Como funciona o time sheet?

O time sheet ou planilha de horário consiste em um sistema que visa melhorar e otimizar a gestão do fluxo de trabalho e do tempo gasto em cada tarefa do escritório de advocacia. Contudo, a ferramenta pode não ser efetiva para os advogados, pois o foco é a hora.

Dessa forma, é válido ressaltar que o sistema é usado para registrar o tempo gasto nas atividades de um negócio. Assim, é possível controlar as horas trabalhadas em projetos e gerenciar o tempo da equipe. 

É importante destacar que o gerenciamento de tempo é um dos fatores mais importantes para conseguir um bom nível de produtividade, mas é preciso uma ferramenta capaz que ajude os colaboradores.

Conhecer a carga horária necessária para a realização das atividades ajuda o gestor a administrar projetos e ter um maior controle sobre as atividades. Continue a leitura e saiba mais informações a respeito do time sheet! 

O que significa Time Sheet?

O time sheet, ou planilha de tempo, é uma ferramenta de aplicabilidade muito ampla e utilizada por profissionais de várias áreas.  Ele serve para monitorar, detalhar o tempo gasto e registrar as tarefas ao longo do dia a dia da empresa. 

Contudo, quando inserido em um escritório de advocacia, a ferramenta traz desafios e limitações que podem afetar a eficiência e a gestão do trabalho dos colaboradores. Isso porque não é interessante ficar focado no relógio. 

Com uma planilha de horário os profissionais podem perder oportunidade e podem deixar de fazer as tarefas com excelência. Por esse motivo, o sistema taskcore (pontuação por tarefas da ADVBOX) está fazendo sucesso no mercado jurídico. 

Time Sheet ou Pontuação por Tarefas 

O time sheet o controle de horas da produção é feito por meio de planilhas. Muitos profissionais da advocacia fazem uso dele, mas é um procedimento arcaico e contraprodutivo. Saiba que existe o time sheet fixo e o time sheet variável: 

• Fixo: existe um contrato fixo de horas contratadas disponíveis e controle de horas de trabalho é realizado apenas para comprovar aumentos significativos esporádicos. Ou para subsidiar uma renegociação; 
• Variável: o contrato do escritório com cliente é pago pelas horas efetivamente trabalhadas e registradas minuto a minuto e faturadas mensalmente. 

Já o taskscore, sistema de pontuação por tarefas, é uma ferramenta mais eficiente para otimizar a gestão de equipes jurídicas, garantindo alta produtividade, além de ser possível controlar e visualizar o rendimento de cada colaborador.

Sendo assim, entre o time sheet e a pontuação por tarefa, a segunda opção é excelente para seu escritório de advocacia.

Além do mais, por meio do registro de todas as atividades executadas na empresa em um software eficiente de gestão, é possível ter uma flexibilização de horários para todos os funcionários do escritório. 

Quais são os principais problemas dos escritórios de advocacia?

Como foi mencionado, o time sheet pode ser válido para diversas áreas, mas no contexto jurídico apresenta algumas restrições. Veja, a seguir, mais informações a respeito do assunto! 

1. Complexidade das atividades jurídicas 

As atividades dos advogados são complexas por natureza e nem sempre se ajustam a uma divisão rigorosa de tempo. Existem atividades que envolvem diversas etapas, como a coleta de informações e análise detalhada de precedentes. 

Dessa forma, uma tentativa de quantificar cada passo em minutos pode não ser capaz de refletir a realidade da dedicação e do valor agregado ao trabalho jurídico. Existem atividades que vão além da contagem de tempo e, por esse motivo, a complexidade vai além do cronômetro. 

2. Foco excessivo no tempo x qualidade 

O time sheet pode levar o time a se concentrar na gestão do tempo e não na qualidade do trabalho executado. Logo, a procura por completar tarefas dentro de um determinado intervalo de tempo pode afetar a produção de resultados sólidos bem embasados. 

Com o sistema de pontuação por tarefas da ADVBOX a qualidade e a profundidade das atividades feitas são valorizadas, uma vez que os colaboradores exercem sua função sem a pressão do relógio. 

3. Limitações na flexibilidade 

A advocacia é dinâmica e muito imprevisível, por exemplo, uma reunião com um cliente pode durar mais tempo do que o planejado ou pode demandar uma urgência inesperada.

O time sheet não é capaz de capturar com eficiência esses imprevistos e necessita de uma alocação rígida de tempo, não sendo muito efetivo para mudanças de última hora.

4. Fadiga e estresse 

Manter um acompanhamento detalhado de tempo investido em cada tarefa pode ocasionar um acúmulo de responsabilidade e fadiga. Logo, essa situação pode elevar o estresse e o bem-estar dos colaboradores, pois o dia a dia dos advogados não apresenta roteiro fixo. 

Sendo assim, o taskscore é mais interessante e reduz essa pressão, tendo em vista que concentra no valor entregue e é capaz de elevar de maneira considerável a produtividade da equipe, mesmo em trabalho home-office. 

Como registrar as horas trabalhadas?

É perceptível que entre  uma planilha de horário e o sistema de pontuação por tarefas, os profissionais da área jurídica se beneficiam significativamente do sistema da ADVBOX.

Afinal, a advocacia é uma profissão que se baseia na qualidade e na excelência, e a ferramenta da ADVBOX de alinha melhor com esses princípios.

Dessa maneira, o sistema taskcore é muito vantajoso para seu negócio. Saiba que o sistema da ADVBOX é um dos melhores softwares jurídicos da atualidade.

Dessa forma, associa-se cada atividade que um membro da equipe realiza a uma pontuação com esforço e no tempo necessário para finalizá-la. Confira os benefícios da ferramenta:

• Cada tarefa recebe pontuação baseada no esforço e no tempo investido;
• Incentivo ao desempenho e colaboração, mantendo a qualidade e o foco dos colaboradores;
• Controle preciso da média de produção por funcionário;
• Registro de tarefas acessível a gestores e setor de RH;
• Visão global de todas as etapas dos serviços;
• Organização diária garantida;
• Identificação rápida de problemas caso a pontuação muda inesperadamente.

Como funciona o time sheet?

É necessária uma tabela preestabelecida, um colaborador insere exatamente todas as horas trabalhadas, dias de folga, períodos de férias e intervalos. Os dados disponibilizam-se automaticamente ao setor de RH ou registrados no sistema operacional do escritório

Antes de se arquivar, as informações deverão receber a autorização do supervisor da área. Existe ainda a possibilidade de excluir a adição manual de dados pelos colaboradores. Existem também as time sheets automáticas, ou seja, utilizam inteligência artificial para rastrear tudo o que um funcionário faz por dia. 

Para calcular as horas consumidas nas atividades através do time sheet basta marcar o horário em que uma atividade teve início, e posteriormente o seu fim, sendo o resultado dessa janela o tempo das tarefas em questão. 

Como vimos, existem ferramentas capazes de calcular as horas consumidas nas atividades dos colaboradores. Entretanto, no mercado jurídico é necessário uma ferramenta que seja capaz de contribuir na produtividade dos funcionários e na satisfação dos clientes. 

Portanto, o sistema de pontuação de tarefas da ADVBOX pode ser mais efetivo para seu escritório em comparação ao time sheets, pois o time pode ficar mais focado no horário e as obrigações podem ficar com baixa qualidade.

Além de contar cum excelente ferramenta, você conta com um suporte preparado e atento às suas necessidades.

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