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É comum que os escritórios tenham uma enorme quantidade de documentos importantes arquivados, que são impressos e expedidos todos os dias. Uma organização eficiente através da digitalização de documentos é fundamental para que a produtividade seja mantida e melhorada, reduzindo o estresse e possibilitando um aumento na carteira de clientes do escritório.

Uma mulher sentada à uma mesa trabalhando em um notebook sem nenhum papel por perto, exemplificando as vantagens da digitalização de documentos

Isso porque é comum funcionários perderem horas procurando algum documento importante, o que acaba atrapalhando o desempenho.

Uma gestão eficiente dos documentos é essencial para não perder prazos, atender melhor os clientes (com mais rapidez e efetividade), garantir a satisfação deles (sem perder seus documentos), além de viabilizar a implantação do home office para os funcionários (algo que aumenta a motivação, contorna problemas pessoais e reduz custos do escritório).

Confira algumas dicas de digitalização de documentos e a gestão deles na nuvem do seu escritório:

1. Utilize hashtags na descrição dos processos para filtrar eles e acessá-los com rapidez. Já explicamos como fazer isso aqui no blog.

2. Defina regras de organização, padronizando o sistema de catalogação. Por exemplo: serão sempre utilizadas letras maiúsculas? No início de cada arquivo, será utilizado um número/código correspondente? A numeração de 1 até 9 começará com zero? Serão utilizados acentos, conectores e pontuação da língua portuguesa nas tags de organização?

3. Centralize os arquivos no mesmo lugar. Nada de salvar um pouco de documentos no computador, outro montante no Drive, mais um pouco no Dropbox e o restante na ADVBOX, por exemplo. Use sempre a mesma plataforma e evite confusão.

4. Não deixe acumular: crie uma rotina propícia para a digitalização de documentos e anexos deles o mais rápido possível. Quando atender o cliente, por exemplo, inclua a digitalização de documentos dele no horário reservado para o atendimento. Assim, você já pode devolver o que for possível, diminuindo a possibilidade de perder algo.

5. Reserve um tempo para digitalizar documentos antigos e organize na nuvem por clientes ou processos. Depois, devolva tudo o que for possível e fique apenas com os arquivos virtuais.

6. Elabore um manual para oferecer como treinamento para sua equipe entender a padronização e organização na nuvem. Ou prefira contratar serviços que já oferecem esse tipo de treinamento.

Viu? É muito simples organizar seus documentos na nuvem e os efeitos dessa organização são inúmeros. Além disso, não correr o risco de perder documentos originais, por exemplo, é algo de valor imensurável tanto para você quanto para o seu cliente. O que você está esperando para começar a sua gestão de documentos eletrônica e desfrutar dos benefícios da nuvem?

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Katiussa Bitencourt

Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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