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Qualquer pessoa que trabalhe na gestão de escritórios de advocacia sabe como é difícil lidar com problemas com origem desconhecida. E nesse trabalho, não é incomum se encontrar nessa situação.

Foto aérea de uma mesa redonda com diversas pessoas sentadas com diversos papéis, computadores e documentos, demonstrando a Gestão de escritórios de advocacia

Atendimento, serviços jurídicos, organização de documentos, gestão da equipe e gestão financeira, planos de investimentos… Enfim, são muitas as possíveis origens de erros em escritórios de advocacia.

Mas afinal, é possível resolver isso sem sobrecarregar o trabalho de gestor? Confira a seguir.

Origem dos erros no trabalho da advocacia

Encontrar problemas em escritórios, ou até mesmo no caso de advogados que atuam sozinhos, não é algo tão simples. Em ambos os contextos, há diferentes tipos de tarefas que são realizadas. Inclusive, às vezes, por mais de uma pessoa. Dessa forma, o controle do fluxo de trabalho na gestão de escritórios de advocacia exige uma atenção considerável. Isso para que se consiga achar a fonte de determinado problema.

Para que a carga sobre a análise do fluxo de trabalho não seja penosa, é importante desenhar esse fluxo. O ideal é registrar em um programa de gestão de projetos, ou gestão de processos internos, que comporte ele.

Vejamos um exemplo:

Um de nossos clientes possuía, em 2017, uma carga de atendimento muito alta e, por isso, contava com duas secretárias. Em Outubro, uma delas esqueceu de avisar o advogado, gestor do escritório, sobre uma audiência. Ela alterou no sistema a tarefa de avisar sobre aquela audiência, colocando a outra secretária como responsável e avisou o gestor que a outra havia esquecido de avisar.

Com o desenho do fluxo de trabalho dentro do sistema de gerenciamento de processos internos, nosso cliente, conseguiu visualizar que a responsável pelo aviso havia sido trocada cerca de 10 minutos antes.

Naquele momento, ele pode reorientar a secretária, demonstrando a transparência de trabalho disponível naquela situação. Isso evitou um estresse desnecessário e equivocado que poderia ocorrer sem tal registro, penalizando injustamente uma colaboradora.
(Mantivemos o anonimato do cliente, pois ele nos autorizou compartilhar a história, mas não quis expor a funcionária)

Escritório digital, análise de métricas e gestão de escritórios de advocacia

Através da digitalização dos fluxos de trabalho do escritório de advocacia, se consegue, então, visualizar a origem dos erros. Como vimos, essa origem pode ser uma falha humana. Porém, digitalizando outras informações do escritório, é possível começar a identificar erros de origens estratégicas.

Por exemplo, ao mensurar taxas de procedência dos processos ingressados no escritório de advocacia, o gestor possuirá em mãos as informações necessárias para corrigir suas teses ou, até mesmo, definir melhor quais causas irá debruçar-se sobre para aprofundamento.

Independente do setor ou membro do escritório que está cometendo erros, localizá-los fica muito mais rápido. Ao invés de perder tempo tentando encontrar o erro, às vezes sem nem mesmo conseguir, se obtém métricas e estatísticas que apresentam todos os dados de produção e realização de tarefas da equipe.

Vantagens para o escritório e a equipe

Um dos maiores proveitos das métricas é que se consegue dividir justamente as tarefas e identificar o colaborador ou setor do escritório responsável pelos erros sem prejudicar um outro. Dessa forma, é possível otimizar os resultados do escritório com exatidão, o que contribui muito para um desenvolvimento mais rápido e uniforme.

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Katiussa Bitencourt

Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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