Como a tecnologia (ainda) está transformando a Advocacia
Você acha que seu escritório está adequado às novas tecnologias voltadas para a Advocacia. Será? Responda, mentalmente mesmo, as questões abaixo:
1. Você digita a procuração, contrato de honorários e demais documentos no Word ainda?
2. Possui um armário de arquivo de documentos de papel de clientes no seu escritório?
3. Você recebe muitos clientes pessoalmente – ou através de ligações – com a clássica pergunta “Doutor, como está meu processo?“
4. Você já trabalhou em parceria com outro advogado usando a mesma plataforma digital?
5. Você sempre sabe se passou uma tarefa para a secretária ou outro colaborador, ou se eles cumpriram a tarefa, ou não?
6. Você sabe o porque está insatisfeito com a dedicação ou produtividade do seu sócio, do seu colaborador e até mesmo sua, porque consegue ver isso no seu sistema digital?
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Se para pelo menos 1 das 3 primeiras perguntas você respondeu SIM. Ou, pelo menos 1 das 3 últimos obteve resposta NÃO, é porque (ainda) precisa se atualizar em relação às inovações que a área de tecnologia pode trazer para você e seu escritório. Então, continue sua leitura e veja como se beneficiar.
Os sistemas antigos de gestão de processos causavam mais estresse do que ajudavam, isto porque demandavam mais trabalho na inserção de dados no sistema do que o advogado já fazia. Os mais atuais estão criando funções em cima do tempo já gasto pelo advogado ou colaborador para fazer a mesma coisa e conseguem fazer em menos tempo, com menos trabalho.
A criação automática de documentos faz com que seu primeiro atendimento ao cliente permita que você reduza a confecção da procuração e contrato de cerca de 8 minutos para 2,5 minutos, e nas demais contratações, é possível atualizar esses documentos em 10 segundos. Além disso, as melhores plataformas já criam seu cadastro digital de clientes, que trazem inúmeras funcionalidades para gestão, marketing jurídico, atendimento ao cliente ativo e organização operacional.
O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) atual adotado pelas plataformas é rápido e eficaz, além de ser seguro, e disponibilizar em qualquer aparelho (computador, smartphone, notebook) os documentos dos clientes, simultaneamente, para todos no escritório.
A Automação de Atendimento ao Cliente é uma das principais novidades aos advogados para 2017, ela inclui serviços automáticos que explicam os andamentos processuais aos clientes, gerando segurança e confiança no cliente, e liberando um tempo no trabalho inestimável aos advogados e colaboradores.
O compartilhamento de clientes é outra novidade de 2017, inventada pelo ADVBOX no mundo, o compartilhamento de clientes permite que o advogado ou escritório compartilhe seu cliente e os documentos com um escritório parceiro de confiança, sem precisar upar novamente esses documentos ou fazer relatos extensos. Além disso, o acompanhamento dos serviços dentro do escritório parceiro podem ser visualizados através do histórico, e há um painel de controle de Advocacia em Rede, para gerir a parceria.
O Histórico Inteligente do Caso (Procedimento ou Processo) permite que todos os envolvidos no processo visualizem o andamento interno ao escritório, as tarefas demandadas e atualizadas, e se foram cumpridas ou não. É impressionante como esta simples ferramenta melhora o fluxo de trabalho e a comunicação entre todos, permitindo melhores resultados e maior produtividade de todos.
O Controle de Produtividade e Desempenho Pessoal de todos que trabalham no escritório é essencial para a evolução, para manter a harmonia entre todos e até mesmo para não ocorrerem injustiças devido a “achismos” em relação a produtividade do pessoal. Por isso a ADVBOX foca muito no registro e medição do desempenho dos usuários, como forma de desenvolvimento de todos no seu escritório.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
