Vídeo descritivo sobre os Métodos de Produtividade, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.
Clique para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…
Quais são os Métodos de Gestão Produtividade?
Existem dezenas de metodologias de produtividade e cada uma adequada para cada tipo de trabalho.
Ao adotar uma metodologia em uma equipe que não utilizada nenhuma, sempre haverá melhora. Contudo, nem sempre a primeira metodologia que se aprende é mais adequada para o negócio, o que pode fazer você perder um tempo precioso.
Neste post, foram apresentadas críticas dos problemas de cada uma delas, passando uma visão crítica sobre o assunto, bem como dando elementos para escolher a melhor metodologia.
Qual é o conceito de produtividade?
Produtividade é ser mais eficiente, é fazer mais em menos tempo.
Adam Smith já demonstrou que a divisão do trabalho é absurdamente mais produtiva que o trabalho individual. Sendo assim, a linha de produção também se aplica ao trabalho intelectual em escritórios de advocacia.
Um advogado consegue lidar com 120 casos por ano, em média. Por outro lado, uma equipe de 10 advogados pode chegar a 6000 processos, em linha de produção, totalizando 500% a mais de eficiência.
Essa eficiência pode variar com o método de organização e distribuição das tarefas.
Qual a diferença entre Gestão por Projeto e Gestão por Processos?
Há uma grande diferença na gestão por projetos e na gestão por processos, sendo ela:
Projetos tem início, meio e fim, e em geral não são repetíveis. Ao concluir todas as tarefas e etapas de um projeto, tudo começa do zero, de uma forma diferente.
No ramo da advocacia na maior parte das vezes não é assim, mas sim de forma processualizada. Há uma sequência comum e repetível de entradas de novos casos que passam pelas mesmas etapas, até a conclusão.
Além disso, não é necessário cada safra de novos casos ser concluída para começar outra safra.
Como funciona a Metodologia Kanban?
Por este motivo o Método Kanban, usado no Trello, é inadequado para advocacia.
O Kanban serve muito bem para projetos ou fluxos de trabalho curtos de menos 30 dias, como na fase de vendas, por exemplo.
Por isso o impacto inicial na advocacia é grande, mas a tendência é ser deixado de lado, exceto se alguém investir muito tempo reorganizando o Kanban todos os meses.
Mas afinal, para que serve um sistema de produtividade que demanda muito tempo para funcionar? Para nada. Afinal, sua vantagem é a visualização das tarefas em um painel organizado. Todavia, mesmo assim precisamos de algo melhor.
Etiquetas coloridas
Esquemas de etiquetas coloridas, por sua vez, também são problemáticos, com a grande dificuldade de atualizar as cores das etiquetas. Isso gera retrabalho nas equipes, duplicando a realização de tarefas.
Na medida que a demanda de trabalho aumenta e fica mais complexo, o crescimento da equipe pode ficar bloqueado se depender desse modelo, podendo buscar uma reorganização do modelo, que não atende mais o trabalho da equipe.
É preciso um método que se retroalimente, sem precisar um responsável que reorganize de tempos em tempos.
Como utilizar o Checklist?
A To do List ou outros tipos de checklists pessoais exigem uma memória extremamente eficiente para não deixar tarefas importantes fora da lista. Ademais, tomam tempo diário, além de ser um método individualizado.
A ideia é boa. Contudo, precisamos dar conta do trabalho em equipe sem depender que a memória seja infalível.
Outros métodos de priorização de tarefas são interessantes como Matriz Eisenhower – GTD – Dont Break the Chain.
Qual é a importância do trabalho em equipe?
Evoluir do trabalho solitário, individualizado e lento para um um trabalho em equipe eficiente tem 2 requisitos:
- A equipe esteja baseada no mesmo sistema de produtividade e distribuição de tarefas;
- A comunicação seja padronizada e eficaz.
Sendo assim, adotar um método coletivo de distribuição de tarefas associado à comunicação padronizada é o segredo do sucesso do negócio.
Nós da ADVBOX acreditamos muito no Sistema de Pontuação por Tarefas, pois reúne a eficiência do checklist, a precisão da comunicação padronizada, o sistema processualizado.
Além disso, a linha de produção e ainda tem a capacidade de classificar tarefas por nível de complexidade.
Métodos de Produtividade
A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.
O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as terças-feiras, às 17h.
Para assistir o Episódio 5 basta clicar aqui.
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