Imagine um sistema que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.
Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo. Ao mesmo tempo, que você aumente o controle, o time percebe que você não exagerou na supervisão.
Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.
Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore.
Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia? Não tem conseguido cumprir suas tarefas com os resultados que gostaria ? Está sobrecarregado ao ponto de passar horas de trabalho com a sensação de que as coisas não melhoram?
Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, esse texto é pra você.
Vantagens do Sistema Taskscore
O sistema taskscore (pontuação por tarefas) tem como objetivo apresentar ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.
A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é bastante impactante.
Taskscore no Trabalho Jurídico dos advogados
Primeiramente a equipe jurídica apresenta o volume de tarefas já qualificadas pendentes em cada fase do procedimento jurídico.
Porquanto entende-se o procedimento jurídico desde a formação da lide até a sua satisfação e depois, com especial atenção a todas as atividades do advogado e sua equipe nestas relações.
Enquanto a equipe jurídica atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas, desde a conversa com o cliente, o fechamento do contrato, a elaboração da procuração e contrato de honorários e sua assinatura, até mesmo a criação da estratégia de marketing jurídico e suas ações.
Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.
Além do procedimento jurídico em si, as atividades normais de um escritório de advocacia ainda contemplam a organização e arquivamento físico ou digital de documentos, o treinamento e aprendizado contínuo e o aperfeiçoamento da atividade advocatícia.
Veja na prática como funciona o cadastramento de tarefas com o vídeo de demonstração da plataforma ADVBOX abaixo:
Trabalho Remoto, Home Office e Taskscore
Registrando toda produção do escritório através do cadastramento de tarefas muitos caminhos e benefícios se abrem. Dentre eles, estão o Trabalho remoto e o Home office na advocacia.
A plataforma ADVBOX oferece recursos perfeitos para comunicação interna entre a equipe do escritório, bem como com os clientes. Ou seja, a produção jurídica e o atendimento se dão dentro da plataforma como tarefas cadastradas.
Do ponto de vista da Gestão do escritório, é possível acompanhar a produtividade de todos colaboradores em tempo real na plataforma, permitindo controle total da produção mesmo em Home Office.
Com o cadastramento e registro de tarefas do Taskscore o escritório e colaboradores continuam as operações e a produtividade mesmo em casa ou em qualquer lugar.
Inadequação do controle de horários na advocacia
Advogados gestores, sócios de escritórios ou chefes de departamentos jurídicos perceberam há muito tempo que a gestão com foco apenas no controle de horários (ao invés de tarefas) é ineficaz para a advocacia.
Uma vez que o advogado é limitado ao horário, sem possibilidade de ganhos superiores decorrentes do seu esforço, sua produtividade cai drasticamente.
Por outro lado, a medida em que é reconhecido e recompensado pelo resultado do seu trabalho, os resultados aparecem.
Estresse gerado pelo controle de horários
Outro ponto a destacar é que o controle de horários gera um estresse desnecessário no funcionamento de equipes jurídicas, desgastando o gestor e também os colaboradores.
A gerência baseada em horários distorce a produtividade real, e oculta o resultado de quem verdadeiramente produz, focando a energia do gestor em fiscalizar a hora que os colaboradores entram e saem do escritório.
Em consonância, o comportamento produtivo é nivelado por baixo, pois quanto menos você produzir melhor será remunerado por tarefa, já que todos ganham salário fixo igual, independente se produziu 50 tarefas no mês ou 200 tarefas.
Taskscore: A virada de mesa do gerenciamento por tarefas
Adotar o task score em um escritório de advocacia representa uma significativa virada de mesa, no sentido de estabelecer padrões de exigência sobre a produtividade dos colaboradores.
Acima de tudo, o sistema task score permite ao colaborador saber previamente o volume de trabalho que a equipe espera que entregue. A consequência disso reflete em inúmeros benefícios para o indivíduo, que sabe precisamente se o seu trabalho está adequado, ou se precisa se esforçar um pouco mais para atingir o esperado.
Sem dúvida, todos os membros da equipe são beneficiados.
Motivação e desempenho com sistema de pontuação por tarefas
A principal função da liderança de uma equipe jurídica é manter seus membros motivados e com desempenho alto e acima do mínimo esperado. Mas conseguir isso no dia a dia não é algo fácil e pode ser cansativo.
Teorias sobre a motivação consideram sobretudo como causas positivas o reconhecimento pelo trabalho realizado e a possibilidade de obter recompensas em troca de esforços superiores, sejam eles financeiros ou não.
O task score é por si mesmo um sistema de reconhecimento automatizado e em tempo real pelo trabalho desenvolvido.
Coisas como folgas e flexibilização de horários constituem as primeiras recompensas que as equipes obtém com a implantação do task score.
Como saber mais sobre o sistema Task Score
Para saber mais sobre o task score você poderá abrir o período de 7 dias de testes da ADVBOX e acessar nossos especialistas que irão conversar sobre a implantação do task score no seu escritório.
Como começar uma alta produtividade na advocacia?
O primeiro passo para adquirir uma alta produtividade na advocacia com pontuação é a digitalização do escritório.
Contudo, não estamos falando aqui de horas de trabalho para colocar documentos no computador. Estamos falando de algo maior e mais impactante, que realmente melhora a qualidade de vida e os negócios: a migração da estação de trabalho do advogado para um ambiente virtual, o Escritório Digital.
Ficou interessado em melhorar a sua qualidade de vida e adquirir alta produtividade na advocacia ?
Agende uma conversa com um advogado especialista em escritórios digitais aqui da ADVBOX.
Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados 2018 pela Resultados Digitais.
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