Com a complexidade e competitividade do mercado atual, todos os setores de uma empresa precisam receber o devido cuidado. Principalmente as questões financeiras, que são as que manterão a saúde do funcionamento do seu escritório. Por isso, desenvolvemos alguns passos fundamentais para você construir uma gestão financeira mais eficiente.
Traçar uma estratégia financeira eficiente é fundamental para o sucesso dos negócios e, na hora de fazer esse planejamento, é importante ter alguns cuidados.
O ideal é, como em qualquer setor de trabalho, que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras. Inclusive conseguindo visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.
Mesmo cercado de bons profissionais capacitados e com todas as informações sob controle, é importante que o Advogado(a), como dono do escritório, também entenda pelo menos um pouco do assunto.
Se realmente não domina a área, busque conhecimento! É importante saber alguns conceitos técnicos básicos como fluxo de caixa, lucro, etc, para assim poder avaliar o que está sendo planejado, monitorar as atividades e até mesmo cobrar resultados.
Elencamos aqui 4 passos para melhorar a gestão financeira do seu escritório. Serão passos úteis tanto para você que precisa gerenciar e planejar o setor financeiro do seu escritório sozinho, quanto para você que deseja apenas estabelecer um diálogo mais claro com o seu consultor financeiro.
1.Organize todas as informações
Antes de começar a definir uma estratégia financeira, primeiro é preciso ter disponível todas as informações e dados do escritório de forma organizada. Sem os números exatos na mão, o planejamento financeiro pode ficar completamente inconsistente e não vai refletir a verdadeira realidade do negócio.
Com as informações organizadas, os gestores podem planejar adequadamente e inclusive tomar decisões repentinas com mais agilidade. E isso pode fazer a diferença entre ganhar ou perder dinheiro, principalmente naqueles momentos em que surgem surpresas financeiras que podem exigir uma reorientação total do que você havia planejado.
Para ter esses dados em mãos, você precisará organizá-los. É indispensável a escolha de uma ferramenta para a organização deles. Você pode optar por planilhas, como o Excel e o Planilhas do Google, ou sistemas mais avançados e específicos, inclusive a Advbox. Existem diversas ferramentas (até mesmo gratuitas) para auxiliar você nosso.
2.Analise Diversos Relatórios
Após reunir as informações e organizar de forma lógica, você precisa gerar relatórios de acordo com os seus objetivos e necessidades. Esses relatórios serão um guia para o planejamento a ser realizado. Dependendo da plataforma ou aplicativo que você escolheu para organizar as informações, poderá emitir relatórios automaticamente dentro dele mesmo.
Entre esses documentos, podemos destacar:
- Relatório de Faturamento: mostra o faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de honorários.
- Relatório de clientes novos: classifica os cliente novos por mês e por ano ou clientes mais representativos para o escritório.
- Controle de fluxo de caixa: mostra em detalhes todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas.
- Contas a pagar e a receber: exibe todos os títulos que o escritório tem para pagamento e também recebimento de honorários em um determinado período.
- Controle por categoria financeira/centro de custos: detalha os gastos da empresa por categorias ou centro de custos.
3.Faça uma análise dos atores internos e externos
Os relatórios farão você compreender a realidade financeira do seu escritório. Eles podem entregar muito mais informações. Mas quais você está buscando para o seu planejamento?
Existem diversos modelos de análise que podem auxiliar. O mais essencial deles é a análise SWOT. Ela não é nova, mas essencial para os primeiros passos de planejamento, pois permite que você visualize rapidamente aspectos internos e externos do seu negócio.
Modelo de análise é a *SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats). *Tradução: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
Com esse modelo é possível avaliar quais os pontos fracos e fortes do negócio, tanto o que está dentro do escritório, quanto o que está no seu concorrente.
Ao visualizar o que tem de mais favorável e desfavorável, o escritório pode estabelecer uma estratégia para atacar esses pontos, seja potencializando o que tem de positivo, ou mesmo diminuindo os riscos de problemas naquilo que encontrou de negativo para o negócio.
Esse tipo de método pode ser usado regularmente, para que sempre sejam avaliados esses fatores que impactam em toda a operação do escritório. É uma maneira tremendamente poderosa para uma gestão financeira mais eficiente e que traz resultados dos quais você pode acompanhar e enxergar em cada etapa.
Mesmo que tudo esteja indo super bem, é importante a cada novo planejamento financeiro rever esses itens e atualizar a situação. Recomendamos que essa análise seja realizada, no mínimo, uma vez por ano. Se achar necessário, você pode aplicar essa análise trimestralmente, mas apenas se não possuir domínio do modelo e precisar revalidar as estratégias definidas a partir dessa análise.
4.Planeje com base no dinheiro que tem e evite dívidas constantes
É claro que a definição da estratégia financeira é feita também com base em projeções de ganhos. Mas o ideal mesmo é fazer previsões bem realistas, com o dinheiro que tem ou que realmente deve entrar no caixa.
Não adianta fazer o planejamento financeiro pensando em contrair dívidas o tempo inteiro, achando assim que o escritório vai ter mais viabilidade de crescimento. Erro comum, por exemplo, é contar com créditos, financiamentos e empréstimos muito maiores do que a previsão de entrada de honorários.
Esse procedimento, quando repetido de forma constante, pode se tornar uma verdadeira bola de neve. Assim, a estratégia financeira nunca vai refletir a situação real da empresa, dificultando atendimento de clientes e performance nos diversos setores internos do escritório, bem como na qualidade de vida do advogado.
PASSO BÔNUS: Para uma gestão financeira mais eficiente, é preciso compartilhar a estratégia
Com toda a estratégia financeira definida, é importante que isso não fique guardado apenas entre os principais sócios e associados do escritório. Se a meta é reduzir custos em determinados setores, por exemplo, isso deve ser repassado para toda a equipe para que seja atingida.
Então não adianta traçar a melhor das estratégias e guardar para poucos. Quanto mais disseminadas as informações, mais distribuída será a responsabilidade de chegar lá e mais chances de o escritório atingir na prática o seu planejamento financeiro.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
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