A automação de práticas jurídicas já é uma realidade nos escritórios de advocacia ao redor do Brasil.
Inclusive, ela tem revolucionado a forma como os advogados trabalham, trazendo benefícios significativos para a gestão, como maior produtividade e diminuição do retrabalho.
Além disso, a automação também pode contribuir para o controle de qualidade dos serviços do escritório.
Mas afinal, o que é automação jurídica e como ela pode otimizar o dia a dia da prática jurídica para os profissionais do Direito? Continue a leitura e confira!
O que é automação jurídica?
Automação jurídica faz referência ao uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas e burocráticas que consomem tempo e recursos valiosos dos escritórios de advocacia.
Através de softwares especializados, é possível automatizar processos. Esses processos são, por exemplo, a gestão de documentos, controle de prazos, envio de notificações e até mesmo a análise de contratos.
Dessa forma, isso permite que os advogados se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Como, por exemplo, o desenvolvimento de casos e o atendimento aos clientes.
O que são práticas jurídicas?
Práticas jurídicas abrangem todas as atividades realizadas no âmbito do Direito para atender às necessidades legais dos clientes. Isso inclui desde o atendimento e a consulta inicial, passando pela elaboração de documentos e petições, até a representação em audiências e tribunais.
Além disso, a gestão eficiente das práticas jurídicas é fundamental para o sucesso de um escritório de advocacia. Afinal, ela é como uma engrenagem que faz tudo funcionar.
Assim, a automação de práticas jurídicas se apresenta como uma ferramenta indispensável para atingir esse objetivo com economia de recursos.
Nessas horas, o uso de um bom software de gestão faz toda a diferença. Principalmente quando seus benefícios e vantagens quase não deixam margem para pensarmos em outra alternativa. Modéstia à parte, é o dizem do nosso software ADVBOX.
Quais são os softwares jurídicos mais utilizados?
A verdade é que existem diversos softwares jurídicos no mercado. Contudo, só o software ADVBOX se destaca entre eles como uma ferramenta que permite a integração completa e extremamente segura do escritório.
Essa integração poupa tempo e evita retrabalho, uma vez que você pode realizar praticamente todas as tarefas dentro do mesmo software. Ou seja, não é preciso alternar a todo momento entre as janelas de navegação, evitando também a ocorrência de erros.
Nesse contexto, dentre os softwares jurídicos mais utilizados, encontramos funcionalidades comuns e muito requisitadas. A saber, todas estas que se encontram integradas no software ADVBOX, tais como os listados a seguir.
1. Gestão de processos
A gestão de processos envolve o acompanhamento e controle de todas as etapas de um processo judicial ou administrativo.
O software jurídico permite que os escritórios organizem os casos, atribuam responsabilidades, monitorem prazos, registrem atividades, gerenciem documentos relacionados aos processos, e acompanhem o andamento de cada ação judicial.
2. Gestão de contratos
A gestão de contratos diz respeito ao controle e administração dos contratos celebrados pelo escritório ou pelos clientes.
O software jurídico permite armazenar contratos de forma organizada, definir alertas para renovações e vencimentos, gerenciar cláusulas padrão, automatizar o processo de criação e revisão de contratos, além de facilitar a busca e recuperação de informações contratuais relevantes.
3. Controle de prazos
Essencial para evitar falhas e perdas processuais. O controle de prazos em um software jurídico permite que o escritório configure alertas e lembretes automáticos para não perder prazos e eventos processuais importantes.
Dessa forma, isso ajuda na organização e na prevenção de atrasos que podem comprometer o trabalho jurídico.
4. Preenchimento automático de documentos
A funcionalidade de preenchimento automático de documentos permite que o escritório crie modelos de documentos jurídicos padrão (como petições, procurações, contratos). Esses modelos têm campos predefinidos que são automaticamente preenchidos com informações específicas de cada caso ou cliente.
Assim, isso economiza tempo e reduz erros na elaboração de documentos repetitivos.
5. Automação de tarefas
A automação de tarefas no contexto jurídico refere-se à capacidade do software de realizar atividades rotineiras de forma automatizada. Como, por exemplo, agendamento de compromissos, envio de lembretes, geração de relatórios automáticos, atualização de status de processos, entre outras.
Isso libera os profissionais jurídicos para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.
6. Controle financeiro
Esta funcionalidade permite o gerenciamento das finanças do escritório. Incluindo, assim, faturamento, controle de pagamentos recebidos e a pagar, emissão de boletos, gestão de honorários e despesas, acompanhamento de fluxo de caixa, entre outros.
Nesse contexto, um bom software jurídico integra essas informações com os dados dos processos e contratos para uma visão completa da saúde financeira do escritório.
7. Business Intelligence
Business Intelligence (BI) no contexto jurídico refere-se à capacidade do software de analisar dados e informações coletadas ao longo das operações do escritório para oferecer insights estratégicos.
Isso inclui a geração de relatórios personalizados, análises de desempenho, entre outros aspectos que podem guiar decisões estratégicas para o crescimento e aprimoramento do escritório.
Vale frisar que essas (e outras) funcionalidades aumentam a eficiência do escritório e contribuem para a melhoria da qualidade dos serviços prestados. Algo que o profissional de Controladoria Jurídica entende bem.
E isso garante conformidade com prazos e normas jurídicas, além de otimizar os processos administrativos e financeiros.
Controladoria Jurídica e a função do Controller jurídico
A Controladoria Jurídica ganhou notoriedade principalmente com o advento da advocacia 4.0 – e é essencial para a gestão de um escritório.
Afinal, atualmente, a gestão precisa andar lado a lado com métodos atualizados que contribuam para uma organização eficiente das atividades da firma.
Nesse sentido, o Controller Jurídico atua na Controladoria a fim de realizar a gestão da qualidade, o controle de documentos e prazos, a identificação dos gargalos das operações internas e o monitoramento do desempenho do escritório, entre outras atividades, visando obter melhores resultados.
Dessa forma, como ele precisa estar atento aos números, é muito importante utilizar a ferramenta Business Intelligence, uma vez que auxilia o Controller na visualização e organização dos dados do escritório, e o permite gerenciá-los e tomar melhores decisões estratégicas a partir deles.
Quem pode ser Controller Jurídico?
Geralmente, o papel de Controller Jurídico é ocupado por advogados com experiência em gestão e administração, mas também pode ser desempenhado por profissionais com formação em administração ou contabilidade, desde que possuam conhecimento profundo do setor jurídico.
Aliás, a escolha do Controller é fundamental para o sucesso de um escritório, porque ele será o responsável por otimizar recursos e melhorar a qualidade do serviço prestado aos clientes, como mencionamos.
E, sobretudo, com a ajuda da visão dele será possível chegar a conclusões como: Chegou ou não chegou a hora de automatizar o escritório? Devo investir em automação de práticas jurídicas agora?
Como saber se chegou a hora de automatizar o escritório jurídico?
Automatizar um escritório é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios.
Nesse sentido, após avaliar alguns pontos importantes, é possível refletir sobre o momento certo para implementar a automação na firma – lembrando que esta é uma época em que a automação ainda é novidade de certa forma, ou seja, uma época propícia.
Confira:
- Volume de tarefas repetitivas;
- Aumento na complexidade dos casos;
- Necessidade de redução de erros;
- Eficiência operacional e custo-benefício;
- Escalabilidade;
- Expectativas de clientes e competitividade;
- Suporte e cultura organizacional.
1. Volume de tarefas repetitivas
Se o escritório lida com um volume significativo de tarefas repetitivas e administrativas, como preenchimento de documentos, agendamento de compromissos, controle de prazos e gestão de contratos, a automação pode economizar tempo e recursos preciosos.
2. Aumento na complexidade dos casos
Caso o escritório esteja lidando com um aumento na complexidade dos casos ou maior demanda por serviços jurídicos, a automação pode ajudar a gerenciar eficientemente o aumento na carga de trabalho sem comprometer a qualidade do serviço.
3. Necessidade de redução de erros
Se houver preocupações com a precisão e consistência na execução de tarefas rotineiras, como elaboração de documentos legais ou controle de prazos, a automação pode minimizar erros humanos e garantir conformidade com requisitos legais.
4. Eficiência operacional e custo-benefício
A automação pode melhorar a eficiência operacional do escritório, liberando tempo para atividades estratégicas e reduzindo custos operacionais a longo prazo.
5. Escalabilidade
Se o escritório está planejando expandir ou já está enfrentando desafios de escalabilidade, a automação pode facilitar a gestão de um maior volume de casos e clientes sem sobrecarregar a equipe.
6. Expectativas de clientes e competitividade
Você pode avaliar se a automação é uma expectativa dos clientes atuais e potenciais, bem como se é uma estratégia necessária para manter ou aumentar a competitividade no mercado jurídico no momento atual.
7. Suporte e cultura organizacional
Vale verificar se o escritório possui o suporte tecnológico necessário para implementar e manter sistemas automatizados, além de avaliar se a cultura organizacional está preparada para adotar mudanças tecnológicas e processuais.
Um escritório atento às tendências e posicionado de forma competitiva
Com a crescente demanda por eficiência e qualidade no ambiente jurídico, a automação de práticas jurídicas surge como uma resposta estratégica e necessária para os escritórios.
Afinal, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas, como gestão de documentos, controle de prazos e análise de contratos, é possível concentrar o tempo dos profissionais em atividades mais estratégicas e de maior valor para os clientes.
Sobretudo, ao utilizar um software integrado que oferece todas as funcionalidades essenciais, como gestão de processos, controle financeiro e Business Intelligence, os donos de escritórios podem melhorar a eficiência do negócio, garantir conformidade com prazos legais e tomar decisões estratégicas embasadas.
Eles garantem a eficiência e a qualidade, acompanham as tendências da advocacia 4.0 e posicionam o escritório de forma competitiva em um mercado cada vez mais exigente e dinâmico.
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