Controladoria Jurídica é elevação da qualidade

Controladoria jurídica digital e o processo de transformação digital que vem exigindo uma nova abordagem para o tema.

O software jurídico ADVBOX nasceu com o propósito de criar as condições materiais para funcionamento de escritórios digitais em escala. Sem dúvida é a empresa mais apta do mercado para estabelecer os procedimentos mais avançados e de melhor desempenho para a gestão de equipes remotas garantindo a Taskscore: Alta produtividade na advocacia e excelência na qualidade do trabalho jurídico.

Implantar a controladoria jurídica, em equipes pequenas de cinco pessoas ou mais em escritórios de advocacia, ou fazer a transição da CJ tradicional para a CJ Digital em escritórios com milhares de colaboradores é um salto de qualidade inigualável em ambos os casos.

E para que possa entender mais sobre controladoria jurídica baixe o nosso “Manual básico da Controladoria Jurídica“.

E para que posso entender melhor a grande diferença de uma Controladoria Digital, é preciso conhecer o conceito de Escritório Digital, cunhado no mercado pela ADVBOX:

‘’Escritório Digital é a estação de trabalho que reúne todas as condições para exercer e gerir a profissão coletivamente e atender com excelência sem exigir a presença física.’’

A Controladoria Jurídica Digital avança ao incorporar elevados padrões de atendimento ao cliente, métodos de comunicação mais eficientes e proteção de dados e informações em relação à controladoria antiga focada em escritórios físicos e presenciais, viciados em papéis.

A adoção massiva do mercado jurídico pela gestão por tarefas e pelo trabalho remoto, e nos escritórios mais inovadores e eficientes, da pontuação por tarefas em lugar do controle de jornada de trabalho, constitui uma melhoria real a Controladoria Jurídica antiga.

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Controladoria e Pontuação por tarefas: Sincronia e Complementaridade

Ao conhecer os dois sistemas é possível visualizar que há inúmeros pontos de contato e sentido comum, e sincronia de objetivos, visando a produção de resultados superiores através de controle de qualidade no processo e fluxo de atendimento.

A CJ materializa a necessidade de organização, supervisão e controle com foco em uma entrega superior de qualidade e fornecendo garantias à direção que as normas serão cumpridas e as entregas feitas com precisão de forma e prazo.

O Taskscore: Alta produtividade na advocacia (sistema de pontuação por tarefas) empreende um sistema de motivação do usuário baseando na metrificação da sua produtividade, apresentação objetiva e em tempo real da sua produtividade e pré definição do que a direção da banca espera dele.

O que constitui a metodologia da Controladoria Jurídica?

O Objetivo central da controladoria jurídica digital é realizar o controle de qualidade do trabalho, mas com foco na gestão guiada por dados. Constitui uma separação e autonomia da parte operacional da parte técnico-jurídica.

São escopos da Controladoria Jurídica Digital:

1. Gestão de Dados e Informações
2. Operação de retaguarda com excelência (Back office)
3. Estrutura e estratégia para uma gestão baseada em dados

Para realização desses objetivos são formalizados os seguintes papéis funcionais:

1. Administrador do software: visa manejar os acessos e controlar os usuários bem como preservar a correta alimentação e fluxo de informações através do software bem como gerenciar a pontuação de todos os usuários;
2. Suporte operacional responsável pelas intimações e controle de prazos: visa dar suporte a tramitação processual de tudo que não for técnico-jurídico, mas sim operacional a toda a equipe jurídica;
3. Analista de dados e resultados: tem o escopo de organizar os relatórios processuais e de produtividade, destacando informações relevantes para a gestão e apresentar aos sócios;
4. Controle de qualidade: tem a responsabilidade de manter os procedimentos para a revisão de peças processuais importantes, no sistema integral ou de amostragem, analisar processos perdidos e identificar padrões de erros ou omissões, e zelar pelo cumprimento de todos os prazos antes do prazo fatal.

Dependendo do tamanho do escritório, estes quatro papéis podem ser exercidos por uma pessoa ou por mais de 4 pessoas, a fim de equilibrar e sincronizar o volume de trabalho e de estoque de processos.

Uma grande vantagem é que os papéis funcionais não são exigidos mão de obra de alta complexidade jurídica, aliviando os advogados para o trabalho exclusivamente técnico, o que permite o escritório criar uma equipe multidisciplinar. Equipes multidisciplinares são compostas por profissionais de diversas áreas.

No caso, poderíamos chamar administradores, contadores, bacharéis de direito, secretarias, relações públicas, engenheiros, arquitetos, programadores ou até mesmo pessoal de nível médio.

A equipe da controladoria terá que desenvolver esses papéis acima listados, mas os mesmos podem ser acumulados por uma pessoa ou divididas as tarefas de cada papel entre mais pessoas, dependendo do tamanho do escritório e seu nível de adoção tecnológica.

Composição mais comum da Controladoria Jurídica

1. Controlador Jurídico (Bacharel de Direito ou Advogado)
2. Assistente de suporte técnico
3. Analista de dados
4. Controlador de qualidade

Em caso de um escritório que está iniciando a Controladoria Jurídica e quer investir apenas uma pessoa na função, seja definido alguém para a função de controlador e assistente técnico (1 e 2) e algum sócio desempenhe os papéis de análise de dados e de controlador de qualidade.

 É possível uma adequada composição da Controladoria da seguinte forma:

1. Controlador Jurídico (Bacharel ou Administrador de empresas);
2. Assistente de suporte técnico (qualquer profissão citada acima);
3. Analista de Dados e Controlador de Qualidade (sócio ½ período);

Em equipes especializadas, seja em departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia especializados, a primeira vista pode parecer inviável retirar uma pessoa do trabalho jurídico. Entretanto, a experiência mostra que os ganhos de qualidade e produtividade, bem como a redução de estresse geral compensam muito.

O controlador tem capacidade de absorver temores secundários que perturbam o dia a dia dos advogados, e ao chamar para si a responsabilidade de organizar a Banca, torna a função extremamente relevante para todos, inclusive reduzindo custos.

 

Perfil do Controlador Jurídico

Esta metodologia surgiu na Inglaterra, e se disseminou nos EUA com a adoção dos paralegais, sendo uma ferramenta relevante e inovadora para escritórios.

O Controlador não necessariamente precisa ser advogado, há muitos administradores, engenheiros, arquitetos, contadores, bacharéis em Direito ou outras áreas que desempenham a função com excelência.

De fato, é preciso conhecer bem a estrutura organizacional do Judiciário Brasileiro, e suas instâncias, bem como a cultura do escritório e o perfil dos sócios e exigências dos clientes, bem como contar com a confiança e a colaboração de toda a equipe.

São características essenciais para um Controlador Jurídico Remoto:

• Conhecer a estrutura do Judiciário;
• Conhecer regras operacionais de processos judiciais;
• Ter vivência em escritórios de advocacia de 2 anos em qualquer função;
• Ter vivência na área de atuação do escritório;
• Alta maturidade digital e domínio do software do escritório;
• Domínio dos sistemas de processos eletrônico (PJE, Eproc, eSAJ e PROJUDI)
• Conhecimento intermediário em Excel
• Gostar de administração e organização

São condições subjetivas para desempenhar o papel de Controlador Jurídico Remoto:

• Organização (prioridade total)
• Proatividade
• Disponibilidade permanente
• Responsabilidade por si e pela equipe
• Autonomia e micro autogestão eficiente
• Ser um líder servidor
• Saber preservar os relacionamentos obtendo colaboração geral
• Ser detalhista, mas mantendo uma visão sistêmica
• Ter talento para Administração de pessoas e procedimentos

Controle de qualidade e melhoria contínua

Os objetivos mais comuns que levam os escritórios de advocacia buscarem implementar a controladoria jurídica são similares entre os diversos escritórios.

O crescimento no estoque de processos, que gera uma demanda cada vez maior de intimações, e consequentemente demanda um aumento do número de advogados e colaboradores podem comprometer a produtividade e a lucratividade.

A distribuição equitativa de tarefas e a necessidade de um controle mais simples e automatizado das atividades exigem um sistema que metrifique em tempo real a atividade de todos os colaboradores e esse equilibro é requisito para um serviço jurídico de qualidade.

Os controles de ponto tradicionais ou timesheet se mostram superados, ineficientes e insuficientes inclusive como base da precificação, sobrecarregam alguns profissionais e deixam outros ociosos e frustrados, afetando a qualidade do trabalho.

Por outro lado, a necessidade de crescimento com qualidade e excelência no serviço prestado, demanda um processo de revisão eficiente do trabalho e, ao mesmo tempo, ágil.

Além de todas estas causas existem inúmeras outras em que a metodologia da controladoria digital é necessária, e se torna uma oportunidade de crescimento com controle de custos e manutenção da lucratividade.

• Foco na medição e equilíbrio da produtividade individual e da equipe.
• Produção contínua de informações sobre a realização do trabalho de todos.
• Aumento dos meios de controle de qualidade e melhoria contínua.

A ADVBOX construiu sua metodologia de controladoria jurídica como é de sua cultura, com foco essencialmente no ser humano. Assim, a controladoria jurídica remota da ADVBOX objetiva a prestação de um serviço jurídico que conecte a necessidade dos clientes aos métodos de trabalho do escritório, e que proporcione uma melhoria da qualidade de vida de todos os membros da equipe jurídica de um escritório de advocacia, inclusive do gestor.

Separamos pra esta semana um conjunto de vídeos especiais sobre Controladoria Jurídica Digital para você enxergar com detalhes como funciona essa metodologia no escritório.