Business Intelligence

Advocacia baseada em dados

Ter uma advocacia baseada em dados pode trazer inúmeros benefícios para o seu escritório.

Os dados podem abrir possibilidades para os advogados. Todavia, como trabalhar com eles?

Sendo assim, diante de tantas informações que um escritório produz, quais realmente são importantes?

Neste artigo vamos dizer como gerenciar com dados e quais escolher para acompanhar. Leia até o final para advogar melhor ainda!

Business Intelligence na Advocacia

Os dados são tudo na advocacia.

A matéria-prima da advocacia são os problemas das pessoas físicas e jurídicas transferidos em dados.

Isso transforma o Direito e a advocacia em um oceano de informações.

Centenas de processos em andamento, todos os meses processos iniciados e finalizados, alguns demorando anos, outros poucos meses.

Os honorários flutuam imensamente como uma “caixinha de surpresas”.

No entanto, em meio a este caos, é possível que se encontre sentido e se consiga entender a advocacia como um negócio previsível e recorrente?

Crescer sem margem de lucro é inútil

Um escritório de advocacia saudável tem uma divisão das despesas da seguinte forma:

  • Aproximadamente 50% em folha de pagamento (remunerações sem os tributos);
  • Aproximadamente 12% em meios de produção (imóvel, móveis, equipamentos, software, etc);
  • Aproximadamente 20% em tributos, despesas bancárias e custos externos em geral;
  • E, por fim, aproximadamente 18% de margem de lucro.

Contudo, essas proporções podem variar muito de escritório para escritório.

Os custos variam menos, desde que os processos durem mais ou menos o mesmo tempo, mas os honorários são muito voláteis.

Como calcular o custo médio de uma ação?

Mas qual o custo médio do tipo de ação mais importante do seu escritório? Você sabe?

Por exemplo: um inventário extrajudicial consensual resolvido em 1 mês e um inventário judicial com litígio entre 5 herdeiros que demora 10 anos.

Muitos escritórios cobram o mesmo valor por estes casos ou preços muito parecidos.

Porém, os custos são muito maiores, e com certeza o escritório irá comprometer sua margem de lucro, podendo até mesmo ter prejuízo.

Claro que este é um exemplo extremo, mas pense comigo…

Se você tem R$ 100,00 reais de lucro em 120 processos, ao final irá gerar um lucro de R$ 12.000,00.

Por outro lado, se você tiver R$ 8.000,00 de lucro em 120 processos, ao final irá gerar um lucro de R$ 960.000,00.

Esse é o impacto que o Business Intelligence pode provocar na sua advocacia.

Parece difícil de calcular? e recalcular todos os meses, para todas as áreas do Direito em que atua?

Torna-se complicado fazer esse acompanhemnto, não é mesmo?

Mas e se o software entregar esses dados atualizados em tempo real, com histórico e para comparações? Dessa forma:

analise de dados

E também segmentado por área do Direito, ou ainda mais especializado dentro da área que você atua? Como por exemplo nesse escritório de advogados previdenciários:

Dados

É assim que a nossa versão Elite mostra os dados para você.

Como ampliar os honorários?

Para aumentar os honorários existem diversas formas, as principais são:

  • Investir na prospecção de tipos de ação com maiores honorários mensais;
  • Ter casos rapidamente resolvidos;
  • Aumento do estoque total de processos;
  • Aumento da qualidade do serviço (função da Controladoria Jurídica).

Bom, mas como saber quais são os tipos de ação com maiores honorários mensais?

Utilizando o histórico do seu próprio escritório, não há outro jeito.

Isso porque cada escritório performa melhor em uma área do Direito, ou ainda mais especificamente, em um nicho de uma área.

Então, após mais ou menos 5 anos de funcionamento, o escritório terá dados suficientes para selecionar quais são suas melhores demandas.

A qualidade final dos processos são medidos pela taxa de processos ganhos em relação aos perdidos e pelo valor médio das condenações.

Processos ganhos são aqueles que se obteve o resultado esperado pelo seu cliente (nem sempre tem relação com procedência ou improcedência).

Esses dados segmentados por tipos de ação podem mostrar quais são os serviços que trazem mais receita para o escritório.

Os advogados não conseguem ter controle total sobre os honorários, mesmo que se utilizem de cobranças pré-pagas, pós-pagas, parceladas ou por mensalidade, mas podem direcionar energia sobre essas quatro variáveis.

Custos: os investimentos e as despesas

As despesas são totalmente controláveis. E a folha de pagamento é o que mais pesa.

Existe uma relação direta entre o tamanho do estoque de processos e a folha de pagamento.

decisões baseadas em dados

Isso porque quanto mais processos para acompanhar, mais clientes para atender, mais intimações para conferir… enfim, mais tarefas todos os dias.

E em média, uma pessoa realiza 10 tarefas por dia.

Logo, o aumento do estoque de processos demanda o aumento de pessoas.

Portanto, é preciso saber os custos de cada tipo de ação em relação ao tempo que ele leva em média.

Se um processo tem um custo mensal de manutenção de R$ 100,00, e demora 1 mês, outro processo que demora 120 meses terá um custo 120 vezes maior, ou seja, de R$ 12.000,00.

O tempo é crucial no planejamento do escritório.

É o mesmo que ocorre com os honorários, tendo em vista que estes devem ser medidos não pelo valor total cobrado, mas pelo VALOR MENSAL DE HONORÁRIOS EM UM SERVIÇO.

Se o seu escritório cobrou R$ 12.000,00 e o processo levou 24 meses, o que importa é verificar que foi cobrado R$ 500,00 por mês de honorários.

É desta forma que uma gestão profissional atua.

O elemento mais importante: o tempo

Em todo e qualquer serviço jurídico, o aspecto mais importante para analisar a vantagem de um serviço jurídico é o tempo.

O tempo aumenta os custos e reduz os honorários mensais.

E sim, diminui os honorários drasticamente.

Isso porque os honorários sempre devem ser calculados por mês de trabalho desenvolvido, independentemente de serem recebidos integralmente no final, no início ou ao longo da prestação do serviço.

Por exemplo, um processo que retorne R$ 80.000,00 de honorários pode ser considerado ótimo se levou 8 meses do inicio ao fim, mas péssimo se levou 25 anos.

Em 25 anos, o valor mensal médio recebido teria sido de R$266,66, o que pode talvez até ser ainda mais prejudicado pelos custos, sendo um processo deficitário.

Safras de processos e qualidade

Por fim, é preciso destacar que, para as análises serem mais efetivas e assertivas, exigem que sejam realizadas por safras de processos, em lotes.

Todo mês, ingressam no escritório uma determinada safra de processos que passa por todo o ciclo de prospecção, produção e execução.

Para contabilizar corretamente os custos ao final dos ciclos, é preciso incluir nas contas os processos perdidos, os honorários não pagos ou não recebidos, as desistências, extinções, entre outras perdas.

O grande salto de qualidade em gestão é acompanhar estes dados de forma permanente e em tempo real.

A chave do sucesso: Prospecção eficiente, Alta produtividade e Ótima qualidade técnica

É com isso, e somente com isso, que um gestor de escritório deve se preocupar.

O gestor deve ser obstinado em Prospecção, Produtividade e Qualidade.

A advocacia passa sempre por 3 fases fundamentais: prospecção, produção e execução.

Prospecção

Na fase de prospecção, é necessário manter um controle sobre o número de fechamento de novos contratos e de oportunidades geradas pelas ações de marketing jurídico (ações que podem ser realizadas por estarem em conformidade com o Código de Ética) e a taxa de conversão dessas oportunidades.

Produção

Na fase de produção, as métricas principais são o número mensal de processos ajuizados, de casos ganhos e a taxa de êxito em relação aos encerrados no momento do trânsito em julgado. Assim, é possível prever qualidade e quantidade de produção.

Nos serviços de consultoria jurídica, a produção é uma medida em relação aos processos de consultoria encerrados com sucesso e a taxa de processos finalizados em relação aos processos em andamento.

Execução

Na fase de execução, os dados que importam são o número de novos pedidos de execução de sentença, o valor total das condenações e o valor final dos honorários em cada caso.

Nos serviços de consultoria, não há condenações para medir a qualidade do trabalho, o que poderá ser substituído pela aplicação de NPS (Net Promoter Score, métrica usada para medir a satisfação de clientes) ou através de checkpoints de antes e depois da consultoria, com indicadores sobre os itens que o serviço jurídico abordou.

Cada uma destas fases tem métricas próprias e regras comuns à todas as áreas, mas cada escritório tem as suas informações próprias (small data), sendo praticamente inútil analisar dados genéricos do ponto de vista do aproveitamento para o próprio escritório.

Por isso, para usar a inteligência dos dados ao seu favor, é preciso ter seus próprios dados organizados e exibidos de forma simples e acessível.

É por este motivo que a ADVBOX investiu em pesquisa e desenvolvimento do sistema mais eficaz de gestão de business intelligence (BI) para a advocacia, disponível na versão Elite, onde os mais dedicados advogados líderes de escritórios empreendedores conseguem regular seus negócios com exatidão e segurança.

BI e a Produtividade da equipe

E devido ao grande peso que a folha de pagamento tem no investimento do escritório, a gestão de dados na ADVBOX inovou com o sistema de pontuação por tarefas na produtividade das equipes nos escritórios de advocacia.

Em média, entre 50% e 60% dos custos dos processos jurídicos são despesas com pessoal e seus encargos sociais.

Portanto, do ponto de vista dos custos, o elemento mais importante a ser medido é a produtividade individual de cada colaborador e da equipe como um todo.

Por exemplo, se duas equipes jurídicas com o mesmo custo de R$ 50.000,00, sendo uma com 500 processos e a outra com 1000 do mesmo nível de complexidade, a segunda equipe terá metade do custo do que a primeira equipe.

É incrível como poucas pessoas trabalhando em baixa produtividade impactam negativamente no resultado final. E é por isso que a ADVBOX foi arquitetada no sistema de pontuação por tarefas.

Com ele, o gestor identifica quem está em baixa produtividade rapidamente e consegue apoiar o colaborador de diversas formas. Além disso, é possível também incentivar a produtividade em alto nível, gerando uma cultura de alta performance, com pouco investimento.

Não tenha uma advocacia às cegas, sem dados no momento de decisão.

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Autor
Alan vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

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