A Controladoria Jurídica se tornou fundamental para os escritórios de advocacia se destacarem no mercado e sobreviverem às mudanças tecnológicas. Ela é essencial na gestão do negócio e ganhou notoriedade principalmente com o advento da advocacia 4.0! 

Nessa nova era do Direito, a gestão de um escritório precisa ser acompanhada por métodos atualizados que contribuam para uma organização eficiente de processos e atividades, sempre visando melhores resultados e identificando os gargalos das operações internas do escritório.

A digitalização do trabalho jurídico modificou muito a rotina e o dia a dia na advocacia.O controle e tratamento de dados, a utilização de ferramentas digitais e a automação de tarefas tornaram a Controladoria Jurídica uma peça chave para otimizar o trabalho dos advogados.

Para implementar a Controladoria Jurídica, é necessário um estudo aprofundado e um planejamento prévio, por isso é imprescindível que haja uma criteriosa análise de todas as operações internas do seu escritório.

Pensando nisso, a ADVBOX desenvolveu esse post com o objetivo de lhe ajudar a implementar a Controladoria Jurídica e a entender melhor a sua importância e como ela pode melhorar o desempenho do seu escritório!

Antes de entender como funciona na prática, precisamos saber:

O que é a Controladoria Jurídica?

A Controladoria Jurídica é um setor estratégico que, como o nome já sugere, possui funções de controle e organização das atividades que estão relacionadas a um escritório de advocacia.

Esse controle segue uma padronização e parametrização que todos os demais do escritório devem seguir para que não haja dúvidas ou conflitos de informações.

Seu papel consiste em atuar em atividades essenciais e críticas do escritório, como: contratação de correspondentes, digitalização de documentos, análise de desempenho da equipe, dentre outras.

A Controladoria Jurídica define metas e prazos que norteiam as próximas medidas a serem tomadas no escritório, além disso essas metas e prazos também servem para resguardar o cliente de eventuais erros ou mesmo para monitorar a qualidade de serviço prestado pelo escritório. 

Ela também fará um balanço de qualidade, apresentando números aos gestores do escritório para que saibam se as metas estipuladas estão sendo cumpridas, em qual tempo elas estão sendo cumpridas e se os investimentos estão dando retorno ou se justificam.

Para melhor gerir esses dados, é importante fazer uso da ferramenta BI, que apresenta por meio de indicadores de desempenho os resultados obtidos pelo escritório e auxiliam a controladoria na assertividade e organização dos dados internos do escritório.

Em outras palavras, a controladoria se encarrega de atividades de back office que são aquelas indispensáveis, mas que não necessariamente se relacionam com o ato de advogar.

O setor é responsável por otimizar os processos internos do escritório que auxiliam na produção jurídica e melhoram os resultados finais da atuação do advogado. Esse setor atua dando suporte aos advogados e outros departamentos do escritório.

O dia a dia dos profissionais de controladoria costuma se restringir a realização de procedimentos administrativos e operacionais, principalmente os relacionados à gestão de processos.

O responsável pela controladoria é o controller jurídico, também conhecido como gerente de controladoria. Trata-se de um gestor que, mesmo que tenha formação jurídica, inscrição ativa na OAB e experiência como advogado, precisa ter um perfil de liderança e habilidades de gestão e administração. 

Importante ter em mente que a Controladoria Jurídica não é subordinada aos outros departamentos jurídicos, mas sim ao administrativo da companhia.

Sendo assim, o controller não é subordinado aos outros advogados, isso significa que a Controladoria não é um setor independente, pelo contrário, se correlaciona com outros setores e outros profissionais do escritório. 

Por isso é importante ficar demonstrado perante todo o escritório que a controladoria não é burocratização, mas sim um canal para descomplicar a troca e levantamento de informações.

Para que serve a Controladoria Jurídica?

A controladoria deve atuar como suporte ao setor técnico, ela se dedica a realizar atividades administrativas, dessa forma proporciona o maior desenvolvimento de trabalhos, como a elaboração de petições e atendimento ao cliente.

Quando um escritório tem o setor de controladoria exercendo essas atividades administrativas, o advogado técnico pode finalmente se dedicar ao estudo de casos.

Mas, mais do que prestar auxílio técnico, a controladoria aprimora o tempo das rotinas jurídicas, acompanha e faz análise completa de resultados.

Segundo Samantha Albini,autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia”, o grande “plus” da controladoria, quando comparada a outras estruturas de suporte existentes, é essa análise de resultados da produção jurídica.

Por isso, a Controladoria Jurídica é um setor estratégico que melhora o funcionamento e o andamento das tarefas do escritório, pois ela traça estratégias para garantir um melhor aproveitamento de tempo, pois fornece informações quantitativas e qualitativas da produtividade da equipe, cumprimento de prazos e os resultados obtidos nas ações, por exemplo.

Garantindo, desse modo, a excelência em todas as rotinas jurídicas do escritório, através do investimento em uma maior eficácia da equipe e gestão dos prazos. 

O setor se responsabiliza pela gestão das atividades e processos em um escritório de advocacia. Desse modo, a controladoria busca maneiras de uniformizar os procedimentos, de forma a mantê-los organizados. 

Entenda abaixo para que serve a controladoria na sua advocacia.

Organização do escritório 

Uma das utilidades da Controladoria Jurídica é conservar o escritório organizado, adotando padrões para as atividades realizadas e mantendo todos os colaboradores focados em suas atividades. 

Além disso, como atua na gestão da empresa, ela consegue reconhecer equívocos e corrigi-los para melhorar o desempenho da companhia. 

O setor de controladoria serve também para definir metas para as equipes, monitorar a produtividade dos funcionários e realizar ajustes sempre visando o melhor para o escritório e seus envolvidos.

Realização de tarefas essenciais

Os advogados costumam ser muito atarefados. Além das atividades inerentes da profissão, existem outras que não se relacionam com a advocacia, mas que são fundamentais e não podem ser esquecidas.

Algumas delas são: 

• Acompanhamento processual;
• Emissão de guias de pagamento;
• Controle de prazos;
• Lançamento e armazenamento de dados e documentos;
• Agendamento de atividades;
• Contratação de correspondentes;
• Ajustes de honorários;
• Realização de protocolos eletrônica ou fisicamente;
• Adoção de bases de parametrização e uniformização para que todos os procedimentos se mantenham conformes;
• Determinar detalhar os resultados das atividades por meio de relatórios.
• Reconhecer e corrigir gargalos;
• Definir metas de crescimento mais realistas;
• Acompanhar a produtividade das tarefas;
• Ajustar honorários;
•  dentre outras que podem ser citadas.

Essas atividades costumam tomar muito tempo dos advogados e, felizmente, podem ser delegadas para a controladoria. Desse modo, torna-se possível que o advogado foque nas atividades inerentes à advocacia. Assim, todos conseguem se tornar mais produtivos.

O Controller e o Software Jurídico

O software jurídico tornou-se uma ferramenta fundamental na gestão de um escritório de advocacia. Uma ferramenta completa consegue otimizar a rotina da empresa e suas tarefas. 

Por meio de um software de gestão as produções dos serviços jurídicos são centralizadas para assegurar um padrão de qualidade nas atividades que são executadas pelo escritório.

Através da Controladoria Jurídica atrelada ao uso de um software de gestão, o gestor do escritório consegue saber a produtividade da equipe, o que está marcado para o futuro e o que já está em atraso. Podendo, desse modo, monitorar e acompanhar as métricas e indicadores do escritório.

Dentre as funcionalidades que ela pode ter, citam-se: o controle de prazos judiciais, a análise ágil e eficiente de dados, gestão financeira, avaliação do desempenho da equipe, dentre outras.

Destacado esses aspectos, percebe-se que a Controladoria Jurídica só acrescenta na gestão do escritório quando atrelada a um excelente software jurídico, pois, através dele, é possível que o responsável pelo controle realize uma administração completa do escritório, podendo orientar e lembrar os profissionais sobre seus protocolos, responsabilidades e prazos.

Mesmo que a ferramenta seja avançada, a utilização dela pode ser mais eficiente quando há um profissional qualificado realizando o manuseio e o seu suporte técnico. 

O controller jurídico é o que gerencia e utiliza o software. Inclusive, esse profissional é contratado em muitos escritórios para ser o responsável pelo programa. O software, além de auxiliar o escritório a crescer, melhora o trabalho da controladoria que o utiliza para aprimorar a eficiência do trabalho e os resultados da empresa.

Qual é a parte mais importante da Controladoria Jurídica?

Deve entender-se a Controladoria Jurídica como um guia do escritório. Além de seu papel fundamental na otimização de tempo e no trabalho da equipe, ela tem o papel de prevenção de riscos e problemas. 

Ao realizar a gestão da empresa, é possível verificar as falhas e os erros em processos e atividades que podem ser nocivas e trazer prejuízos futuros. 

Por exemplo, já imaginou o estrago que seria se o seu escritório perdesse dados da empresa e dos clientes? 

A controladoria pode evitar falhas operacionais como o vazamento de dados, a perda de prazos e informações, assim como o descontrole processual, problemas financeiros, dentre outras questões. 

Sendo assim, além de uma atuação ativa na gestão e organização, a controladoria também exerce funções preventivas.

Como a Controladoria Jurídica Digital pode aumentar a qualidade do seu escritório?

A Controladoria Jurídica digital vem do processo de transformação que exige uma nova abordagem sobre o tema. Até aqui você compreendeu que esse setor estratégico é capaz de transformar o escritório em uma empresa organizada, com alta competitividade no mercado e com funcionários altamente produtivos.

Esse trabalho se torna ainda mais eficiente com a utilização de ferramentas completas e que estejam atualizadas com as melhores tecnologias do mercado.

O software jurídico ADVBOX nasceu com o propósito de criar as condições materiais para o funcionamento de escritórios digitais em escala. Sem dúvidas, a empresa é a mais apta do mercado para estabelecer os procedimentos mais avançados e de melhor desempenho para a gestão de equipes remotas, garantindo alta produtividade na advocacia e excelência de qualidade do trabalho jurídico.

Implantar a Controladoria Jurídica é um salto de qualidade inigualável, seja sua instalação em escritórios de advocacia com equipes pequenas, de cinco ou mais pessoas, ou a transição da CJ tradicional para a CJ Digital em escritórios com milhares de colaboradores.

Porém, qual seria a grande diferença entre a Controladoria Jurídica tradicional e uma Controladoria Jurídica digital? Para compreender, conheça o conceito de Escritório Digital, cunhado no mercado pela ADVBOX:

‘’Escritório Digital é a estação de trabalho que reúne todas as condições para exercer e gerir a profissão coletivamente e atender com excelência sem exigir a presença física.’’

Ao contrário da controladoria antiga, focada em escritórios físicos e presenciais, viciados em papéis, a Controladoria Jurídica digital avança ao incorporar elevados padrões de atendimento ao cliente, métodos de comunicação mais eficientes, proteção de dados e informações.

A adoção massiva da gestão de tarefas e do trabalho remoto pelo mercado jurídico torna os escritórios mais inovadores e eficientes. A pontuação por tarefas em lugar do controle de jornada de trabalho, constitui uma melhora real em relação à Controladoria Jurídica antiga.

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Controladoria e Pontuação por Tarefas: Sincronia e Complementaridade

Ao conhecer os dois sistemas, é possível visualizar que há inúmeros pontos de contato e sentido comum, bem como sincronia de objetivos, visando a produção de resultados superiores através de controle de qualidade no processo e fluxo de atendimento.

A CJ materializa a necessidade de organização, supervisão e controle com foco em uma entrega de qualidade superior. Ela fornece garantias à direção de que as normas serão cumpridas e as entregas serão feitas com precisão de forma e prazo.

O Taskscore: Alta produtividade na advocacia (sistema de pontuação por tarefas) empreende um sistema de motivação do usuário baseado na metrificação de sua produtividade. Ele apresenta de forma objetiva e em tempo real o desempenho do colaborador, permitindo que a banca defina o que se espera dele.

O que constitui a metodologia da Controladoria Jurídica?

O Objetivo central da Controladoria Jurídica digital é realizar o controle de qualidade do trabalho, mas com foco na gestão guiada por dados. Constitui uma separação e autonomia da parte operacional da parte técnico-jurídica.

São escopos da Controladoria Jurídica digital:

1. Gestão de Dados e Informações;
2. Operação de retaguarda com excelência (Back office);
3. Estrutura e estratégia para uma gestão baseada em dados.

Para realização desses objetivos, são formalizados os seguintes papéis funcionais:

1. Administrador do software: Há o manejo dos acessos e controle dos usuários, bem como a preservação correta de alimentação e fluxo de informações através do software e gerenciamento da pontuação de todos os usuários;
2. Suporte operacional responsável pelas intimações e controle de prazos: Proporciona suporte a tramitação processual de tudo que não for técnico-jurídico, mas sim operacional a toda a equipe jurídica;
3. Analista de dados e resultados: Assegura a organização dos relatórios processuais e de produtividade, destacando informações relevantes para a gestão e apresentação aos sócios;
4. Controle de qualidade: Responsabilizado por manter os procedimentos para a revisão de peças processuais importantes, no sistema integral ou de amostragem, analisa processos perdidos e identifica padrões de erros ou omissões, zelando pelo cumprimento de todos os prazos antes do prazo fatal.

Dependendo do tamanho do escritório, estes quatro papéis podem ser exercidos por uma ou até mais de quatro pessoas a fim de equilibrar e sincronizar o volume de trabalho e de estoque de processos.

Uma grande vantagem é que, para os papéis funcionais, não são exigidos mão de obra de alta complexidade jurídica, aliviando os advogados para o trabalho exclusivamente técnico. Isso permite que o escritório crie uma equipe multidisciplinar. Equipes multidisciplinares são compostas por profissionais de diversas áreas.

No caso, poderíamos chamar administradores, contadores, bacharéis de Direito, secretarias, relações públicas, engenheiros, arquitetos, programadores ou até mesmo pessoal de nível médio.

A equipe da controladoria terá que desenvolver esses papéis acima listados, mas os mesmos podem ser acumulados por uma pessoa ou divididos entre mais pessoas, dependendo do tamanho do escritório e seu nível de adoção tecnológica.

Qual é a composição mais comum da Controladoria Jurídica?

A Controladoria Jurídica costuma ser composta pelo controller jurídico, que é o gestor do setor e que exerce funções de liderança. Além do controlador, o departamento pode contar com um assistente de suporte técnico, um analista de dados e um profissional responsável pela qualidade. Sendo assim, o quadro de funcionários da controladoria seria o seguinte:

1. Controlador Jurídico (bacharel em Direito ou Advogado);
2. Assistente de suporte técnico;
3. Analista de dados;
4. Controlador de qualidade.

Em caso de um escritório que está iniciando a Controladoria Jurídica e que deseja investir apenas em uma pessoa na função, o ideal é definir alguém para o cargo de controlador e assistente técnico. Além disso, algum sócio pode desempenhar os papéis de análise de dados e de controlador de qualidade.

Sendo assim, é possível compor a controladoria da seguinte forma:

1. Controlador Jurídico (bacharel ou administrador de empresas);
2. Assistente de suporte técnico (qualquer profissão citada acima);
3. Analista de Dados e Controlador de Qualidade (sócio ½ período).

Em equipes especializadas, seja em departamentos jurídicos ou em escritórios de advocacia especializados, à primeira vista pode parecer inviável retirar uma pessoa do trabalho jurídico. Entretanto, a experiência mostra que os ganhos de qualidade e produtividade, bem como a redução de estresse geral, compensam muito. O controlador tem capacidade de absorver temores secundários que perturbam o dia a dia dos advogados. Ao chamar para si a responsabilidade de organizar a Banca, torna a função extremamente relevante para todos, inclusive reduz custos.

Qual é o perfil do Controlador Jurídico?

Esta metodologia surgiu na Inglaterra, e se disseminou nos Estados Unidos, com a adoção dos paralegais, sendo uma ferramenta relevante e inovadora para escritórios.

O Controlador não necessariamente precisa ser advogado. Existem muitos administradores, engenheiros, arquitetos, contadores, bacharéis em Direito e profissionais de outras áreas que desempenham a função com excelência. Contudo, grande parte dos escritórios exigem controladores que sejam advogados inscritos na OAB com experiência na profissão.

De fato, é preciso conhecer bem a estrutura organizacional do judiciário brasileiro, suas instâncias, a cultura do escritório, o perfil dos sócios e as exigências dos clientes, bem como contar com a confiança e a colaboração de toda a equipe.

Sendo assim, são características essenciais para um controlador jurídico remoto:

• Conhecer a estrutura do judiciário;
• Conhecer regras operacionais de processos judiciais;
• Ter vivência em escritórios de advocacia de 2 anos em qualquer função;
• Ter vivência na área de atuação do escritório;
• Alta maturidade digital e domínio do software do escritório;
• Domínio dos sistemas de processos eletrônico (PJE, Eproc, eSAJ e PROJUDI);
• Conhecimento intermediário em Excel;
• Gostar de administração e organização.

Além disso, são condições subjetivas para desempenhar o papel de controlador jurídico remoto:

• Organização (prioridade total);
• Proatividade;
• Disponibilidade permanente;
• Responsabilidade por si e pela equipe;
• Autonomia e micro autogestão eficiente;
• Ser um líder servidor;
• Saber preservar os relacionamentos, obtendo colaboração geral;
• Ser detalhista, mas mantendo uma visão sistêmica;
• Ter talento para administração de pessoas e procedimentos.

Ou seja, o profissional precisa, além do conhecimento jurídico, ter noções de gestão e possuir diversas habilidades, como organização, proatividade, responsabilidade, dentre diversas outras que foram citadas.

Quais os objetivos de contratar uma Controladoria Jurídica?

Os objetivos mais comuns que levam os escritórios de advocacia a implementarem a controladoria jurídica são similares entre as diversas advocacias.

Um deles é o crescimento no estoque de processos, que gera uma demanda cada vez maior de intimações. Como consequência, exige-se um aumento no número de advogados e colaboradores, o que pode comprometer a produtividade e a lucratividade.

A distribuição equitativa de tarefas e a necessidade de um controle mais simples e automatizado das atividades exigem um sistema que metrifique em tempo real as funções de todos os colaboradores. Esse equilibro é requisito essencial para um serviço jurídico de qualidade.

Os controles de ponto tradicionais ou timesheet se mostram ineficientes e insuficientes, inclusive como base da precificação. Eles podem sobrecarregar alguns profissionais e deixá-los ociosos e frustrados, afetando a qualidade do trabalho.

Por outro lado, a necessidade de crescimento com qualidade e excelência no serviço prestado demanda um processo de revisão eficiente do trabalho e, ao mesmo tempo, ágil.

Além de todas estas causas, existem inúmeras outras em que a metodologia da controladoria digital é necessária. Ela se torna uma oportunidade de crescimento com controle de custos e manutenção da lucratividade. Veja alguns benefícios que ela pode proporcionar:

• Foco na medição e equilíbrio da produtividade individual e da equipe;
• Produção contínua de informações sobre a realização do trabalho de todos;
• Aumento dos meios de controle de qualidade e melhoria contínua.

A ADVBOX construiu sua metodologia de controladoria jurídica como é de sua cultura, com foco essencialmente no ser humano.

Assim, a controladoria jurídica remota da ADVBOX objetiva a prestação de um serviço jurídico que conecte a necessidade dos clientes aos métodos de trabalho do escritório, proporcionando uma melhora da qualidade de vida de todos os membros da equipe, inclusive do gestor.

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