Gestão de escritório de advocacia: como exercê-la à distância? Descubra aqui!

Publicado por Katiussa Bitencourt em

Advogado em casa com roupas informais mexendo no notebook. Representa a possibilidade de realizar a Gestão de escritório de advocacia à distância e com qualidade.

Realizar a gestão de escritório de advocacia não é tarefa simples, mas também não precisa ser complicado.

Devido ao avanço da tecnologia, existem ferramentas capazes de auxiliar muito nesse processo. Ademais, elas permitem que esse gerenciamento seja feito de forma remota, o que é bastante benéfico nos dias atuais.

Essa é uma tarefa essencial que todo líder de advocacia precisa se atentar. Sem uma gestão adequada, o escritório não consegue crescer. Por isso, esse é um dos principais temas que os advogados devem lidar.

Ao longo da leitura, você entenderá o que é gestão de escritório de advocacia, qual é a importância dela e verá como realizá-la na prática! Por isso, continue a leitura e aprenda tudo o que precisa sobre esse assunto tão importante para os escritórios de advocacia!

O que é gestão de escritório de advocacia?

Quem detém um escritório de advocacia precisa ter uma visão empreendedora e enxergar o seu negócio como um empreendimento. 

Isso porque os escritórios jurídicos são, de fato, empresas que prestam serviços, nos quais é preciso executar diversos tipos de atividades, como: atendimento ao cliente, elaboração de contratos, controladoria, criação de peças processuais, participação em audiências, atividades administrativas, controle financeiro, dentre inúmeras outras. 

Ou seja, os escritórios de advocacia englobam diversas funções que são essenciais para o seu funcionamento, sendo interconectadas umas com as outras. Conforme o empreendimento cresce, mais complexos ficam esses processos, bem como a carga de trabalho também aumenta. 

Quando está no início, os sócios podem até dar conta e executar essas atividades sozinhos. No entanto, quando ele começa a crescer e ganhar mais clientes, a necessidade de saber sobre gestão e trazer mais pessoas se torna evidente. 

Desse modo, a estrutura começa a contar com um setor financeiro, pessoas encarregadas do marketing, um departamento comercial, secretárias, estagiários, advogados parceiros, advogados empregados, contadores, dentre diversos outros. 

Gestão de escritório de advocacia

Isso faz parte do crescimento de um negócio, mas pode gerar diversas dúvidas nos sócios se eles não sabem gerenciá-lo. 

Esse novo cenário exige que haja uma garantia de que as atividades sejam executadas com excelência. Ademais, é preciso garantir que cada colaborador execute suas funções de forma eficiente.  

Nesse sentido, é um grande erro esperar que os novos profissionais saibam o que precisa ser feito e como as atividades devem ser executadas. É essencial orientá-los, definir regras e processos. 

A gestão de escritório de advocacia, então, é o ato de gerenciar pessoas, atividades, processos internos, financeiro, dentre outras questões, dentro de um escritório de advocacia. Por ser focada nesse tipo de negócio, é fundamental que o gestor conheça as necessidades e especificidades desse mercado.

Qual é a importância de realizar a gestão de escritório de advocacia? 

Antes de tudo, é fundamental ter em mente que um escritório de advocacia possui obrigações semelhantes à de empresas de outros segmentos.

Assim, devem estar presentes, por exemplo, o gerenciamento de pessoas, a busca por clientes, pagamento de impostos, controle das rotinas empresariais, dentre outras atividades. 

Todas essas tarefas exigem planejamento e organização para que os advogados consigam realizar seus trabalhos referentes à advocacia enquanto empreendem. 

A gestão de escritório de advocacia é importante porque permite organizar o negócio e planejar maneiras para que ele cresça e se torne rentável. 

Além disso, ela é essencial para manter a organização dos processos internos, das equipes, das finanças, dentre diversas questões. Sem uma organização desses setores, o escritório perde em produtividade e recursos financeiros. 

Mesmo que advogados não enxerguem seus escritórios como empresas, cedo ou tarde terão que mudar essa visão. Isso porque a complexidade para administrá-los exige uma abordagem mais voltada para o empresarial.

Em suma, a gestão de escritório de advocacia é importante porque:

  • Mantém processos, pessoas, finanças e setores organizados;
  • Contribui para alinhar processos e pessoas com os objetivos da empresa;
  • Auxilia na definição de metas e o que deve ser feito para alcançá-las;
  • Ajuda os sócios a pensarem no negócio, bem como em maneiras de torná-lo mais rentável;
  • Faz os sócios terem uma visão ampla e real das condições do escritório;
  • Contribui para pensar em soluções para problemas e crises, etc.

Ou seja, a gestão de escritório de advocacia funciona da mesma maneira como uma gestão de empresas em outros segmentos. 

Por isso, é essencial que os donos de advocacias pensem nesse assunto desde o início do negócio, pois saber o que fazer pode poupar tempo e permitir que o escritório seja bem gerenciado desde a sua abertura, resultando em um crescimento ainda mais saudável.

Como a gestão de escritório pode ser realizada?

Existem diversas formas de gerenciar uma empresa. Basicamente, a gestão pode ser feita de dois modos: apostando no modelo vertical ou no horizontal. Entenda um pouco sobre cada um deles abaixo.

Gestão vertical

A gestão vertical costuma ser a mais comum e é amplamente conhecida e utilizada em diversas empresas. Nela, as atividades são executadas em formato de pirâmide, onde os gestores estão no topo e os níveis operacionais na base. 

As decisões são concentradas em uma única pessoa. A desvantagem desse tipo de gerenciamento é que ele impede que todos possam se manifestar e dar opiniões, visto que é o chefe quem tem a palavra final.

Trata-se de uma forma de gestão bastante tradicional. Porém, ela vem sendo substituída por modelos mais colaborativos, progressistas e promissores, principalmente por causa da falta de participação dos liderados e pela demora nas tomadas de decisões.

Gestão horizontal

A gestão horizontal, por outro lado, é o modelo que vem sendo adotado cada vez mais nas novas companhias, principalmente nas mais inovadoras. 

Ela se baseia em uma estrutura linear, permitindo que todos os colaboradores possam se manifestar e participar do processo de tomada de decisão. Ou seja, eles podem opinar, independentemente do cargo ou da posição em que se encontram na companhia. 

Nesse modelo, todos possuem o mesmo grau de importância, o que contribui para que a estrutura seja mais eficiente. Os escritórios de advocacia podem utilizar esse modelo, permitindo uma maior participação de todos os colaboradores

A gestão de escritório de advocacia, independente do modelo escolhido, seja vertical ou horizontal, faz com que os negócios ganhem mais consistência e resultados positivos. No entanto, lembre-se que o tipo de gerenciamento utilizado pode impactar muito nisso. 

Logo, escolha aquele que mais faz sentido para o seu negócio. Não existe modelo melhor ou pior, mas o que mais se amolda aos objetivos do escritório. 

Para saber mais sobre modelos de gestão, veja abaixo um vídeo explicativo!

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

A gestão de escritório de advocacia envolve planejamento, estudo e atenção em relação às diversas áreas do negócio. Ademais, exige muita dedicação e organização por parte do gestor.  

Veja abaixo algumas dicas para realizar esse gerenciamento com inteligência!

Entenda o seu negócio

O primeiro passo é entender bem o seu escritório. Não se trata apenas de compreender o mercado, mas as particularidades do seu próprio negócio. 

Nesse sentido, é importante definir os nichos de atuação para segmentar o público-alvo. Um escritório de advocacia pode atender em diversas áreas, como cível, criminal, ambiental, dentre outras. Porém, é possível se especializar em apenas um único segmento. 

Lembre-se que o planejamento é o primeiro passo para tomar qualquer decisão estratégica para o escritório. Por isso, planeje metas, defina o orçamento disponível e documente tudo o que puder. 

Pense na gestão financeira

A gestão financeira deve ser realizada para manter o controle do caixa e das despesas do escritório. Deve ser realizada desde o início do negócio, evitando desperdícios e o descontrole dos gastos. 

Um dos maiores erros em empresas é misturar o dinheiro da companhia com o dinheiro pessoal. Essa divisão é importante para manter a organização do controle financeiro. Além de ser fundamental para o crescimento do escritório, contribui para manter a transparência sobre as taxas e impostos que devem ser pagos. 

Um software jurídico que possui funcionalidades para fazer a gestão financeira pode tornar esse processo mais simples e facilitado. 

Gerencie processos e aposte na automatização

A quantidade de processos internos em um escritório pode ser imensa. Eles precisam ser controlados para evitar a desorganização. Muitos deles podem contar com atividades repetitivas que podem ser automatizadas.

Tarefas repetitivas, quando feitas de forma manual, podem exigir muito do tempo dos colaboradores. Ademais, as pessoas podem cometer erros durante a execução delas. Sendo assim, delegá-las para a máquina pode trazer diversos benefícios, além de evitar esses erros.  

Isso contribui para a produtividade dos funcionários, pois assim eles poderão focar nas atividades importantes e que demandam do tempo e do conhecimento deles. 

A automatização permite também maior organização, economia de tempo, dentre outros aspectos. 

O software jurídico da ADVBOX permite automatizar diversas tarefas dentro do escritório, como o atendimento ao cliente, consultas de processos, controle dos prazos, acompanhamento das movimentações processuais, dentre outros. 

Invista no marketing jurídico

A gestão de escritório de advocacia também precisa se atentar ao marketing jurídico, essencial para atrair clientes para o negócio. Logo, é fundamental pensar em estratégias para que o escritório seja visto e lembrado. 

Lembre-se que sem clientes, uma advocacia não sobrevive. Portanto, a gestão precisa contemplar esse aspecto desde o início, buscando maneiras de se fortalecer no mercado e ser encontrado pelo público-alvo do negócio.

Invista no relacionamento com o cliente

É mais caro adquirir novos clientes do que manter os atuais. Sendo assim, invista em um bom relacionamento com os clientes para que eles continuem buscando o escritório quando precisam.

Engana-se quem pensa que o contato com o cliente deve ser apenas para passar informações sobre os processos. 

As pessoas gostam de ser lembradas. Assim, mandar mensagens no Natal, aniversário e nos feriados pode ser uma boa solução. Para definir a melhor maneira de manter um contato saudável com a sua persona, é importante conhecê-la bem. 

Lembre-se também que um bom relacionamento com os clientes contribui para o marketing boca-a-boca, muito eficiente e importante nos dias atuais.

A gestão de escritório de advocacia precisa contemplar a experiência do cliente, o relacionamento com ele e buscar meios de atender as necessidades dele. Encontrar maneiras de encantá-los é fundamental. 

Saiba precificar da maneira correta

É fundamental saber precificar os serviços jurídicos da maneira correta. Para definir o preço de cada um, considere a tabela da OAB. Ela determina os valores mínimos que devem ser cobrados por cada tipo de trabalho. Ela é fácil de compreender e de visualizar.

Cada estado possui a sua. Embora os preços possam ser diferentes, não costumam ter diferenças muito gritantes de um estado para outro. 

Evite utilizar apenas a tabela para definir os valores. Considere o custo para manter o seu escritório funcionando, bem como a especialidade, o mercado, dentre outras questões.

Utilize a tecnologia

A gestão de escritório de advocacia é feita de maneira mais eficiente e otimizada se contar com o apoio das tecnologias. Por isso, é importante investir em boas ferramentas para manter a gestão organizada e ter em mãos informações importantes sobre o negócio e a saúde dele.

Um software jurídico que tenha diversas funcionalidades e permita realizar a gestão completa do escritório é fundamental para manter a organização, eficiência e o controle de tudo o que é feito na empresa. 

Tenha um contador

Talvez um dos grandes erros dos advogados empreendedores seja negligenciar a importância de ter um contador. O ideal é fazer parcerias com esses profissionais desde o início do negócio. Isso porque eles podem auxiliar a formalizar a empresa, a manter o pagamento de tributos em dia e a organizar as contas da companhia.

Realize a gestão jurídica

A gestão de processos, pessoas, finanças, dentre outros aspectos, são fundamentais. Contudo, a gestão jurídica não pode ser esquecida! O controle dos processos judiciais e atividades relacionadas a eles é fundamental para evitar a perda de prazos, dentre outros prejuízos. 

Para saber mais sobre esse assunto, veja abaixo um vídeo explicativo!

Erros que advogados cometem no momento de realizar a gestão de escritório de advocacia

Existem alguns erros que advogados donos de escritório precisam evitar no momento de realizar a gestão de escritório de advocacia. Veja abaixo os equívocos mais comuns!

Não definir uma especialidade

Existem diversos advogados no mercado. É preciso buscar meios de se diferenciar. Atualmente, é inviável se apresentar como advogado generalista para o público.

O erro que muitos cometem, principalmente no início, é não determinar as áreas de atuação, acreditando que assim podem atrair clientes com as mais diversas necessidades.

Determinar as áreas do escritório é uma das primeiras tarefas a se fazer no momento de abri-lo. Atualmente, é possível encontrar advocacias que atendem somente em uma única área do Direito e que oferecem apenas determinados serviços para um público ainda mais seleto.

Não investir em marketing jurídico

Os clientes não caem do céu. Seu escritório precisa investir em marketing jurídico para sobreviver no mercado e atrair pessoas. Infelizmente, muitos profissionais não investem tempo ou dinheiro nisso.

Marketing envolve estratégia. Logo, não basta fazer perfil nas redes sociais sem determinar uma área de atuação, um público-alvo e o que deve ser feito para atrair essas pessoas.

Não determinar uma estrutura clara 

Outro erro comum é a desorganização dos processos internos. Cada profissional possui tarefas e procedimentos que precisam ser executados para manter o escritório funcionando conforme o desejado. É importante pensar em processos claros e bem estruturados para que todos executem seus deveres de forma eficiente. 

Misturar o dinheiro pessoal com o empresarial

Esse erro não é apenas dos iniciantes. Muitos advogados não separam o dinheiro pessoal  do dinheiro da empresa. Isso pode resultar em diversos prejuízos e desorganização da empresa, podendo ocasionar a perda de recursos e levá-la à falência

Ignorar aspectos financeiros

Por fim, outro erro é ignorar aspectos financeiros, como não realizar um fluxo de caixa, administrar as contas a pagar e a receber e não se atentar aos tributos. A gestão de escritório de advocacia deve ser feita de modo a evitar esse erro, que pode ser fatal.

Como fazer a gestão de escritório de advocacia à distância?

Escritórios de advocacia podem realizar a gestão de escritório de advocacia remotamente. O trabalho remoto e o home office podem ser adotados por advogados sem comprometer a produtividade e a qualidade do trabalho deles.

Graças às ferramentas tecnológicas, é possível controlar o escritório de qualquer lugar, realizar a distribuição de tarefas e analisar a produtividade da equipe de forma eficiente e sem ser invasiva.

Adotar o trabalho remoto traz diversas vantagens, como a redução de custos e a de tempo, pois os profissionais não desperdiçam horas no trânsito e com interrupções, por exemplo. Isso permite que eles sejam mais produtivos e tragam mais resultados.

A gestão de escritório de advocacia exige a adoção de um software jurídico eficiente e que tenha funcionalidades para gerenciar as finanças, as equipes e verificar a produtividade de cada um.

O software da ADVBOX, por exemplo, possui funcionalidades que permitem:

  • Analisar a carteira de clientes;
  • Realizar a gestão financeira do escritório;
  • Obter informações para implementar estratégias de marketing jurídico;
  • Automatizar o atendimento ao cliente;
  • Analisar processos judiciais com agilidade e rapidez;
  • Automatizar tarefas repetitivas;
  • Verificar a produtividade dos colaboradores;
  • Sincronizar compromissos com a agenda do profissional, dentre outros aspectos.

Muitos pensam que o trabalho em casa faz com que os trabalhadores sejam improdutivos, o que não é verdade. Nesse modelo, em vez de adotar o controle por horas trabalhadas, o ideal é apostar na jornada de trabalho por tarefas

A ADVBOX possui o Taskscore – sistema de pontuação por tarefas, para analisar a produtividade de todos e permite que os membros da equipe alcancem resultados positivos.

Quais os setores de um escritório de advocacia?

Um escritório pode ter diversos setores. Além dos responsáveis pelas áreas jurídicas (cível, criminal, dentre outros), é essencial que tenha uma controladoria jurídica, o setor comercial, o financeiro, a secretaria, dentre outros que podem ser importantes conforme as necessidades da banca. 

A gestão de escritório de advocacia é fundamental para manter o escritório forte no mercado, além de deixá-lo organizado em relação a diversas questões. Por isso, busque conhecimento sobre o tema e dê a devida importância para que o seu escritório seja gerenciado da maneira ideal desde o início! 

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Katiussa Bitencourt

É  jornalista formada pela UNISINOS,Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político. Sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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