Gestão de Intimações e Prazos
A gestão das intimações e prazos sem dúvida é a grande dor que a Controladoria Jurídica resolve, e pode fazer com ainda mais eficiência remotamente.
A gestão de intimações e prazos se dá através de uma metodologia pré-definida e mundialmente utilizada, de prazos finais e prazos fatais.
Qual a importância que um estagiário ou um assistente recém contratado dará para um prazo recursal, por exemplo? E outros advogados? Porque teriam a mesma atenção se o gestor é que vai responder, já que não há nenhuma forma de comprovar que era ele que estava responsável por aquele prazo?
Para suprir essas lacunas que o sistema de controle de prazos sob responsabilidade da Controladoria Jurídica é relevante e visa:
“Um sistema de controle de prazos muito utilizado nos escritórios de advocacia como a utilização de prazos finais e prazos fatais.”
Prazos finais são ocorrem entre 5 a 10 dias após o recebimento da tarefa que possui prazo judicial para cumprimento, e deve ser cumprido com tempo anterior ao prazo judicial, pois é muito importante haver prazo para revisão ou pesquisa.
Prazo fatal é a data que se relaciona com o prazo judicial, alguns escritórios utilizam a própria data que o prazo judicial “estoura”. Um dos sistemas de controle mais utilizado no mundo é o: Dia menos um (D-1).
Entretanto é possível também estabelecer padrões mais rígidos e que visam maior segurança para o cumprimento dos prazos.
Padrão: Dia menos um (D-1)
Entretanto, a criação de um sistema de prazos exige que o escritório possua um bom sistema eletrônico infalível de controle de prazos e leitura de diários oficiais.
Com a ADVBOX a Controladoria Jurídica tem automatização do aviso de todos:
- Prazos fatais por email para o controlador
- Aviso por email para o responsável de cada intimação individualmente.
- Aviso por email para todos os gestores da conta ADVBOX
Esta automatização garante plena segurança eliminando qualquer possibilidade de perdas de prazos. Os gestores podem criar uma pasta no seu email para separar este controle se quiserem.
Por este motivo não se deve usar o campo PRAZO FATAL para nenhuma outra tarefa que não seja um prazo judicial a ser cumprido, pois atrapalha o sistema de controle.
A recomendação, entretanto, é que as intimações sejam conferidas diretamente nos sites dos tribunais e nos sistemas de processos eletrônicos semanalmente. Isso porque os tribunais eventualmente realizam mudanças no site barrando acesso de robôs de captura, o que pode barrar o acesso momentaneamente. Mas a ADVBOX tem um sistema de alerta de mudanças, e verifica as alterações, corrigindo e capturando retroativamente em no máximo de 72 horas de dias úteis.
Cumpre ressaltar que em processos eletrônicos, a única forma de perda da integração é através da mudança de senha do usuário do advogado nos sistemas eproc, esaj, pje, projudi e similares, o que inviabiliza o acesso pelo robô da ADVBOX e suspende as entregas de prazo. Assim, é indispensável que qualquer mudança de senha no processo eletrônico seja alterada na ADVBOX.
Poucas empresas possuem tecnologia capaz de fornecer a intimação antes mesmo de ser publicada a nota de expediente, com a exatidão que a ADVBOX é capaz. Com um sistema de prazo fatal bem
ajustado, os escritórios conseguem estabelecer as condições necessárias para seu crescimento com segurança.>Não importa se o escritório atende contencioso de massa, ou mesmo a população em massa. De qualquer forma e volume de ações a ADVBOX fornece um serviço de excelência ao qual não há superior em todo mundo.
Perfeccionismo é a características que um bom advogado e uma banca jurídica precisa ter para estabelecer um excelente sistema de prazos fatais, e este mesmo perfeccionismo é o mínimo que precisa exigir da empresa que fornece suas intimações.