Falar sobre processos que podem causar prejuízo para o escritório pode ser um assunto complexo e, muitas vezes, até polêmico. Afinal, você já parou para pensar o quanto a advocacia é uma profissão voltada para resultados?
Todos os dias os profissionais que atuam na área são desafiados a conquistar o direito dos seus clientes, seja de maneira judicial ou extrajudicial. Entretanto, alcançar o objetivo final nem sempre é tão simples.
Os advogados precisam de tempo e muita dedicação para acompanhar a movimentação dos processos até que eles cheguem ao acordo ideal. Mas, em meio a tudo isso, alcançar o objetivo final nem sempre é simples.
Sem um olhar voltado para dados consistentes, sem um acompanhamento organizado das safras de processos e deixando de lado a visão de produtividade da equipe é muito provável que os processos tragam prejuízo para o escritório.
Você sabe responder, por exemplo, quais os processos que hoje são mais rentáveis para o seu escritório? E quais tramitam mais rápido? Essas perguntas podem parecer muito “básicas”, mas muitas vezes elas são difíceis de se responder.
Se você e seus sócios têm essa dificuldade de enxergar quais processos podem estar trazendo prejuízo para o escritório, não se preocupe. Nesse conteúdo nós da ADVBOX vamos te apontar um caminho seguro e com uma visão voltada à análise de dados.
Aqui já vai a primeira dica desse post: você precisa começar pela organização dos dados da sua empresa. Não é possível mensurar, avaliar prejuízos e processos que não são rentáveis sem ter evidências.
Agora você pode estar se perguntando: como fazer isso? Continue lendo o conteúdo para descobrir!
Como alguns processos podem trazer prejuízo para o escritório?
Uma das principais causas que podem levar a prejuízo para o escritório de advocacia é a falta de registro de custos, o que leva a um desconhecimento do CPP (Custo de Produção por Processo).
Esse primeiro ponto já é extremamente crítico e, se o seu escritório não tem esse cuidado, provavelmente vai incorrer em um erro de precificação.
Sem conhecer os custos do processo fica difícil avaliar quais são mais rentáveis em relação àqueles que podem estar apenas tomando tempo da sua equipe sem reverter efetivamente em lucros.
Sabemos que existem áreas do Direito em que a lucratividade pode ser menor, porém a quantidade de processos é maior, como é o caso da área Trabalhista.
Já outras, como é o caso da Previdenciária, o volume pode até ser menor, porém os lucros aumentam. É esse o cenário que você precisa começar a desenhar no seu escritório para ter em conta como está a realidade dos processos.
Esses pontos iniciais devem estar destacados no planejamento financeiro da empresa. Sem uma gestão adequada das finanças é muito mais difícil saber onde se quer chegar, quais os planos a curto, médio e longos prazos.
E aqui também se conecta a necessidade de estabelecer, desde o início da empresa, o registro de custos e como será feita a atualização e acompanhamento deles.
Como aumentar o rendimento do escritório de advocacia?
Para evitar prejuízo para o escritório e aumentar o rendimento da empresa, podemos afirmar que todos os caminhos levam para a análise de dados.
Temos certeza que o seu escritório gera, todos os dias, uma infinidade de dados que podem estar se perdendo pela falta de organização.
Mas acredite, não importa se você é um um advogado de uma grande banca ou um advogado independente, é impossível realizar essas análises individualmente sem auxílio de um software específico.
Para ter as informações que você precisa e conseguir analisar quais os processos que podem causar prejuízo para o escritório é indispensável contar com a tecnologia.
É aqui que entra o BI (Business Intelligence) ou Inteligência de Negócios. Se para você o conceito de BI ainda não está claro, vamos resumir dizendo que:
- Se trata de um conjunto de ferramentas e técnicas que auxiliam empresas de todos os segmentos a tomar decisões fundamentadas em dados;
- Na advocacia, o BI pode trazer dados sobre comportamento dos clientes, tendências na área de atuação, análise de dados dos processos e até mesmo uma correlação inteligente sobre a linha de pensamento de cada juiz;
- Todos os dados são relacionados pela ferramenta de BI, porém, uma – ou mais – pessoas do escritório devem ser as responsáveis pelo direcionamento que será tomado a partir dos dados apresentados pela ferramenta.
Agora que você já compreendeu como o BI pode ser um importante aliado para o seu escritório de advocacia, fica mais fácil compreender o próximo passo: como obter as informações e métricas de maneira eficiente e evitar prejuízo para o escritório.
E sabendo de toda essa possibilidade que a tecnologia garante para o seu negócio, também precisamos destacar que a análise deve ser realizada de forma regular.
Uma recomendação é aproveitar as safras de processos para fazer a filtragem de dados e métricas. Esse cuidado vai fazer com que você e o seu time tenham consciência sobre os números, a duração dos processos, os valores cobrados.
E quando todas essas informações são cruzadas você leva a operação do seu escritório para outro patamar e a inteligência ganha forma com decisões assertivas. Como consequência, aumenta o rendimento e a produtividade da empresa, minimizando o prejuízo para o escritório.
Como fazer o escritório crescer?
Para evitar o prejuízo para o escritório e aumentar o rendimento, é indispensável ter em mãos informações de gastos, despesas, julgados favoráveis, dentre outros dados.
Por outro lado, para conseguir visualizar de forma organizada todos esses pontos que citamos durante o conteúdo deste post, é importante ter em mente que uma ferramenta é essencial.
Somente com uma visualização eficiente é que se consegue extrair as ideias que vão transformar o seu escritório, tornando o negócio muito mais rentável.
A cultura de dados permite observar o alcance de resultados e os gargalos de produtividade da equipe. A essa metodologia damos o nome de Gestão por Tarefas.
Com essas informações, é possível formular previsões realistas que condizem com a capacidade produtiva da sua equipe.
Isso afastará projeções impacientes e evitará situações caóticas com a equipe correndo atrás de metas impossíveis inalcançáveis.
Como ter um escritório de sucesso?
Na última etapa deste conteúdo vamos falar sobre como evitar prejuízo para o escritório também está conectado com uma visão que acompanha diretamente a equipe que trabalha com você.
E mais uma vez os dados estão presentes. Afinal, sem eles não é possível mensurar a produtividade do time e fazer ajustes nos processos de produção e reparar etapas que podem estar apresentando falhas e causando a baixa produtividade.
Escritórios Digitais são construídos baseados em etapas fundamentais para uma atuação online. E a migração do modelo de advocacia artesanal para o digital amplia imensamente a clareza do advogado sobre os acontecimentos do escritório.
Sem uma centralização de informações em um meio adequado, é impossível ter controle real do que está sendo feito.
Um bom gestor de escritório sabe que cada advogado da equipe tem um perfil, um método de trabalho, e consequentemente, um tempo para produzir.
É necessário ter condições de medir a produtividade de cada um. Portanto, é muito mais justo medir o desempenho por métricas de produtividade no lugar de avaliar a quantidade de horas trabalhadas.
Passar a atuar em uma advocacia digital permite aos escritórios digitais possuir um fluxo de trabalho que flui com segurança.
O resultado é uma gestão completa, aumento da qualidade no serviço e rápida identificação dos processos que estão trazendo prejuízo para o escritório.
Portanto, migrar para a advocacia digital com meios de obter todas as métricas é necessário para que a empresa possa ser bem sucedida e se destaque no mercado, evitando prejuízo para o escritório.
Em um modelo de acompanhamento de gestão por tarefas a sua equipe é avaliada a partir das entregas e não por horas trabalhadas.
Os clientes ADVBOX contam com esse recurso no sistema contratado. Por meio do TaskScore é possível dividir as tarefas para cada pessoa da equipe e determinar uma pontuação para cada entrega.
Para as lideranças esse é um método extremamente efetivo, afinal, é possível acompanhar as entregas e o andamento dos processo virtualmente sem a necessidade de chamar as pessoas da equipe para conversas individuais.
Como a ADVBOX pode evitar prejuízo para o escritório?
Nós levamos a tecnologia e a inteligência para evitar prejuízo para o escritório. Ao contar com as soluções da ADVBOX, todos os dados da sua empresa, desde a gestão financeira até o acompanhamento detalhado dos processos, acontecem em um único sistema.
Os recursos de inteligência artificial do nosso software fazem o cruzamento dos dados para que você tenha que se preocupar com a análise das informações e a tomada de decisão estratégica.
Além disso, todo o time do seu escritório estará conectado em um único ambiente, compartilhando as informações, acompanhando prazos e medindo a produtividade.
Você pode testar gratuitamente a ADVBOX durante 7 dias. Comece agora mesmo.
