Você sabe como gerenciar os prazos do seu escritório de uma maneira rápida e efetiva? Seus colaboradores conseguem ser pontuais e não esquecer nenhum compromisso agendado?
Todo mundo sabe que advogados lidam com prazos processuais e podem ter muitos compromissos. Atendimentos, reuniões, audiências, dentre outros, podem tornar a jornada do profissional muito atarefada.
Contudo, isso não é motivo para desespero e nem para deixar de cumprir tarefas. É possível realizar a gestão de prazos com eficiência, utilizando a tecnologia para isso. Sendo assim, acompanhe a leitura e confira como gerenciar os prazos do seu escritório da melhor maneira possível!
Como gerenciar os prazos do seu escritório de advocacia?
Gerenciar os prazos no escritório de advocacia não é uma tarefa complicada. Contudo, é fundamental manter o negócio produtivo e funcionando. Desorganização e perda de prazos podem manchar a reputação, além de ocasionar fuga de clientes. Por isso, acompanhe as dicas e veja como fazer esse controle no seu escritório.
Separe por tarefas
Antes de tudo, entenda quais são os tipos de compromissos que o seu escritório possui. Além dos prazos processuais, advogados precisam conciliar sua rotina com audiências, reuniões com clientes, novos atendimentos, dentre diversos outros compromissos.
Contudo, o escritório não possui apenas as tarefas inerentes à advocacia. Sendo assim, é preciso entender as atividades operacionais, administrativas, financeiras, dentre outras. Separe-as e designe-as ao profissional responsável por elas.
Desse modo, cada um se encarregará das suas responsabilidades, diminuindo as chances de perder os marcos temporais estabelecidos.
Estabeleça prioridades
Defina quais atividades são as mais importantes no escritório, podendo também defini-las pelo prazo mais curto ou urgente. Quando todos sabem quais são as atividades com os prazos mais próximos de vencer, melhor podem se organizar para evitar perdê-los.
Conte com a colaboração do controller jurídico
Muitos escritórios, principalmente os de grande porte, contratam um controller jurídico para organizar as rotinas do negócio, contribuindo para um maior foco dos advogados em suas atividades.
Esse profissional pode organizar as incumbências de todos para que os responsáveis por elas as executem no momento apropriado. Mesmo sendo uma boa alternativa, a atuação do controller por si só pode estar sujeita a erros, sendo fundamental ter uma ferramenta para auxiliá-lo.
Ainda, um programa pode evitar que as informações fiquem dispersas. Concentrá-las em um único lugar pode facilitar o acesso, a visualização delas e de seus respectivos prazos para manter a rotina organizada e produtiva.
Adote ferramentas tecnológicas
A tecnologia veio para melhorar o trabalho e a rotina dos advogados. Conforme comentado, a adoção de uma boa ferramenta pode ser decisiva para aumentar a produtividade e os resultados do escritório.
Como um software jurídico pode ajudar no gerenciamento de prazos do escritório?
Se a sua dúvida é sobre qual é a maneira mais avançada para ser feito o controle dos prazos e da qualidade do trabalho dos seus colaboradores, a resposta é simples: utilizando um software jurídico.
O segredo para o sucesso de um negócio na atualidade está em saber escolher as melhores tecnologias para auxiliar os profissionais em seu trabalho.
Um programa de qualidade permite melhorar o fluxo de tarefas, organizar todo o escritório de advocacia, manter os prazos dos compromissos e dos processos judiciais organizados, atribuir competências, armazenar documentos, avaliar a produtividade da equipe, dentre outras funcionalidades.
Se o seu escritório ou o setor de controladoria jurídica adotam um programa eficiente, torna-se possível realizar uma gestão completa, diminuir riscos, aumentar o foco e a produtividade dos colaboradores e melhorar os processos internos.
Além de lhe auxiliar a gerenciar os prazos do escritório, o software pode trazer muitos outros benefícios. Veja-os abaixo.
Automatização de tarefas
Os advogados possuem diversas tarefas importantes para realizar, mas que costumam ser repetitivas e de back office. Esses deveres, quando delegados para a máquina, tornam a rotina do profissional muito mais produtiva e ágil.
Por exemplo, já pensou em quanto tempo uma pessoa perde se ficar olhando ação por ação no site para verificar se houve movimentação processual? Esse é um exemplo de tarefa importante e que pode demorar.
Felizmente, é possível contar com um programa que lhe notifica quando há alteração processual, além de avisar o cliente.
Notificação em relação às movimentações processuais
Foi comentado acima, mas vale repetir. Uma boa ferramenta permite realizar o controle de prazos processuais e de outras demandas. O software da ADVBOX sincroniza seus compromissos com a agenda do seu celular ou computador, facilitando ainda mais o controle e a organização da sua rotina.
Pontuação por tarefas
A pontuação por tarefas é uma ferramenta interessante que a ADVBOX criou e que pode resultar no aumento da produtividade de todos os seus colaboradores.
Ela é simples: permite que você dê uma pontuação para as tarefas feitas no escritório. Isso pode ser interessante para avaliar o trabalho de todos e verificar se os advogados conseguem entregar um serviço de qualidade.
Produtividade da equipe
Além da pontuação por tarefas, é interessante contar com uma maneira de verificar a produtividade da sua equipe.
Entender quem produziu mais e quem produziu menos pode ajudar a identificar os colaboradores que mais trouxeram resultados e buscar meios de aumentar a produtividade daqueles que não tiveram um bom desempenho.
Maior controle das atividades
Controlar todas as atividades internas do escritório é fundamental para que o negócio continue funcionando da forma desejada.
Isso significa que não basta apenas controlar os prazos processuais e os compromissos dos advogados. É preciso saber quais são as atividades em andamento e quem são os responsáveis por elas, inclusive as demandas de outros setores.
Facilidade na obtenção de informações
Ter todas as informações disponíveis em um único local e poder acessá-las com rapidez é outra vantagem significativa de quem contrata um programa para advogados.
Desse modo, é possível ter maior clareza sobre o que você precisa para poder tomar decisões bem embasadas em dados e verificar o que precisa de melhorias.
Auxilia no marketing jurídico
Realizar o controle da carteira de clientes é importante para entender a taxa dos que permanecem fiéis e os que abandonam seus atendimentos. Desse modo, é possível verificar o que pode ter ocasionado a fuga desses consumidores e pensar em meios de fidelizar os que ainda continuam contratando seus serviços.
Outra funcionalidade fundamental e que o software jurídico da ADVBOX possui é a análise do perfil da persona do escritório. As informações sobre ela são fundamentais para pensar em estratégias de marketing eficientes para atraí-la, bem como para entregar conteúdos cada vez mais direcionados.
Agora você viu como gerenciar os prazos do seu escritório de uma maneira eficiente. Um software jurídico permite uma gestão completa e pode incluir funcionalidades muito pertinentes para ajudar seu negócio a se desenvolver e escalar.
Portanto, busque a ferramenta mais completa para ter um escritório organizado, produtivo e com boas possibilidades de crescimento!
A advocacia digital é o futuro. Por isso, comece a aprender sobre esse assunto vendo como o Direito 4.0 pode inovar na sua advocacia!
