Gerenciar as tarefas de toda equipe do escritório: Como é possível?

Publicado por Eduardo Koetz em

Faça gestão de pessoas e mantenha talentos no escritório

A maioria dos advogados já sabe que sem a tecnologia fica complicado ganhar em produtividade na rotina de uma equipe jurídica.

Tarefas corriqueiras como acompanhamento de prazos processuais, além de gerenciar as tarefas não técnicas no escritório acabam atrapalhando o desempenho da equipe jurídica e fazendo-a render muito menos.

Com a ADVBOX, Drs. e Dras. estão conseguindo potencializar os resultados de toda a equipe jurídica, já que é possível gerenciar as tarefas de forma online de todos os documentos do seu escritório.

Além disso, os prazos são todos controlados no próprio sistema. Isso dá espaço para que a equipe possa atuar com foco maior nas suas peças, por exemplo ou ainda, pode dar mais atenção ao atendimento e fechamento de contratos.

Pontuação por Tarefas

Mas o que a ADVBOX tem de diferente dos outros sistemas de gestão jurídica?

A ADVBOX possui um sistema de pontuação por tarefas, o exclusivo TaskScore.

O TaskScore foi desenvolvido por advogados, para advogados.

E quem melhor do que um colega para saber quais as principais demandas do dia a dia na advocacia, não é?

Como funciona o gerenciamento da Equipe pelo TaskScore?

O TaskScore apresenta ao gestor de escritório e a equipe jurídica um resultado em tempo real sobre gerenciar as tarefas desenvolvidas por todos.

Por exemplo, você pode controlar simultaneamente as metas e produtividade de cada colaborador do escritório.

gerenciar as tarefas

A vantagem é o controle por pontuação, para saber se a produção está acontecendo. Você pode, por exemplo, definir uma pontuação para cada tarefa e estipular uma pontuação mínima ao final do mês para cada função dentro do escritório.

A pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral de 0 a 200 pontos. Você pode estabelecer uma pontuação maior para tarefas mais complexas e menor para as corriqueiras e fáceis.

Esse sistema também possibilita a substituição do controle de horários, dando autonomia para a equipe jurídica, o que faz ela render muito mais em produtividade, sem ficar preza aos horários.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar as tarefas da sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para gerenciar as tarefas da advocacia.

Vantagens do Sistema Taskscore

Com o sistema taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

pontuação é dada previamente a cada tarefa, em geral, de 0 a 200 pontos, considerando uma pontuação maior para tarefas mais complexas e demoradas, e uma pontuação menor para tarefas simples e rápidas.

A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é  bastante impactante.

As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:

  • Aumento impressionante da Produtividade;
  • Maior Autonomia e Autogestão de cada pessoa;
  • Aumento da Motivação;
  • Flexibilidade de Horários;
  • Gerenciamento Adequado ao Trabalho Remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
  • Aumento da Receita do Escritório;
  • Possibilidade de Recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
  • Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.

Taskscore no Trabalho Jurídico dos Advogados

Você sente que não consegue adquirir uma alta produtividade na sua advocacia?

Não tem conseguido que a equipe do seu escritório atinja os resultados que gostaria?

Está sobrecarregado em função de gerenciar as tarefas e sente colegas de trabalho sem demanda?

Se você respondeu sim para alguma destas questões ou para todas, continue a leitura deste artigo.

Segundo a Lei de Pareto, 80% das causas geram 20% dos resultados. Isso também acontece nas equipes jurídicas.

Há uma tendência natural que as tarefas se concentrem em cerca de 20% da equipe, e o sistema taskscore consegue evitar isso, ou pelo menos amenizar e melhorar muito.

Enquanto a equipe comercial atua na prospecção e no atendimento, vai gerando inúmeras tarefas realizadas.

Desde a conversa com os clientes, os fechamentos de contrato, a elaboração da procurações e contratos de honorários e sua assinatura.

Entretanto, surgem volumosas tarefas da relação com o juiz, e ainda mais volumosas tarefas das relações entre a própria equipe.

Em estudo realizado pela ADVBOX, verificou-se que em média, um processo judicial demanda entre 30 e 70 tarefas.

Em um estoque de 1000 processos ativos, é possível planejar exatamente quanto é o recurso de pessoal necessário, e quando ele será demandado.

1000 processos terão em média entre 4000 e 6000 tarefas ao longo das fases de prospecção, produção e execução. Sabendo os dados da rotina do seu escritório, o gerenciamento fica muito mais fácil.

Qual o impacto no ROI (Retorno sobre Investimento) do seu escritório?

  • Equipe mais produtiva é igual ao aumento de produtividade e dobro de impacto positivo no seu ROI;
  • Não perder prazos processuais impacta diretamente no seu ROI;
  • Escritório Digital é de 11 a 147 vezes mais barato que o escritório físico;
  • Financeiro simples tem impacto direto sobre o seu ROI, devido a organização financeira otimizada;
  • A métrica exata é você ganhar dois advogados a mais trabalhando no seu escritório sem aumentar nenhum real de custo.

O que a equipe jurídica nota ao iniciar o trabalho com ADVBOX?

Primeiramente a equipe jurídica apresenta maior organização, sabendo que o gestor pode verificar todas as atividades que são produzidas diariamente.

Assim, o gestor cria um relacionamento de maior confiança na equipe. Com a segurança dos dados, fica mais tranquilo devido a essa forma de atuação.

É importante reiterar que a atuação digital, se for uma opção 100% digital, pode reduzir custos com infraestrutura em até 150 vezes.

O volume de tarefas já qualificadas pendentes em cada fase do procedimento jurídico torna-se mais ágil.

A sua satisfação aumenta ao ver a produtividade dobrando e os resultados do desfecho de cada atividade sendo potencializados acima da média esperada.

Venha para a ADVBOX e conquiste a oportunidade de fazer parte de uma advocacia de resultados aliando a tecnologia com o melhor que a advocacia pode oferecer.

Agende uma experiência altamente impactante com o ADVBOX agora mesmo, clicando no botão abaixo:


Eduardo Koetz

Especialista em Gestão de Escritórios de Advocacia e CEO da ADVBOX

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