Indicadores de Produtividade: qual a importância para o escritório?

Vídeo descritivo do episódio sobre Indicadores de Produtividade, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que é um indicador de produtividade?

Promover, demitir, dar feedback, aconselhamento, identificar problemas estruturais, adotar metodologia nova de trabalho e encontrar onde está a improdutividade: tudo isso e muito mais você consegue com Indicadores de Produtividade.

À vista disso, o resultado para o escritório é o aumento da margem e rentabilidade.

Menos de 100 processos por colaborador ou 200 processos por advogado indicam problemas de produtividade.

Quais são os indicadores de produtividade no trabalho?

Com o Sistema de Pontuação por Tarefas seu escritório possui a ferramenta ideal para fazer um raio X nesse problema, identificando quem está produzindo menos que os demais.

Quando se identifica um colaborador com uma pontuação baixa o gestor precisa ligar um alerta, tendo em vista que a pessoa que faz poucos pontos no sistema com certeza possui problemas para resolver.

É comum alguém reportar que está trabalhando mais de 8 horas por dia, mas não consegue alcançar o mínimo de pontos no sistema.

À vista disso, conclui-se que este fato pode acontecer por 4 situações:

Falta de bons equipamentos e sistemas;
Pontuação da tarefa menor do que deve ser;
Problema na metodologia de trabalho;
Falta de engajamento do colaborador.

No entanto, como descobrir o motivo e resolver isso?

O volume de tarefas realizadas no mês identifica se as tarefas estão com pontuação baixa.

Muitas tarefas cumpridas, mas poucos pontos, podem indicar baixa pontuação da tarefa.

Todavia, poucas tarefas e poucos pontos, mas muito trabalho, podem demandar correção no fluxo de trabalho.

Um exemplo comum é o caso do colaborador responsável por ler as intimações judiciais. O padrão é este membro da equipe atribuir tarefas para outras pessoas, mas não para si mesmo.

Qual é o fluxo correto do processo de trabalho?

Isso pode acontecer em outras posições também. Contudo, basta adotar um fluxo diferente que garanta a atribuição de tarefas para si. Neste exemplo, a tarefa para cada tribunal que precisa verificar semanalmente resolveria.

PASSO 1 – Análise detalhada das tarefas.

Olhar a lista das tarefas cumpridas do colaborador nos últimos 3 meses.

PASSO 2 – Assistir o colaborador realizando na prática as 3 principais tarefas do dia a dia.

Dessa forma o gestor consegue acompanhar quanto tempo demora para estas tarefas serem realizadas.

PASSO 3 – Calcular o tempo que demora e em média quantas são realizadas por dia.

E assim, ver quanto tempo trabalha por dia.

1. Análise da lista de tarefas

Ao realizar a análise da lista de tarefas, o gestor irá obter um panorama completo do trabalho do colaborador, bem como seu ritmo, suas responsabilidades e sua rotina diária.

É um ótimo panorama geral para análise de desempenho.

Além disso, pode acontecer de ver que um advogado está só com tarefas simples que poderiam ser feitas por estagiários ou assistentes.

2. Assistir o colaborador trabalhando

É tarefa do gestor verificar como a tarefa está sendo realizada.

Pare por uma ou duas horas, peça para o colaborador abrir a tela do computador e realizar a tarefa de forma que você possa ver. Não interrompa nem comente nada nessa hora, apenas assista e anote.

Ao final, várias são as considerações a se fazer:

Se o colaborador precisa aprender mais sobre o Direito material ou processual;
Se está utilizando os modelos de petição adequados;
Se é lento ao pesquisar jurisprudência;
Se possui dificuldade de compreender o caso;
Se perde muito tempo com formatação ou preenchendo dados que o software emite automático.

Por outro lado, o gestor pode validar que o colaborador está realizando certo a tarefa.

Ao assistir e cronometrar a tarefa sendo realizada, o gestor e o colaborador irão chegar a um entendimento comum:

Ou realmente a tarefa demora mais para ser realizada e é preciso aumentar os pontos;
Ou a pontuação da tarefa está certa e não é esse o problema.

O gestor ainda irá perceber que o sistema ou o computador são lentos e precisa viabilizar a aquisição de aparelhagem melhor ou até mesmo eliminar essa questão da solução.

Verificar o tempo de inicialização do computador e velocidade de processamento é fundamental. Peça para o seu colaborador ligar e desligar a máquina, além de verificar a configuração do computador.

Etapa 2: Analisar a rotina e as condições de trabalho do colaborador

Problemas de metodologia de trabalho são basicamente auto gerenciamento e auto organização.

Não saber priorizar as tarefas, perder muito tempo em conversas com colegas, ser interrompido excessivamente, ter dificuldade de atenção e concentração, não trabalhar com um sistema de checklist, se distrair facilmente com redes sociais, se envolver em tarefas de outros membros, misturar tarefas de estudo no horário de trabalho, enfim, centenas de motivos para perder o foco nas entregas.

Como montar um indicador de produtividade?

Como identificar isso em um procedimento de indicadores de produtividade? Abrindo o navegador e lendo o histórico de navegação. Nesse ponto já se identificam algumas distrações.

Além disso, é positivo caso a pessoa permita abrir o Whatsapp e ver o volume de conversas. Caso não permita, deixar esse ponto pendente.

Ademais, ver o uso de atalhos, sites favoritos, pasta de downloads. Tudo isso permite ao gestor ajudar e dar um bom aconselhamento ao colaborador.

Pode parecer invasivo, mas se a pessoa é madura e está realmente disposta a crescer, com certeza não terá vergonha nem problemas de compartilhar essas informações.

Como deve ser a relação dos gestores e trabalhadores?

Por fim, mas não menos importante, é a conversa livre e sincera que abra espaço para a situação pessoal do colaborador, prioridades de vida, problemas e dificuldades.

Isso não para virar uma sessão de justificativa, bem como para que o gestor fique com pena, mas para gerar empatia, compreensão e coleguismo.

Tomada de decisão do escritório

Os indicadores de produtividade são como um mapa para encontrar os problemas de improdutividade individual e da equipe e também são os fundamentos para demitir, manter ou promover colaboradores.

Promova quem mantém alta produtividade sem perder qualidade.

Demita quem após 15 dias de um processo de feedback como esse ainda possua hábitos improdutivos. Este tipo de colaborador provavelmente não está feliz no escritório e está baixando o resultado de toda equipe.

Ao fazer isso, o gestor mais impulsivo poderá ficar com vontade de exonerar rapidamente este colaborador. No entanto, gerenciar com inteligência é ser um desenvolvedor de pessoas.

Tolerar os erros, reconhecer que ninguém é perfeito e lembrar que o colaborador não é dono do negócio é importante nesse momento.

Durante a história da administração de empresas a produtividade sempre foi medida apenas pelo resultado final da produção de uma equipe.

Sistema de Pontuação por Tarefas

Vale salientar que o Sistema de Pontuação por Tarefas é revolucionário, tendo em vista que permite quantificar e metrificar a produtividade individualmente e pode alçar a sua gestão a um nível superior.