Os escritórios mais produtivos são aqueles que aprendem a utilizar a tecnologia para reaproveitar o trabalho já feito anteriormente, como o preenchimento de petições e outros documentos. Saiba como fazer isso de forma simples!
O que fazer para automatizar processos?
Entender os processos do seu escritório é o primeiro passo da automatização. O gestor que deseja combater a improdutividade precisa entender o que leva mais tempo para ser realizado e buscar soluções para otimizar as operações da equipe.
Por exemplo, a escrita de petições é algo indispensável no dia a dia dos escritório, isso é inegável. Porém, uma parte considerável do tempo dos advogados é gasto buscando os dados dos clientes e do processo.
O mais apropriado é buscar maneiras de automatizar esse fazer o preenchimento automático desses dados no momento de geração do documento. Essa é uma das soluções alcançadas pela ADVBOX!
Dessa maneira, através de um comando simples no editor de documento, o advogado é capaz de aproveitar todas as informações utilizadas no cadastro do cliente e inseri-las de forma automática no documento que está sendo produzido.
O mesmo também é possível de ser feito com os dados do processo, de endereçamento, de data e de local.
Tudo isso com apenas um clique e de acordo com as exigências do CPC!
Assim, o advogado pode focar sua atenção em apenas duas de todas as exigências de uma petição: os fatos e os pedidos. Isso porque com a criação de um modelo é possível manter tudo que se refere à fundamentação.
Como automatizar petições?
Uma petição inicial simples, um dos documentos mais corriqueiros produzido por um advogado, costuma levar em torno de 30 minutos para ser concluída. Todo esse tempo pode ser aproveitado para tarefas mais complexas e que exigem mais atenção.
Essa dedicação pode ser reduzida a meros 10 minutos com o preenchimento automatizado dos dados variáveis do documento!
Costumeiramente é a Controladoria Jurídica que fica responsável por manter a biblioteca de petições organizada, tarefa que também demanda considerável esforço. Porém, com a automatização dos documentos isso também é agilizado.
Todos os modelos ficam arquivados no próprio sistema e basta uma busca rápida para encontrar o modelo desejado e fazer o preenchimento automáticos de todos os dados necessários.
Preparamos um vídeo demonstrando a facilidade de utilização dessa ferramenta e apresentando todas as possibilidades trazidas por ela. Assista abaixo.
Quais as vantagens de uma biblioteca própria de modelos?
Ter os modelos necessários para a produção de documentos sempre à mão é uma das formas mais eficazes de melhorar a produtividade de um escritório.
A advocacia digital permite que escritórios e advogados reduzam o tempo gasto com as tarefas jurídicas devido às enormes possibilidades trazidas por ela. Todas essas possibilidades vão desde a automatização de processos até a melhora na qualidade de vida.
Dessa forma, profissionais e equipes jurídicas dispõe de muito mais tempo que pode ser dedicado à outros afazeres profissionais ou até mesmo à questões pessoais.
Por exemplo, você já parou para pensar em quanto tempo gasta só com a pesquisa, a montagem e a organização de petições? A resposta é simples: muito!
Porém, com o software jurídico adequado toda a produção jurídica se torna muito mais simples de maneira impressionante. Isso porque todos os usuários têm acesso à mesma biblioteca de modelos que podem ser editados de forma automatizada a partir de pequenos comandos.
Dessa forma, qualquer usuário pode editar seus modelos de petição online para adequá-la às suas necessidades.
Além disso, ele pode deixá-la disponíveis no banco de petições da plataforma para que todos os outros advogados do escritório possam utilizar, agilizando a produção e otimizando a gestão do tempo de toda a equipe.
Essa ferramenta é ideal para escritórios de pequeno e médio porte e que atuam com os mais variados tipos de ação e nos quais o gestor precisa acompanhar de maneira estratégica a atualização segura dos modelos.
Mas ela também se mostra fundamental para grandes escritórios de contencioso de massa com um grande volume de produção petições diárias. Isso porque reduz o tempo de produção das peças e dá mais tempo para a equipe investir em questões estratégicas.
Atualização dos modelos de petições em tempo real
Por tudo isso a gestão dos modelos do escritório se torna muito mais fácil. Principalmente porque os advogados poderão atualizar apenas uma vez o modelo padrão.
Isso inclui, além da jurisprudência, diversas outras melhorias, e reflete de imediatamente em todas as peças usadas pela sua equipe.
Com isso, toda vez que um usuário atualiza suas peças, todos os modelos das peças da equipe são atualizados em tempo real, em todos usuários da conta, facilitando a melhoria das petições.
As atualizações e o acompanhamento das mudanças de legislação e posicionamento dos tribunais superiores de forma efetiva pode ser feito com ainda mais rapidez, tendo em vista que essas mudanças são aplicáveis imediatamente aos processos.
Ou seja, basta que um membro do escritório realize a alteração e a melhoria será em todos os documentos.
Controladoria Jurídica Digital
Todas essas funcionalidades, além de diversas outras, têm impacto direto na facilitação da implementação da Controladoria Jurídica Digital.
A Controladoria Jurídica é a área que se responsabiliza por toda a parte operacional e burocrática da operação do escritório.
Fazer sua implementação não exige custos adicionais, pois na verdade se configura como uma nova forma de organizar o fluxo de trabalho do escritório. Esse é um sistema já utilizado e com eficácia reconhecida mundialmente.
Com o software jurídico adequado e que contenha todas as possibilidades para a automatização de documentos é possível não realizar a implementação desse setor essencial, como otimizar a produtividade e a gestão da equipe do escritório.
