Escritório Digital: O que é e como performar mais na advocacia?

O escritório digital e a digitalização do escritório de advocacia consistem na centralização das informações de um escritório. Ao digitalizar o seu escritório, você alcançará inúmeras vantagens de negócio. Dentre elas, o aumento da produtividade, de novos clientes de forma rápida e consistente e da receita mensal do escritório.

Antes de explicar melhor o que é o escritório digital, é importante pontuar o que ele não é.

Quando falamos em escritório digital é comum que se confunda este conceito com web service e com escritórios online. Os três conceitos são diferentes, possuem objetivos, tarefas e práticas distintos entre si, servindo diferentes portes de escritórios e necessidades dos seus negócios.

Abaixo, as diferenças entre esses três conceitos:

Escritório Online

Os escritórios online também se valem dos benefícios trazidos por escritórios digitais e digitalização em escritório de advocacia. Porém, se diferenciam do web service na medida em que são 100% virtuais.

Ou seja, todas as operações acontecem no âmbito digital. Desde o marketing até o relacionamento com os clientes e a realização e produção dos processos, gestão da equipe e relacionamento com advogados parceiros.

Basicamente, em um escritório online existe a possibilidade que a colaboração de outros advogados e funcionários seja realizada eventualmente de forma remota, pois os documentos e informações dos processos estão na nuvem, e podem ser acessíveis de qualquer lugar. Pontos principais:

• atendimento presencial e online
• a negociação e fechamento de contratos presencial
• arquivo de documentos online
• informações processuais online
• trabalho da equipe presencial
• controle de pessoal focado em horário

Entretanto, há várias limitações para que o trabalho remoto se torne comum, especialmente na produtividade e na manutenção de um fluxo de trabalho adequado e fluente.

Enfim, neste modelo ainda há necessidade da equipe estar presencialmente disposta, e também de haver um atendimento presencial de balcão no escritório, pois há clientes que contratam presencialmente.

Escritório Digital

O escritório digital passa a existir quando é feita toda a digitalização das informações que possibilitam a prestação de serviço.

Todavia, é possível que um escritório tenha as suas informações digitalizadas e continue atendendo no balcão, presencialmente, e limitando ao atendimento à atuação local (ou seja, na região em que está localizado fisicamente).

As informações que podem ser digitalizadas são a sequência de tarefas ou fluxo de tarefas, o nível de produtividade diário, semanal e mensal, a taxa de procedência de processos, improcedência de processos, os dados financeiros, os clientes, registros de atendimento aos clientes, o cadastro dos clientes, fotos de petições, contratos e outros documentos que são utilizados rotineiramente no escritório.

Pontos principais:

• marketing exclusivamente digital
• atendimento apenas em canais online (e-mail e redes sociais).
• a negociação e fechamento de contratos online
• arquivo de documentos online, em uma plataforma de Advocacia digital. 
• trabalho da equipe remoto (home office). 
• controle de pessoal focado em pontuação por tarefas
• gestão de parcerias online e compartilhamento de processos
• gestão de conhecimento digitalizado

Dessa forma, é possível que o escritório seja completamente gerenciável pela internet, com fácil acessibilidade e fluxo de trabalho fluente. O escritório digital possibilita o acesso de todas informações do escritório de qualquer lugar com conexão à internet.

Web Service

Podemos comparar web service na advocacia com um “e-commerce de advogados ou escritórios”. Ou seja, consiste na prestação de serviço através da internet, englobando desde o marketing até o relacionamento com os clientes.

Ao disponibilizar web service no seu escritório, você estará fornecendo o acesso ao seu serviço através da internet. Mas isso não significa que você realizará o trabalho totalmente pela web, como no caso do escritório digital. 

Ocorre da mesma forma em uma loja de camisetas vende através da internet mas produz no âmbito físico. Vale ressaltar, ainda, que escritórios locais ou escritórios de atuação nacional podem obter vantagens e resultados com web service.

Além disso, web service, via de regra, é potencializado pelo escritório digital ou digitalização de escritório de advocacia.

Agora, listaremos abaixo alguns dos principais ganhos que a Advocacia digital fornece através da implementação do modelo de Escritório digital.

#1 Acelerar o atendimento ao cliente gera mais indicações: como fazer isso centralizando as informações dele?

O primeiro problema que o escritório digital soluciona é a falta de centralização das informações. Isso resulta imediatamente na demora no atendimento ao cliente. Ela é uma das principais responsáveis pela redução no número recomendações (famoso “boca-a-boca”), de clientes para novos clientes.

Essa queda nas recomendações acontece em diversos momentos. Quando o cliente vai até o escritório buscar informações sobre o seu caso ou processo e se depara com uma busca interminável por essas informações, desorganização de pastas, falta de clareza sobre quem está trabalhando no processo, atendente precisando ligar para o advogado para saber o que fazer, etc.

A percepção do cliente de que o escritório está desorganizado causa muita insatisfação.

Além de centralizar as informações, o advogado também pode colocar em prática outras melhorias inovadoras no atendimento.

Uma delas é a automação de relacionamento com clientes presente em plataformas de advocacia digital. Com ela, você pode programar mensagens automáticas para seus clientes para notificá-los do andamento de seus processos. Isso diminui bastante a quantidade de atendimentos após o fechamento de contrato.

Confira mais abaixo:

#2 Ter mais tempo para conquistar novos processos, diminuir a sobrecarga e surpreender seus clientes, gerando mais indicações:

Outro problema muito comum em escritórios de advocacia é o atendimento reativo. Quase todos os advogados já ouviram a frase “como está o meu processo doutor?“, não é mesmo?

Essa frase não é apenas algo comum entre todos os escritórios, mas também o sintoma de que o atendimento realizado depende de uma iniciativa do cliente de chegar até o escritório e não vice – versa.  Outro sintoma muito comum desse modelo de atendimento é o número de ligações cada vez maior de clientes para o escritório.

Existe um grande tempo dedicado pelo advogado para conversar no telefone com eles explicando o que está acontecendo.Sem mencionar os clientes aparecendo de surpresa no escritório, em momentos em que não há disponibilidade para realizar o atendimento.

A digitalização das informações do escritório possibilita um atendimento ativo, onde o escritório vai até o cliente com as informações que ele precisa.

Automaticamente são enviadas mensagens com informações para o cliente sobre o seu caso ou processo, reduzindo significativamente o número de ligações e a insatisfação dos clientes.

Com o atendimento dessa forma, ele perceberá que está sendo lembrado, bem atendido e valorizado mesmo depois da assinatura do contrato e do acerto de honorários.

Sem que o escritório tenha as informações digitalizadas é inviável a prestação de atendimento ativo automatizado. Isso porque seria necessário que o advogado entrasse em contato a cada movimentação processual com cada cliente para explicar o que está acontecendo.

#3 Escolhendo e conquistando novos e melhores clientes (mais rentáveis) com facilidade

Já imaginou escolher os seus clientes? É através da obtenção de métricas e análise desses dados que se possibilita aos escritórios de advocacia, de quaisquer tamanhos, a seleção exata do seu público-alvo, orientando a conquista de clientes e a especialização do advogado para casos mais rentáveis.

A análise de métricas possibilitará uma série de ganhos estratégicos para expandir o sucesso do escritório e obter mais resultados.

Utilizando as ferramentas adequadas, a obtenção de métricas e análise para elaboração de um planejamento estratégico será fácil.

Gráficos criados por softwares de advocacia digital, de forma automática, podem ser entregues todos os dias, ou mensalmente, para os advogados, preenchendo as lacunas de Formação em gestão que as universidades brasileiras apresentam.

#4 Organização do trabalho para aumentar a produtividade: trabalhando menos, ganhando mais e crescendo o negócio.

É através da análise de métricas que os procedimentos internos podem ser melhorados, reduzindo a quantidade de erros operacionais e, consequentemente, aumentando os índices de procedência e ganho nos casos atendido.

Melhorar procedimentos internos significa dizer que todas as tarefas realizadas dentro do escritório são feitas da melhor maneira possível, com a maior efetividade e com registro de todos os problemas imprevistos que podem acontecer no dia-a-dia do escritório.

Para isso, é preciso ter um sistema que possibilite  ao gestor visualizar de forma clara, precisa e objetiva as tarefas realizadas por cada colaborador.

Cumprindo justamente essa função, ADVBOX possui o Sistema Taskscore, uma ferramenta, que está sendo utilizada por escritórios de advocacia de todo o Brasil.

Com o sistema Taskscore o gestor só precisa de um clique para analisar as métricas do escritório, saber o que cada um está produzindo e resolver problemas de forma mais rápida e eficiente.

Clique aqui para saber mais sobre o sistema Taskscore. 

#5 Obtenção de métricas e análise de performance – Aumento na produtividade

É através do registro de procedimentos internos (as tarefas realizadas dentro do escritório) que se possibilita o aumento na produtividade da equipe através do uso de um escritório digital.

No momento em que todas as tarefas são registradas dentro da plataforma, o gestor terá em mãos os dados de produtividade individuais. Ou seja, poderá verificar quem está sobrecarregado, ou ainda, quem não assume tantas responsabilidades na equipe.

Para quem trabalha individualmente, analisar as métricas de performance no escritório impacta positivamente a produtividade. Isso porque permite que o advogado compreenda quais são as suas dificuldades.

Assim, fica muito claro sobre quais tarefas leva mais tempo para realizar e quais possui maior destreza.

Além disso, o mapeamento das tarefas que são realizadas auxilia na definição de foco e urgência de atividades, e aponta quais são as áreas que necessitam de maior estudo ou treinamento.

Contudo, é preciso uma ferramenta eficiente para por todas essas ideias em prática!

#6 Redução de custos e de estresse: o uso do Home Office de forma inteligente.

O home office como estratégia de redução de custo em escritório de advocacia é válido para diferentes portes de escritórios.

No caso do advogado que trabalha sozinho, há uma redução nos gastos de deslocamento até a sede. Assim há custos apenas no caso de atendimentos a clientes, quando necessário.

Para escritórios que contam com colaboradores, sejam de médio ou grande porte, o home office contribui para redução de custos.

Ele possibilita que seja construída uma sede mais enxuta, que trará despesas menores de manutenção, defasagem de equipamento, contas de luz, água e internet.

Além disso, contribuirá para redução nos gastos de vale-transporte e custos rescisórios. A retenção de talentos é maior com o home office, pois existe a satisfação dos colaboradores em trabalhar de forma remota.

Não precisar se deslocar e poder administrar tarefas pessoais e profissionais de acordo com a necessidade acrescenta muito na qualidade de vida.

#7 Aumentando a motivação e a produtividade com o uso do Home Office

Como já comentamos, o home office possibilita o aumento na qualidade de vida. Tanto do advogado que trabalha sozinho quanto de equipes maiores em escritórios de advocacia.

Isso se deve principalmente a falta de percepção sobre a importância de estar presente fisicamente no escritório de advocacia.

Ao acessar as informações necessárias pelo computador, poderá fazer isso de onde quer que esteja. Isso também facilita para o profissional organizar sua agenda ao longo da semana para cumprir suas demandas profissionais e pessoais.

Se um colaborador do advogado precisa entregar o número X de petições ao longo da semana, o que impede ele de realizar essas tarefas à noite, ou no final do dia, e tirar a tarde para organizar questões de sua vida pessoal?

Além disso, há a questão da energia, motivação, disposição e inspiração para realização do trabalho.

Muitas vezes nos encontramos indispostos para trabalhar no horário comercial e altamente produtivos no final do dia. Infelizmente, no final do dia normalmente estamos presos no trânsito no trajeto para casa.

#8 Multiplicando o alcance a clientes em potencial para escritórios no interior ou cidades pequenas

Nas últimas décadas, houve um aumento do acesso ao ensino superior. O direito é uma das graduações mais procuradas, atingindo mais de um milhão de advogados atualmente no Brasil. Competir nas cidades grandes se torna inviável para diversos profissionais devido aos custos e questões pessoais.

Por isso, quebrar as barreiras geográficas e ouvir o atendimento à distância de clientes são estratégias que solucionam dificuldades de abertura de novos escritórios.

Facilita também no atendimento de clientes que se mudaram, recomendações de outros clientes em outras cidades. Sem falar nos brasileiros morando em outros países. Ou então estrangeiros que possuem questões em andamento no Brasil.

Enfim, uma série de situações que exige a quebra de barreiras físicas é agraciada com os recursos digitais.

E o atendimento à distância proporcionado pelo escritório digital mantém a alta qualidade de atendimento. Uma das maiores vantagens é o fortalecimento da relação advogado/cliente mesmo com a maior rapidez dos atendimentos.

#9 Gerenciando o escritório quando há necessidade de se ausentar sem prejudicar o negócio

Outra vantagem possibilitada pelo escritório digital e que está relacionada a quebra das barreiras geográficas na advocacia é a necessidade que alguns advogados possuem em se ausentar do escritório físico sem abandoná-lo.

Isso significa que, através do escritório digital, é possível realizar viagens ou se ausentar. Diante de imprevistos, não deixará o trabalho urgente e necessário para trás.

Isso acontece porque com o sistema Taskscore o advogado tem a tranquilidade de saber o que cada colaborador do escritório está desenvolvendo na sua ausência.

Dessa forma, o escritório poderá continuar com as atividades, o relacionamento com cliente será mantido e, caso haja alguma necessidade urgente de interferência do advogado no escritório, poderá fazer isso remotamente.

Imagine você estar na praia dos seus sonhos e saber exatamente o que está acontecendo no seu escritório. A Advocacia Digital também significa isso: ter qualidade de vida e continuar crescendo profissionalmente.

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Katiussa Bitencourt

Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.