Advocacia baseada em dados do seu escritório permite regular despesas e receitas de forma a obter os melhores resultados. Aprenda como fazer.

 

Advocacia baseada em dados

Tudo na advocacia é informação e transmissão  de informação (comunicação), ou seja, tudo são dados.

A matéria-prima da advocacia são os problemas das pessoas físicas e jurídicas, e prospectar esta matéria-prima nada mais é que encontrar clientes que transfiram estas informações para o advogado analisar, tratar e encontrar uma resolução.

Mas isso transforma o Direito e a Advocacia em um oceano de dados. No meio de tanta informação, quais são as importantes para acompanhar?

Para resolver esta situação, nossa equipe de desenvolvimento mergulhou na compreensão do serviço jurídico de ponta a ponta, do início ao fim, analisando várias áreas do Direito e encontrando assim os pontos fundamentais.

Mesmo com grandes diferenças entre as áreas do serviço jurídico e a forma da sua prestação, há uma estrutura por trás da advocacia, semelhante a todos, o que permite criar uma metodologia única da advocacia baseada em dados.

Ao aplicar a “teoria da firma” utilizada em microeconomia, à advocacia vista como empresa, salta a necessidade de observar com cuidado e periodicidade constante 2 grupos de informações que funcionam de forma independente:

Despesas e Honorários

As despesas são totalmente controláveis, com peso imenso da folha de pagamento, e que em última análise permitem suportar um estoque maior ou menor de processos (sejam consultivos, administrativos ou judiciais).

Os honorários não se tem controle e são totalmente sazonais, mesmo cobranças pré-pagas, pós-pagas, parceladas ou por mensalidade.

A outra semelhança é que são sempre 3 fases fundamentais: Prospecção, Produção e Execução.

Cada uma destas fases têm métricas próprias e regras comuns a todas as áreas, mas cada escritório tem as suas informações próprias, sendo praticamente inútil analisar dados genéricos do ponto de vista do aproveitamento para o próprio escritório.

Por isso, para usar a inteligência dos dados ao seu favor, é preciso ter seus próprios dados organizados e exibidos de forma simples e acessível.

Na fase de prospecção é necessário manter um controle sobre o número de fechamento de novos contratos e de oportunidades geradas pelas ações de marketing jurídico (conforme a OAB) e a taxa de conversão dessas oportunidades (inputs).

Na fase de produção, as métricas principais são o número mensal de processos ajuizados, de processos ganhos e a taxa de processos ganhos em relação aos encerrados, isto no momento do trânsito em julgado. Assim, é possível prever qualidade e quantidade de produção.

Nos serviços de consultoria jurídica a produção é medida em relação aos processos de consultoria encerrados com sucesso, e a taxa de processos finalizados em relação aos processos em andamento.

E na fase de execução, os dados que importam são o número de novos pedidos de execução de sentença, o valor total das condenações e o valor final dos honorários em cada caso (outputs).

Nos serviços de consultoria não há condenações para medir a qualidade do trabalho, o que poderá ser substituído pela aplicação de NPS (Net Promoter Score, métrica usada para medir a satisfação de clientes) ou através de checkpoints de antes e depois da consultoria, com indicadores sobre os itens que o serviço jurídico abordou.

 

Gestão de Equipes e Processos da melhor maneira

Durante este caminho de prospecção, produção e execução há uma reunião de recursos para dar andamento nos processos jurídicos, seja de pessoal ou de máquinas e equipamentos, ambiente e energias que, conjuntamente manejam um estoque de processos que está em constante movimento.

Neste estoque de processos ingressam novos processos todo mês, e encerram outros processos todo mês, produzindo um valor-útil na vida dos clientes, que impacta na suas realidades.

Para manter esta rotação de processos em atividade o escritório arca com os custos, que estão embutidos no final em cada serviço jurídico entregue.

Em média, entre 80 e 85% dos custos dos processos jurídicos (consultivos, administrativos e/ou judiciais) são, necessariamente, custos de pessoal e seus encargos sociais, tendo em vista a mínima influência de máquinas e tecnologias nos serviços jurídicos até hoje.

Portanto, do ponto de vista dos custos, o elemento mais importante a ser medido é a produtividade individual de cada colaborador e da equipe como um todo.

A produtividade individual só é possível medir com o sistema de pontuação por tarefas (taskscore), já que controles normais de tempo e time-sheet não permitem cálculos exatos.

A produtividade coletiva se mede em razão do número de advogados e colaboradores pelo total de processos ativos em estoque.

Quanto maior a produtividade de uma equipe jurídica, maior o número de processos que serão finalizados todo mês.

Se duas equipes jurídicas que tenham o mesmo custo de 50.000,00 por exemplo, lidarem uma com 500 processos e a outra com 1000 processos do mesmo nível de complexidade, o custo será menor por processo no caso da equipe que lida com 1000 processos. No caso, cada processo custará a metade.

Honorários

Entretanto, precisamos também analisar os honorários (receita).

Os honorários se relacionam com outros elementos: a qualidade do serviço jurídico e os tipos de ação promovidos por aquele escritório.

A qualidade final dos processos administrativos e judiciais são medidos pela taxa de processos ganho em relação aos processos perdidos e pelo valor médio das condenações (escritórios de autor os processos ganhos são os procedentes e a condenação maior reflete sucesso na demanda, já nos escritórios de defesa de réus, os processos ganhos são os improcedentes e a condenação menor reflete o sucesso na demanda).

Esses dados segmentados por tipos de ação ou grupos de ação são indicativos da influência da própria demanda nos resultados finais. Os tipos de ação podem mostrar quais são os serviços que trazem mais receita para o escritório.

O elemento mais importante: o tempo

Em todo e qualquer serviço jurídico, o mais importante para analisar se é vantajoso um serviço jurídico é o tempo.

A advocacia baseada em dados mostra que o tempo aumenta os custos do processo no final do ciclo, ao mesmo tempo que diminui os honorários.

Sim, diminui os honorários drasticamente.

Isso porque os honorários sempre devem ser calculados por mês de trabalho desenvolvido, independentemente de serem recebidos integralmente no final, no início ou ao longo da prestação do serviço.

Por exemplo, um processo que retorne 80.000,00 de honorários pode ser considerado ótimo se levou 8 meses do inicio ao fim, mas péssimo se levou 25 anos.

Em 25 anos, o valor mensal médio recebido foi de 266,66, o que pode talvez até ser superado pelos custos, sendo um processo deficitário.

Leia mais sobre “como calcular a rentabilidade de processos por área do Direito” em nosso artigo do blog ADVBOX.

Safras de processos

Por fim, é preciso destacar que as análises para serem mais efetivas e assertivas exigem que sejam realizadas por safras de processos, em lotes.

Todo mês, ingressam no escritório uma determinada safra de processos que irá passar por todo o ciclo de prospecção, produção e execução.

Para contabilizar corretamente os custos ao final dos ciclos, é preciso incluir nas contas os processos perdidos, os honorários não pagos ou não recebidos, e as desistências, extinções e outras perdas.

Para se obter de fato estes dados é preciso o controle dos processos por safra, forma de análise que ensinamos somente para os clientes da versão Elite da ADVBOX em encontros especiais.

Com este artigo e meio de análise, buscamos encontrar uma metodologia definitiva de análise de dados na advocacia.

Como citamos, a advocacia pode se transformar em um oceano de dados e proporcionar análises e combinações infinitas. Mas a grande vantagem está em filtrar quais são os principais dados e métricas e saber acompanhar de forma a transformar estes indicadores em vantagem real para o seu escritório.

O grande salto de qualidade em gestão é acompanhar estes dados de forma permanente e em tempo real, para poder adaptar cotidianamente as situações do seu escritório, garantindo a eficiência, a produtividade e mantendo o negócio saudável com as pessoas felizes e satisfeitas por terem uma liderança competente proporcionando prosperidade.

É por este motivo que a ADVBOX investiu em pesquisa e desenvolvimento do sistema mais eficaz de gestão de business inteligence (BI) para a advocacia, criando a versão Elite, onde os mais dedicados advogados líderes de escritórios empreendedores conseguem regular seus negócios com exatidão e segurança.

Conheça mais sobre essa ferramenta especial que estamos lançando no mercado jurídico brasileiro.



 

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Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.


Alan Vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

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