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A busca pelo software jurídico ideal é uma decisão que deve considerar diversos pontos. Milhares de softwares de gestão estão disponíveis no mercado brasileiro. Uma centena deles focados na atividade jurídica. Em meio a tantas opções, não avaliar corretamente as funcionalidades pode ser sinônimo de perda de tempo e dificuldades no fluxo de trabalho.

Uma advogada trabalhando em um espaço à ceu aberto em sseu notebook com o auxílio de um software jurídico

Para que serve um software jurídico de gestão?

Para manter qualquer tipo de empresa organizada e com bons índices de produtividade, um software de gestão é essencial. Através dele, é possível encontrar padrões dentro da empresa, identificar atividades que estão trazendo lucro ou prejuízo, centralizar informações em um só local, realizar a gestão financeira completa, etc.

Já um software jurídico de gestão precisa atender a estas mesmas demandas dentro da realidade do advogado. E é a partir disso que temos algumas orientações de funcionalidades muito importantes para verificar antes de contratar um para o seu escritório (ou para a sua atividade como autônomo).

Software Gratuito x Software Pago

Com buscas rápidas, é bem fácil encontrar tanto softwares gratuitos quanto pagos. Qual a real diferença entre eles?

O primeiro ponto é a centralização de funcionalidades. Hoje, você consegue executar praticamente tudo que é necessário para gerir seu escritório sem gastar sequer um real para isto. Porém, poderá ter uma incrível dor de cabeça para administrar diferentes plataformas.

Você pode, por exemplo, usar a agenda do Google para marcar compromissos, o Excel para manter lista de clientes e processos, outro arquivo de Excel para gestão financeira, grupos em whatsapp ou messenger para circulação de tarefas entre sócios e colaboradores, o Trello para organizar tarefas do dia, e por aí vai.

Com essa logística, apesar de não ter nenhum custo de contratação de uma plataforma, você terá que fazer tudo manualmente. Desta forma, é muito comum que você perca diversas informações que, somadas, acarretarão em retrabalho e perda de tempo tentando identificar erros. JAMAIS recomendaremos que você trabalhe desta forma.

O segundo ponto é a limitação de funcionalidades. Como mencionei acima, a ADVBOX jamais recomendará trabalhar com diversos softwares diferentes. Portanto, é preciso encontrar um único software que atenda, pelo menos, 90% das suas necessidades. E esse software provavelmente terá um custo de contratação.

Porém, também é muito provável que ele possua uma versão gratuita. E essa é nossa primeira grande dica. Dê preferência para softwares que apresentem uma versão sem custos, mesmo que com suas funcionalidades limitadas.

Faça um test-drive

Após compreender isso, é muito importante que você use o período de testes (conhecido também como “trial“). Muito semelhante a um test-drive de carros, o trial de um software libera para você e versão completa da plataforma durante um período específico (geralmente 7 dias) para você saber se aquele produto realmente vai ajudar a crescer e fornecer tudo o que está precisando. Assim, você se livra do risco de contratar um software e se arrepender.

Após o período de teste, você poderá tomar três diferentes decisões:

a) Contratar a plataforma;
b) Voltar ao modelo gratuito, com limitações (dependendo de cada caso, pode ser o suficiente);
c) Testar outra plataforma.

Essas são as principais questões para se fazer uma boa escolha. Mas quais funcionalidades vão, de fato, transformar sua vida e alavancar sua carreira na advocacia? É isso que trataremos a partir de agora.

1. Tudo centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente.

A mais importante característica de um bom software jurídico é a possibilidade de manter seu escritório acessível de qualquer lugar que possua acesso à internet.

Ou seja, a capacidade de armazenar todas as informações dos seus clientes e processos, permitindo o fim de documentos, arquivos e pastas físicas ocupando espaço no seu escritório.

Junto a isso, é necessário que, com um login e senha próprio do usuário, você consiga ter acesso à todas essas informações de qualquer lugar do mundo que tenha acesso a um computador e internet.

Consequentemente, também é importante que o software seja uma plataforma digital e online, sem necessidade de nenhum tipo de download ou instalação para funcionar em um computador específico. Assim, na ausência do seu computador ou notebook, você consegue exercer as mesmas funções em qualquer outro dispositivo que esteja ao seu dispôr.

É a total independência geográfica do seu escritório. A onipresença não é um termo exagerado, uma vez que você realmente vai conseguir ter completa habilidade de trabalho em todo o planeta.

Home Office

Inclusive, a possibilidade de ter seu escritório em qualquer lugar que vá permite a aplicação de home office integral ou parcial. Se optar por esse caminho, você poderá trabalhar sem se prender ao horário comercial. Se você se sente mais produtivo das cinco da tarde até a meia-noite, por que começar a trabalhar às oito da manhã?

E mesmo que a aplicação não possa ser integral nem parcial, é uma ótima saída para situações emergenciais. A escola do filho não vai funcionar nesta quarta? O carro quebrou? Uma greve está interrompendo o trânsito? Não é mais necessário perder um dia de trabalho por causa disso.

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2. Datas e prazos

Também é importante que você consiga armazenar tarefas com datas e prazos de conclusão dentro do software. Assim, não precisará ficar consultando agendas físicas ou outros aplicativos no computador ou celular.

Basta abrir o software e lá estará, com muita clareza, quais tarefas você tem para executar, quais estão atrasadas, quais devem ser feitas imediatamente, quais devem ser resolvidas até a próxima semana, etc.

3. Controle financeiro

Um dos maiores problemas relacionados à gestão em escritórios de advocacia é a falta de cuidado com finanças. As faculdades e universidades de Direito, infelizmente, não abordam empreendedorismo ou administração.

O advogado, quando conclui o curso, está plenamente habilitado para trabalhar. Ao abrir um escritório, não está habilitado para administrá-lo. É preciso entender que um escritório de advocacia possui as mesmas necessidades administrativas de qualquer outra empresa.

E qual o resultado disso? Estatisticamente, 30% dos escritórios abertos no Brasil fecham em menos de 2 anos.

Cuidar adequadamente de suas finanças é um diferencial que vai dar a você muita vantagem para não fazer parte deste grupo. Então, opte por um software jurídico que possua área de controle financeiro.

Registro de custos, receitas, gráficos de lucratividade, projeções de honorários… Quanto mais completo for esse painel, mais fácil será para você perceber como está o sucesso do seu escritório.

Mais do que isso, você terá maior clareza em compreender quais atividades estão gerando mais lucro e quais não estão. Assim, saberá no que deve investir para potencializar esse sucesso.

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4. Origens de clientes

Complementando a ideia de mapear de onde vem o seu sucesso, também é muito importante o uso de uma ferramenta que permita classificar a origem dos seus clientes.

Contato por e-mail, contato após uma palestra, indicação de sócio ou colega, indicação de outro cliente, redes sociais. As fontes pelas quais os seus clientes estão chegando até você podem ser diversas.

Fazer esse registro e ter uma compreensão clara de qual é o caminho que traz mais clientes ajudará você a escolher em quais estratégias deve investir para atrair atenção no mercado.

Da mesma forma, vai ajudar você a interromper investimentos em caminhos que você percebe que trazem pouco retorno.

5. Controle de produtividade

Este é um ponto que não apenas trará maior sucesso para o seu escritório, mas também mais motivação e qualidade de vida para todos que trabalham com você. Além de evitar problemas em relacionamentos pessoais com colegas ou sócios.

É muito importante o uso de um software jurídico que permita vários usuários (cada um ter seu login e senha) e que permita transparência entre todos os membros da equipe (ou pelo menos uma visão geral para o advogado gestor).

Dessa forma, todas as atividades serão registradas. Quem recebeu a tarefa, quem cumpriu, quem atrasou, quem produziu mais, quem produziu menos. Tudo isso estará devidamente documentado.

Isso evita a sensação de injustiça quando um colaborador trabalha muito e outro está um pouco displicente. Mais do que isso, permite que se pense em formas de identificar o problema de algum membro do time e estudar maneiras de capacitá-lo para restabelecer sua produtividade.

O controle de produtividade auxilia muito no mérito individual e extingue qualquer problema que cause dúvidas entre o time. Não há motivos para passar por falsas acusações, omissões ou conflitos no ambiente de trabalho se tudo estiver registrado.

Gameficação

Também é interessante optar por um software que permita pontuação por tarefa. Ou seja, a cada tarefa é aplicado um valor de pontos, que seja justo e relativo à complexidade da tarefa e ao tempo de execução da mesma.

O que é mais importante? Trabalhar mais tempo ou ter mais resultado? Estabelecer como critério a pontuação, e não a carga horária, é um estimulo para que se trabalhe melhor, de maneira mais rápida e focando em resultados.

Esse é um conceito que virou tendência mundial no mundo dos negócios chamado gameficação. Ou seja, tornar a rotina de trabalho em uma espécie de jogo, onde é estabelecido um número mínimo de pontos por mês (ou por semana) para cada integrante.

Essa estratégia pode, inclusive, ajudar você a criar recompensas que estimulem os setores ou colaboradores do escritório. Que tal uma bonificação em dinheiro para quem superar a pontuação em 30%? Ou que tal dar um dia de folga para o colaborador com a maior pontuação da semana? Ou uma semana de Home Office para o membro com maior pontuação no mês?

A gameficação permite que você use sua criatividade para manter seu time motivado e engajado com os objetivos do escritório.

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6. Interface intuitiva e agradável

De nada adianta um software jurídico possuir mil funcionalidades e o seu uso ser complexo. É importante que a experiência com a plataforma seja agradável, leve e fácil.

Para isto, a ferramenta que você usar precisa ter uma aparência limpa, com elementos de fácil identificação, onde seja possível executar qualquer tipo de atividade com poucos cliques.

Claro que em um software super completo, você precisará de um tempo de adaptação e até treinamento para dominá-lo. Mas ao menos as funções básicas precisam ser simples e de rápido aprendizado.

7. Automações

Outra característica importante em um sistema digital é a possibilidade de automatizar algumas atividades. Disparos automáticos de e-mails e SMS são um exemplo disso.

No caso de softwares jurídicos, é muito importante que essa possibilidade exista, por exemplo, para notificar seu cliente sobre movimentações de processo. Imagine seu cliente receber uma mensagem avisando sobre o andamento da ação assim que ela ocorre, sem precisar de nenhuma intervenção sua. O seu tempo erá poupando e o seu atendimento será elogiado.

Outro exemplo está relacionado às pontuações, já abordadas anteriormente. É importante que, ao marcar uma tarefa como concluída, a pontuação seja atribuída ao usuário de maneira automática.

Enfim, qualquer tarefa que não exija interpretação, raciocínio complexo ou pensamento subjetivo pode ser automatizada. E, consequentemente, isso torna o trabalho mais ágil e deixa você com mais tempo livre para trabalhar em atividades que uma programação não consegue resolver. Ou, se preferir, para o lazer (por que não?).

8. Portabilidade

Vamos supor que você use um sistema durante 5 anos e decida trocar por outro. O que acontecerá com todas aquelas informações que estão dentro do sistema usado por todo esse tempo?

Tome muito cuidado! Essa é uma das questões mais importantes!

Ao escolher um software jurídico, certifique-se que os seus clientes e processos serão seus, e não da plataforma. Leia as letras miúdas do contrato e questione os responsáveis pelo atendimento sobre isso.

Assim como é importante que você consiga migrar seus clientes e processos para dentro do software, você tem que ter absoluta certeza de que o contrato de uso do software permite que você os remova para outra plataforma. Mesmo que essa migração seja feita como um serviço pago.

Em resumo: Só use um sistema em que seus clientes serão seus, e não da plataforma.

9. Consultoria e suporte

Por fim, mas também muito importante, é necessário certificar que você não estará sozinho. Imagine o quanto seria desagradável contratar um software jurídico por um longo período e, após o pagamento, ter que descobrir todo o funcionamento sozinho.

É essencial saber que você terá amparo de uma equipe para ensinar funcionalidades, ajudar a resolver problemas, solucionar dúvidas e acompanhar sua evolução com o uso do software jurídico.

Também é interessante que o atendimento seja interativo. A abertura de uma chamada para ser respondido apenas por e-mail pode ser demorada e não dá espaço para conversar com amplitude sobre suas dúvidas.

Opte por um atendimento que seja em tempo real, como em chats ou videoconferências. Dessa forma, em uma conversa real, o aproveitamento do seu atendimento será muito maior e mais esclarecedor.

Qual software jurídico possui isso tudo?

Como mencionamos no início, milhares de softwares amparam os mais variados nichos atualmente no mercado brasileiro.

Porém, a ADVBOX foi pensada para ser tudo o que o advogado sempre sonhou. Foi construída dentro de um escritório de advocacia, testada e aprimorada durante anos por advogados antes de ser lançada no mercado.

Dessa forma, ela atende a todas as áreas mencionadas ao longo desta publicação. Entre em contato agora mesmo e teste a experiência que somente a ADVBOX pode te dar.

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Lucas Steinmetz

Formado em jornalismo, especializado em estratégias e técnicas SEO e Professor do Instituto IbiJus. Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet. Atualmente, trabalhando em um dos mais completos métodos de marketing jurídico focado em qualidade e resultados sem ferir as normas da OAB.

2 comentários

Isis Lund · 12 de março de 2019 às 15:13

ADVBOX tem tudo que um software precisa ter para tornar um escritório digital. É o melhor!

Vitória · 12 de março de 2019 às 15:50

Quantas informações relevantes!!! Obrigada pelo conhecimento compartilhado!

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