fbpx

A busca pelo software jurídico ideal é uma decisão que deve considerar diversos pontos. Há mais de cem no Brasil.

Em meio a tantas opções, não avaliar corretamente as funcionalidades pode ser sinônimo de perda de tempo e dificuldades no fluxo de trabalho.

Entretanto, quem atua no setor jurídico não tem tempo para avaliar todos e escolher qual o melhor software jurídico. Por isso sugerimos seguir os seguintes critérios:

  1. Layout atualizado e amigável
  2. Opte por ter mais que as funcionalidades comuns
  3. Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?
  4. E as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?
  5. Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias
  6. Selecione 3 software jurídico para fazer o teste
  7. Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado
  8. Faça bem feito o test drive
  9. Home Office: Entenda o que é necessário ter no software jurídico para viabilizar
  10. Tudo centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente.
  11. Evolução no controle financeiro
  12. Controle de produtividade por pontuação por tarefas
  13. Software Gratuito x Software Pago
  14. Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas
  15. Automações
  16. Treinamento e suporte ao software jurídico

1. Layout atualizado e amigável

O Layout do software jurídico tem que ser agradável e permitir agilidade para acessar tudo, você deve gostar dele.

Além disso, atualmente o layout fala muito sobre um sistema e sobre o seu time de desenvolvimento.

O usuário mais atento percebe quando está acessando um software estilo anos 90, anos 2000, ou algum software mais atualizado.

Veja as características do nosso layout:

Seguimos diretrizes internacionais de design, com critérios que exigem ser visualmente limpo e usualmente eficiente, com toda informação necessária acessível em 3 cliques, sem poluir o layout.

Mas nem todos sistemas seguem estas diretrizes…

Em realidade, ainda existe mais de um software jurídico com layout totalmente “retrô”, isso mesmo, anos 90.

Em geral, estas empresas atendem escritórios convencionais, com sistema offline, ligado em rede interna do escritório. Possuem um público altamente conservador que reclama muito com qualquer mudança, engessando mudanças.

Há empresas líderes no mercado jurídico que resolveram começar um novo sistema do zero na última década, pois desistiu de inovar no antigo.

Para você visualizar melhor o que estou me referindo, segue alguns exemplos:

Estilo anos 90, época que os software jurídicos se popularizaram, e que continuam ativos no mercado brasileiro com ares do Windows 1995.

São muito utilizados em escritórios conservadores e tradicionais, em geral fechados para a implantação de novas tecnologias. Aprecie:

 

É importante que a experiência com a plataforma seja agradável, leve e fácil para o gosto do usuário.

Para isto, a ferramenta que você usar precisa ter uma aparência limpa, com elementos de fácil identificação, onde seja possível executar qualquer tipo de atividade com poucos cliques.

Claro que em um software super completo, você precisará de um tempo de adaptação e até treinamento para dominá-lo. Mas ao menos as funções básicas precisam ser simples e de rápido aprendizado.

Porém, gosto é gosto…

Estilo é estilo…

E o estilo anos 2000 também marcou os softwares jurídicos. Notamos algumas evoluções no visual dos softwares para advogados dos anos 2000 e otimizações em seus layouts, percebe as diferenças?

Agora você já conhece os estilos de layout de software jurídico existentes no mercado. Defina o seu estilo e procure no google pelo nome do sistema + a palavra “telas”.

Assim poderá conferir antes mesmo de abrir o período de teste se faz o seu gosto.

2. Opte por ter mais que as funcionalidades comuns

Escolhido o estilo de layout? Então vamos tratar das funcionalidades.

A grande maioria dos softwares para advogados possui funções básicas padrão. Qualquer empresa sem o mínimo de conhecimento sobre as necessidades do dia a dia do advogado pode criar um sistema como este.

Este é o motivo de existirem mais de 100 sistemas no mercado.

Por isso parece monótono, sim, um tédio procurar diferenças entre os softwares.

  • Cadastro de pessoas e processos.
  • Agenda e tarefas
  • Leitura de intimações de todos os 280 sites de tribunais
  • Arquivo de documentos na nuvem
  • Delegação de tarefas e controle de prazos
  • Relatórios gerenciais

Bom, isso é o que qualquer software jurídico precisa ter.

É até engraçado citar estas funções, pois é óbvio que o sistema deve ter. Aliás, se parar por ai você já deve descartar, pois um software precisa te oferecer muito mais do que isso.

3. Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?

Vamos tratar de escritórios de advocacia atende pessoas físicas.

Áreas como Direito Trabalhista, Cível, Previdenciário, Consumidor, Família e Sucessões, Bancário e todas as demais em que se atende a população em geral.

Também entram aqui os escritórios que atendem micro e pequenas empresas:

Importante ter automação de atendimento aos clientes, especialmente por email e sms, pois é uma função que fideliza e dá segurança aos clientes. Isso otimiza o tempo do advogado e seus colaboradores.

É importante poder emitir cobranças no cartão de crédito ou boletos, para reduzir seu tempo gasto em cobranças, e permitindo o parcelamento.

A automatização de petições e gestão de conhecimento é um ativo que está sendo gerido também dentro dos softwares. Melhor ainda se puder digitar por voz as petições, isto reduz as incidências de LER nas pessoas.

Integração com aplicativos de agendas de celular, como google agenda, apple calendar etc.

A distribuição automática de intimações é bastante relevante para escritórios que possuem acima de 250 processos, pois agilizam muito o planejamento semanal e controle de prazos.

 

Estas são funcionalidades que já estão presente em pelo menos 20% dos softwares jurídicos do mercado brasileiro, e assinar um sistema que não tenha estas funções, é começar ultrapassado.

4. E as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?

Já para os escritórios que atendem departamentos jurídicos de grandes empresas, é preciso valorizar algumas outras questões, entre as quais listamos as seguintes:

  • Análise gerencial de contencioso
  • Time sheet para computar e totalizar o horário trabalhado em cada caso
  • Automatização de petições, inclusive por voz
  • Inteligência Artificial na leitura de intimações
  • Gerenciamento de  conhecimento, através da gestão de modelos de petições coletivo
  • Sistema financeiro com centro de custos e conciliação bancária
  • Vinculação de casos a contratos de honorários por homem-hora.
  • Usuários ilimitados para manutenção do registro de tarefas, mesmo depois de rescisão de contrato de trabalho

Estas são funcionalidades aplicáveis a grandes escritórios com mais de 3.000 processos ativos, que atuam com contencioso de massa, apesar de serem altamente relevantes e facilitadores do trabalho, aumentam demais o custo da mensalidade.

No caso de escritórios com menos de 3.000 processos, as funcionalidades como inteligência artificial, time sheet, sistema de centro de custos e conciliação bancária se tornam sem sentido e servem apenas para elevar o gasto do escritório com tecnologia.

5. Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias

Outro ponto importante, é descartar os sistemas que pararam de evoluir e inovar.

Em geral, se você visualizar o layout já poderá ter alguma noção disto, mas também é possível verificar pela lista de funcionalidades do sistema, que não tenham as novidades que citamos no ponto acima, ou algumas outras que sua pesquisa poderá trazer.

As lawtechs (empresas de softwares jurídicos) estão evoluindo muito de 2017 em diante, e muitas novas funções podem surgir a cada mês, então, pense no que faz mais sentido para o escritório que está adotando.

Em geral, os sistemas são feitos com foco maior para escritórios que atuam a favor de pessoas físicas ou que atuam a favor de grandes empresas e corporações. Identifique esta característica para decidir o melhor para o seu escritório, inclusive porque as melhorias futuras com certeza seguirão a mesma linha.

6. Selecione 3 sistemas para fazer o teste

Escolher 3 sistemas para fazer o teste é o ideal, mas se achar muito, teste no mínimo 2 softwares.

Sim, nós aconselhamos que os interessados no nosso sistema teste os demais por dois motivos, primeiro porque confiamos muito na qualidade do nosso sistema, e sua ótima usabilidade, em segundo também porque é melhor para nós e para o escritório interessado que escolha o melhor para o seu dia a dia, caso contrário a chance de cancelar é muito alta.

Estamos recebendo um grande número de escritórios todos os dias para realização de implantações, e visamos a satisfação dos nossos clientes desde o início.

Ao final do período de testes, faça a sua reflexão sobre tudo que o software e a empresa como um todo pode agregar para sua advocacia, incluindo treinamento em gestão e marketing para sua equipe.

IMPORTANTE: Filtre bem o que é real e o que é “papo de vendedor”, pois com o aumento da concorrência, vendedores podem tomar atitudes anti éticas, e levantar inverdades sobre os concorrentes, o que poderá prejudicar sua escolha. Verifique as informações que estiverem colocando sua escolha em dúvida.

7. Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado

Evite assumir custos desnecessários, mas invista sem medo quando perceber boas vantagens para economia de tempo, organização e melhoria da interação com seus clientes.

Entenda que contratar é apenas o início, depois você precisará dedicar algumas horas das próximas semanas para engajar a equipe no novo software.

Ter uma pessoa que acompanhe seu escritório por, no mínimo 30 dias, é altamente relevante para não tomar todo seu tempo e causar mais problemas do que resolver.

Uma coisa é muito importante.

Quando falamos de economizar, preste atenção nisso…

Muitos escritórios pensam em compartilhar usuários quando o software utilizado cobra a mais por usuário, ou seja, 1 usuário para uma ou mais pessoas.

Se for para fazer isso, nem contrate.

Já citamos acima, mas ressalvamos o fato que, se você tem uma equipe e pensa em crescer, uma questão é fundamental para o sistema: ter direito a usuários ilimitados.

Pense bem, se você quer organizar as tarefas e delegar com segurança, ao compartilhar um usuário você perde toda a possibilidade de controle e registro, para poder gerenciar e cobrar cada pessoa.

8. Faça bem feito o “test-drive”

Após compreender isso, é muito importante que você use o período de testes (conhecido também como “trial“). Muito semelhante a um test-drive de carros, o trial de um software libera para você e versão completa da plataforma durante um período específico (geralmente 7 dias) para você saber se aquele produto realmente vai ajudar a crescer e fornecer tudo o que está precisando. Assim, você se livra do risco de contratar um software e se arrepender.

Após o período de teste, você poderá tomar três diferentes decisões:

a) Contratar a plataforma;
b) Voltar ao modelo gratuito, com limitações (dependendo de cada caso, pode ser o suficiente);
c) Testar outra plataforma.

Essas são as principais questões para se fazer uma boa escolha. Mas quais funcionalidades vão, de fato, transformar sua vida e alavancar sua carreira na advocacia? É isso que trataremos a partir de agora.

9. Home Office: Entenda o que é necessário ter no software jurídico para viabilizar

Inclusive, a possibilidade de ter seu escritório em qualquer lugar que vá permite a aplicação de home office integral ou parcial. Se optar por esse caminho, você poderá trabalhar sem se prender ao horário comercial. Se você se sente mais produtivo das cinco da tarde até a meia-noite, por que começar a trabalhar às oito da manhã?

E mesmo que a aplicação não possa ser integral nem parcial, é uma ótima saída para situações emergenciais. A escola do filho não vai funcionar nesta quarta? O carro quebrou? Uma greve está interrompendo o trânsito? Não é mais necessário perder um dia de trabalho por causa disso.

Banner para clicar e fazer download do e-book "como implementar home office na advocacia"

10. Tudo centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente.

A mais importante característica de um bom software jurídico é a possibilidade de manter seu escritório acessível de qualquer lugar que possua acesso à internet.

Ou seja, a capacidade de armazenar todas as informações dos seus clientes e processos, permitindo o fim de documentos, arquivos e pastas físicas ocupando espaço no seu escritório.

Junto a isso, é necessário que, com um login e senha próprio do usuário, você consiga ter acesso à todas essas informações de qualquer lugar do mundo que tenha acesso a um computador e internet.

Consequentemente, também é importante que o software seja uma plataforma digital e online, sem necessidade de nenhum tipo de download ou instalação para funcionar em um computador específico. Assim, na ausência do seu computador ou notebook, você consegue exercer as mesmas funções em qualquer outro dispositivo que esteja ao seu dispôr.

É a total independência geográfica do seu escritório. A onipresença não é um termo exagerado, uma vez que você realmente vai conseguir ter completa habilidade de trabalho em todo o planeta.

 

11. Evolução no controle financeiro

Um dos maiores problemas relacionados à gestão em escritórios de advocacia é a falta de cuidado com finanças. As faculdades e universidades de Direito, infelizmente, não abordam empreendedorismo ou administração.

É preciso tratar o escritório de advocacia com a qualidade de gestão de qualquer outra empresa.

Cuidar adequadamente de suas finanças é um diferencial que vai dar a você muita vantagem para não fazer parte deste grupo. Então, opte por um software jurídico que possua área de controle financeiro, que gerencie as cobranças de honorários por cartão de crédito e boleto (também é possível mesmo sem existir CNPJ).

Controle de custos, previsão de honorários, gráficos de lucratividade, pendências de inadimplentes…

Quanto mais completo for esse painel, mais fácil será para você perceber como está o sucesso do seu escritório.

Mais do que isso, você terá maior clareza em compreender quais atividades estão gerando mais lucro e quais não estão. Assim, saberá no que deve investir para potencializar esse sucesso.

Banner para clicar e fazer download do Kit de Organização Financeira Rápida para escritórios de Advocacia

12. Controle de produtividade por pontuação por tarefas

Este é um ponto que não apenas trará maior sucesso para o seu escritório, mas também mais motivação e qualidade de vida para todos que trabalham com você. Além de evitar problemas em relacionamentos pessoais com colegas ou sócios.

É muito importante o uso de um software jurídico que permita vários usuários (cada um ter seu login e senha) e que permita transparência entre todos os membros da equipe (ou pelo menos uma visão geral para o advogado gestor).

Dessa forma, todas as atividades serão registradas. Quem recebeu a tarefa, quem cumpriu, quem atrasou, quem produziu mais, quem produziu menos. Tudo isso estará devidamente documentado.

Isso evita a sensação de injustiça quando um colaborador trabalha muito e outro está um pouco displicente. Mais do que isso, permite que se pense em formas de identificar o problema de algum membro do time e estudar maneiras de capacitá-lo para restabelecer sua produtividade.

O controle de produtividade auxilia muito no mérito individual e extingue qualquer problema que cause dúvidas entre o time. Não há motivos para passar por falsas acusações, omissões ou conflitos no ambiente de trabalho se tudo estiver registrado.

13. Software Gratuito x Software Pago

Com buscas rápidas, é bem fácil encontrar tanto softwares gratuitos quanto pagos. Qual a real diferença entre eles?

O primeiro ponto é a centralização de funcionalidades. Hoje, você consegue executar praticamente tudo que é necessário para gerir seu escritório sem gastar sequer um real para isto. Porém, poderá ter uma incrível dor de cabeça para administrar diferentes plataformas.

Você pode, por exemplo, usar a agenda do Google para marcar compromissos, o Excel para manter lista de clientes e processos, outro arquivo de Excel para gestão financeira, grupos em whatsapp ou messenger para circulação de tarefas entre sócios e colaboradores, o Trello para organizar tarefas do dia, e por aí vai.

Com essa logística, apesar de não ter nenhum custo de contratação de uma plataforma, você terá que fazer tudo manualmente. Desta forma, é muito comum que você perca diversas informações que, somadas, acarretarão em retrabalho e perda de tempo tentando identificar erros. JAMAIS recomendaremos que você trabalhe desta forma.

O segundo ponto é a limitação de funcionalidades. Como mencionei acima, a ADVBOX jamais recomendará trabalhar com diversos softwares diferentes. Portanto, é preciso encontrar um único software que atenda, pelo menos, 90% das suas necessidades. E esse software provavelmente terá um custo de contratação.

Porém, também é muito provável que ele possua uma versão gratuita. E essa é nossa primeira grande dica. Dê preferência para softwares que apresentem uma versão sem custos, mesmo que com suas funcionalidades limitadas.

14. Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas

Também é interessante optar por um software que permita pontuação por tarefa. Ou seja, a cada tarefa é aplicado um valor de pontos, que seja justo e relativo à complexidade da tarefa e ao tempo de execução da mesma.

O que é mais importante? Trabalhar mais tempo ou ter mais resultado? Estabelecer como critério a pontuação, e não a carga horária, é um estimulo para que se trabalhe melhor, de maneira mais rápida e focando em resultados.

Esse é um conceito que virou tendência mundial no mundo dos negócios chamado gameficação. Ou seja, tornar a rotina de trabalho em uma espécie de jogo, onde é estabelecido um número mínimo de pontos por mês (ou por semana) para cada integrante.

Essa estratégia pode, inclusive, ajudar você a criar recompensas que estimulem os setores ou colaboradores do escritório. Que tal uma bonificação em dinheiro para quem superar a pontuação em 30%? Ou que tal dar um dia de folga para o colaborador com a maior pontuação da semana? Ou uma semana de Home Office para o membro com maior pontuação no mês?

A gameficação permite que você use sua criatividade para manter seu time motivado e engajado com os objetivos do escritório.

Banner para clicar e fazer donwload gratuito do e-book sobre gameficação na advocacia

15. Automações

Outra característica importante em um sistema digital é a possibilidade de automatizar algumas atividades. Disparos automáticos de e-mails e SMS são um exemplo disso.

No caso de softwares jurídicos, é muito importante que essa possibilidade exista, por exemplo, para notificar seu cliente sobre movimentações de processo. Imagine seu cliente receber uma mensagem avisando sobre o andamento da ação assim que ela ocorre, sem precisar de nenhuma intervenção sua. O seu tempo erá poupando e o seu atendimento será elogiado.

Outro exemplo está relacionado às pontuações, já abordadas anteriormente. É importante que, ao marcar uma tarefa como concluída, a pontuação seja atribuída ao usuário de maneira automática.

Enfim, qualquer tarefa que não exija interpretação, raciocínio complexo ou pensamento subjetivo pode ser automatizada. E, consequentemente, isso torna o trabalho mais ágil e deixa você com mais tempo livre para trabalhar em atividades que uma programação não consegue resolver. Ou, se preferir, para o lazer (por que não?).

16. Treinamento e suporte ao software jurídico

Por fim é necessário certificar que você não estará sozinho. Imagine o quanto será desagradável contratar um software jurídico e não receber qualquer orientação sobre a sua melhor funcionalidade.

O treinamento de 30 dias para implantação é fundamental, pois mais que aprender onde clicar, a equipe precisa engajar no uso.

É essencial saber que você terá treinamento e meios para dominar as funções, ajudar a resolver problemas, solucionar dúvidas e acompanhar sua evolução com o uso do software jurídico.

Também é interessante que o treinamento seja atualizado e disponível a hora que você puder, 24 horas por dia, afinal, ninguém na advocacia tem tempo sobrando. A abertura de uma chamada para ser respondido apenas por e-mail deve resolver sua necessidade.

Opte por um atendimento que seja em tempo real, como em chats e, quando mais complexas, por videoconferências. Dessa forma, em uma conversa real, o aproveitamento do seu atendimento será muito maior e mais esclarecedor.

Qual software jurídico possui isso tudo?

Como mencionamos no início, milhares de softwares amparam os mais variados nichos atualmente no mercado brasileiro.

Porém, a ADVBOX foi pensada para ser tudo o que o advogado sempre sonhou. Foi construída dentro de um escritório de advocacia, testada e aprimorada durante anos por advogados antes de ser lançada no mercado.

Dessa forma, ela atende a praticamente todas as áreas mencionadas ao longo desta publicação, ou está finalizando seu desenvolvimento.

Entre em contato agora mesmo e teste a experiência que somente a ADVBOX pode te dar.

Banner para clicar e fazer uma demonstração gratuita da ADVBOX


Lucas Steinmetz

Formado em jornalismo, especializado em estratégias e técnicas SEO e Professor do Instituto IbiJus. Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet. Atualmente, trabalhando em um dos mais completos métodos de marketing jurídico focado em qualidade e resultados sem ferir as normas da OAB.

2 comentários

Isis Lund · 12 de março de 2019 às 15:13

ADVBOX tem tudo que um software precisa ter para tornar um escritório digital. É o melhor!

Vitória · 12 de março de 2019 às 15:50

Quantas informações relevantes!!! Obrigada pelo conhecimento compartilhado!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *