trabalho, mantendo interação entre a equipe, e com medições de desempenho, metas, cumprimento de tarefas, e pontuações atingidas, o processo fluirá de uma maneira muito segura. 

Afinal, ao enxergar o todo da operação, há uma gestão completa de produtividade do negócio e, ainda, uma gestão individualizada de cada membro da equipe.

Sem falar que o próprio funcionário poderá ter noção do que realmente produz, o que permitirá que ele busque melhorar seu desempenho cada vez mais.

Ter este controle dará ao gestor uma visão ampla de onde o negócio se encontra no mercado, de onde se quer chegar e o que é necessário para chegar lá. 

Mas como fazer esse acompanhamento? Os clientes ADVBOX, por exemplo, têm à disposição a metodologia Taskscore, que realiza a divisão e o seguimento das tarefas por meio de um ambiente único e de fácil análise.

Para os gestores, a facilidade de dividir as tarefas e aplicar uma pontuação específica para cada uma delas, de acordo com o nível de sua importância para cada determinado projeto.

Além disso, lideranças de escritórios de advocacia se beneficiam do Taskscore porque conseguem fazer o acompanhamento das entregas de maneira pontual.

Ou seja, sem a necessidade de chamar cada advogado individualmente para compreender o que está sendo feito. 

 Enquanto isso, para os colaboradores, a metodologia Taskscore é importante porque com a pontuação, fica mais fácil compreender quais as tarefas são as mais importantes e receber benefícios a partir das entregas feitas.

O seu escritório pode, por exemplo, determinar que, a partir da conquista de uma quantidade de pontos, o advogado receberá benefícios como folgas, incentivos para cursos ou especializações.   

Controle gera segurança, e ter mais segurança levará o gestor a delegar mais funções, fazer especializações, melhorar os métodos da sua equipe e se tornar um líder ainda melhor.

A quebra de paradigmas, antecipação e diferenciação no mercado de trabalho é muito positiva.

Com os resultados positivos será possível ver que a mudança vale a pena!

Você pode aplicar a metodologia no seu modelo de escritório home office hoje mesmo. Faça o teste gratuito de 7 dias da ADVBOX e compreenda os benefícios.