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Pontuação por Tarefas - Taskscore

Desvendando a eficiência: estratégias para otimizar escritórios com sucesso

Administrar e otimizar escritórios de advocacia é um grande desafio. 

Portanto, torna-se claro que o gestor deve direcionar sua atenção para o desempenho do escritório, tomando medidas que estimulem o envolvimento e ampliem a motivação de sua equipe.

Nesse contexto, considerando a natureza por vezes morosa do sistema judicial e a ocorrência frequente de imprevistos cotidianos, identificar um espaço para avaliação e aperfeiçoamento revela-se uma tarefa complexa. 

Na verdade, é precisamente com o intuito de mitigar a falta de disponibilidade temporal e evitar sobrecargas que a busca por melhorias se faz essencial.

Neste artigo, vamos abordar maneiras de como otimizar escritórios de maneira eficaz. Confira:

Como otimizar um escritório?

A otimização de um escritório é um processo importante para garantir que o ambiente de trabalho seja eficiente, produtivo e propício ao bem-estar dos funcionários. 

Sendo assim, um dos primeiros passos é o design do espaço físico. Ou seja, um layout bem planejado pode influenciar a colaboração e a concentração. Além disso, é essencial garantir que a mobília esteja disposta de forma a permitir a circulação fácil e evitar obstáculos desnecessários.

A tecnologia também desempenha um papel crucial na otimização. Com isso, equipar os funcionários com as ferramentas certas, como computadores atualizados e software adequado, aumenta a eficiência do trabalho. 

Além disso, investir em infraestrutura de rede confiável é fundamental para garantir a conectividade contínua e a realização de tarefas sem interrupções.

Uma outra questão importante é a comunicação eficiente. Ela representa um pilar da otimização do escritório. Sendo assim, estabelecer canais claros de comunicação, realizar reuniões regulares e utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos ajuda a manter todos alinhados e a minimizar mal-entendidos.

Por fim, adotar práticas sustentáveis, promover o desenvolvimento profissional e manter uma cultura de feedback são alicerces para um escritório otimizado. 

Ao focar na harmonização entre ambiente de trabalho saudável, eficiência operacional e crescimento dos funcionários, as empresas podem criar um espaço onde a produtividade e a satisfação se alimentam mutuamente, resultando em sucesso tanto para a equipe quanto para a organização como um todo.

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O que é otimizar a produtividade?

Otimizar a produtividade é um processo que visa aprimorar a eficiência e o desempenho em todas as áreas de uma organização. Trata-se, portanto, de encontrar maneiras de realizar mais tarefas em menos tempo, utilizando recursos de forma inteligente e alcançando resultados superiores. 

Dessa forma, no centro desse conceito está a busca pela eliminação de desperdícios, sejam eles de tempo, recursos ou esforços. Isso implica em identificar e minimizar atividades que não contribuem significativamente para os objetivos da empresa. 

A otimização da produtividade exige, então, uma análise profunda dos processos internos, a fim de identificar gargalos, redundâncias e práticas ineficientes.

Sendo assim, uma parte essencial desse processo é a adoção de ferramentas e tecnologias adequadas. Sistemas de gestão, softwares especializados e automação de tarefas repetitivas podem agilizar operações e liberar tempo para atividades de maior valor agregado.

Além disso, investir em treinamento para a equipe garante que todos estejam familiarizados com as ferramentas disponíveis e saibam como utilizá-las eficazmente.

A gestão do tempo também desempenha um papel crucial na otimização da produtividade.

A priorização de tarefas, a definição de metas claras, bem como a adoção de técnicas de gerenciamento de tempo permitem que os funcionários se concentrem nas atividades mais importantes e urgentes. Isso evita a dispersão de energia em tarefas menos relevantes.

No entanto, otimizar a produtividade não se trata apenas de pressionar os funcionários para trabalharem mais rápido. É fundamental também considerar o bem-estar da equipe. 

Um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, pausas regulares e um ambiente de trabalho positivo contribuem para um aumento real na eficiência a longo prazo.

Em resumo, otimizar a produtividade é uma busca constante por maneiras mais inteligentes e eficazes de operar. Ao eliminar desperdícios, adotar tecnologias apropriadas, gerir o tempo com sabedoria e promover uma comunicação transparente. 

Como otimizar processos de trabalho?

Visualize um método de gerenciamento de equipes que ofereça a você a capacidade de supervisionar e controlar a produtividade de sua equipe de forma completa.

Além disso, considere também a possibilidade de que esse mesmo sistema proporciona maior autonomia, liberdade e flexibilidade de horários, tanto para você quanto para seus colaboradores, resultando em ganhos financeiros elevados.

Paralelamente, imagine que todas essas melhorias ocorram de maneira não intrusiva, permitindo ampliar o controle sem causar a sensação de supervisão excessiva por parte da equipe.

De fato, esse sistema existe! E é conhecida como Sistema Taskscore, uma abordagem de administração de equipes fundamentada na avaliação de produtividade por meio de pontuação por tarefas, sendo particularmente benéfica para o setor jurídico.

O que é o Sistema Taskscore?

O sistema Taskscore consiste em uma metodologia de gestão de colaboradores baseada em produtividade (pontuação por tarefas).

Aliás, a pontuação por tarefas nada mais é que o método de metrificação do trabalho intelectual. Seu objetivo é obter uma referência de produtividade similar entre os membros de equipes que trabalham com conhecimento e informação.

Por meio do Sistema Taskscore, é viável observar de forma nítida o incremento na produtividade global do escritório. Ele proporciona ao gestor e a todos os integrantes da equipe jurídica resultados em tempo real acerca das atividades empreendidas por cada um.

Como otimizar escritórios com o Sistema Taskscore?

Por meio do sistema Taskscore, que se baseia em pontuação por tarefas, é possível ter uma visão clara do acréscimo na produtividade global do escritório. Esse sistema proporciona ao gestor e a todos os membros da equipe jurídica resultados em tempo real referentes às tarefas em andamento.

Desse modo, o sistema revela a meta de produtividade estabelecida para cada colaborador pelo escritório, bem como sua produção atual, por meio de uma sistemática de pontuação.

Sendo assim, atribui-se uma pontuação previamente alocada a cada tarefa, geralmente variando de 0 a 200 pontos. A pontuação leva em consideração maior pontuação para tarefas mais intrincadas e demoradas, e pontuação menor para tarefas simples e ágeis.

A adoção total deste sistema também pode ser uma substituição do rastreamento convencional de horários de entrada e saída de funcionários. Isso resulta em impactos consideráveis.

As vantagens primordiais da abordagem de Pontuação por Tarefas englobam:

  • Um notável aumento na produtividade;
  • Maior autonomia e autoadministração individual;
  • Estímulo motivacional ampliado;
  • Flexibilidade de horários;
  • Gerenciamento alinhado com as normas trabalhistas para o trabalho remoto;
  • Incremento na receita do escritório;
  • Capacidade de recompensar de forma mais eficaz aqueles que contribuem com maior volume de trabalho;
  • Manutenção de controle e supervisão plenos sem transparecer excesso de intromissão por parte do gestor.

O Taskscore é, portanto, um sistema automatizado e em tempo real de reconhecimento pelo trabalho realizado. Consequentemente, benefícios como folgas e flexibilidade de horários são as primeiras recompensas que as equipes colhem ao adotar o sistema Taskscore.

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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