Você e sua equipe sabem como organizar os processos internos do escritório? Ter um controle deles e mantê-los organizados auxilia na produtividade de todos e mantém o trabalho de cada um em ordem.
Toda empresa possui processos internos, os quais precisam ser sempre gerenciados e, principalmente, melhorados quando for necessário. Imagine não ter um procedimento adequado para realizar determinadas tarefas. Tornaria tudo mais desorganizado, não acha?
Sendo assim, acompanhe a leitura, entenda como organizar os processos internos do escritório e aprenda mais sobre gestão de processos!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos, conhecida também em inglês como business process management (BPM), é o ato de administrar determinadas atividades que ocorrem em uma empresa, as quais podem ultrapassar as barreiras entre diversos departamentos até ser finalizada.
O controle de processos internos deve analisar toda a companhia, visto que pode ser que poucas atividades sejam realmente realizadas por um único departamento. É comum que haja o envolvimento de vários setores em diversos procedimentos operacionais.
No escritório de advocacia, essa diversidade de departamentos também ocorre. Além dos advogados, existe o administrativo, o atendimento, o comercial, a controladoria e até o marketing, por exemplo. Todos os indivíduos desses grupos podem trocar experiências e participar de um mesmo processo em algum momento.
Sendo assim, a gestão de processos tem o objetivo de diminuir a burocracia e os desentendimentos no momento de realizá-los. Desse modo, é possível eliminar etapas desnecessárias, aumentar a produtividade e adicionar novas ideias que realmente melhorem os resultados.
Engana-se quem pensa que esse tipo de gerenciamento deve ser feito apenas em companhias de grande porte. Recomenda-se realizar a gestão de processos mesmo em negócios pequenos e que não sejam multidisciplinares.
Inclusive, fazer o controle em um único setor também pode melhorar os resultados dele. Seja para aprimorar o atendimento ao cliente ou otimizar os processos administrativos, seu escritório de advocacia pode sim se beneficiar.
Por que a gestão de processos é importante para os escritórios de advocacia?
Uma administração de processos eficiente é fundamental para não deixar seu escritório ficar para trás. O mercado está altamente competitivo para os advogados. Logo, é preciso buscar métodos para manter seu negócio com a relevância que você gostaria.
Adotar práticas de gerenciamento de procedimentos pode tornar o atendimento e o oferecimento de serviços muito melhores, o que é percebido pelos próprios clientes.
Além disso, quando não há uma prática comum a ser adotada por todos, o risco de manter procedimentos burocráticos e muito diferentes pode trazer descontentamento aos prospectos. Ainda, provavelmente diminui a produtividade da equipe e aumenta a desorganização.
Os clientes percebem tudo isso. Imagine em um atendimento, uma pessoa ser tratada de uma maneira e outra de uma forma totalmente diferente. Ou pior: a equipe não saber como proceder quando não entende o problema do cliente.
Manter os processos internos do escritório bem organizados impede que essas situações desagradáveis ocorram. Por isso, é fundamental verificar as atividades realizadas para melhorá-las, principalmente pensando no consumidor. Além disso, todos os colaboradores precisam conhecer as novas práticas que devem ser adotadas.
Como organizar os processos internos do escritório de advocacia?
Após entender o que é gestão de processos internos e qual a importância de organizá-los no escritório, é fundamental entender o que fazer para implementá-la. Veja abaixo as dicas!
Realize o mapeamento dos processos
O primeiro passo é realizar o mapeamento dos processos internos do escritório. Nele, inclua sua equipe e detalhe cada atividade feita. Não é preciso mapear absolutamente tudo, mas apenas os essenciais e mais importantes.
As atividades a serem estudadas podem ser: atendimento do cliente, cobrança de honorários, funções do back office, entrada e controle dos processos judiciais, estratégias implementadas pelo marketing, dentre outras.
Por exemplo, um processo do atendimento poderia ser: atendimento do cliente > recolhimento de dados > inclusão de dados no software > pagamento da consulta > encaminhamento do cliente para o advogado > solicitação para entregar mais documentos para o caso.
Cada escritório pode ter um procedimento totalmente único. O importante é detalhar os processos, deixando-o o mais completo possível. Inclua também descrições das tarefas, os responsáveis por cada uma delas, dentre outras informações.
Implemente melhorias
Nesse momento, é preciso entender o que está gerando resultados e o que apenas atrapalha. Pense no que deve ser reduzido, incluído, eliminado, dentre outras possibilidades.
Pode até elaborar outro fluxograma, com objetivo de melhorar a visualização por todos. O ideal é implementar as mudanças e indicar o que deve ser feito nas novas etapas de cada processo, para que todos compreendam as mudanças que devem ocorrer.
Coloque as alterações em prática
O passo seguinte consiste em colocar as mudanças realizadas em prática. Desse modo, aplique o novo fluxograma nas atividades e nos setores que você avaliou. A prática pode ocorrer gradualmente, para que os colaboradores responsáveis entendam e consigam acompanhá-la.
Monitore
Após a prática, é fundamental monitorar o andamento das atividades. Verifique se os processos funcionam, se as mudanças foram eficientes, se estão trazendo resultado ou impedindo uma melhor produtividade. Se precisar, revise os processos para melhorá-los novamente.
Avalie os indicadores
Para medir os processos, é importante que você tenha estabelecido indicadores-chave para isso. Utilize-os para avaliar os números e definir se os resultados obtidos foram satisfatórios.
Por exemplo, imagine que o procedimento de atendimento ao cliente era demorado e o seu objetivo era diminuir esse tempo na recepção. Após a alteração, esse objetivo foi conquistado ou não?
Automatize
Se for comprovado que houve melhora, você pode continuar com os processos e automatizar o que for possível. Para isso, é importante investir em boas ferramentas que permitam que certas atividades sejam automatizadas pelo escritório, como o software jurídico da ADVBOX.
Como a controladoria jurídica auxilia no controle de processos internos do escritório?
A controladoria jurídica, por exercer atividades de gestão e controle, pode ser fundamental para organizar os processos internos do escritório. Sendo assim, diversas atividades que envolvem os procedimentos, o controller pode avaliar e auxiliar na implementação de melhorias.
Por exemplo, as tarefas mais administrativas e de back office podem ser repassadas para esse setor. Desse modo, se os advogados antes realizavam essas atividades, a controladoria pode implementar novos processos para que os juristas as repassem para esse departamento.
Como organizar os processos internos do escritório com um software jurídico?
Depois de analisar os processos e implementar melhorias, o software jurídico pode ser a solução para avaliar o desempenho das equipes com as novas regras e, principalmente, automatizar certas atividades.
O ADVBOX, por exemplo, possui um sistema de pontuação por tarefas, que permite avaliar o desempenho dos funcionários. Dessa maneira, você pode analisar se houve melhora no fluxo de trabalho deles. Essa ferramenta é excelente para verificar se novos procedimentos implementados realmente trazem mais resultados.
Além disso, diversas atividades feitas manualmente podem ser repassadas para a máquina. A gestão de prazos judiciais e o contato com o cliente toda vez que há alguma alteração processual são algumas delas. Por isso, conte com a ADVBOX para tornar seu escritório mais automatizado e eficiente!
Após saber como organizar os processos internos do escritório, lembre-se que essa gestão e melhora devem ser constantes. Ou seja, ao organizar e aprimorar as atividades da empresa, é fundamental monitorá-las para sempre buscar o máximo de otimização possível.
Portanto, realize a gestão de processos e deixe o seu escritório cada vez mais produtivo e forte no mercado!
Que tal continuar aprendendo no blog? Aproveite e confira como gerenciar os prazos do seu escritório de advocacia!
