Queremos fugir do óbvio: falar das dificuldades da advocacia limitando-nos às matérias jurídicas seria repetitivo, visto que não há ninguém melhor do que os próprios advogados para conhecer as dificuldades enfrentadas no setor. Por isso, vamos falar sobre como podemos colaborar mais e facilitar o que consideramos uma das maiores dificuldades de quem está se inserindo na área hoje: montar um escritório de advocacia.
E quando dizemos “montar” não estamos nem de longe nos referindo à escolha do lugar e outras decisões estruturais, mas ao conteúdo do seu escritório. Como montar um negócio com mais segurança, se esquivando das escolhas erradas que podem render anos de preocupação e estresse?
Esses questionamentos se mostram mais intensos em dois momentos: Primeiro, na hora de abrir o escritório e, segundo, no momento de expandir e gerenciar uma equipe grande.
Vamos às dicas que reunimos através da análise do negócio de nossos principais clientes.
Abertura do escritório
A maioria dos advogados iniciantes trabalham sozinhos ou apenas com uma secretária ou estagiário. Isso acontece por diversas razões, desde condições financeiras, dificuldades de gestão até encontro de talentos qualificados, nos quais se possa confiar, ainda mais em um momento tão delicado quanto o começo dessa jornada.
Se em termos de contratação de equipe as dificuldades são baseadas em gestão, um software resolverá o problema. Agendamentos, atribuição de tarefas, prazos, lembretes e acompanhamento de produtividade tornarão a gestão extremamente simples. Já comentamos aqui no blog sobre como o teamwork entre atendimento e advogado pode aumentar a sua produtividade e as dicas que demos no texto são essenciais para quem quer saber como montar um escritório de advocacia.
Porém, se a dificuldade for trabalhar sozinho e precisar dar conta de tudo isso, a organização e cuidado com a própria produtividade se mostrarão um grande desafio. Nesses casos, o advogado é líder de si próprio, planejando, executando, coordenando e realizando todas as tarefas necessárias. Aqui, ele precisará ter muita disciplina para ser produtivo sem se sobrecarregar.
Para esses casos, nós percebemos que os indicadores de produtividade são excelentes, pois permitem a visualização do processo como um todo, além de manter registradas as tarefas futuras – o que diminui o estresse pois cobra menos da memória e deixa o pensamento livre para coisas mais complexas – e passadas, mostrando o quanto se produziu e trazendo satisfação e sensação de dever cumprido.
Para isso, o ideal seria ter uma agenda organizada para que o advogado não precise ficar se preocupando em lembrar de tudo que precisa fazer. Além disso, relacionar “pontos” de produtividade a cada tarefa colabora para a sensação de cumprimento dos objetivos. Depois de algum tempo, é possível até mesmo criar comparativos para enxergar com mais facilidade quanto se evoluiu em termos de agilidade e identificar rapidamente quando algo está prejudicando a sua produtividade.
Expansão e gerenciamento de equipes
Nos casos de escritórios que possuem equipes maiores, com cinco, dez, vinte ou mais pessoas, a agenda organizada e os indicadores de produtividade se tornam totalmente indispensáveis, pois não é apenas a organização pessoal que está em jogo, mas a confiança de que todo o trabalho será realizado dentro dos prazos estabelecidos, além de ter certeza que cada membro da equipe está dando o seu melhor.
Montar uma equipe não consiste apenas na escolha de pessoas com o conhecimento acadêmico e prático para executar tarefas pré-determinadas. Quanto maiores as equipes, mais os gestores de escritórios de advocacia precisam encontrar talentos com responsabilidade e capacidade de pensar o próprio trabalho, a fim de que essas pessoas se tornem líderes também.
Nesses casos, com a equipe já constituída, é possível que problemas, como perda de prazos, pessoas jogando a responsabilidade de erros umas para as outras, baixa produtividade de uns e sobrecarga de outros, comecem a aparecer. E a maior dificuldade aqui é que elas aparecerão apenas em resultados e conflitos, mas não se revelarão completamente se o gestor não estiver preparado.
É por isso que manter uma agenda de tarefas individual, para cada membro da equipe, com pontos de produtividade atrelados a cada uma dessas tarefas, e que se possa traduzir em relatório e indicadores no final do mês, é essencial.
Com esse tipo de visão do trabalho dos membros das equipes de escritórios de advocacia é possível identificar em que altura do processo se encontram os problemas. Quando houver um erro, será muito mais fácil identificar o responsável e ensiná-lo a realizar a tarefa da maneira certa.
Conclusão
Independente de qual estágio se encontra o seu escritório, é fundamental manter registros, organizações e indicadores da produtividade. Com esse tipo de ferramenta de gestão você terá mais liberdade para atuar em questões complexas, que exigem verdadeira dedicação e tempo, como, por exemplo, se dedicar aos processos grandes ou treinar a sua equipe sem sacrificar o seu tempo livre.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.
