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É inegável que a posse de maior valor de qualquer ser humano é o tempo. É o único investimento que não pode ser recuperado. Por isso, o uso de algumas medidas é importante para cuidar melhor desse precioso bem. E o uso da tecnologia pode ser um grande aliado. É possível ser um advogado com mais tempo e, ainda, fazer disso uma vantagem do seu cliente com a gestão de tempo na advocacia.

A foto mostra um solo de pedras com uma ampulheta com areia escorrendo de cima para baixo. Representa a gestão de tempo na advocacia.

Diversas vezes já comentamos sobre como a profissão do advogado é repleta de responsabilidades, cronogramas apertados e muito trabalho. Infelizmente, cometemos a falha de não percebermos o olhar do cliente em relação a isso. E nossa grande felicidade é termos a capacidade de aliarmos uma coisa à outra.

Sim. Suas atitudes também podem economizar o tempo do seu cliente. Considerando tais questões, elaboramos esse artigo para ajudar a melhorar a gestão de tempo na Advocacia.

Gestão de tempo na advocacia para aliviar sua agenda

O primeiro passo para ter mais tempo livre na agenda através da gestão de tempo na advocacia é digitalizar seu escritório. É com a digitalização que você poderá transformar seu fluxo de trabalho em algo muito mais ágil (leia mais aqui).

Isso acontece através das seguintes formas:

Pesquisa de documentos: você não vai mais perder tempo procurando fisicamente em arquivos e pastas por documentos dos seus clientes. Basta digitar em uma caixa de pesquisa no seu computador e estará lá.

Atribuição de tarefas: caso você trabalhe com colaboradores, não existe mais a necessidade de ir até a sala de um colega delegar uma tarefa. Possuindo um software adequado de gestão, você faz isso com um clique.

Conflitos internos de trabalho: seguindo o item anterior, delegar tarefas através de um software deixa tudo registrado em histórico. Em qualquer falha que ocorra no fluxo de trabalho, é possível visualizar em quem a produção foi interrompida. Também evita esquecimentos e desculpas.

O tempo dedicado ao cliente: aqui vem a questão central desta publicação. Por isso, vamos dedicar um capítulo para ela, ao invés de apenas um item.

O tempo que você investe no seu cliente

Ser um advogado com mais tempo não significa investir menos no relacionamento com seu cliente. Seu contato precisa permanecer de qualidade, valoroso e atencioso. Entretanto, alguns ajustes precisam ser feitos visando uma melhor gestão de tempo na advocacia.

Uma conversa por telefone, por exemplo, costuma ter uma pauta mais objetiva do que um encontro presencial. Uma troca de e-mail permite um aprofundamento longo em um diálogo com a vantagem de você poder responder em horário oportuno. Uma visita presencial (principalmente sem aviso prévio) sempre vai alterar a programação que você fez para o seu dia.

O encontro presencial não-marcado vem acompanhado de um cafezinho. Em meio à conversa sobre o assunto, alguns pequenos desvios para outros temas relacionados. Muitas vezes, a preocupação do seu cliente causa uma carência de atenção que ele só encontrará em você para aliviar essa angústia.

Como evitar isso sem menosprezar seu cliente nem o deixar desamparado?

Marketing Jurídico

É um erro acreditar que o marketing jurídico serve apenas para conquistar novas oportunidades de clientes. Lembre-se que qualquer conteúdo que você produzir para a internet é, em primeiro lugar, uma peça de comunicação. O caráter primário de toda ação de marketing jurídico é informar, afastar medos e responder dúvidas.

Ou seja, um conteúdo bem feito, claro, rico de informação e que atinja a excelência já faz parte do relacionamento com seu cliente.

É através dele que você terá a oportunidade de enviar uma abordagem aprofundada sobre alguma questão para diversas pessoas ao mesmo tempo. Um cliente que consome seu conteúdo é um cliente muito mais consciente do seu trabalho.

Portanto, sempre trate seu conteúdo (e tenha esse cuidado na hora de criá-lo) como um aliado no aperfeiçoamento do seu atendimento.

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Automação de Relacionamento

Outra questão de extrema importância é investir em automações de relacionamento para atingir o atendimento proativo.

As automações de relacionamento servem para tornar seu contato mais ágil sem perder a qualidade.

Manter um fluxo de e-mails automáticos para seus contatos, enviando novos conteúdos, é um bom exemplo de automação de relacionamento. Você criará os e-mails e irá configurar os envios apenas uma vez. E isso trabalhará por você para o resto da sua vida. É o que se conhece como inbound marketing.

Outra maneira importante é criando notificações automáticas sobre os processos dos seus clientes. Alguns softwares (como o da ADVBOX, por exemplo) possuem a capacidade de rastrear o processo do seu cliente e enviar, automaticamente, uma SMS ou e-mail para ele avisando sempre que existe uma movimentação no processo.

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Dessa forma, seu cliente estará informado antes mesmo de precisar entrar em contato com você para perguntar algo. A economia do seu tempo de atendimento ao cliente será de, aproximadamente, 60%. E o seu cliente se sentira´amplamente amparado pelo seu cuidado em sempre avisar no mesmo instante em que há mudanças. É a mudança do atendimento reativo para o proativo.

Seu cliente beneficiado com a gestão de tempo na advocacia

Mas vamos pensar no bem da pessoa mais importante de tudo isso… O seu cliente!

Você já parou para pensar que todas essas medidas não vão facilitar apenas a sua vida, mas também a dele?

Salvo algumas poucas exceções, a rotina dos seu cliente também é repleta de problemas a serem resolvidos e lutas a serem vencidas. Dessa forma, você também estará contribuindo para que ele tenha mais tempo.

Para o cliente, também é um desgaste se deslocar até o escritório. Uma conversa que se estende também toma tempo de outras tarefas que ele precisa realizar. E precisar ligar para saber como as coisas estão também é um contratempo.

Logo, o uso dessas estratégias para automatizar e agilizar o contato não deve ser visto como uma atitude egoísta para deixar o advogado com mais tempo em detrimento da qualidade de atendimento ao cliente. Pelo contrário, é o aumento da eficiência de uma parceria. Uma via dupla de melhorias para resolver mais rapidamente o problema de ambos.

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Lucas Steinmetz

Formado em jornalismo, especializado em estratégias e técnicas SEO e Professor do Instituto IbiJus. Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet. Atualmente, trabalhando em um dos mais completos métodos de marketing jurídico focado em qualidade e resultados sem ferir as normas da OAB.

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