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Equipes com problemas na produtividade, gestão e organização do escritório acabam sendo um empecilho no desenvolvimento de escritórios. Aliás, mesmo com uma equipe de qualidade à disposição, os baixos resultados acontecem devido à falta de planejamento.

Homem escrevendo informações em um painel de vidro, sendo assistindo por uma mulher e outro homem. Foto representa a Organização do escritório

Sem a organização do escritório e do fluxo de trabalho, a equipe, sendo de colaboradores contratados ou de advogados sócios, fica sobrecarregada e incapaz de garantir bons resultados. Assim, mesmo uma ótima equipe vira uma verdadeira perda de investimentos do escritório. Além disso, pode gerar frustração e resistência no ambiente de trabalho.

Veja nesse post como delegar tarefas de maneira inteligente para aumentar os resultados do seu escritório.

Organização do escritório e acompanhamento da produtividade

Escritórios que não possuem uma organização do fluxo de trabalho podem se encontrar em situações de declínio da receita e do progresso dos negócios. Juntamente disso, as tarefas ficam mais trabalhosas e fornecem menos rendimentos.

Uma das soluções mais efetivas para resolver tais problemas está na de análise e controle da produção na equipe. É através dessa organização do escritório e mapeamento da produtividade que se possibilita a identificação de furos de produção. Ou seja, mapear os procedimentos e olhar para eles de forma analítica. Assim, o escritório tem em mãos o poder de identificar em qual parte do trabalho está com mais dificuldades e, ao mesmo tempo, como resolvê-las.

Por exemplo: se um advogado identifica que, de forma recorrente, o problema se encontra na produção de provas porque o escritório tem dificuldade de obter documentos que são responsabilidade do cliente entregar, o advogado pode focar seus esforços e investimentos em melhorar o relacionamento com o cliente, sem se preocupar com as outras áreas que estão bem.

Estrategicamente, o escritório pode buscar treinamentos nesse sentido, ou criar regras de atendimento que melhorem esse procedimento interno. Delegando as tarefas de forma organizada, poderá atribuir, ainda, que o responsável pelo atendimento use seu tempo para aperfeiçoar o procedimento. Inclusive, sem mesmo que outras pessoas que possuem outras responsabilidades deixem de fazer o que compete a elas – prática que prejudicaria todos os resultados do escritório.

Gestão de tarefas com análise de métricas

Delegar tarefas para um fluxo de trabalho produtivo fica mais fácil e eficiente com a utilização de uma plataforma digital. Com efeito, as métricas permitem identificar a aptidão de cada colaborador para com determinado serviço, possibilitando a otimização.

Outra métrica importante para delegação de tarefas na advocacia é o percentual de receita por serviço. Ele aponta serviços com maior rendimento para direcionar o trabalho da equipe. Assim, a delegação de tarefas pode ser usada para crescer a receita, diminuir custos e melhorar a performance de todo escritório.

Eficiência e rendimento no Fluxo de trabalho

O aprimoramento da gestão de tarefas com os procedimentos aqui referidos é o ideal para escritórios em situação improdutiva. A análise do trabalho da equipe com base em dados e métricas mostra especificadamente o que está acontecendo de errado. Com isso se adquire um controle de resultados bem maior do que em contextos divergentes.

Aproveite essa possibilidade presente na advocacia de hoje para alavancar o desenvolvimento do seu escritório.

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Katiussa Bitencourt

Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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