A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ainda deixa muitas empresas preocupadas e sem saber como se adequar aos seus ditames legais. Ocorre que os escritórios de advocacia não estão imunes a ela e precisam realizar os devidos ajustes. 

As exigências da LGPD nas advocacias precisam ser consideradas urgentemente para evitar prejuízos e eventuais condenações pecuniárias que a lei prevê. Por isso, se o seu negócio ainda não se ajustou, coloque essa tarefa como prioridade em sua agenda.

Acompanhe a leitura, entenda um pouco mais sobre essa lei e veja quais são as exigências da LGPD para os escritórios de advocacia!

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?

A LGPD (Lei 13.709/2018) foi uma lei inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados Europeu (GDPR). Essa legislação surgiu na Europa para regulamentar a utilização dos dados pessoais dos cidadãos, evitando que eles sejam utilizados de forma insegura.

Assim, a GDPR buscou definir conceitos para prevenir que o uso inadequado dessas informações acontecesse, evitando prejuízos para os usuários. 

A lei brasileira também segue parte desse intuito. Ela define a relação entre os dados pessoais sensíveis e determina o cuidado que deve-se ter com eles. Além disso, ela sugere  punições para as empresas que desrespeitarem seus mandamentos. 

Ou seja, ela não traz sugestões, mas sim normas que devem ser seguidas para garantir a proteção e uma utilização madura dos dados dos indivíduos. Apesar de ser mandatório seguir as normas da LGPD, ainda há empresas que não se adaptaram. Dentre elas, diversos escritórios de advocacia.  

Quais são os impactos da LGPD nos escritórios de advocacia?

Os advogados lidam diariamente com dados pessoais e confidenciais dos seus clientes, sejam eles pessoa física ou jurídica. Muitas dessas informações são compartilhadas entre colegas do escritório, podendo ser acessadas até por funcionários de outros setores, como a recepção, o administrativo e os estagiários. 

Além disso, os profissionais trabalham a todo instante com a juntada de documentos em sistemas processuais. Tais arquivos podem conter informações íntimas dos representados. Imagine se esses dados são vazados ou perdidos. O prejuízo poderia ser desastroso.

O escritório precisa ter noção da criticidade e estabelecer um procedimento bem definido em relação à solicitação dos dados dos clientes, o processo de armazenamento e a sua exclusão, a forma como são solicitados, dentre outras. 

Precisa ser preocupação desses profissionais também o modo como serão feitas a remoção desses dados quando o contrato não for firmado ou o cliente resolver não dar continuidade ao seu caso no escritório. 

Outra questão que deve ser verificada se dá em relação ao sistema de armazenamento dessas informações. O software utilizado é eficiente ou possui vulnerabilidades? Caso os dados do escritório não estejam protegidos, este pode ser um bom motivo para trocá-lo. 

Como você pode ver, são diversos os questionamentos que precisam ser realizados. As exigências da LGPD vão impactar muito os escritórios de advocacia. Quem antes não tinha um bom tratamento e controle dos dados dos clientes, agora deverá se atentar a esses aspectos para garantir a proteção deles. 

Desse modo, deverá ser tarefa primordial realizar um mapeamento dos processos em relação ao recebimento e armazenamento dos dados e compreender toda a trajetória que eles percorrem, desde o recebimento até a exclusão. 

Quais os benefícios da LGPD para os escritórios de advocacia?

As exigências da LGPD nos escritórios trarão benefícios para os profissionais e para o negócio. Veja abaixo alguns.

Revisão das ações de coletas de dados

O momento de aplicar a LGPD deverá ter a análise sobre como o escritório colhia os dados, onde os armazenava e como era feita a exclusão deles. 

É nessa etapa inicial que deve ser verificado o programa utilizado para o armazenamento das informações. Procure entender se a ferramenta é atualizada constantemente de modo a garantir uma proteção cada vez mais eficiente e se está atualizada conforme as exigências da LGPD.

Contar com um software eficiente é fundamental para evitar prejuízos pela perda ou vazamento deles e as punições previstas na lei.

Criação de um processo eficiente

Após analisar o modo como trabalhava com os dados dos clientes, poderá reavaliar as atitudes que tinha e criar um processo de captação, armazenamento, utilização e exclusão que concorde com os novos regramentos.

Desse modo, é possível repensar todo o trabalho dos profissionais, procurando também por atividades nocivas que devem ser excluídas. A criação de novos processos em uma empresa possibilita avaliar tudo o que é feito no escritório para implementar melhorias até em outros procedimentos que se relacionam com o tratamento dos dados.  

Melhora a organização do escritório

Se antes os advogados podiam coletar, armazenar e excluir os dados da maneira que queriam, com a implementação de um processo específico, todos terão um padrão a ser seguido.

Isso evita desentendimentos e desorganização. Desse modo, os profissionais ficam mais produtivos, sabendo quais as atitudes que devem tomar. 

Melhora na reputação do escritório 

Quando o público e seus clientes sabem que seu escritório se adequou às exigências da LGPD, eles passam a confiar mais no seu trabalho. Além de melhorar a reputação da sua banca, as indicações podem aumentar. 

Como adequar o escritório de advocacia à LGPD?

Que a adequação às normas da LGPD são importantes, não há dúvidas. A dificuldade pode estar em moldar o escritório à lei. Veja como aplicá-la na sua advocacia!

Treine sua equipe 

O primeiro passo é capacitar sua equipe. Os responsáveis por receber e tratar os dados do escritório podem aprimorar seus conhecimentos em segurança da informação e privacidade e proteção deles, dentre outras possibilidades. 

Além disso, todos os que lidam com informações de clientes devem ser treinados para evitar usá-las de maneira que prejudique o escritório. 

Reforce essa cultura de proteção de dados, analise os processos do escritório e aprimore-os. 

Seja solícito com o cliente

Pense também em adotar canais de comunicação com os clientes, os proprietários dos dados. Busque meios seguros para enviá-los quando forem solicitados.  

Pense em um controle de acesso aos dados do escritório

Possuir uma política de acesso aos dados, com dispositivos com senhas, dentre outras alternativas similares, reforça a proteção e o cuidado que a empresa possui. Ainda, demonstra o compromisso que o escritório tem em relação ao tema. 

Tenha também cuidados adicionais em relação aos contratos de trabalho com seus colaboradores e de honorários, prevendo cláusulas que visem assegurar que o escritório poderá ter acesso aos dados dos contratantes. 

Reavalie os dispositivos utilizados

Em muitos escritórios, colaboradores podem utilizar equipamentos particulares, principalmente se eles atuam à distância. Nesse caso, é importante ter regras claras sobre a utilização deles, pois acessos indevidos podem prejudicar a proteção dos dados. 

Revise os contratos do escritório

Revise os contratos com clientes e com os colaboradores do escritório para incluir cláusulas de adesão às exigências da LGPD. 

Elabore termos de consentimento sobre a utilização dos dados deles para que tenham ciência sobre a maneira que eles serão tratados pelo escritório. 

As exigências da LGPD precisam ser verificadas com urgência por todos os escritórios de advocacia. Desse modo, todos poderão ter uma atuação mais responsável em relação aos dados de terceiros e assim, evitar sanções.

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