As modalidades de trabalho híbrido ou 100% home office ganharam ainda mais espaço no último ano por causa da pandemia de Coronavírus. Com os escritórios de advocacia não foi diferente. Mas a adaptação aos novos modelos exige desafios que antes não estavam na rotina. Entre eles, a gestão remota das equipes. 

Entender como manter a produtividade dos times com o trabalho em home office está na lista de preocupações de líderes e gestores de qualquer área. E, no caso de advogados, essa nova rotina ainda exige cuidados especiais para evitar falhas graves como a perda de prazos de processos e a manutenção da qualidade no atendimento de clientes. 

Esses e outros pontos, como a manutenção do clima organizacional, a preocupação com as pessoas que fazem parte da equipe e as estratégias de comunicação, entraram na lista de trabalho de líderes que precisam fazer uma gestão remota. 

Acompanhar esse novo momento não é simples e exige atualização constante. Contar com metodologias específicas que vão auxiliar na condução de uma gestão remota são primordiais para um trabalho de sucesso.  Por isso, continue nesse post para entender como manter a sua equipe produtiva mesmo que trabalhando de forma remota. 

Como fazer gestão remota?

Ainda que estejamos falando sobre fazer a gestão remota dos times, é importante lembrar que tudo que vamos falar engloba a gestão de pessoas. E isso vale para qualquer área de trabalho. Mas, nesse conteúdo vamos focar no trabalho remoto com os escritórios de advocacia.  

Ao contar com um time de advogados trabalhando no regime híbrido ou em home office, entenda que você precisará ter um líder ou gestor com os olhos voltados para essa missão. Contar com esse profissional é indispensável para um melhor acompanhamento da equipe, e acima de tudo, garantir a produtividade de todos. Mesmo a distância.  

Esse profissional precisa considerar a capacidade de cada integrante do time, observar suas habilidades e competências e estabelecer uma comunicação direta com as equipes.

Além de acompanhar os prazos e demandas de cada pessoa e estabelecer ritos para o compartilhamento de informações, é importante observar como cada advogado está lidando com esse novo cenário e atentar-se para questões como a sobrecarga de trabalho ou o burnout.

Por outro lado, a equipe de advogados também precisa fazer adaptações na sua estratégia de trabalho, aprendendo mais sobre autogestão. Profissionais que trabalham tanto no modelo híbrido, no tradicional ou no 100% home office precisam estar aptos para realizar a melhor gestão do tempo possível. 

E a autogestão conectada à gestão remota de equipes tem muita relação com entregas de valor para suas lideranças. Por isso, se você é um advogado e precisa adaptar o seu dia a dia à nova realidade do trabalho home office, anote as dicas que vamos passar agora:

– Tenha uma rotina: trabalhar a partir de casa pode ser um grande motivo para tornar mais difícil manter uma rotina. Afinal, são muitas distrações e tarefas em um único espaço. Por isso, para fazer uma autogestão inteligente, comece investindo em estratégias para ter uma rotina. Escolha qual o formato que faz sentido para você e comece a aplicar no seu dia a dia para evitar distrações e ter uma rotina eficiente. 

– Autogestão também se conecta com a organização física e virtual: na advocacia a perda de um prazo pode se tornar um problema gravíssimo. É por isso que os advogados precisam ter consciência sobre a importância da organização das tarefas para que nada passe despercebido. 

E essa dica nós podemos dividir em duas etapas. A primeira é sobre a organização física. Seja a mesa do escritório ou, ainda, a mesa que você utiliza para trabalhar em casa, mantenha o espaço organizado. Aquelas pilhas e mais pilhas de processos impressos que marcaram o imaginário de quem se interessava pela área do Direito estão cada vez mais distantes da realidade de um advogado que se preocupa com o futuro. 

É por isso que recomendamos que  você mantenha sempre a sua estação de trabalho organizada. Deixe de lado a bagunça e, para isso, aposte na tecnologia como aliada. Os advogados que utilizam o serviço de digitalização dos arquivos, oferecido pela ADVBOX, podem incluir todos os documentos que precisam no software e acessá-los sempre que precisar, de qualquer lugar do mundo. 

E o principal: todos os arquivos são salvos em ambientes extremamente seguros que conferem a confidencialidade necessária para os processos. 

Ainda falando sobre autogestão para advogados que estão trabalhando no sistema remoto, é importante que esses profissionais tenham uma organização sistêmica de suas tarefas. É aqui que entra em cena a metodologia Taskscore para o dia a dia de quem lida com o meio jurídico. 

O método, disponível para clientes da ADVBOX permite que os advogados tenham uma visão completa sobre quais são suas tarefas. Conseguem acompanhar o status de projetos, receber alertas sobre prazos e, ainda, recebem pontuações de acordo com a entrega de cada atividade. 

Com um sistema que considera a produtividade da equipe a partir das entregas – e não das horas trabalhadas – fica muito mais fácil saber como está o trabalho da equipe.

Além disso, o recebimento de pontos a partir de atividades concluídas torna-se um estímulo para que os advogados busquem entregar suas demandas para receber benefícios que vão desde folgas, até a incentivos para a realização de cursos e participação em eventos. 

– Valorize os benefícios da tecnologia: para que um advogado possa fazer uma boa autogestão é fundamental contar com o apoio da tecnologia. Softwares jurídicos que estão no mercado permitem que os advogados acompanhem em tempo real todas as suas ações.

Clientes que contam com a ADVBOX, por exemplo, recebem informações atualizadas sobre processos. Tudo isso com a ajuda de recursos de inteligência artificial. Além disso, um bom software jurídico vai ajudar o advogado a manter seus clientes sempre bem informados a respeito das ações, tudo isso de maneira automatizada. 

Como liderar de forma remota?

Depois de ler mais sobre como os advogados podem lidar melhor com a gestão remota, talvez agora você esteja se perguntando como, de forma prática, os gestores devem preparar o escritório de advocacia para esse modelo de trabalho?  Acompanhe na lista algumas ações que podem ser aplicadas:

• Estimule os feedbacks: se o seu escritório ainda não conta com uma rotina de feedbacks entre advogados, experimente começar com algumas ações nesse sentido. Explique a importância de receber e também de dar feedbacks e favoreça para que esse ambiente seja empático e acolhedor;
• Documente processos: se a documentação já era importante antes do trabalho remoto ganhar mais força, agora ela tornou-se indispensável. Estabeleça processos transparentes e compartilhe com toda a equipe. Organize as rotinas internas, o fluxo de trabalho e compartilhe com todos. Mas lembre-se que a gestão remota exige uma constante atualização, nem sempre um processo que funcionava muito bem até o ano passado ainda faz sentido agora;
• Incentive a comunicação: hoje contamos com uma infinidade de serviços que permitem a comunicação entre os times. WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre tantos outros, estão disponíveis para a troca de informações. A plataforma da ADVBOX também oferece recursos ideais para que aconteça a comunicação interna e também com os clientes.
• Como gestor, você precisa entender qual método funciona melhor no seu escritório e definir qual será o canal oficial de comunicação. Evite que as equipes utilizem canais diferentes, afinal isso pode se tornar um problema com a perda de informações que foram compartilhadas fora dos canais determinados como os oficiais.
• Conte com ferramentas apropriadas: para manter a organização do escritório e acompanhar prazos, metas e até mesmo dados financeiros da empresa, lembre-se de contar com um software jurídico. Com uma ferramenta adequada e criada a partir das necessidades de escritórios de advocacia, você e o seu time conseguem ter uma visão sistêmica do que está acontecendo em cada área. A ADVBOX, por exemplo, oferece inúmeros recursos que vão manter seu escritório sempre organizado e acessível em qualquer lugar do mundo. 

Como formar equipes remotas?

Formar e manter equipes que vão trabalhar em home office também estão entre os desafios de quem faz a gestão remota. Por isso, observe o quanto os advogados do seu escritório estão conseguindo estabelecer prioridades e realizar a autogestão. Ao perceber dificuldades em alguma pessoa, demonstre empatia e busque auxiliar nas dúvidas que possam surgir. 

Lembre-se que nem todas as pessoas vão se acostumar totalmente com o trabalho remoto. Por isso, considere se o escritório pode oferecer um modelo híbrido, com advogados trabalhando alguns dias da semana de casa e outros do escritório. 

E com relação às tarefas que precisam ser realizadas pelas equipes, uma maneira muito eficaz de realizar o acompanhamento durante a gestão remota é contando com uma metodologia, como é o caso do Sistema Taskscore. 

Com ele, você realiza uma gestão dos colaboradores com base em índices de produtividade. As tarefas que devem ser realizadas são pontuadas, o que permite a metrificação do trabalho intelectual de cada advogado.

Utilizando a metodologia há um aumento na produtividade, na autonomia e autogestão das equipes. Além disso, o escritório pode definir recompensas a partir do atingimento de pontos no sistema, o que reflete na motivação dos colaboradores. Como mencionamos no início deste texto, é possível, por exemplo, definir folgas ou outros benefícios como reconhecimento ao trabalho desenvolvido. 

Outra vantagem de contar com a metodologia de Taskscore no seu escritório é que líderes conseguem ter uma visão completa de como está o andamento das atividades sem serem invasivos. A ferramenta é o recurso perfeito para auxiliar a gestão remota, afinal, é possível acompanhar de qualquer lugar os resultados de cada integrante da equipe. Tudo isso em tempo real. 

Utilize os recursos de business intelligence (ou inteligência de negócios) para ter informações reais sobre como está o andamento de cada etapa dos processos vinculados ao seu escritório. A partir de dados que são consistentes e reais, torna-se muito mais fácil tomar decisões e orientar a sua equipe, mesmo fazendo a gestão remota. 

Líderes que buscam suporte nos recursos de business intelligence ganham muito em produtividade, na mensuração de resultados, além de aumentarem os insights para tornar o escritório muito mais competitivo no mercado.  

A ADVBOX pode fazer parte dessa etapa de tomada de decisão da sua empresa. Se você se interessou por nossa metodologia de Taskscore e também quer conhecer mais sobre nossos recursos de BI para a sua gestão remota ficar ainda mais eficiente, teste durante 7 dias gratuitos. Você vai conhecer todos os benefícios de contar com um software completo para o seu escritório de advocacia.