Com a complexidade e competitividade do mercado atual, todos os setores de uma empresa precisam receber o devido cuidado.

Principalmente as questões financeiras, que são as que manterão a saúde do funcionamento do seu escritório.

Por isso, desenvolvemos alguns passos fundamentais para você construir uma gestão financeira mais eficiente.

Traçar uma estratégia financeira eficiente é fundamental para o sucesso dos negócios e, na hora de fazer esse planejamento, é importante ter alguns cuidados.

O ideal é, como em qualquer setor de trabalho, que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras.

Inclusive conseguindo visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.

Mesmo cercado de bons profissionais capacitados e com todas as informações sob controle, é importante que o Advogado(a), como dono do escritório, também entenda pelo menos um pouco do assunto.

Se realmente não domina a área, busque conhecimento!

É importante saber alguns conceitos técnicos básicos como fluxo de caixa, lucro, etc, para assim poder avaliar o que está sendo planejado, monitorar as atividades e até mesmo cobrar resultados.

Elencamos aqui 4 passos para melhorar a gestão financeira do seu escritório.

Serão passos úteis tanto para você que precisa gerenciar e planejar o setor financeiro do seu escritório sozinho, quanto para você que deseja apenas estabelecer um diálogo mais claro com o seu consultor financeiro.

1. Faça todos os lançamentos

Antes de começar a definir uma estratégia financeira, primeiro é preciso ter disponível todas as informações e dados do escritório de forma organizada.

O primeiro passo é realizar todos os lançamentos de receitas e despesas no sistema.

Não deixe de lançar nem uma caneta que você comprou, nem uma fotocópia que foi tirada.

E aprenda a fazer o lançamento completo, correto e no lugar certo.

Se for um lançamento vinculado a um processo, realize dentro do histórico do processo para ao final poder emitir o relatório de custos daquele processo.

Esses valores lançados no processo pode ser cobrado do cliente, mas se não for cobrado, ao menos é uma ótima prestação de contas e valorização do trabalho realizado pelo escritório, o que aumenta a percepção de valor do cliente. E o melhor é que pode abater do imposto esse valor deixando de lançar na contabilidade como receita.

2. Mantenha as informações organizadas e alinhadas com alvarás, RPVs e Precatórios

Sem os números exatos na mão, o planejamento financeiro pode ficar completamente inconsistente e não vai refletir a verdadeira realidade do negócio.

Com as informações organizadas, os gestores podem planejar adequadamente e inclusive tomar decisões repentinas com mais agilidade.

O Financeiro da advocacia é diferente, especialmente porque os advogados e suas sociedades recebem costumeiramente valores em conta bancária que não são suas, mas de seus clientes.

Há enormes montantes de crédito e débito que pertencem aos clientes e circulam na conta, e que precisam ser sempre esclarecidos.

O lançamento APENAS REGISTRO, que há na ADVBOX resolve esse problema porque emite o relatório espelhado com a conta bancária, mas não vai computar os valores de clientes para fins de imposto.

Nenhum outro software tem essa solução.

Se a Receita Federal faz um lançamento tributário exigindo imposto indevido (e ela adora fazer isso) é preciso explicar tudo que aconteceu no seu escritório. As vezes, explicar o que aconteceu a quase 10 anos atrás.

Para ter esses dados em mãos, você precisará organizá-los.

É indispensável a escolha de uma ferramenta para a organização deles. Você pode optar por planilhas, como o Excel e o Planilhas do Google, ou sistemas mais avançados e específicos para escritórios de advocacia, como a ADVBOX.

3. Saiba analisar os relatórios importantes

Após reunir as informações e organizar de forma lógica, você precisa gerar relatórios de acordo com os seus objetivos e necessidades.

Esses relatórios serão um guia para o planejamento a ser realizado.

Dependendo da plataforma ou aplicativo que você escolheu para organizar as informações, poderá emitir relatórios automaticamente dentro dele mesmo.

Entre esses documentos, podemos destacar:

• DRE e apuração de resultados
• DFC e relatório de receitas e despesas
• Folha de Pagamento

Os relatórios farão você compreender a realidade financeira do seu escritório.

Recomendamos que essa análise seja realizada, no mínimo, uma vez por ano.

Se achar necessário, você pode aplicar essa análise trimestralmente, mas apenas se não possuir domínio do modelo e precisar revalidar as estratégias definidas a partir dessa análise.

4. Planeje com base no dinheiro que tem e evite dívidas constantes

É claro que a definição da estratégia financeira é feita também com base em projeções de ganhos.

Mas o ideal mesmo é fazer previsões bem realistas, com o dinheiro que tem ou que realmente deve entrar no caixa.

Não adianta fazer o planejamento financeiro pensando em contrair dívidas o tempo inteiro, achando assim que o escritório vai ter mais viabilidade de crescimento.

Erro comum, por exemplo, é contar com créditos, financiamentos e empréstimos muito maiores do que a previsão de entrada de honorários.

Esse procedimento, quando repetido de forma constante, pode se tornar uma verdadeira bola de neve.

Assim, a estratégia financeira nunca vai refletir a situação real da empresa, dificultando atendimento de clientes e performance nos diversos setores internos do escritório, bem como na qualidade de vida do advogado.

PASSO BÔNUS: Para uma gestão financeira mais eficiente, é preciso compartilhar a estratégia

Com toda a estratégia financeira definida, é importante que isso não fique guardado apenas entre os principais sócios e associados do escritório.

Se a meta é reduzir custos em determinados setores, por exemplo, isso deve ser repassado para toda a equipe para que seja atingida.

Então não adianta traçar a melhor das estratégias e guardar para poucos.

Quanto mais disseminadas as informações, mais distribuída será a responsabilidade de chegar lá e mais chances de o escritório atingir na prática o seu planejamento financeiro.