O fluxo de trabalho é uma forma de organizar a produtividade na advocacia no dia-a-dia e a sobrecarga. Também reduz o estresse, os erros de trabalho e a necessidade de retrabalho. O resultado é um aumento na produtividade, na receita e na qualidade de vida do advogado. Afinal, quando o fluxo de trabalho tranca, instintivamente o escritório reduz a aquisição de clientes, a fim de esperar “desafogar”.

Outro benefício é a facilitação da dinâmica entre a equipe, aumentando uma boa atmosfera no ambiente de trabalho, dos estagiários e secretariado até a equipe sênior. Por isso, falaremos aqui sobre aspectos importantes na hora de definir o fluxo de trabalho no seu escritório.

Definindo o fluxo de trabalho

No que diz respeito a definição de nosso fluxo de trabalho individual (seja como advogado autônomo ou membro de equipe autogerenciável), os principais desafios são a organização de tarefas e disciplina com as atividades diárias.

Sem essa organização, é muito provável que se estabeleça um ritmo de trabalho bem menor. Isso porque as tarefas são feitas apenas quando está chegando o final do prazo de entrega. Ou seja, não há antecedências ou planejamento prévio visando um melhor aproveitamento do tempo.

Assim, se cumpre todas as atividades com menos tempo através da padronização da sequência de partes menores das tarefas. Também é preciso definir no fluxo de trabalho os serviços que exigem mais foco e prioridade. Assim, torna-se possível antecipar ações para garantir a qualidade dos serviços mais importantes para o escritório, elevando assim bastante a produtividade na advocacia.

 

Fluxo de trabalho e a produtividade na advocacia

Na Advocacia, podem-se considerar os casos judiciais mais complexos e rentáveis (que podem exigir maior qualificação a respeito das questões jurídicas) como prioridade no fluxo de trabalho. Atrasando tais tarefas, ocorrem problemas na rotina, na produtividade e no alcance de metas, tanto individuais quanto coletivas.

Quando o fluxo de trabalho está sendo organizado para uma equipe, e não um advogado que trabalha sozinho, é indispensável que essas “partes menores de grandes tarefas” tenham responsáveis e prazos bem definidos, para que a próxima pessoa a “pegar o processo ou cliente” consiga, também, realizar seu trabalho em tempo hábil.

Afinal, em uma versão mais amigável do ditado, tudo que alguém diz ser urgente, é algo que essa pessoa não fez no tempo hábil programado e precisa que você faça em tempo recorde – exceto quando são envolvidas demandas de última hora, que realmente não podiam ser previstas.

Nesse caso, se você possuir um fluxo de trabalho organizado, conseguirá dar conta das demandas extras.

Otimizando a produtividade na advocacia

Muitas vezes, problemas de produtividade no escritório, independente do tamanho da equipe, estão situados no fluxo de trabalho individual.

No caso do fluxo da equipe, isso pode ocorrer devido a delegação inadequada de tarefas para os funcionários. Se alguém possui maior habilidade para certa tarefas, por que delegar tais tarefas a alguém com mais dificuldade nelas?

É a clássica história de promover a gerente alguém que é excelente operacional. Conhecer as habilidades de cada um é uma fonte de ouro para um bom fluxo de trabalho.

A ideia é que a otimização do fluxo de trabalho ocorra com base na análise de produtividade da equipe. Ou seja: verificar onde o trabalho está trancando, quem está com poucas tarefas, quem está sobrecarregado, quem tem facilidade com tarefa A e quem tem dificuldade com essa mesma tarefa.

Quem trabalha sozinho pode ver em quais partes do trabalho tem mais dificuldades, podendo descobrir o que precisa melhorar. Também pode definir a melhor ordem de realização das tarefas, aumentar o senso de prioridade de cada parte e organizar de forma que a realização das atividades que exigem mais reflexão e cuidado fique mais ágil.

Centralizando a gestão de produtividade na advocacia

Como saber qual é a próxima etapa, o próximo responsável e o prazo para realização da menor parte da tarefa sem prejudicar a entrega maior, completa?

A dica é centralizar o fluxo de trabalho em uma plataforma de gestão de projetos ou gestão por tarefas.  A ADVBOX possui o Sistema Taskscore, que possibilita ao gestor, visualizar com facilidade “onde” estão os problemas de produtividade e erros, estratégia e etc.

Veja como fica fácil visualizar a produtividade dos colaboradores com o Sistema Taskscore!

Por exemplo, a sentença foi improcedente por falta de documento? Volte no fluxo de trabalho e veja quem é o responsável ou, se trabalhar sozinho, porque você não conseguiu o documento.

Qualificação da equipe e Hiperespecialização

Qualificar a equipe para conseguir atender casos complexos e de difícil resolução é uma ótima forma de garantir a clientela. Através da hiperespecialização na advocacia, é possível adquirir os conhecimentos necessários para garantir o sucesso na resolução de tais casos.

Desse modo, seus futuros clientes, e também os atuais, passarão a entender seu escritório como autoridade na área. O motivo é simples: uma banca de advogados hiperespecializados é capaz de atingir resultados de alta qualidade no trabalho jurídico.

Para chegar lá, é possível utilizar as estratégias de gestão por tarefas e gamificação na advocacia.Tais estratégias são viabilizadas através de uma plataforma digital que possibilite anexar tarefas e registrar atividades para geração de um banco de informações do fluxo de trabalho.

Com tais informações se consegue visualizar melhor os casos que exigem mais tempo e dedicação, apontando assim as necessidades de hiper especialização nesses casos por parte da equipe.

Análise do fluxo de trabalho

Escritórios que não possuem uma organização do fluxo de trabalho podem se encontrar em situações de declínio da receita e do progresso dos negócios. Juntamente disso, as tarefas ficam mais trabalhosas e fornecem menos rendimentos.

Uma das soluções mais efetivas para resolver tais problemas de produtividade na advocacia está na de análise e controle da produção na equipe. É através dessa organização do escritório e mapeamento da produtividade que se possibilita a identificação de furos de produção. Ou seja, mapear os procedimentos e olhar para eles de forma analítica. Assim, o escritório tem em mãos o poder de identificar em qual parte do trabalho está com mais dificuldades e, ao mesmo tempo, como resolvê-las.

Por exemplo: se um advogado identifica que, de forma recorrente, o problema se encontra na produção de provas porque o escritório tem dificuldade de obter documentos que são responsabilidade do cliente entregar, o advogado pode focar seus esforços e investimentos em melhorar o relacionamento com o cliente, sem se preocupar com as outras áreas que estão bem.

Estrategicamente, o escritório pode buscar treinamentos nesse sentido, ou criar regras de atendimento que melhorem esse procedimento interno. Delegando as tarefas de forma organizada, poderá atribuir, ainda, que o responsável pelo atendimento use seu tempo para aperfeiçoar o procedimento.

 

Um modelo inovador: Gestão por Tarefas

Os escritórios de advocacia tradicionalmente focam a Gestão de Pessoal em controle de horários. Apenas secundariamente adota-se a gestão por tarefas e responsabilidades assumidas e cumpridas ao longo do tempo.

Essa perspectiva de gestão por tempo e horários é uma perspectiva adequada ao final do século passado, em que o Direito e o Judiciário (e, por consequência, a Advocacia) eram organizados em cima de um procedimento físico e não digital.

É o mesmo contexto no qual havia uma série de tarefas e compromissos que não estavam ligados a conhecimento e produção jurídica nem a atendimento do cliente. Desde tirar carga de processos até tirar cópias, imprimir, corrigir, reimprimir e fazer petições, além de inúmeras outras atividades que retardavam a produtividade na advocacia. 

Entretanto, a Advocacia está mudando. As ferramentas digitais estão permitindo ao advogado cumprir cada vez menos tarefas que lhe tiram tempo para trabalhar efetivamente no que importa: produção jurídica e atendimento ao cliente. Assim, possibilita-se uma melhor adaptação às necessidades dos clientes, do escritório e dos colaboradores.

Modelo de gestão por tarefas e a produtividade na advocacia
produtividade na advocacia

A gestão por tarefas acaba com inúmeras dificuldades que persistem no modelo de gestão por horários. Por exemplo:

  1. Elimina a pressão do controle de horários
  2. Melhora a produção jurídica
  3. Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores
  4. Reduz o estresse na rotina de entregas nos prazos
  5. Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes
  6. Aumenta a produtividade da equipe
  7. Permite identificar quem está produzindo mais

Lendo esses itens, provavelmente vieram à sua mente algumas dificuldades do seu próprio escritório, talvez até com nomes e rostos. Pense, porém, que nem todos esses nomes e rostos são culpados pelas dificuldades, mas sim o sistema adotado pelo escritório.

Agora, veja ponto a ponto como o sistema de gestão por tarefas pode ajudar a superar as dificuldades citadas acima:

Elimina a pressão do controle de horários

Não é só o gestor que se estressa com a eventual falta de pontualidade e assiduidade dos colaboradores. Os próprios funcionários também podem sofrer com a pressão gerada pelo controle de horários.

Por um lado, o gestor precisa ficar em cima do livro ponto, chamando atenção de funcionários ou criando punições em razão da falta de cumprimento dos horários. Por outro, o colaborador não consegue se organizar para cumprir as tarefas do escritório e conciliá-las com as obrigações decorrentes da vida pessoal. Até mesmo uma atividade como pagar as contas passa a ser um desespero, pois não há tempo na agenda para ir ao banco. Outras atividades pessoais, como consultas médicas e estudo para provas, são deixadas de lado.

Sem a pressão advinda do controle de horários e com uma gestão voltada para o nível de produtividade mensal, ambos ganham: torna-se possível medir a quantidade de trabalho do colaborador para o escritório, mantendo o nível de satisfação do gestor, e ao mesmo tempo o colaborador pode organizar bem suas vidas pessoal e profissional.

Melhora a produção jurídica

Nem sempre o horário comercial é o melhor momento para os advogados e operadores do Direito realizarem suas tarefas de produção jurídica. Às vezes, é preciso estar inspirado e concentrado para desenvolver algo e conseguir um resultado excelente.

Poder escrever à noite e deixar a manhã para um exercício físico (em vez de enfrentar o estresse do trânsito), por exemplo, são fatores que ajudam sua equipe a apresentar resultados mais significativos.

Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores

Um controle de horários rígido é um obstáculo para que os colaboradores possam fazer programações de viagens, passeios, cursos ou até mesmo atividades com a família.

A gestão por tarefas elimina essa rigidez, permitindo que seja negociada a produtividade do colaborador, com possibilidades muito maiores de compensação por ausência.

Imagine a seguinte situação: são 16h40 e o prazo de uma tarefa importante vence no dia seguinte. O gestor está preocupado, mas o colaborador possui um compromisso pessoal às 18h e não poderá trabalhar nesse processo. Ele estará liberado às 20h e, portanto, poderia terminar a tarefa em casa. Porém, no dia seguinte o gestor só estará presente no escritório até as 10h e não terá condições de corrigir a peça, o que ele entende como fundamental.

Em um modelo de controle por horários, o gestor não tem como resolver esta situação e o colaborador não pode trabalhar nesse processo no horário disponível (de forma legal em relação ao contrato de trabalho estabelecido). Isso só seria possível se fossem pagos todos os direitos trabalhistas de horas extras e adicional noturno, por exemplo. Nesse caso, o colaborador ficaria com o tempo “vago” após a entrega do trabalho, que teria que ir para o processo sem a devida revisão pelo gestor.

Já no modelo de gestão por tarefas, é possível utilizar uma plataforma digital para que o colaborador possa acessar o processo em sua casa, terminá-lo no tempo disponível, entregá-lo para revisão e ficar em casa mais algumas horas na manhã seguinte para compensar seu trabalho excedente do dia anterior. Assim, o gestor poderá revisar o trabalho e o estresse de ambos é eliminado, facilitando a entrega de um ótimo serviço jurídico e gerando alta produtividade na advocacia.  

Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes

Os clientes estão exigindo cada vez mais dos advogados um atendimento online. Dessa forma, ter colaboradores que façam esse atendimento em uma plataforma digital adequada permite alguma flexibilidade de horários e um melhor registro de seu atendimento.

A AdvBox, por exemplo, possibilita registrar todo o andamento de um caso, seja ele interno ao escritório (tarefas de preparação e probatória entre colaboradores) ou externo (processos administrativos e judiciais). Essa funcionalidade independe de onde está a pessoa responsável pelo atendimento, facilitando a resposta rápida aos clientes.

Aumenta a produtividade da equipe

O modelo de gestão por tarefas é baseado em um sistema que pontua a realização de cada atividade. Essa pontuação é atribuída de forma a considerar o tempo gasto na tarefa e a qualificação necessária para realizá-la.

Na AdvBox, é possível definir um sistema de pontuação que mostre para o colaborador seu desempenho atual e o do mês anterior, além de uma projeção diária sobre a sua meta mensal. Assim, o colaborador tem uma ideia real do quanto ele produz no mês, podendo fazer um sprint quando estiver atrasado, relaxar quando estiver adiantado ou ainda manter um ritmo de alta produtividade para elevar seu salário e sua gratificação.

Permite identificar quem está produzindo mais

O famoso “corpo mole” não tem vez em um modelo de gestão por tarefas. Isso porque torna-se possível medir exatamente quem rende mais e quem rende menos. Muitas vezes o gestor se surpreende, pois existem profissionais que produzem rapidamente enquanto estão na frente do computador, mas elaboram o que vão fazer durante o café.

Mais uma vez a ADVBOX auxilia nessa tarefa, permitindo ao gestor ver que nem sempre aquele colaborador que fica 8 horas na frente do computador é o que mais produz. Com isso, o escritório consegue gerar uma remuneração mais justa para seus funcionários, inclusive premiando aqueles que trazem mais resultados.

Por fim, nosso conselho para todo gestor de escritório: adote o modelo de gestão por tarefas o quanto antes! 

Clique no botão abaixo e inicie o seu período de testes na ADVBOX!


Eduardo Koetz

Especialista em Advocacia Digital, professor no IBIJUS e autor no blog da Koetz Advocacia e no Portal da Transformação Digital.

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