Quantas vezes você já terminou o dia de trabalho com a sensação de ter deixado muitas demandas para trás ou com o sentimento de baixa produtividade? A rotina de profissionais da advocacia é intensa, são muitas tarefas para cumprir, além da responsabilidade sobre os prazos e o cuidado minucioso com cada cliente. Para evitar sobrecarga no trabalho, uma boa gestão do tempo pode ser decisiva. 

Existem vários conceitos e métodos para começar um gerenciamento de tempo. Mas, antes de aplicar um deles, é importante que você compreenda a sua rotina e consiga fazer uma divisão das horas do seu dia. 

Uma dica é separar os momentos de descanso das horas de trabalho e também dos períodos que você precisa continuar se especializando. Esse é um dos primeiros passos para quem quer ter uma gestão do tempo eficiente no seu dia a dia.

Agora que você já anotou a primeira dica, te convidamos a continuar lendo esse post. Nele vamos te dar ideias sobre como começar ou aprimorar a sua gestão do tempo. 

Vamos juntos?

O que é a gestão do tempo?

Quando falamos em gestão do tempo estamos abordando a priorização de atividades. Por isso, você deve saber quais tarefas devem ser realizadas no dia, na semana e, se possível, ter uma visão do que precisa ser entregue no mês. 

Ao colocar no papel (ou utilizando algum recurso tecnológico) as demandas que estão sob a sua responsabilidade, você tem uma visão global do que precisa ser entregue, as atividades que demandam mais tempo e aquelas que são urgentes. 

No caso da rotina de um advogado, o cuidado com prazos precisa ser redobrado. Um atraso em uma ação pode significar perdas significativas em um processo. Por isso, contar com um software jurídico é determinante para a organização de um advogado. 

Uma ferramenta completa para escritórios de advocacia permite que seja feita uma gestão completa do fluxo de atividades. Um programa eficiente pode aumentar a sua produtividade, afinal, com a tecnologia você automatiza tarefas e recebe notificações sobre prazos e andamento de processos. 

O software da ADVBOX, por exemplo, permite que você faça a sincronização dos compromissos que estão na agenda do seu celular ou do computador. Dessa forma, você não perde reuniões e recebe lembretes de demandas importantes.

Por que é importante a gestão do tempo?

Entre os passos mais importantes da gestão do tempo está em saber dividir e priorizar as demandas que devem ser entregues. Provavelmente você já deve ter ouvido sobre classificar as atividades que você tem no trabalho como: urgentes, importantes e circunstanciais. Esse conceito de “tríade” foi desenvolvido pelo escritor brasileiro Christian Barbosa, considerado um dos maiores especialistas em produtividade e gestão do tempo no Brasil. 

Vamos conhecer cada uma delas?

• Tarefas urgentes: atividades que precisam ser feitas no exato momento que chegaram. Caso contrário, você terá consequências negativas. Essas são as tarefas que normalmente tomam mais tempo e chegam de forma inesperada;

• Tarefas importantes: são aquelas que trazem resultado para o seu trabalho. São essas tarefas que vão te levar aos objetivos que precisam ser alcançados no seu escritório. Considere-as como prioridades entre suas atividades;

• Tarefas circunstanciais: são atividades que você precisa resolver por causa de circunstâncias, seja por outras pessoas ou como resultado de hábitos antigos. Esse tipo de tarefa desperdiça tempo e não agrega valor às suas entregas. Reuniões desnecessárias são um exemplo de tarefas circunstanciais. Tente listar essas atividades e evite-as. 

Agora que já te apresentamos o conceito de cada uma das tarefas e como você pode direcionar seu olhar para essa organização, chegou a hora de colocar em prática. E para falar de prática, precisamos de planejamento.

Qual a importância de se fazer um planejamento?

Pense nas atividades importantes que você tem no seu escritório. É comum que elas tenham várias etapas. Ao visualizar o escopo total, você vai perceber que algumas das tarefas vão ficando sempre para depois, o que pode levar a atrasos e à procrastinação. 

Por isso, a nossa dica prática para melhorar a sua gestão do tempo é: divida cada tarefa em várias pequenas etapas. Isso vai te ajudar a compreender quanto já foi entregue e o quanto falta para que a tarefa principal seja concluída. 

Uma boa maneira de começar com essa ação é contando com um software que permita que você otimize a gestão do tempo. Com o taskscore, uma metodologia de pontuação por tarefas, você pode registrar cada atividade no sistema e definir pontos para cada uma delas de acordo com a complexidade. 

Dessa forma você sabe exatamente o volume de trabalho que cada demanda exigirá e consegue fazer isso a partir de entregas menores. Essa estratégia reduz a procrastinação e estimula a busca por completar as tarefas. 

Ao definir pontos, a metodologia de taskscore também estimula que você e a sua equipe de advogados estipulem recompensas para metas cumpridas. Por exemplo, uma opção é colocar folgas ou flexibilização do horário para as equipes que atingem determinada pontuação. 

Se você se interessou pela metodologia de Taskscore e quer conhecer como um software jurídico pode ser determinante para a produtividade e melhora na gestão do tempo do seu escritório, faça o teste gratuito de 7 dias da ADVBOX. 

Lembre-se: Lazer e descanso também são importantes

Até aqui falamos muito sobre como organizar suas demandas do trabalho. Mas lembre-se que a gestão do tempo também inclui momentos de lazer e descanso. Essas horas que você dedica a fazer o esporte que gosta, ler um livro ou passar mais tempo com a família são determinantes para que você revigore corpo e mente para retornar ao trabalho com ainda mais foco. 

Por isso, nossa dica é que inclua esses momentos na sua agenda e cumpra como uma tarefa importante. Se o seu escritório de advocacia conta com uma equipe de Recursos Humanos, busque a pessoa responsável para trocar ideias sobre como toda a empresa pode entrar nesse mesmo ritmo.

Quem sabe vocês podem aproveitar o momento do almoço ou algum outro horário compatível com a agenda de todos para incentivar o descanso ou até mesmo alguma atividade em comum. Investir em ações como essa aumentam a produtividade e também garantem um melhor clima para toda a organização.