Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Vantagens do Sistema Taskscore

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é  bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

• Aumento impressionante da Produtividade;
• Maior Autonomia e Autogestão de cada pessoa;
• Aumento da Motivação;
• Flexibilidade de Horários;
• Gerenciamento Adequado ao Trabalho Remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
• Aumento da Receita do Escritório;
• Possibilidade de Recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
• Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.

Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados

Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?

Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?

Está sobrecarregado em função de muitas tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?

Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.

Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.

Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.

Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.

Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.

Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.

Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.

Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.

1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.

Recursos perfeitos para Trabalho Remoto, Home Office e Taskscore

Registrando toda produção do escritório através do cadastramento de tarefas muitos caminhos e benefícios se abrem. Dentre eles, estão o Trabalho remoto e o Home office na advocacia.

A plataforma ADVBOX oferece recursos perfeitos para comunicação interna entre a equipe do escritório, bem como com os clientes. Ou seja, a produção jurídica e o atendimento se dão dentro da plataforma como tarefas cadastradas.

Do ponto de vista da Gestão do escritório, é possível acompanhar a produtividade de todos os colaboradores em tempo real na plataforma, permitindo controle total da produção mesmo em Home Office.

Com o cadastramento e registro de tarefas do Taskscore o escritório e colaboradores continuam as operações e a produtividade mesmo em casa ou em qualquer lugar.

Inadequação do controle de horários na advocacia

Advogados gestores, sócios de escritórios ou chefes de departamentos jurídicos perceberam há muito tempo que a gestão com foco apenas no controle de horários (ao invés de tarefas) é ineficaz para a advocacia.

Uma vez que o advogado é limitado ao horário, sem possibilidade de ganhos superiores decorrentes do seu esforço, sua produtividade cai drasticamente.

Por outro lado, a medida em que é reconhecido e recompensado pelo resultado do seu trabalho, os resultados aparecem.

Reduzir o estresse gerado pelo controle de horários

Outro ponto a destacar é que o controle de horários gera um estresse desnecessário no funcionamento de equipes jurídicas, desgastando o gestor e também os colaboradores.

A gerência baseada em horários distorce a produtividade real, e oculta o resultado de quem verdadeiramente produz, focando a energia do gestor em fiscalizar a hora que os colaboradores entram e saem do escritório.

Em consonância, o comportamento produtivo é nivelado por baixo, pois quanto menos você produzir melhor será remunerado por tarefa, já que todos ganham salário fixo igual, independente se produziu 50 tarefas no mês ou 200 tarefas.

Taskscore: A virada de mesa do gerenciamento por tarefas

Adotar o taskscore em um escritório de advocacia representa uma significativa virada de mesa, no sentido de estabelecer padrões de exigência sobre a produtividade dos colaboradores.

Acima de tudo, o sistema task score permite ao colaborador saber previamente o volume de trabalho que a equipe espera que entregue. A consequência disso reflete em inúmeros benefícios para o indivíduo, que sabe precisamente se o seu trabalho está adequado, ou se precisa se esforçar um pouco mais para atingir o esperado.

Sem dúvida, todos os membros da equipe são beneficiados.

Motivação e desempenho com Sistema de Pontuação por Tarefas

A principal função da liderança de uma equipe jurídica é manter seus membros motivados e com desempenho alto e acima do mínimo esperado. Mas conseguir isso no dia a dia não, é algo fácil e pode ser cansativo.

Teorias sobre a motivação consideram sobretudo como causas positivas o reconhecimento pelo trabalho realizado e a possibilidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam eles financeiros ou não.

O taskscore é por si mesmo um sistema de reconhecimento automatizado e em tempo real pelo trabalho desenvolvido.

Coisas como folgas e flexibilização de horários constituem as primeiras recompensas que as equipes obtém com a implantação do taskscore.

Como começar uma alta produtividade na advocacia?

O primeiro passo para adquirir uma alta produtividade na advocacia com pontuação é a digitalização do escritório.

Contudo, não estamos falando aqui de horas de trabalho para colocar documentos no computador. Estamos falando de algo maior e mais impactante, que realmente melhora a qualidade de vida e os negócios: a migração da estação de trabalho do advogado para um ambiente virtual, o Escritório Digital.

Qual é o conceito de eficiência?

Sendo assim, eficiência significa produzir o máximo de resultados com os recursos que possui. Na advocacia, isso se resume a medir qual a capacidade do trabalho de uma equipe.

Vamos descobrir como medir isso?

A métrica geral da produtividade é medida pela seguinte fórmula:

• Eficiência geral = Nº processos / Nº Pessoas na equipe.

Por outro lado, a produtividade dos advogados se dá pela seguinte fórmula:

• Eficiência dos Advogados = Nº processos / Nº Advogados na equipe.

Considerando que todos os casos do escritório tenham média complexidade ou que os mais complexos e mais simples se equalizem nessa média, podemos estabelecer os seguintes resultados:

Produtividade Geral:

• ALTA = Maior que 200 processos por pessoa;
• NORMAL = Cerca de 150 processos por pessoa;
• BAIXA = Menos que 100 processos por pessoa.

Produtividade dos Advogados:

• ALTA = Maior que 500 processos por advogado;
• NORMAL = Cerca de 300 processos por advogado;
• BAIXA = Menor que 200 processos por advogado.

Esses são números genéricos que extraímos de escritórios que atuam em prol do autor.

No caso do escritório atuar só com casos complexos de alto valor de honorários, os números de processos por pessoa e por advogado serão menores. Caso sejam mais simples com menos honorários, serão maiores.

Há grandes escritórios que trabalham com o sistema de advogado responsável pelo processo. Isto corresponde a um aglomerado de advogados que atuam separados, mas em uma organização maior, dividindo os custos.

Nesses escritórios cada um consegue verificar facilmente se atua em baixa ou alta produtividade.

O mesmo acontece para quem trabalha sozinho.

No entanto, em escritórios que trabalham em equipe e em linha de produção fica mais complexo, tendo em vista que naturalmente eles possuem maior produtividade.

Reuniões Diárias

Como otimizar o tempo das reuniões diárias em dois passos:

1. Implemente o método de Pontuação por Tarefas;
2. Não faça reuniões diárias.

Reuniões diárias ou semanais são sintomas de má comunicação entre a equipe.

Reuniões mensais em conjunto com o Sistema de Pontuação por Tarefas é o modelo mais ágil e recomendado na advocacia.

BI e a produtividade da equipe

A gestão de dados também tem grande influência na produtividade das equipes nos escritórios de advocacia.

Não é segredo para ninguém que vivemos a era digital e dos dados. Nos últimos anos, big data e business intelligence se tornaram parte vital de negócios de sucesso.

Podemos listar pelo menos 5 grandes motivos que provam a necessidade dos gestores analisarem a produtividade das suas equipes jurídicas:

1. Sobrecarga;
2. Fim do mês e as contas não fechando;
3. Colaboradores que procuram culpados e não soluções;
4. Reclamações dos clientes;
5. Perda de prazos.

Geralmente, os escritórios tem um planejamento estratégico e operacional, podendo também ter o auxílio da Pontuação por Tarefas.

Com o Sistema Taskscore (Pontuação por Tarefas), os resultados podem ser acompanhados em tempo real pelo gestor, evitando os 5 erros listados anteriormente que podem vir a comprometer o sucesso do negócio.

Como saber mais sobre o Sistema Taskscore

Você pode Baixar o Ebook – 6 passos para implantar a pontuação por tarefas em escritórios de advocacia, e aprender tudo que precisa para esse salto de qualidade.

Para saber mais sobre o taskscore você poderá solicitar um período de 7 dias de testes da ADVBOX e falar com nossos especialistas que irão conversar sobre a implantação do taskscore no seu escritório.

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