Matriz de Habilidades: o que é?

Vídeo descritivo sobre Matriz de Habilidades, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Você conhece aquele gestor que perde o controle de tudo? Aquele que já não sabe o que cada um no seu time faz, faz solicitações erradas, cobra de um membro o que era para cobrar de outro, entre outras atitudes?

Pois é, já pensou que esse tipo de líder pode estar no seu escritório, ou pior, pode ser você?

O que é uma Matriz de Habilidades?

É exatamente para isso não acontecer que existe essa ferramenta simples, mas muito preciosa, chamada de Matriz de Habilidades. Ela também pode ser chamada de mapa de competências, matriz de competências ou mapa de skills.

Entretanto, basicamente, é uma planilha que mostra visualmente as habilidades que um time possui, com um panorama completo e perfeito para o gestor.

Por isso, acompanhe o artigo para aprender:

Como se faz a matriz de habilidades;
Como implementa a matriz de habilidades com o seu time;
Onde e como você pode usar a matriz de habilidades.

Como construir uma Matriz de Habilidades?

Passo 1

Em uma planilha, faça uma lista na coluna A com todas as competências necessárias para um time. Sim, tudo que você julga um tópico de conhecimento necessário ou útil para a sua equipe.

Para começar, você pode listar 30 tópicos, já está ótimo. No entanto, se quiser ampliar, não tem problema.

Já na linha 1, coloque o nome dos membros desse setor em cada coluna.

Pronto, você já tem a estrutura da sua matriz de habilidades!

Passo 2

O segundo passo é preencher cada célula com a situação atual do conhecimento do colaborador. Isso é algo que pode ser complicado.

Isso porque, primeiro, muitos colaboradores se julgam grandes conhecedores de um tópico, mas na hora de responder algo que precisa de conhecimento não sabe ou, pior, sabe errado.

Dessa forma, perguntar para os colaboradores não é a melhor opção.

Nós sugerimos elaborar um teste de umas 50 questões simples que a resposta não demande raciocínio, mas apenas lembrar e compreender a matéria, ou seja, um teste apenas sobre o nível 1 da Taxononia de Bloom. Isto é, questões sobre as competências que você listou no passo 1.

Passo 3

Após aplicação do teste, você irá saber de verdade o que cada um sabe ou não sabe, podendo ter uma visão clara de como está a sua equipe.

Dessa forma, você irá pintar de verde a célula na planilha que o colaborador sabe o tópico e irá marcar vermelho se a pessoa não sabe o tópico.

Caso a pessoa tenha acertado e errado questões do mesmo tópico, você pode marcar amarelo.

Sendo assim, você irá perceber que existem grandes espaços verdes que mostram que alguns tópicos a equipe domina e outros grandes espaços em vermelho que irão te mostrar os pontos fracos do seu time.

Você sempre vai se surpreender ao fazer isso.

Como usar a Matriz de Habilidades?

A primeira utilidade do mapa de habilidades pronto é que você irá poder corrigir um ponto fraco.

Se a equipe não domina um tópico muito bem e esse tópico aparece em 30% dos casos, então é muito provável que o seu escritório está perdendo quase todos esses casos e você tem um problema gravíssimo.

A segunda utilidade é que você terá um ponto de partida para um programa de treinamento extremamente eficiente. Aliás, imagine aumentar 10% os resultados a cada mês.

Matérias de prova tem esse potencial, tópicos de execução também, práticas de fechamento de contratos, detalhes na elaboração de petições iniciais, pedidos e quesitos para perícias. Existe uma vasta gama de possibilidades de melhoria.

Gestão baseada em pontos fortes

A terceira utilidade é a chamada Gestão baseada em Pontos Fortes. A ideia se baseia em retirar os colaboradores dos seus pontos fracos e concentrar eles nos seus pontos fortes.

No entanto, ponto fraco não é o que ele não sabe fazer, mas sim aquilo que ele mais odeia fazer. Aquela tarefa que o colaborador detesta com todas as suas forças, que fica de mal humor sempre que vê.

O colaborador pode fazer a tarefa muito bem, mas isso drena a sua energia e baixa demais a produtividade, o que acaba desmotivando o trabalho ao longo do tempo.

Você pode dar mais um passo na sua matriz de habilidades e definir nas células quais são os pontos fracos de cada um, bem como os pontos fortes, e gradualmente ir organizando o time para que troquem as tarefas e fiquem com o mínimo das que não gostam.

Ao final desse processo é possível ter como OUTPUT uma lista de tarefas mais detestáveis. Essa lista de tarefas pode se transformar na próxima descrição de vaga para contratação. Quem sabe seu escritório não encontra uma pessoa que ame fazer essas tarefas?

A quarta utilidade é a elaboração das descrições de cargos que o time necessita.

É muito comum o gestor não acompanhar o que as pessoas estudaram. Em um ano muita coisa muda, advogados nunca param de estudar. Sem um mapa de habilidades o gestor pode não ter a capacidade de perceber o que o time precisa e acabar contratando alguém totalmente inútil para a equipe.

A quinta e última utilidade é que o mapa de habilidades é o melhor condutor de uma reunião one one que um treinador pode usar para sua equipe.

Aliás, aqui na ADVBOX nós usamos ele. Uma parte com a performance no mês dividida em produtividade e qualidade. A produtividade baseada nas entregas realizadas e na pontuação por tarefas e a parte da qualidade que os treinadores avaliam com o procedimento de ver feito ou ver fazendo.