Estar à frente da gestão de escritório de advocacia requer dos profissionais uma constante atualização para manter a empresa competitiva no mercado. 

Cada vez mais é exigido das organizações – e isso inclui escritórios de advocacia – uma visão estratégica da gestão que compreende desde a contratação de funcionários até a manutenção de clientes. 

Uma boa gestão de escritório de advocacia precisa estar atenta a todos esses pontos e, ainda, observar questões relacionadas às finanças, ao marketing e à produtividade como um todo. 

O foco da estratégia é a busca de resultados consistentes com uma visão empresarial da advocacia que, muitas vezes, torna-se um tema que ainda gera muitas dúvidas entre os advogados. 

Todos esses pontos estão muito atrelados aos conceitos de administração. E, por isso, como falamos no início deste texto, é necessário que advogados que fazem a gestão de escritório de advocacia estejam sempre muito conectados ao que é tendência no setor. 

A tecnologia precisa estar contemplada em toda essa estratégia e, por isso, vamos abordar pontos cruciais nesse conteúdo para que o seu escritório de advocacia alcance ainda mais destaque entre concorrentes. 

Continue lendo esse conteúdo para descobrir mais sobre:

• O que é e como fazer a gestão de escritório de advocacia;
• Boa experiência dos colaboradores: como isso pode ser decisivo para a sua empresa;
• Como fazer o gerenciamento de equipes em home office e garantir produtividade;
• Conselhos do CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz para uma gestão de escritório de advocacia feita com estratégia.

Como fazer a gestão de escritório de advocacia?

Uma boa gestão de escritório de advocacia começa com o estabelecimento de processos muito claros. Não importa a quantidade de colaboradores que você tenha: eles precisam ser desenhados desde o início. 

Afinal, quando se conhece os processos e sabe-se onde o escritório vai chegar, naturalmente há um norte para onde seguir. E essas informações precisam ser compartilhadas com toda a equipe. 

Desde a pessoa que faz a recepção dos clientes até os sócios da empresa. Todos precisam ter clareza a respeito das metas e objetivos. E a gestão de escritório de advocacia é a responsável por conduzir e compartilhar essas informações. 

É por isso que é tão importante que os gestores do negócio invistam tempo no planejamento e na organização dos processos. E lembre-se que tudo precisa ser devidamente documentado e revisado com regularidade. 

Isso porque, muitas vezes, os processos são descritos mas não são revisitados e acabam ficando antigos e sem sentido para o momento da empresa. 

Todos os colaboradores que iniciam no escritório precisam receber essas informações atualizadas e, mesmo aqueles que já estão com você há mais tempo, também devem ser convidados a sempre conhecer quais os processos de gestão. 

Se por exemplo você ainda não tem uma documentação sobre como é feito o atendimento aos clientes, corre o risco de que cada advogado estabeleça seu próprio padrão e isso pode se tornar um grande risco para a empresa como um todo. 

Uma gestão de escritório de advocacia organizada conta com recursos que vão auxiliar no atendimento ao cliente e também vão priorizar a alta produtividade da equipe. 

“Tomar a gestão do escritório de forma profissionalizada é ter em mãos informações suficientes e adequadas ao suporte da tomada de decisão, qualquer que seja, desde a contratação de mais alguém para a equipe ou a expansão geográfica e conquista de novos mercados”, destaca o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz. 

Ao falar sobre ter informações suficientes para tomada de decisão, o CEO da ADVBOX conecta com a necessidade de escritórios de advocacia terem dados precisos sobre suas operações.

E esses dados somente são conquistados por meio de inteligência artificial. A tecnologia é decisiva para o sucesso da gestão de escritório de advocacia. 

Vamos entender mais sobre como os recursos tecnológicos podem fazer a diferença para a sua organização?

Qual a importância da gestão de rotinas em um escritório de advocacia?

A gestão de escritório de advocacia exige uma rotina cuidadosa e, com ela, entra em cena a necessidade de contar com a tecnologia para auxiliar em todos esses processos. 

Como falamos anteriormente, é fundamental que o escritório estabeleça padrão no atendimento aos seus clientes. Nesse sentido, se a empresa conta com um software pensado para o mundo jurídico, essa rotina e organização tornam-se muito mais fáceis de serem executadas. 

Isso porque com um software todas as informações dos clientes são padronizadas e estão disponíveis em nuvem para que a equipe possa acessar e tirar as dúvidas necessárias. 

Além disso, um recurso tecnológico, como é o caso da ADVBOX, permite que muitas das atividades dos advogados sejam automatizadas. 

Dessa forma, os profissionais ganham tempo para um atendimento mais personalizado e focado em reter os clientes para o escritório.

Entre as tarefas que podem ser automatizadas com um software jurídico estão:

Envio de informações sobre o andamento de processos de forma automatizada por e-mail ou SMS ;
Facilidade no envio de boletos e cobranças que vão direto para o e-mail do cliente;
Organização dos dados e informações sobre o processo que podem ser consultadas pela equipe de qualquer lugar, com segurança.

“O sucesso de um escritório de advocacia está diretamente relacionado à equação: capacidade de atender às necessidades dos clientes X estratégias de negócio bem construídas trazidas do mundo empresarial”, complementa o CEO da ADVBOX. 

O que é gestão jurídica estratégica?

Agora que já passamos pela realidade do atendimento aos clientes, chegou a hora de falar sobre como a gestão de escritório de advocacia torna-se estratégica com relação à produtividade das equipes. 

Como reforça o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, “a excelência da gestão não é uma fórmula mágica, mas sim, um método com visão e disciplina. Com as informações corretas em mãos você terá novos horizontes para analisar. E é por meio dessas informações que suas decisões de gestão terão mais chances de sucesso”. 

Com base nessa visão destacamos o quanto ter um time que performa com alta produtividade é decisivo para o sucesso do escritório. 

E acompanhar entregas e priorizar as equipes pode se tornar um grande desafio quando a gestão de escritório de advocacia não tem em mãos recursos que auxiliem nesse processo. 

E esse cenário torna-se ainda mais desafiador quando pensamos que muitos escritórios contam hoje com profissionais trabalhando a partir de suas casas, em home office. 

É por isso que a metodologia de Taskscore, desenvolvida pela ADVBOX, garante que a gestão do escritório faça o acompanhamento em tempo real da produtividade de toda a equipe, sem a necessidade de cobranças invasivas. 

Por meio do sistema, os clientes da ADVBOX podem classificar entregas de acordo com pontuações diferentes. E esses pontos variam com a complexidade das atividades e assim gestores podem fazer reconhecimentos aos profissionais a partir das entregas. 

Questões relacionadas à experiência dos colaboradores estão cada vez mais em alta e são muito relevantes, principalmente no momento da contratação de bons profissionais para a empresa.

Ao utilizar a metodologia de acompanhamento da produtividade, gestores contam com dados reais para oferecer benefícios aos seus colaboradores, como por exemplo:

• Estruturar feedbacks construtivos relacionados às entregas e comportamento do profissional;
• Recompensar o advogado a partir do seu trabalho;
• Oferecer um ambiente organizado e planejado para o trabalho na advocacia;
• Estimular que seus profissionais tenham uma rotina equilibrada entre vida pessoal e trabalho por meio da organização das tarefas e suas pontuações no software.

“Ao contar com um software jurídico que concentra todas as informações de maneira intuitiva, simples e segura, os gestores têm em mãos informações relevantes, mas difíceis de serem calculadas como a produtividade de cada colaborador. E tudo isso está disponível no Taskscore para uma alta produtividade na advocacia”, resume Eduardo Koetz. 

A metodologia ainda oferece aos advogados a possibilidade de realizarem a autogestão de suas atividades. Afinal, tendo as informações em mãos sobre prioridades e prazos, torna-se mais fácil organizar agendas e atividades diárias. 

Ou seja, autonomia para os profissionais que podem definir seus horários e fazer o gerenciamento de suas entregas mesmo quando pensamos em um cenário de trabalho remoto. 

Por outro lado, gestores fazem o acompanhamento à distância de forma segura e têm dados precisos sobre a produtividade de todas as áreas do escritório. 

Dessa forma, torna-se muito mais fácil enxergar se todas as entregas e atendimentos estão sendo cumpridos e estão auxiliando a organização a alcançar as metas traçadas pela gestão de escritório de advocacia. 

Outro benefício da tecnologia está na segurança das informações. Todos os dados incluídos na ADVBOX permanecem protegidos em nuvem. 

Como lembra o CEO da empresa, é indispensável que as informações do escritório estejam armazenadas de forma segura. “De acordo com pesquisa realizada pela Global Data Protection Index, 72% das médias e pequenas empresas tiveram problemas com vazamento de dados no ano passado”, complementa. 

Qual é o melhor software jurídico?

Talvez agora você esteja se perguntando como começar a organizar toda a gestão de escritório de advocacia. E nós podemos te afirmar que contando com a ADVBOX em sua rotina você dará um passo muito importante nesse processo. 

Todos os recursos da ADVBOX foram planejados pensando na realidade dos escritórios e estamos sempre em constante aprimoramento da ferramenta, atentos às novidades do mercado e trazendo inovações.

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