Os escritórios de advocacia precisam estar preparados para lidar com a safra de processos que chega mensalmente nas mãos dos profissionais. É fundamental ter uma organização exemplar para garantir a otimização no trabalho, desde a prospecção até o momento da execução.

A desorganização pode trazer inúmeros prejuízos, como a perda do cliente para outro escritório, a não observação de honorários que não foram pagos, dentre outras.

Felizmente, a tecnologia surgiu como uma forte aliada para os advogados exercerem seus trabalhos diários. Agora, lidar com o grande volume de processos não precisa mais ser penoso e cansativo. Acompanhe a leitura do artigo, entenda como lidar com a safra de processos mensais no escritório e como a tecnologia pode lhe ajudar nisso!

 O que é business intelligence?

Antes de explicar como a tecnologia pode auxiliar no controle das safras de processos, é importante entender o que é business intelligence (BI). 

Conhecido em português como Inteligência de Negócios ou Inteligência Empresarial, é um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para captar e transformar dados em informações que possam ser relevantes para uma companhia. 

Com as informações obtidas, as empresas podem tomar decisões mais fundamentadas, direcionando seus esforços em ações que podem trazer mais resultados. 

No BI, podem ser reunidos dados sobre: comportamento do consumidor, informações de concorrentes, tendências de mercado, dentre outras. 

Esses dados auxiliam as empresas a explorarem ideias, aproveitar oportunidades e evitar riscos. 

Os dados que uma empresa possui muitas vezes são inteligíveis. Eles precisam ser decifrados para criar uma informação, compreendida pelo responsável para direcionar as atitudes que a organização deve tomar. 

Na prática, o BI pode utilizar dados de diversas plataformas, como: sites, blogs, redes sociais, rastro dos usuários nas mídias, dentre outros. 

Como o business intelligence pode ser utilizado na advocacia?

Adaptando o que foi dito para o ramo jurídico, o BI pode ser utilizado por escritórios para conseguir informações sobre: 

• comportamento da persona;
• tendências nas áreas de atuação;
• informações sobre a linha de pensamento de um determinado juiz;
• análise de dados em relação aos processos do escritório (que é onde se encontra o assunto deste artigo).

Imagine poder entender a linha de pensamento de alguns juízes das varas da sua comarca onde os processos da sua área de atuação são julgados. Ter essas informações podem lhe ajudar a prever se um caso que foi parar nas mãos de um determinado julgador terá uma decisão favorável ou não. 

Desse modo, sua banca pode até buscar meios de tentar conseguir a melhor decisão possível. 

Em relação aos processos do escritório, as técnicas de BI podem ser fundamentais para entender os casos que mais dão retorno financeiro, as áreas mais promissoras do escritório, o valor dos honorários recebidos pelos processos em um determinado momento, dentre outras inúmeras possibilidades de informações. 

Esses são apenas alguns exemplos para você conseguir visualizar na prática o que a tecnologia pode fazer para otimizar os resultados e o desempenho do seu escritório.

Ou seja, as inovações podem ser uma peça fundamental para auxiliar os advogados a terem um maior controle de suas ações, pois podem tomar decisões muito bem embasadas. 

A tecnologia e a safra de processos

Chegamos ao assunto principal do artigo. Escritórios de advocacia podem ter uma rotina corrida e exaustiva. O tempo pode ser o bem mais valioso para eles. 

Desse modo, analisar manualmente processo por processo para tentar verificar os casos perdidos, os vitoriosos, os clientes desistentes e os honorários que não foram pagos, por exemplo, pode ser cansativo e improdutivo. Isso levaria muito tempo, o que atrasaria o trabalho dos profissionais e prejudicaria o desempenho deles.

Nesse sentido, para que as análises sejam realmente efetivas, é importante que isso seja feito por safra de processos. Ou seja, essa verificação deve ser feita em lotes, divididos pelo mês em que entraram no escritório. 

Dessa maneira, é possível analisar a safra de processos de um determinado período para contabilizar corretamente aspectos como: honorários devidos, desistências, custos, tempo de trabalho neles, pagamentos recebidos, dentre outros aspectos. Para obter esses dados com eficiência, é fundamental o controle dos processos por safra. 

Por que analisar dados por safra de processos?

Você deve se perguntar “por que a análise dos dados das ações do escritório deve ser feita por safra?” A resposta é simples: por ser mais eficiente. Vamos explicar.

Escritórios de advocacia, assim como muitas empresas, lidam com uma imensidão de dados, que podem proporcionar diversas análises e combinações. Diante de tantos, o ideal é selecionar aqueles que realmente são relevantes. 

É preciso filtrar os principais dados e métricas e acompanhá-los de modo a transformá-los em informações realmente vantajosas para o escritório. 

Devido ao volume imenso, para obter as informações importantes, é fundamental ter um controle eficiente deles. Separá-los por tipo e pelo tempo em que foram recebidos pode ser uma maneira eficiente de organização, facilitando a utilização e a análise deles.

O ideal é manter um controle constante das informações do escritório, de modo a evitar perder dados ou tornar o armazenamento deles de forma ineficiente e desorganizada, o que pode prejudicar a empresa.

Assim, para conseguir obter os dados relativos aos processos, é preciso que eles sejam analisados por safras. Dessa forma, sua equipe consegue ter informações relacionadas aos casos de um determinado período, facilitando a organização de todos e a tomada de decisões em relação a eles.

As vantagens do software jurídico da ADVBOX para analisar safra de processos

Para conseguir obter informações relevantes sobre os processos judiciais e extrajudiciais do escritório, é fundamental entender como obter essas informações e analisá-las de forma eficiente. Além disso, é essencial compreender como se realiza a separação dos casos em lotes.

Sabendo disso, a ADVBOX oferece esses ensinamentos para as advocacias que utilizam a versão Elite do software. Tudo o que os profissionais precisam saber é ensinado em encontros especiais.

A ADVBOX sempre investe em pesquisa, no desenvolvimento e no aprimoramento de uma ferramenta completa e eficiente. Assim, foi criado um sistema eficaz de gestão de BI para escritórios que querem se tornar competitivos e bem sucedidos no mercado. 

Dentre as diversas versões, a Elite foi elaborada para os advogados líderes de escritórios empreendedores que possuem muita vontade de crescer. Desse modo, eles podem administrar seus negócios com eficiência e segurança. 

Realizar a análise de dados por safra de processos é essencial para garantir um maior controle dos casos e organização do que deve ser feito em relação a eles. Essa análise em lote contribui para uma maior produtividade e evita que o escritório fique prejudicado por não ter verificado informações relevantes em relação a uma determinada questão. 

E se você gostou do artigo e deseja saber mais sobre esse assunto, confira as vantagens do ADVBOX e as versões que existem para escolher a que melhor se adequa ao seu escritório!