O controle de intimações e prazos é sem dúvida a grande dor que a Controladoria Jurídica resolve, e isso pode ser feito com ainda mais eficiência remotamente.
A gestão de intimações e prazos se dá através de uma metodologia pré-definida e mundialmente utilizada, de prazos finais e prazos fatais.
Qual a importância que um estagiário ou um assistente recém contratado dará para um prazo recursal, por exemplo? E outros advogados? Porque teriam a mesma atenção se o gestor é que vai responder, já que não há nenhuma forma de comprovar que era ele que estava responsável por aquele prazo?
É para suprir essas lacunas que o sistema de controle de prazos sob responsabilidade da Controladoria Jurídica é relevante. Afinal, ele tem como principal objetivo:
Um sistema de controle de prazos muito utilizado nos escritórios de advocacia como a utilização de prazos finais e prazos fatais.
Quais são os tipos de prazos?
Prazos finais ocorrem entre 5 e10 dias após o recebimento da tarefa que possui prazo judicial para cumprimento e deve ser cumprido com o máximo de antecedência, pois é muito importante haver tempo para revisão ou pesquisa.
Já o prazo fatal é uma data que se relaciona com o prazo judicial, alguns escritórios utilizam até mesmo a própria data que o prazo judicial encerra. Contudo, um dos sistemas de controle mais utilizado no mundo é o D-1, ou Dia menos um.
Entretanto, é possível também estabelecer padrões mais rígidos e que visam maior segurança para o cumprimento dos prazos.
1. Padrão Dia menos um (D-1):
Ainda assim, é importante frisar que a criação de um sistema de prazos eficiente exige que o escritório possua um bom sistema eletrônico de controle de prazos e leitura de diários oficiais.
Com a ADVBOX, a Controladoria Jurídica tem automatização do aviso de todos:
- Prazos fatais por email para o controlador;
- Aviso por email para o responsável de cada intimação individualmente;
- Aviso por email para todos os gestores da conta ADVBOX.
Essa automatização garante plena segurança, eliminando qualquer possibilidade de perdas de prazos. Os gestores podem criar uma pasta no seu e-mail para separar este controle se quiserem.
Por este motivo não se deve usar o campo PRAZO FATAL para nenhuma outra tarefa que não seja um prazo judicial a ser cumprido, pois atrapalha o sistema de controle.
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2. Conferência nos sistemas dos tribunais
A recomendação, entretanto, é que se confiram as intimações diretamente nos sites dos tribunais e nos sistemas de processos eletrônicos semanalmente.
Isso porque os tribunais eventualmente realizam mudanças no site, barrando, dessa forma, o acesso de robôs de captura, o que pode barrar o acesso momentaneamente.
Contudo, a ADVBOX tem um sistema de alerta de mudanças e verifica as alterações, corrigindo e capturando retroativamente em no máximo de 72 horas úteis.
Cumpre ressaltar que, em processos eletrônicos, a única forma de perda da integração é através da mudança de senha do usuário do advogado nos sistemas eproc, esaj, pje, projudi e similares, o que inviabiliza o acesso pelo robô da ADVBOX e suspende as entregas de prazo.
Assim, é indispensável que qualquer mudança de senha no processo eletrônico seja realizada também na ADVBOX.
Poucas empresas possuem tecnologia capaz de fornecer a intimação antes mesmo de que se publique a nota de expediente com a exatidão que a ADVBOX é capaz.
Com um sistema de prazo fatal bem ajustado, os escritórios conseguem estabelecer as condições necessárias para seu crescimento com segurança.
Não importa se o escritório atende contencioso de massa ou mesmo a população em massa. Independente da forma e do volume de ações, a ADVBOX fornece um serviço de excelência mundialmente inigualável.
Perfeccionismo é a características que um bom advogado e uma banca jurídica precisa ter para estabelecer um excelente sistema de prazos fatais, e este mesmo perfeccionismo é o mínimo que precisa exigir da empresa que fornece suas intimações.
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