É natural pensar que uma boa performance na advocacia influencie na procedência nas ações. Da mesma forma que é natural pensar que o inverso cause impacto negativo nas decisões. Mas como escritórios digitais podem influenciar nisso?
Aos advogados é fácil imaginar o impacto que um erro em alguma petição, a perda de um prazo processual, ou o desleixo no desenvolvimento do trabalho pode causar no julgamento de uma demanda. Por isso, há uma enorme preocupação por parte dos advogados em manter tudo na mais alta qualidade e controle. Isso gera, até mesmo, uma enorme insegurança na hora de delegar qualquer tarefa no escritório.
Porém, a monopolização da produção e das informações do escritório acaba travando o crescimento. E ainda pode causar problemas irreversíveis, caso o advogado que centraliza as informações não possa estar sempre presente.
Como gerenciar a produção? Como saber quem foi o responsável por algum erro no procedimento? Ou até mesmo por um erro grave que impactou na decisão de algum processo? Como manter a qualidade no serviço sem participar de tudo o que é feito? Embora haja muita insegurança na hora de tomar a decisão de mudar a forma de trabalhar, essa mudança é necessária. E a melhor opção é a digitalização do escritório.
Escritórios digitais para otimizar a gestão
Em escritórios digitais é plenamente possível que os gestores façam uma gestão extremamente eficiente da produção do seu escritório, das tarefas realizadas por cada um da sua equipe e das informações vinculadas a cada processo.
Consequentemente, se torna possível possuir métricas de performance que permitem visualizar com facilidade o que precisa ser melhorado. E, também, que erros estão sendo cometidos e por quem. O resultado é a melhoria na qualidade da prestação do serviço e correção dos erros e problemas identificados.
Ao contrário do que se pensa, migrar de um formato de trabalho artesanal para um formato digitalizado não reduz a clareza do gestor sobre o que está sendo feito. Apenas aumenta!
Sem uma centralização de informações em um meio adequado, é impossível ter controle real do que está sendo feito. O fato de estar presente no local de trabalho não significa ter maior quantidade e qualidade de trabalho.
Um bom gestor sabe que cada pessoa da equipe tem um perfil, um método de trabalho, um tempo para produzir. E é necessário ter condições de medir a produtividade de cada um. Portanto, é muito mais justo medir desempenho por métricas de produtividade ao invés de quantidade de horas em que a equipe ficou no escritório.
Passar a atuar em uma advocacia digital permite aos escritórios digitais possuir um fluxo de trabalho que flui com segurança. Isso proporciona uma gestão completa e aumento da qualidade no serviço.
A consequência? Redução no número de improcedências nas ações.
Além disso, cabe dizer que possuir um controle e uma gestão preventiva da produção do escritório é o melhor caminho. Mas, mesmo na ausência dessa gestão completa, um sistema digital de trabalho permite, de forma fácil, identificar quem foi o responsável por uma tarefa que possuía algum erro grave. Se torna praticável, inclusive, provar de quem foi a falha caso o escritório sofra ação indenizatória por parte de um cliente lesado pelo erro.
Isso ajuda a perceber que quanto mais tempo os escritórios de advocacia levarem para mudar a forma de trabalho, mais tempo levará para se obter todos esses resultados positivos, e mais problemas de gestão e produção surgirão.
Se você se identificou com essa visão e quer saber mais sobre como digitalizar seu escritório e mudar agora mesmo, veja o material abaixo com todas as dicas necessárias para colocar em prática tudo que você viu até aqui.
CEO da ADVBOX . Advogado e Professor de Direito Previdenciário Internacional e Empreendedorismo na Advocacia.
