Por que a gestão por tarefas é o próximo passo dos escritórios de advocacia
Os escritórios de advocacia tradicionalmente focam a Gestão de Pessoal em controle de horários. Apenas secundariamente adota-se a gestão por tarefas e responsabilidades assumidas e cumpridas ao longo do tempo.
Essa perspectiva de gestão por tempo e horários é uma perspectiva adequada ao final do século passado, em que o Direito e o Judiciário (e, por consequência, a Advocacia) eram organizados em cima de um procedimento físico e não digital.
É o mesmo contexto no qual havia uma série de tarefas e compromissos que não estavam ligados a conhecimento e produção jurídica nem a atendimento do cliente. Desde tirar carga de processos até tirar cópias, imprimir, corrigir, reimprimir e fazer petições, além de inúmeras outras atividades.
Entretanto, a Advocacia está mudando e oferece diversas ferramentas digitais que estão permitindo ao advogado cumprir cada vez menos tarefas que lhe tiram tempo para trabalhar efetivamente no que importa: produção jurídica e atendimento ao cliente.
Assim, possibilita-se uma melhor adaptação às necessidades dos clientes, do escritório e dos colaboradores, bem como de um mercado cada vez mais concorrido.
Vantagens do modelo de gestão por tarefas
A gestão por tarefas acaba com inúmeras dificuldades que persistem no modelo de gestão por horários. Por exemplo:
- Elimina a pressão do controle de horários
- Melhora a produção jurídica
- Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores
- Reduz o estresse na rotina de entregas nos prazos
- Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes
- Aumenta a produtividade da equipe
- Permite identificar quem está produzindo mais
Lendo esses itens, provavelmente vieram à sua mente algumas dificuldades do seu próprio escritório, talvez até com nomes e rostos. Pense, porém, que nem todos esses nomes e rostos são culpados pelas dificuldades, mas sim o sistema adotado pelo escritório.
Agora, veja ponto a ponto como o sistema de gestão por tarefas pode ajudar a superar as dificuldades citadas acima:
Elimina a pressão do controle de horários
Não é só o gestor que se estressa com a eventual falta de pontualidade e assiduidade dos colaboradores. Os próprios funcionários também podem sofrer com a pressão gerada pelo controle de horários.
Por um lado, o gestor precisa ficar em cima do livro ponto, chamando atenção de funcionários ou criando punições em razão da falta de cumprimento dos horários. Por outro, o colaborador não consegue se organizar para cumprir as tarefas do escritório e conciliá-las com as obrigações decorrentes da vida pessoal.
Até mesmo uma atividade como pagar as contas passa a ser um desespero, pois não há tempo na agenda para ir ao banco. Outras atividades pessoais, como consultas médicas e estudo para provas, são deixadas de lado.
Sem a pressão advinda do controle de horários e com uma gestão voltada para o nível de produtividade mensal, ambos ganham: Taskscore: Alta produtividade na advocacia, mantendo o nível de satisfação do gestor, e ao mesmo tempo o colaborador pode organizar bem suas vidas pessoal e profissional.
Melhora a produção jurídica
Nem sempre o horário comercial é o melhor momento para os advogados e operadores do Direito realizarem suas tarefas de produção jurídica. Às vezes, é preciso estar inspirado e concentrado para desenvolver algo e conseguir um resultado excelente.
Poder escrever à noite e deixar a manhã para um exercício físico (em vez de enfrentar o estresse do trânsito), por exemplo, são fatores que ajudam sua equipe a apresentar resultados mais significativos.
Aumenta a qualidade de vida dos colaboradores
Um controle de horários rígido é um obstáculo para que os colaboradores possam fazer programações de viagens, passeios, cursos ou até mesmo atividades com a família.
A gestão por tarefas elimina essa rigidez, permitindo que seja negociada a produtividade do colaborador, com possibilidades muito maiores de compensação por ausência.
Reduz o estresse na rotina de entregas nos prazos
Imagine a seguinte situação: são 16h40 e o prazo de uma tarefa importante vence no dia seguinte. O gestor está preocupado, mas o colaborador possui um compromisso pessoal às 18h e não poderá trabalhar nesse processo.
Ele estará liberado às 20h e, portanto, poderia terminar a tarefa em casa. Porém, no dia seguinte o gestor só estará presente no escritório até as 10h e não terá condições de corrigir a peça, o que ele entende como fundamental.
Em um modelo de controle por horários, o gestor não tem como resolver esta situação e o colaborador não pode trabalhar nesse processo no horário disponível (de forma legal em relação ao contrato de trabalho estabelecido).
Isso só seria possível se fossem pagos todos os direitos trabalhistas de horas extras e adicional noturno, por exemplo. Nesse caso, o colaborador ficaria com o tempo “vago” após a entrega do trabalho, que teria que ir para o processo sem a devida revisão pelo gestor.
Já no modelo de gestão por tarefas, é possível utilizar uma plataforma digital para que o colaborador possa acessar o processo em sua casa, terminá-lo no tempo disponível, entregá-lo para revisão e ficar em casa mais algumas horas na manhã seguinte para compensar seu trabalho excedente do dia anterior.
Assim, o gestor poderá revisar o trabalho e o estresse de ambos é eliminado, facilitando a entrega de um serviço jurídico de alta qualidade.
Gera flexibilidade no atendimento online dos clientes
Os clientes estão exigindo cada vez mais dos advogados um atendimento online. Dessa forma, ter colaboradores que façam esse atendimento em uma plataforma digital adequada permite alguma flexibilidade de horários e um melhor registro de seu atendimento.
A AdvBox, por exemplo, possibilita registrar todo o andamento de um caso, seja ele interno ao escritório (tarefas de preparação e probatória entre colaboradores) ou externo (processos administrativos e judiciais).
Essa funcionalidade independe de onde está a pessoa responsável pelo atendimento, facilitando a resposta rápida aos clientes.
Aumenta a produtividade da equipe
O modelo de gestão por tarefas é baseado em um sistema que pontua a realização de cada atividade. Essa pontuação é atribuída de forma a considerar o tempo gasto na tarefa e a qualificação necessária para realizá-la.
Na AdvBox, é possível definir um sistema de pontuação que mostre para o colaborador seu desempenho atual e o do mês anterior, além de uma projeção diária sobre a sua meta mensal.
Assim, o colaborador tem uma ideia real do quanto ele produz no mês, podendo fazer um sprint quando estiver atrasado, relaxar quando estiver adiantado ou ainda manter um ritmo de alta produtividade para elevar seu salário e sua gratificação.
Permite identificar quem está produzindo mais
O famoso “corpo mole” não tem vez em um modelo de gestão por tarefas. Isso porque torna-se possível medir exatamente quem rende mais e quem rende menos.
Muitas vezes o gestor se surpreende, pois existem profissionais que produzem rapidamente enquanto estão na frente do computador, mas elaboram o que vão fazer durante o café.
Mais uma vez a AdvBox auxilia nessa tarefa, permitindo ao gestor ver que nem sempre aquele colaborador que fica 8 horas na frente do computador é o que mais produz. Com isso, o escritório consegue gerar uma remuneração mais justa para seus funcionários, inclusive premiando aqueles que trazem mais resultados.
Por fim, nosso conselho para todo gestor de escritório: adote o modelo de gestão por tarefas o quanto antes! E para os advogados e colaboradores: apresente o modelo de gestão por tarefas para seu gestor e insista para que ele adote no escritório!
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Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
