Ter noção sobre administração do tempo é fundamental para conseguir fazer as atividades importantes e bater as metas. Diante disso, toda pessoa precisa buscar conhecimento sobre o tema, que serve tanto para a vida pessoal quanto para a profissional.
Um mau gerenciamento do tempo pode levar a atrasos, improdutividade e metas não alcançadas. Logo, isso pode ser um grande problema, evitando que se consiga atingir os resultados esperados.
Nesse artigo, você entenderá a importância da administração do tempo e algumas dicas para conseguir se organizar na prática. Acompanhe!
O que é administração do tempo?
A administração do tempo é a prática de gerenciar a rotina, ter controle do próprio tempo e otimizar recursos e tarefas, de modo a realizá-las com eficiência ao longo do dia a dia.
Embora seja extremamente eficaz para manter a produtividade e o foco, isso não significa que é possível controlar 100% do seu tempo e da sua rotina diária.
Contudo, a gestão de tempo é uma estratégia cujo objetivo é fazer com que o indivíduo aproveite as suas horas da melhor maneira possível. Trata-se de organizar o tempo de modo a conseguir realizar as atividades que precisa com destreza, em ordem de importância e dentro dos prazos estabelecidos.
Vale ressaltar que o conceito está interligado com a produtividade, bem como com ser uma pessoa eficiente e com clareza de prioridades.
Por exemplo, no escritório de advocacia, para gerir o tempo com eficácia, a equipe comercial pode organizar os contatos, qualificá-los, automatizar processos e ter uma lista de prioridades que determina as atividades de cada membro.
Em suma, a administração do tempo contribui para que os funcionários sejam mais produtivos e fiquem satisfeitos com o trabalho. Isso porque, dessa forma, conseguem ter uma maior clareza do que fazer e uma melhor organização no dia a dia, aumentando a sua qualidade de vida pessoal e profissional.
Qual é a importância da administração do tempo?
A administração do tempo é fundamental para que as pessoas consigam realizar as suas tarefas e conquistar os seus objetivos, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
Quando não sabemos gerenciá-lo, dificilmente conseguimos atingir bons resultados. Outrossim, indivíduos que não sabem administrar o tempo geralmente são desorganizados, não possuem foco e não tem clareza do que precisam fazer e priorizar.
Inclusive, quando não conseguimos bater as nossas metas no trabalho, nos sentimos desanimados e podemos ser repreendidos. Ainda, é normal sentir culpa e frustração.
Por outro lado, com a organização do tempo, podemos realizar as nossas tarefas com excelência e nos prazos corretos. Isso contribui para a nossa sensação de bem-estar e satisfação pessoal.
Isso significa que a administração do tempo, principalmente em uma sociedade moderna em que temos muitos compromissos e afazeres, é crucial para realizar sonhos, conquistar saúde e bem-estar e obter reconhecimento.
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Quais são os benefícios da administração do tempo?
Existem diversos benefícios de se investir na administração do tempo. Veja abaixo alguns dos principais.
Diminui o estresse no dia a dia
Quando administramos o nosso tempo, conseguimos nos manter organizados em relação aos nossos afazeres. Desse modo, evita-se o estresse no dia a dia, que costuma ocorrer quando não se tem ordem ou clareza de tudo o que se precisa fazer.
Melhora o foco e aumenta a produtividade
Pessoas que gerenciam o seu tempo conseguem ter mais foco em suas atividades e clareza de metas, objetivos e prioridades. Dessa forma, são mais produtivos, visto que utilizam as suas energias no que realmente importa e não perdem tempo com atividades desnecessárias.
Diminui o retrabalho
O retrabalho é um problema que ocorre em equipes sem foco, clareza de prioridades e principalmente, sem gestão eficiente do tempo. Além de prejudicar o andamento de tarefas, pode tornar o colaborador improdutivo.
Os funcionários que precisam refazer algum trabalho podem ficar descontentes e insatisfeitos. Ao controlar melhor o tempo, é possível evitar que o retrabalho aconteça.
Melhora a qualidade de vida
Conforme mencionado, quando a pessoa consegue realizar todas as tarefas que se propôs, ela se sente mais realizada e fica mais tranquila em relação aos seus deveres. Isso melhora consideravelmente o bem-estar e a qualidade de vida.
Evita desperdício de tempo
No dia a dia, uma pessoa pode perder tempo com retrabalho, tentando reorganizar a sua agenda e com atividades triviais. Como a administração do tempo contribui para a organização pessoal e da equipe, é menos comum que haja desperdício de tempo com o que não importa.
Permite mais tempo livre e de lazer
A administração do tempo também possibilita ter mais tempo livre para atividades pessoais, descanso e lazer.
Reconhecimento
Por fim, outro benefício é que os funcionários que sabem gerenciar o tempo com eficiência conseguem trazer mais resultados. Logo, podem ser reconhecidos no escritório.
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Quais são os prejuízos de não se administrar o tempo?
Por outro lado, quando não há preocupação com a administração do tempo, alguns prejuízos podem ocorrer. Veja abaixo alguns pontos importantes sobre isso!
Prejudica a harmonia da equipe
Uma equipe desorganizada dificilmente trabalha bem em conjunto. O trabalho em equipe fica comprometido e as metas não são alcançadas. Da mesma forma, quando se tem um integrante que não gerencia bem o tempo, ele acaba prejudicando o andamento do trabalho dos outros colegas.
Não alcança as metas
Quem não gerencia bem o tempo, não tem clareza de prioridades e não alcança as suas metas individuais e coletivas. Lembre-se que, para se ter um bom desempenho, é fundamental definir prioridades e organizar a agenda do dia a dia.
Falta de clareza
Do mesmo modo que fica impossível atingir as metas, a falta de administração do tempo prejudica o trabalhador a ter clareza de suas prioridades. Desse modo, ele pode utilizar a energia em atividades que não são importantes.
Má utilização do tempo com o que não importa
Trabalhadores que não têm clareza de prioridades e não gerenciam o tempo tendem a acreditar que tudo é importante. Ao querer fazer todas as atividades que acredita que tem capacidade para fazer, pode ficar cansado, esgotado fisicamente e emocionalmente e não executar as tarefas que de fato são fundamentais para bater as metas.
Outrossim, essa falta de clareza pode fazer o trabalhador ter muitas atividades no seu dia a dia, o que pode comprometer a qualidade do seu serviço.
Trabalho em excesso
Por fim, outro problema da falta de administração do tempo é o excesso de trabalho. Por não ter noção do quanto trabalhou, o profissional pode perder mais horas no trabalho, prejudicando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
O excesso de trabalho pode contribuir para problemas mais graves, como a síndrome de Burnout.
Como fazer a administração do tempo na prática? Veja 9 dicas!
Uma pessoa pode adotar diversas medidas para administrar bem o seu tempo. Quando todos se organizam individualmente, o trabalho coletivo tende a ser mais produtivo e eficiente. Por isso, veja abaixo 9 dicas que todo colaborador pode aplicar para otimizar o seu dia a dia!
1.Liste todos os seus afazeres
O primeiro passo é listar todas as tarefas que possui. Nesse momento, preocupe-se apenas em detalhar tudo o que é seu dever, sem julgar se realmente importam ou não. Todos os colaboradores podem fazer essa listagem individualmente ou o gestor pode realizar isso com a sua equipe para que todos tenham clareza de tudo o que cabe a cada um.
2. Separe as tarefas em importantes e urgentes
Após verificar todas as tarefas, o passo seguinte é separá-las em importantes e urgentes.
De modo simples, as atividades importantes são aquelas que são fundamentais para alcançar os objetivos. Por outro lado, as urgentes são aquelas que precisam ser executadas o quanto antes, sob o risco de ter algum dano.
Um método de produtividade que pode auxiliar nisso é a Matriz de Eisenhower. Assim, você pode separar as atividades em quadrantes para saber o que precisa fazer agora e o que pode ser feito em um momento posterior.
3.Elimine e delegue
Ao determinar as tarefas importantes e urgentes, veja também aquelas que podem ser eliminadas ou delegadas. A Matriz de Eisenhower pode contribuir nessa etapa também.
Veja na lista de atividades o que não é importante e elimine. Da mesma forma, se tiver tarefas que podem ser passadas para uma terceira pessoa, delegue-as.
4.Tenha clareza das prioridades
O segredo para utilizar o tempo com eficiência e ter um bom desempenho é ter clareza das suas prioridades. Isso é fundamental para evitar que você desvie do foco e perca o seu tempo com o que não importa.
5.Faça uma tarefa de cada vez
Um dos grandes erros dos trabalhadores é acreditarem que ser multitarefas os ajuda a serem produtivos. Isso é um grande engano. Pelo contrário, o multitasking é ruim, pois torna o trabalhador mais improdutivo e o deixa ainda mais cansado, visto que acaba utilizando muito mais energia do que o necessário.
Além disso, prejudica o foco dessas pessoas. Diante disso, lembre-se de sempre realizar uma atividade de cada vez. Esse é o segredo para manter a produtividade em alta.
6.Elimine o que distrai a atenção
Durante o expediente, os trabalhadores podem lidar com diversos “ladrões” da atenção, como: emails, sites desnecessários, telefonemas, celular, aplicativos de mensagens, excesso de programas e ferramentas, dentre outros.
O ideal é evitar utilizar esses aplicativos enquanto executa atividades importantes. Deixe para usar o celular ou ler mensagens quando estiver no período de descanso ou logo após o término do trabalho.
Além disso, o escritório precisa avaliar se não utiliza ferramentas em excesso. Isso porque, trabalhar com muitos programas pode prejudicar o foco do trabalhador e fazê-lo perder tempo.
7.Aposte nas ferramentas de organização
Existem diversas ferramentas de organização que os colaboradores podem adotar individualmente para organizar os seus afazeres. Os aplicativos, como o Trello ou o Google Agenda são boas alternativas para isso.
Em relação ao escritório, o gestor de equipes pode adotar a gestão por tarefas para medir o desempenho dos colaboradores e mantê-los organizados em relação às suas tarefas. Inclusive, o software da ADVBOX possui uma ferramenta eficiente para isso, o sistema de pontuação por tarefas, ou taskscore.
8.Tenha clareza de metas
Por fim, não tem como uma pessoa ser produtiva se ela não tem clareza de suas tarefas, funções e metas. As metas servem para guiá-la rumo ao objetivo do escritório. Logo, é fundamental que todos tenham ciência de suas obrigações e o que se espera do trabalho de cada um. Outrossim, lembre-se de definir métricas para medir os resultados.
9.Aposte nos métodos de produtividade
Os métodos de produtividade têm como objetivo auxiliar as pessoas na administração do tempo e na definição de prioridades. Dessa forma, contribuem para que elas se tornem mais produtivas e tenham mais clareza do que precisam executar.
Existem diversas técnicas. As mais conhecidas são: Pomodoro, Don’t break the chain, KanBan, dentre outras. Cada uma delas tem as suas particularidades. O ideal é avaliar cada uma individualmente e ver qual delas se adequa melhor às necessidades e particularidades da pessoa ou da equipe.
Para ver como algumas dessas técnicas funcionam, confira o vídeo abaixo!
Conclusão
Em síntese, a administração do tempo é crucial para manter a produtividade e alcançar as metas individuais e coletivas. Lembre-se que cada um dos trabalhadores do escritório precisa gerenciar o seu próprio tempo para não prejudicar o trabalho coletivo. Contudo, o próprio escritório precisa buscar meios de garantir o bom desempenho de todos.
Se você ainda não tem o hábito de organizar o seu dia a dia, siga as dicas do artigo e melhore a sua performance!
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