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O melhor software para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos

AUTORA: GIOVANNA SOARES DOS SANTOS.

Ao longo dos anos as demandas dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos passaram a ganhar mais destaque no mercado jurídico. 

Com o fim de alavancar seu crescimento perante o mercado, criou-se áreas de gestão que precisaram acompanhar a inovação dessas demandas para garantir a segurança e entrega de qualidade aos clientes.

Neste cenário, os sócios, empresários e advogados precisam realizar investimentos significativos no gerenciamento do negócio. Até mesmo para tornar um diferencial competitivo e conquistar mais clientes, assim como fidelizá-los.

Atualmente, mesmo com o avanço da tecnologia e modernização dos sistemas, muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos ainda não utilizam sistemas de gestão em suas rotinas. Isso que pode ser preocupante a longo prazo.

Independentemente de qual sistema de gestão que se escolha, a ferramenta tem a capacidade de planejar a rotina e facilitar o trabalho da Alta Administração e de seus colaboradores.

O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão é um conjunto de partes interligadas com uma função específica de produzir melhores resultados ou reduzir eventuais riscos.

Ou seja, desde o cadastro de um novo cliente ou demanda, controle financeiro e até mesmo o envio de relatórios, o sistema apoia principalmente os sócios e a Controladoria Jurídica.

Quais são os benefícios de um software jurídico?

Em decorrência da utilização do sistema de gestão, a organização apresenta processos internos mais ágeis e eficientes.

Assim, existem vários softwares disponíveis que prometem a organização das operações, a integração dos dados, a sistematização dos processos e consequentemente, o aumento da produtividade da empresa.

Entre os benefícios que o sistema de gestão pode oferecer estão as seguintes!

1. Integração das áreas do escritório ou departamento jurídico

Este é mais conhecido como o “benefício combo”, pois o intuito do software de gestão dentro das organizações é unir as informações e demandas de todas as áreas em um só sistema.

Facilita-se, portanto, o trabalho em equipe e garante-se que se acesse em um mesmo lugar as diversas pastas e documentos, formando uma gestão mais harmoniosa.

Por consequência, aumenta-se a organização financeira do escritório, realizando economia com funcionários e otimização do tempo deles, custos, entre outros.

Consequentemente, pode-se distribuir melhor os recursos, principalmente em relação aos honorários.

2. Apoio na tomada de decisões

Por outro lado, com o auxílio de relatórios internos dentro das instituições, torna-se viável a integração e acessos aos dados.

Por meio dos relatórios de desempenho e mapeamento de processos internos da organização, a Alta Administração e gestores possuem condições de tomar decisões mais assertivas e com conhecimento de todas as questões de cada área. 

3. Controle das agendas e prazos

Um dos maiores desafios de um escritório de advocacia é manter a organização no controle das agendas.

A perda de um prazo pode trazer grandes prejuízos para o cliente e para o advogado. Por isso, o sistema de gestão possibilita o cadastro dos compromissos, tarefas, diligências, prazos e recebimento de alertas. Assim, se reduz as chances de perda de prazo.

4. Segurança no armazenamento de dados

Principalmente com a vigência da Lei de Proteção de Dados, os dados são considerados valiosos para os escritórios.

Afinal, é a partir deles que se tem informações relevantes da organização como: faturamento, cadastro de clientes, contratos de prestação de serviços, controle dos prazos processuais e consultivos, reuniões, entre outros.

Portanto, com a utilização do software jurídico de gestão é possível mais segurança no armazenamento desses dados, incluindo utilização de mecanismos de criptografia que impedem o acesso por pessoas não autorizadas no sistema.

5. Monitoramento processual automatizado

Por último, o sistema de gestão por meio da Controladoria Jurídica realiza o cadastro dos processos eletrônicos na sua base.

Além disso, para acompanhamento processual automatizado, basta apenas informar o nome e a OAB do advogado para receber as movimentações processuais e intimações. Assim, a consulta individual dos processos não se mostra mais necessária, pois o sistema faz isso pelo escritório.

Ainda existe preconceito com software jurídico?

Ocorre que, mesmo com toda a facilidade que um software jurídico proporciona, alguns sócios e gestores acham o sistema de gestão uma ferramenta custosa e restrita a escritórios e departamentos jurídicos de grande porte, o que não é verdade.

Recentemente, a Associação Brasileira de Lawtechs & Legaltechs divulgou uma pesquisa. Nela resta informado que cerca de 39,88% dos escritórios de advocacia do Brasil ainda não possuem sistema de gestão (software jurídico).

Recomenda-se e indica-se o uso de sistemas de gestão para todos os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Independentemente de seu tamanho e de sua área de atuação. Afinal, quanto mais eficiente e organizado for o escritório, maiores serão os níveis de desempenho e lucratividade. 

Portanto, é necessário compreender que não basta apenas possuir um sistema de gestão: é fundamental explorá-lo ao máximo, em todas as suas funcionalidades. 

O sistema deve ser parametrizado, alimentado, saneado e auditado em um ciclo contínuo.

É fundamental compreender como o sistema pode influenciar no dia a dia da organização, na gestão e valorização da advocacia. A utilização de forma completa e adequada gera credibilidade à advocacia, conforto aos advogados e advogadas e segurança ao cliente.

Existe software jurídico perfeito?

Importante esclarecer que não existe software jurídico perfeito, mas sim aquele que se adequa melhor a sua gestão.

Antes de escolher um sistema, é necessário entender o que é fundamental para o seu negócio.

Alguns pontos importantes para serem analisados são: facilidade de uso; compatibilidade com diversos sistemas; possibilidade da utilização remota do software jurídico; recebimento de intimações e publicações; emissão de relatórios; entre outros.

Por fim, precisamos quebrar esta barreira de que escritórios menores e departamentos jurídicos pequenos não devem ter sistema de gestão. Muito pelo contrário, o sistema de gestão proporcionará melhores resultados e possibilidades de crescimento.

No atual momento, a tecnologia está presente em praticamente tudo de que falamos e em decorrência desses avanços, o nível de profissionalização aumentou entre os escritórios, ao mesmo passo em que as exigências de mercado também cresceram em ritmo semelhante.

Assim sendo, o software jurídico deve ser aplicado em todas as esferas e níveis do negócio, pois os benefícios serão alcançados em qualquer setor – inclusive apresentando vantagem positiva em áreas operacionais -, desde que se tenha conhecimento das atividades da função.

De uma forma geral, o sistema de gestão tem como escopo principal à integração de todas as áreas e funções, proporcionando boas práticas e gerenciamento de riscos capazes de identificar e aprimorar soluções para a organização.

Conclui-se, portanto, que a utilização de software jurídico se torna um instrumento mais eficaz e transparente, a adoção de novos métodos a fim de garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados.

Referências bibliográficas

ALBINI, Samantha. Controladoria Jurídica Para Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos, 2ª ed. Curitiba: Editora Juruá, 2019.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE LAWTECHS & LEGALTECHS. Pesquisa: Clientes vs advogados. Disponível em: < https://ab2l.org.br/ab2l-play/pesquisa-clientes-vs advogados/#:~:text=Pesquisa%3A%20Clientes%20vs%20Advogados%201%3A37%3A59%2049%2018%2F04%2F2022%20A,advogados%20e%20o%20impacto%20da%20tecnologia%20nessa%20rela%C3%A7%C3%A3o.>. Acesso em: 02 de out. 2022.

KAMEL, Antoine Youssef. Controladoria Jurídica e inovação. Curitiba: InterSaberes, 2020.

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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