Para que se consiga acelerar o crescimento do escritório, primeiramente é necessário saber identificar quais são suas fraquezas, onde se está errando, que problemas se tem, para então, buscar a solução.
Aqui na ADVBOX percebemos, cada vez mais, a tendência da gestão digital na advocacia e, com isso, os aspectos mais impactados por ela. Confira algumas características dessa grande mudança.
O essencial papel da internet na Advocacia digital
Um facilitador dessas mudanças é a internet. A internet e a tecnologia andam lado a lado e ambos evoluem cada vez mais rápido. Para refletir, a internet não é algo tão antigo, com apenas 50 anos aproximadamente. Foi inventada em 1969 para questões militares e somente 30 anos depois foi distribuída às pessoas por meio do primeiro provedor de acesso à rede mundial de computadores.
Portanto, a internet para uso popular somente possui, aproximadamente, 20 anos de idade. Nesse pequeno período de tempo, muita coisa na sociedade mudou. O que era clássico e consolidado ou se perdeu ou se atualizou.
Digital x Obsoleto
Há 20 anos, talvez nunca passou pela cabeça das pessoas que pudessem comprar itens, como roupas e calçados, pela internet. Atualmente, as lojas físicas ainda existem, mas a maioria possui também um website para que seus consumidores possam comprar pela internet.
Os bancos, totalmente tradicionais, já possuem aplicativos para que você não precise mais ir até a agência. Você consegue fazer tudo na sua casa por meio do seu celular. Aliás, existem bancos 100% digitais, sem sede física. Um dos mais famosos é o NUBANK, que certamente você conhece ou já ouviu falar. As horas na fila não existem mais.
Outro setor que era tradicional até mais ou menos 4 anos aqui no Brasil, mas que agora mudou completamente, é o transporte. Os taxistas, na sua maioria, migraram para o UBER, CABIFY, 99POP, que surgiram como meio de baratear o transporte entre as pessoas. Isto porque os consumidores deixaram de usufruir dos táxis em razão dos seus altos preços e, até mesmo, do mau atendimento. Hoje você pode chamar um carro pelo aplicativo do seu celular para te levar por baixo custo onde você precisar ir.
No setor de filmes e séries também houveram mudanças. As locadoras que antes alugavam fita VHS tiveram que migrar para os DVDs e, agora, ficaram completamente obsoletas com os serviços de streaming como a NETFLIX e os downloads dos filmes feitos pela internet. E essa transição das fitas VHS para o NETFLIX ocorreu em menos de 15 anos.
E a Advocacia Digital?
Você consegue perceber o quanto já mudamos em tão pouco tempo? Coisas que eram completamente tradicionais e usuais para nossa sociedade já não são mais. Agora existem outros meios de acesso facilitado e mais barato para todos.
Importante dizer, também, que atualmente a própria psicologia está se moldando à tecnologia. Muitos psicólogos agora podem atender seus clientes na modalidade online. Ou seja, não é mais necessário atender os pacientes na forma física, como aconteceu no Estado do Paraná.
E a área do Direito não está muito longe dessas mudanças, pois a inovação já chegou no ramo jurídico e pretende ficar e atualizar, fortalecendo a advocacia digital. Até pouco tempo atrás, menos de 10 anos, todos os processos eram físicos. Hoje, cada Estado da Federação tem um sistema próprio com processos digitalizados. Tudo via internet, até mesmo os de 2º grau.
O próprio Supremo Tribunal Federal já possui inteligência artificial implantada no sistema para agilizar os processos em trâmite. É o chamado VICTOR, que “irá ler todos os recursos extraordinários que sobem para o STF e identificar quais estão vinculados a determinados temas de repercussão geral”[1].
Atualmente, existem várias empresas com diversos ramos que foram criadas com o intuito de facilitar a vida do advogado e inovar o ramo do Direito, que é clássico e tradicional. Sim, o próprio ramo jurídico está sendo modificado, acredite!
Abaixo, quero mostrar benefícios que mais identifiquei na prática da advocacia digital, como melhoria da gestão e superação de problemas através da digitalização de escritórios.
Advocacia em rede ou colaborativa
Na advocacia são muitos os profissionais que atuam em áreas descondizentes com suas habilidades, tornando o exercício da profissão pesado, afinal “remar contra a maré” cansa.
A percepção da advocacia em rede busca conectar profissionais através dos seus propósitos para a realização de projetos, atuação, representação, suporte, enfim, conectar.
Inúmeras são as plataformas existente hoje no mercado que permite um trabalho compartilhado por advogados. O Google Drive, por exemplo, possibilita a permuta imediata de arquivos e a confecção compartilhada de documentos ou planilhas em tempo real. Sem falar das reuniões através de Hangout por um custo extremamente baixo.
Cada vez menos importa, para o exercício da profissão, o advogado especialista naquele caso estar próximo geograficamente. As audiências por videoconferência já são uma realidade em muitos tribunais. Os processos são virtuais.
Em outubro deste ano teremos o lançamento do AdvBox. Uma plataforma desenvolvida para advogados intimamente conectada com essa nova percepção. Determinados clientes poderão ser compartilhados com um clique com outros advogados, independentemente de onde estejam, para que possam emitir seus pareceres ou atuar diretamente naquele caso. Os documentos digitalizados e armazenados em nuvem permite acesso imediato por todos os envolvidos. Com registro de atividades e históricos de clientes, o processo logístico para atendimento se torna extremamente eficaz.
É a tecnologia desenvolvendo um campo fértil para uma nova mentalidade transformadora, também, no exercício da advocacia.
Advocacia Digital e Qualidade no atendimento
Muitas vezes o que trava o crescimento do escritório e, consequentemente, o aumento de receita no escritório, é ter clientes insatisfeitos.
O cliente é sua fonte de renda. Portanto, ter um bom atendimento deve ser sua prioridade.
Ter um atendimento reativo, não estar sempre disponível para o cliente, não dar conta de atender todas as ligações ou atendimentos pessoais agendados, entre outras coisas, fará com que o seu cliente fique insatisfeito, não indique seus serviços e, pior ainda, fale mal de você.
Portanto, é preciso pensar sempre em maneiras de otimizar o atendimento.
Fazer que o cliente procure você para ter informações sobre o processo dele, não é legal. Se você tiver um atendimento pró-ativo, se antecipando às perguntas do cliente, mostrando interesse e atenção à ele, com certeza esse cliente ficará muito satisfeito com seu atendimento e lhe indicará para outras pessoas.
Por isso é tão importante ter um bom software para gestão digital na advocacia. Assim, é possível centralizar as informações dos seus clientes e fazer um atendimento ativo e automatizado.
Métricas e Performance
Você saberia responder agora, rapidamente, quanto você teve de receita bruta no escritório nos últimos meses? Quanto tem de receita futura a receber? Quanto você e sua equipe produziram no mês passado? Qual é o seu fluxo de trabalho atual?
Não conseguiu responder tudo? Não conseguiu responder nada?
Se não souber esses dados, não saberá onde e nem quanto precisa melhorar em cada área do seu escritório.
Não possuir uma gestão financeira, uma gestão de procedimentos e um planejamento estratégico, fará com que você fique à deriva, sem saber onde está ou para onde vai.
Novamente, ter uma centralização de informações em uma única base, é de extrema importância para o seu crescimento. Com uma única base, onde você possa inserir os dados financeiros do seu escritório, seu fluxo de trabalho, controlar a produtividade de cada pessoa da sua equipe e medir a produção do seu escritório, lhe dará possibilidade de fazer um ótimo planejamento, investir onde precisa com segurança, e atingir os objetivos que você deseja.
A Gestão digital na advocacia e a Quebra de barreiras geográficas
Se você tem seu escritório em uma cidade pequena ou, mesmo estando em uma cidade grande, sente que gostaria de ir mais longe e atender clientes de qualquer lugar do mundo, a saída também é a gestão digital na advocacia.
Com tudo que já vimos, é possível gerenciar toda produção do escritório de qualquer lugar. Da mesma forma, lhe permitirá pensar em buscar e atender clientes pela internet.
Todas as pessoas, do mundo inteiro, que tem internet, serão clientes em potencial. Já pensou? Ou, quem sabe, manter seus clientes locais, mas atendê-los com tranquilidade de qualquer lugar do mundo. O que você acha?
Isso ajudaria muito a aumentar sua receita, empreender sem limitações, decolar no mercado de advocacia.
CRM: Otimizando o relacionamento com clientes
CRM são as iniciais de “Customer Relationship Management”. Traduzido para o português, significa “Gestão de Relacionamento com o Cliente”. Trata-se de uma abordagem que, por meio de um conjunto de práticas, estratégias e tecnologias, coloca o cliente como principal foco dos processos de negócio. Assim, você pode antecipar suas necessidades, buscando atendê-lo da melhor forma possível.
O CRM é utilizado em empresas dos mais diversos tamanhos e segmentos. Também pode (e deve) ser utilizado pelo seu escritório de advocacia. Com este foco no cliente e com técnicas de automação, seu atendimento ficará mais ágil, eficaz e satisfatório. Além disso, otimizará seu tempo nas tarefas de rotina, economizando horas incontáveis para focar em tarefas mais importantes.
Se você se interessa na ideia de utilizar o CRM no seu escritório, veja de que formas ele pode ser aplicado e quais os benefícios que ele pode trazer para você:
Centralização de informações com CRM
O primeiro passo para aplicação do CRM é ter um meio de centralizar todas as informações dos seus clientes num só lugar. Quanto mais dados você conseguir reunir, melhor!
No caso da advocacia, com a centralização dessas informações o atendimento melhora e fica mais ágil. Além disso, é possível implementar técnicas fáceis e avançadas de automação do relacionamento com o cliente. Portanto, a prática de ter um pouco em uma pasta física, outro pouco numa pasta do computador, mais um pouco nos tribunais (dentro dos processos) e etc, deve ser encerrada.
Detalhamento de origens dos clientes
Tendo as informações de clientes centralizadas em um único sistema, será possível você detalhar as origens desses clientes. Saber as origens dos clientes é extremamente importante.
Em caso de indicações, que na área advocatícia é muito comum, você saberá exatamente quem está indicando novos clientes. Isso possibilitará que você tome providências para deixar esses indicadores sempre ao seu lado.
Seja com envio de lembranças, seja com mensagens em datas comemorativas ou outras mensagens que façam sentido para estreitar e fortalecer o relacionamento. O importante é fazer com que eles sintam-se lembrados e reconhecidos, mantendo suas indicações.
Outro caso é quando você investe em marketing, mídias sociais, anúncios e publicidade. Situações em que é possível medir os retornos do seu investimento. Saber as origens dos clientes e mantê-las também é um passo importante na gestão de relacionamento com o cliente.
Automação de relacionamento
Não há dúvidas de que o melhor marketing é você ser bem falado no mercado e ser indicado por clientes satisfeitos. E isso se alcança, justamente, tendo um atendimento de qualidade e tendo diferenciais no trato com os clientes. Uma das estratégias de marketing digital mais eficazes é a integração do CRM com a automação de relacionamento ao cliente.
A automação de relacionamento consiste no envio de mensagens programadas para os clientes do escritório. Entendendo perfis, ações e contato do cliente com CRM, a automação de relacionamento pode oferecer resultados ainda melhores. Isso porque o CRM fornece os dados necessários para entendermos melhor quem são os clientes, suas preocupações, seus canais de comunicação (e-mail, SMS, redes sociais), etc.
Com esse detalhamento e a automação, consegue-se uma série de benefícios e vantagens. A fidelização de clientes, o reconhecimento do escritório e, consequentemente, um maior número indicações pelos clientes. Além disso, diminuem bastante os custos e quantidade de trabalho com atendimento. Assim, a aquisição de novos e mais rentáveis clientes fica mais simples.
Além disso, é possível automatizar envio de mensagens por etapas de processos, reduzindo custos de comunicação com clientes, aumentando sua satisfação e diminuindo a carga de tarefas da equipe.
Com certeza essa prática ajudará e muito a aumentar a carteira de clientes, o que trará ainda mais rendimentos e lucro para você.
Especialista em Gestão de Escritórios de Advocacia e CEO da ADVBOX
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