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4 etapas para fazer a gestão digital do seu escritório de advocacia

Publicado por Eduardo Koetz em

Planilhas, anotações e um notebook sobre uma mesa, representando a gestão digital na advocacia

Abrir um negócio e mantê-lo saudável exige muita dedicação e conhecimentos sobre o universo da administração. Com escritórios de advocacia não é diferente. E, nos tempos atuais, fazer uma gestão digital da empresa deixou de ser um diferencial para se tornar um ponto imprescindível com o objetivo de enfrentar o mercado cada dia mais concorrido. 

Muitos advogados autônomos, ou com uma pequena sociedade, sofrem com diversas dificuldades impostas pelo setor. Alguns exemplos são:

– Não encontrar equipe qualificada; 

– Dificuldades ao realizar uma gestão financeira;

– Dúvidas sobre como investir seu dinheiro; 

– Não saber como fazer um atendimento ao cliente de forma otimizada; 

– Não ter conhecimento sobre como aumentar a sua receita.

Se você se identificou com uma ou mais das frases acima, esse conteúdo é para você. Quero que você compreenda quais suas fraquezas, quais problemas podem ser identificados para, assim, buscar uma solução.

E uma das soluções para isso pode estar na gestão digital, que tornou-se tendência na advocacia. Continuando esse texto, vou te mostrar as características que mais identifiquei em nossos clientes, como dificuldade de gestão e superação de problemas por meio da digitalização de escritórios.

Como administrar uma empresa digital?

Administrar uma empresa – seja ela digital, ou não – exige muitos cuidados e conhecimentos. Por isso, separei nossa conversa sobre gestão digital em 4 etapas. Vamos juntos?

1 – Qualidade no atendimento

O cliente é a fonte de renda do seu escritório e é indispensável que as pessoas que confiem no seu serviço tenham o melhor atendimento. Por isso, esse ponto deve ser sua prioridade. E uma gestão digital pode te ajudar a cumprir esse quesito com maestria. 

Ter um atendimento reativo, não estar sempre disponível para o cliente, não dar conta de atender todas as ligações ou atendimentos pessoais agendados, entre outras coisas, fará com que o seu cliente fique insatisfeito, não indique seus serviços e, pior ainda, fale mal de você.

Por isso recomendamos que você busque formas de automatizar o atendimento, tornando-o ainda mais assertivo. Não é um bom cenário que o cliente precise procurar você para ter informações sobre o processo. Invista em um atendimento proativo, que vai se antecipar às perguntas do cliente. 

Esse passo que parece simples é determinante para que o cliente entenda que você tem interesse em relação a ele e, certamente ficará muito satisfeito com o atendimento. Lembre-se: clientes satisfeitos costumam indicar os serviços para outras pessoas. 

Um bom software jurídico vai te ajudar com a organização e automação das informações que devem ser compartilhadas com os seus clientes. Quem conta com a ADBOX, por exemplo, pode enviar mensagens automáticas com as atualizações dos processos. Essa atitude elimina muitas reuniões extras e mostra que você é um profissional preocupado com o atendimento. 

Além disso, uma ferramenta ainda mantém as informações de seus clientes atualizadas e você tem um controle direto sobre o perfil de cada pessoa. 

2 – Métricas e Performance

Você saberia responder agora, rapidamente, quanto você teve de receita bruta no escritório nos últimos meses? Quanto tem de receita futura a receber? Quanto você e sua equipe produziram no mês passado?  Qual é o seu fluxo de trabalho atual?

Quantas perguntas você consegue responder? Poucas? Nenhuma?

Quando você desconhece essas informações sobre a sua empresa está falhando um ponto crucial: a falta de conhecimento sobre pontos positivos e negativos do escritório. Sem dados não é possível saber o que pode melhorar, onde há necessidade de mais investimentos e o que já está sendo conduzido de forma correta.

Mais uma vez entra a importância de uma gestão digital. Aqui também podemos incluir as questões relacionadas ao controle financeiro da empresa. Sem conhecimento você fica à deriva, sem saber onde está ou para onde vai.

Por isso, ter uma centralização de informações em uma única base, é de extrema importância para o seu crescimento. Ao contar com um software criado pensando para o mundo jurídico, você e a sua equipe podem inserir dados financeiros e controlar todo o fluxo de caixa. 

Ao fazer isso de forma digital você tem a garantia de que seus dados estarão seguros e você poderá acessá-los de onde estiver. Por causa da pandemia, nunca se falou tanto sobre o conceito de “work from anywhere – trabalhe de qualquer lugar”. Você pode aplicar isso no seu dia a dia fazendo uma gestão digital da sua empresa. 

A visão global de como está a saúde financeira do escritório permitirá um controle assertivo da produtividade de cada pessoa da equipe e dará a possibilidade de você fazer um planejamento, investindo onde precisa e com segurança para alcançar os objetivos que deseja. 

3 – A gestão digital na advocacia e a quebra de barreiras geográficas

No último ponto nós já falamos sobre o conceito de trabalhar de onde quiser e puder. O home office na advocacia ficou ainda mais conhecido depois da pandemia de coronavírus. E nunca os métodos de gestão digital se tornaram tão decisivos para que escritórios de advocacia funcionem da melhor forma. 

A quebra de barreiras geográficas vale tanto para a conquista de novos clientes quanto para contar com novos profissionais que poderão trabalhar para o escritório de outras cidades. 

Se você tem seu escritório em uma cidade pequena ou, mesmo estando em uma cidade grande, pode ir mais longe e atender clientes de qualquer lugar do mundo. Nesse sentido, a saída também é a gestão digital.

Com um software adequado, é possível gerenciar toda produção do escritório de qualquer lugar. Da mesma forma, lhe permitirá pensar em buscar e atender clientes pela internet.

Todas as pessoas, do mundo inteiro, que tem internet, se tornam clientes em potencial. Já pensou? Ou, quem sabe, manter seus clientes locais, mas atendê-los com tranquilidade em qualquer lugar do mundo. O que você acha?

Você aumenta sua receita, empreende sem limitações, decola no mercado de advocacia. Percebeu? O grande segredo é saber como transformar dados brutos que você já tem (ou não sabia que tinha) em informações úteis que lhe ajudarão a desenvolver o seu negócio.

Sobre a contratação de profissionais, você pode aproveitar as possibilidades do home office e contar com advogados especializados que não necessariamente estarão na mesma cidade que você. 

Com um software para fazer a gestão digital do escritório você compartilha com toda a equipe as informações necessárias e, ainda, acompanha a produtividade de cada pessoa sem ser invasivo demais. Com os recursos da metodologia de Taskscore, da ADVBOX cada tarefa recebe uma pontuação e todo seu time pode acompanhar o andamento de cada atividade. 

Quer descobrir mais como funciona uma gestão digital e inteligente? Teste os 7 dias grátis da ADVBOX.

4 etapas para fazer a gestão digital do seu escritório de advocacia Software Jurídico ADVBOX

Eduardo Koetz

Especialista em Gestão de Escritórios de Advocacia e CEO da ADVBOX

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