Como gerenciar um escritório?

Publicado por Conteudos Jurídicos em 22 de outubro de 202122 de outubro de 2021

Vídeo descritivo sobre como gerenciar um escritório, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?

“Se você não pode medir, não pode gerenciar.”

Essa frase é de Peter Druker, o expoente da Administração Contemporânea. Ela traz a mais pura verdade, afinal, sem entender os ciclos dos seus produtos, serviços e a demanda dos colaboradores por ele, você não poderá gerenciar o seu escritório.

Todavia, se quiser registrar e acompanhar tudo, não terá tempo suficiente para isso vinculando com o trabalho exclusivamente técnico da advocacia.

Por isso, é preciso selecionar as principais métricas do negócio e acompanhá-las permanentemente.

Existem sete modelos de negócio para escritórios:

Escritórios simples artesanais – não possuem estratégia definida, atuando em diversas áreas e obtendo clientes aleatoriamente e de forma reativa. Sem metodologia de gestão e com pouca organização financeira, com advogados apostando tudo na capacidade técnica deste modelo que trará reputação e indicações;
Escritórios de Massa;
Escritórios de Boutique;
Escritório de Nicho;
Escritórios Digitais;
Escritórios Corporativos;
Escritórios Terceirizados;
Departamentos Jurídicos.

É importante compreender que cada um desses modelos de negócio tem uma forma diferente de ser gerenciada.

Quais aspectos devem ser considerados para uma boa gestão?

Na ADVBOX nós trabalhamos o apoio aos nossos clientes olhando com atenção para três aspectos chave:

Boa prospecção;
Alta produtividade;
Ótima qualidade.

Na nossa opinião, é nesses três pontos que o gestor jurídico deve colocar toda sua energia.

Quais os tipos de prospecção de clientes?

A boa prospecção precisa cuidar canais de aquisição de clientes com baixo custo. Contudo, isto vai depender da natureza de cada escritório.

Alguns tem facilidade com um público específico, outros com um meio de comunicação diferente e cada um se organiza do seu jeito.

Por exemplo, não é porque o marketing digital está em alta que todos os escritórios precisam prospectar através dele. Foque no canal com mais eficiência para o seu escritório.

Entretanto, a boa prospecção se refere também a conseguir os melhores clientes. Por “melhores clientes”, entenda aqueles que estão mais adequados àquele tipo de ação que o seu escritório é especialista.

Se o seu escritório é especializado em benefícios assistenciais da LOAS, os melhores clientes são os mais pobres, que vivem em vulnerabilidade social alta e sem dinheiro.

O termo em inglês product market fit ou o produto com aderência do mercado na advocacia é aquele tipo de ação que uma parcela da população procura e esteja acessível ao escritório que oferta o serviço jurídico.

Como ter alta produtividade?

Já a alta produtividade se refere ao volume de trabalho que a equipe é capaz de atender.

Ela se relaciona com diversos fatores, como:

Motivação da equipe;
Estrutura de reconhecimento e recompensa pelo alto desempenho;
Inexistência de entraves no trabalho dos advogados experientes;
Treinamento de ingresso e de atualização;
Estrutura de tecnologia que a equipe possui à disposição;
Ausência de períodos de trabalho ociosos e de interrupções desnecessárias;
A relação de tudo isso com os custos totais do escritório.

Quanto custa um processo?

Comece entendendo os seus custos. Pense neles por processo, do início ao fim.

Separe os custos de meios de produção, custos de pessoal e custos externos ao escritório. Os meios de produção de um escritório são: equipamentos, imóvel, móveis e softwares.

Algumas premissas são contra intuitivas, como por exemplo: Se você tem aumenta o estoque de processos, o custo dos meios de produção por processo cai.

Se em 5 anos o escritório tem 10 notebooks que custam R$ 30.000,00 ao total e nesse período atua em 200 processos, o custo de notebooks por processo será de R$ 150,00 reais. Todavia, se o escritório atua em 2000 processos, o custo de notebooks por processo será de R$ 15,00.

O mesmo acontece com o aluguel, móveis, manutenção do imóvel do escritório, entre outros.

Perceba como é caro ser um escritório com pouco estoque de processos. Por outro lado, se você aumenta o estoque de processos, o custo de pessoal por processo se mantém no mesmo nível.

Isso porque, em média, os processos demandam o mesmo número de tarefas e dessa forma o investimento por processo se mantém o mesmo.

Já os custos variam também em relação ao tempo: quanto mais rápido o caso for resolvido, menores são os gastos.

Exemplificando: o escritório que tem 2000 processos em 5 anos, cada processo terá um custo de meios de produção de R$ 300,00. Se caso levar os 60 meses para ser resolvido, seriam R$ 5,00 por mês por processo. Já se ele for resolvido em 10 meses, o custo será reduzido de R$ 300,00 para R$ 50,00.

Dessa forma, a produtividade na advocacia é a capacidade de solucionar mais casos jurídicos com o menor custo possível de pessoal e meios de produção, em menor tempo, e sem perder qualidade.

Como eliminar a improdutividade?

A forma mais eficaz de se fazer isso é eliminando os focos de improdutividade, ou seja, identificando em tempo real quais colaboradores estão produzindo pouco e ter uma ferramenta para autogerenciamento que permita essa pessoa a aumentar seu ritmo de trabalho.

Para isso, o melhor método é o Sistema de Pontuação por Tarefas.

Por fim, a ótima qualidade: a qualidade se relaciona com dois aspectos, sendo eles o aspecto técnico-jurídico e o operacional.

O aspecto técnico-jurídico é a alta qualificação dos advogados para atuar na argumentação e defesa dos clientes com conhecimento jurídico refinado e atualizado.

Por outro lado, o aspecto operacional diz respeito à Controladoria Jurídica, a qual corresponde ao setor do escritório responsável pela operação diária de forma separada, com pessoas com dedicação exclusiva a fazer.

Algumas das atividades da controladoria são: acompanhamento de intimações, distribuição de tarefas a partir das intimações, controle de prazos processuais e fatais, contratação de correspondentes, preparação de audiências, testemunhas e da instrução probatória determinada pelos advogados, controle de custas processuais, entre outras atividades.

Tudo isso possui uma metodologia mundialmente usada em escritórios que compõem o setor de controladoria.

Não existe necessidade de inventar, basta aprender e seguir esse modelo que será eficaz.

Entretanto, é possível otimizar esses procedimentos com automatizações e cada software jurídico possui mais ou menos automatizações, sendo sutis as diferenças, mas que impactam enormemente no dia-a-dia.

Todas as áreas do Direito possuem aspectos diferentes para gerenciar um escritório. Todavia, neste episódio foi mostrado um caminho geral para todo gestor jurídico seguir e encontrar as respostas que precisa para advogar melhor.