Como a gestão de contratos está revolucionando o setor jurídico
Publicação colaborativa desenvolvida por Juridoc.com.br
O volume de dados na advocacia cresce de forma exponencial e, por isso, cada vez mais torna-se imprescindível contar com recursos tecnológicos que vão auxiliar na organização do escritório. Nesse sentido, a gestão de contratos é extremamente beneficiada a partir do uso de serviços que têm como premissa a inteligência artificial, ou como também é chamada, IA.
E isso acontece não somente com o objetivo de elaborar e armazenar documentos, mas para refinar métodos de coleta, extração e análise de informações que estão relacionadas à gestão de contratos do escritório.
Com base em novas capacidades, a inteligência artificial auxilia no processo de criação. Graças à computação cognitiva ou aprendizado de máquina, a tecnologia aprende a completar tarefas que tradicionalmente são feitas por seres humanos.
Dessa forma, interfaces inteligentes podem gerar termos e condições contratuais recomendados como parte da estratégia de negociação, auxiliando diretamente na gestão de contratos. Diante disso, pode-se afirmar que uma verdadeira revolução jurídica iniciou e tem acelerado de forma significativa os serviços jurídicos.
Cada vez mais, as ferramentas tecnológicas imprimem à carreira jurídica novas nuances e perspectivas, redefinindo o papel dos advogados. É fato que, com os recursos inteligentes, os profissionais do Direito ganham mais tempo e agilidade para se tornarem muito mais estratégicos e focados no atendimento aos seus clientes como um grande diferencial do trabalho.
Sem dúvidas, a inteligência artificial está no centro da pesquisa legal, na revisão de documentos e na gestão de contratos do escritório. Entre diversos casos de uso bem-sucedidos na esfera jurídica, temos a gestão de contratos que, além de dispensar papel e trabalho manual, permite que o advogado se torne mais célere na sua prestação de serviços.
Continue a leitura desse conteúdo para compreender mais sobre como fazer uma excelente gestão de contratos do escritório, quais os diferenciais da implementação de uma área focada nessa organização e os benefícios de uma gestão de contratos.
Quais os benefícios da gestão de contratos?
A última década testemunhou um crescente interesse em teorias de contrato de vários tipos. Mas um motivo bastante plausível para que a gestão de contratos se tornasse a “menina dos olhos” das grandes corporações, foi quando Oliver Hart e Bengt Holmström receberam o Prêmio Nobel de Economia em 2016.
Eles ganharam o prêmio por suas contribuições para a teoria dos contratos, mostrando que os contratos têm múltiplas aplicações em diversos contextos da vida real.
A pesquisa e trabalho na teoria dos contratos não apenas prova como os contratos nos ajudam a lidar com interesses conflitantes, mas também mostra a importância do gerenciamento de contratos no dia-a-dia das empresas.
Segundo os autores da teoria dos contratos, os contratos fornecem a base para uma grande parte da análise econômica. Qualquer negociação deve ser mediada por alguma forma de contrato, seja explícito ou implícito. E, nos últimos anos, os economistas se tornaram muito mais interessados em relacionamentos de longo prazo.
Nestas circunstâncias, um contrato torna-se uma parte essencial do relacionamento comercial e, como consequência deste contexto, a gestão de contratos feita de forma analítica ganha importância.
Segundo os teóricos, é difícil monitorar o quanto uma parte do acordo está presa a obrigações que nem sempre são as melhores para os seus negócios, ou ainda, o quanto é difícil especificar todas as eventualidades futuras.
A pesquisa oferece conselhos práticos sobre como alcançar o melhor resultado para ambos os lados e como evitar as principais armadilhas e riscos do contrato.
Portanto, à medida que as organizações procuram se tornar mais digitais, a gestão de contratos se torna primordial. Visto que envolve tarefas complexas e repetitivas e exigem constantes processos de revisão, soluções baseadas em inteligência artificial estão se tornando mais difundidas e procuradas.
Além do mais, as ferramentas que podem oferecer extração de dados para análises de risco e desempenho do contrato são as mais reverenciadas por quem busca o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Como fazer uma boa gestão de contratos?
Agora que já destacamos a importância da gestão de contratos do escritório de advocacia, vamos compreender juntos como fazer uma boa gestão de contratos. A sua empresa será muito mais eficaz e estratégica se você levar em consideração esses pontos e colocá-los em prática.
E para começar, a sua gestão de contratos deve se preocupar com a redação dos termos. Os textos devem ser claros e assertivos para evitar dúvidas e outras interpretações. Porém, mais do que se preocupar com a assinatura do documento e a sua redação, a gestão de contratos deve ter uma preocupação sobre como será o acompanhamento de toda a vida útil deste contrato.
É indispensável manter uma organização e o histórico dos contratos para que eles possam ser controlados da melhor forma. Isso porque ao criar um processo claro de ordem e atualização dos contratos, evitam-se problemas graves como perda de prazos, erros de revisão e de controles de versões.
A comunicação e o armazenamento são fundamentais nesse processo de gestão de contratos do escritório. É nesse momento que entra uma parte fundamental do trabalho de quem faz o gerenciamento destes documentos: a catalogação e digitalização dos contratos.
Como falamos no início do texto, escritórios de advocacia lidam diariamente com uma infinidade de dados e os contratos são parte fundamental disso. Por isso, contar com um software que realize esse gerenciamento é indispensável para manter todas as informações seguras e de fácil acesso.
Clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com a possibilidade de digitalizar todos os documentos dentro da plataforma. Isso acontece de maneira prática e segura. Os contratos permanecem armazenados em um único ambiente na nuvem, podendo ser acessados de qualquer lugar e atualizados quando for necessário.
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O que compõe a estrutura da gestão de contratos?
Nós já falamos sobre como fazer uma gestão de contratos levando em conta desde a redação do texto até a organização dos documentos. Por isso, agora chegou o momento de trazer a inteligência artificial para a gestão de contratos.
Os recursos inteligentes podem ajudar a padronizar e acelerar processos, reduzir erros e, ainda, preservar o conhecimento. Por esse motivo a inteligência artificial tem se tornado um recurso essencial para a competitividade.
E cada vez o CLM – Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato – para o setor jurídico tem sido imperativo para os escritórios jurídicos que buscam expandir sua capacidade de gerenciamento.
O que se percebe no mundo todo é que, embora muitas organizações já tenham adotado a tecnologia para armazenar contratos na nuvem, elas estão cada vez mais voltadas a soluções completas e eficientes que visam à conformidade a recursos mais amplos voltados à compliance.
Ou seja, o setor jurídico e as empresas em geral procuram cada vez mais a gestão de contratos como uma forma mais holística de avaliar conformidade, riscos, qualificação de fornecedores, entre outros elementos de forma mais estruturada.
Todos sabem que o gerenciamento de contratos contém alto grau de risco e exposição associados a não conformidade relacionada aos requisitos internos ou regulamentações governamentais externas.
A este respeito, o CLM pode ser aplicado às disposições contratuais – termos, condições, cláusulas – para uma melhor compreensão da extensão e uso da linguagem jurídica contida nos contratos.
Por esses e outros motivos, o CLM se tornou um recurso eficaz para analisar os dados mantidos em documentos contratuais de forma mais estruturada e armazenadas em um único local.
Além disso, novos recursos da inteligência artificial oferecem conhecimentos preditivos, o que expande a capacidade de compreender o risco de contratos existentes e a perspectiva de renovação ou de execução de um novo evento.
3 benefícios da IA aplicada à gestão de contratos
- As ferramentas de revisão de contrato que utilizam a inteligência artificial têm a capacidade de ajudar as equipes jurídicas a revisar minuciosamente conjuntos muito grandes de contratos.
- Insights sobre os níveis de desempenho do gerenciamento de contratos e as principais métricas relacionadas
- Recursos necessários para impulsionar e sustentar os níveis de desempenho ao longo do tempo.
Estatísticas sobre a gestão de contratos e os escritórios jurídicos:
- 39% dos departamentos jurídicos dependem de não-advogados para gerenciar seus contratos;
- 35% dos profissionais do direito consideram que a gestão de contratos é uma responsabilidade legal, enquanto 45% acham que é uma responsabilidade do negócio. 20% não chegaram a uma definição;
- 65% dos profissionais da área jurídica identificaram o tempo perdido em tarefas administrativas como seu maior ponto problemático;
- 70% dos profissionais da área jurídica usam dispositivos móveis em seu trabalho jurídico diário;
- 40% dos departamentos jurídicos possuem uma ferramenta automatizada de gerenciamento de contratos;
- 29% estão interessados em adotar uma ferramenta de gerenciamento de contratos, mas não sabem por onde começar.
(Fonte: Aberdeen)
O papel do advogado na gestão de contratos
Sem dúvidas, a combinação de advogados qualificados com as ferramentas certas pode criar uma redução de risco significativa e mensurável nas tarefas legais.
A tecnologia já provou que é capaz de substituir a pesquisa, a produção de documentos, e o gerenciamento de processos.
Depois de tudo isso, a grande revolução deverá ficar com os contratos inteligentes que prometem negociações sem a interferência de terceiros e a implementação automática de termos contratuais.
Entretanto, nada substitui a perspicácia nos negócios e os relacionamentos. Esses pontos são e sempre serão particularidades dos advogados que, com a ajuda da inteligência artificial, poderão tornar essas habilidades ainda mais aprimoradas.
Por isso, advogados devem se colocar cada vez mais próximos dos recursos de inteligência artificial com o objetivo de tornarem-se mais estratégicos e conectados às mudanças que estão acontecendo na advocacia.
Ao contar com ferramentas inteligentes, que vão auxiliar diretamente na realização do seu trabalho, o advogado ganha tempo e eficiência para tornar o atendimento aos clientes melhor, para ser ainda mais assertivo com relação às estratégias de cada caso. Uma verdadeira revolução já começou e os profissionais atentos não podem ficar de fora.
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Formado em jornalismo, especializado em estratégias e técnicas SEO e Professor do Instituto IbiJus. Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet. Atualmente, trabalhando em um dos mais completos métodos de marketing jurídico focado em qualidade e resultados sem ferir as normas da OAB.
