Você sente que, muitas vezes, o seu trabalho poderia render muito mais, porém, há uma impressão de falta de produtividade? Esse sentimento pode estar conectado à falta de gestão e organização.
Não é incomum que advogados estejam o tempo todo correndo contra o tempo. Ademais, a busca constante por prazos, acompanhamento de processos e atualização de clientes pode se tornar exaustiva.
Assim, é por isso que, estabelecer ações que garantam a gestão e organização do escritório de advocacia podem ser decisivas para o bom andamento do trabalho.
Um escritório organizado, com processos eficientes e bem comunicados entre todas as partes envolvidas ganha notoriedade.
E isso vale tanto para clientes quanto para fornecedores e a equipe interna. Todos saem ganhando quando gestão e organização caminham juntas.
Assim, é por isso que, neste post, vamos trazer 5 dicas para tornar o seu escritório mais eficiente quando se pensa em gestão e organização.
- Reduza custos a partir de uma gestão eficiente;
- Melhore a produtividade da equipe com acompanhamento e organização;
- Entregue uma experiência completa para seus clientes e aumente o nível de satisfação;
- Como estabelecer processos vai auxiliar na gestão do escritório;
- Aproveite a tecnologia para fazer uma melhor gestão e organização do escritório.
Continue lendo o conteúdo para descobrir mais sobre cada um dos pontos que citamos!
A relação entre custos, gestão e organização
Você sabe exatamente quais os principais gargalos das finanças do seu escritório? Onde estão os maiores gastos e onde deveriam ser os principais investimentos?
Se responder essa pergunta é algo complexo para você, talvez esteja na hora de colocar em prática um novo processo de gestão e organização financeira.
Esse é um ponto que gera muitas dúvidas entre advogados. Lidar com planilhas financeiras e outras atividades de contabilidade podem ser algo difícil para alguns profissionais.
No entanto, para reduzir custos e ter mais assertividade com relação aos investimentos do escritório, é fundamental incluir um pensamento focado na gestão e organização.
O primeiro passo é documentar tudo. Todos os gastos, os investimentos, os honorários que devem ser pagos. Cada detalhe financeiro precisa ser mapeado.
É importante lembrar que, muitas vezes, os advogados misturam suas finanças pessoais com as do escritório. E esse é um erro gravíssimo.
Dessa maneira fica muito mais difícil determinar qual a situação real da saúde financeira do escritório de advocacia.
Use a tecnologia ao seu favor
Fazer a gestão financeira sem o suporte de uma ferramenta pode ser complexo. É por isso que contar com a tecnologia é fundamental nesse momento de organização.
Um software jurídico vai auxiliar nessa tarefa. Por exemplo, clientes da ADVBOX só precisam incluir os dados sobre despesas, recebimentos previstos e outras informações financeiras.
Todos os cálculos são feitos pela inteligência do sistema. Assim, relatórios e planilhas chegam prontos para que a gestão e organização financeira tome as decisões que precisam ser tomadas.
Isso porque de nada adianta ter os dados em mãos se nada for feito com eles. Por exemplo, valores de pagamento atrasados serão reportados pelo software.
Entretanto, cabe à equipe financeira fazer a cobrança e o acompanhamento para manter a saúde financeira do escritório em dia.
A partir de uma gestão atenta às questões financeiras fica muito mais fácil identificar onde estão os principais gastos.
É possível que, com uma análise mais criteriosa dos dados, você identifique que o escritório gasta muito mais com materiais de papelaria do que o previsto.
Ou ainda, é possível que se perceba que os clientes demoram mais tempo para realizar os pagamentos do que era previsto e essa é uma situação recorrente.
Após enxergar esses casos, um plano de ação pode ser estabelecido para evitar que os problemas continuem acontecendo e a organização financeira do escritório seja efetiva.
Qual a importância da gestão organizacional?
O segundo ponto da nossa lista de dicas fala sobre gestão e organização da equipe interna do escritório. Esse é um ponto fundamental para ter sucesso e destacar-se no mercado.
Se os profissionais que formam o escritório não são produtivos, têm baixo índice de entregas e demonstram pouca organização, o cenário pode ser muito problemático.
Para piorar esse cenário, é muito comum que escritórios de advocacia que vivem essa realidade tenham problemas graves com a insatisfação dos clientes.
Assim, é por isso que processos de gestão e organização precisam ser aplicados à equipe interna. E um primeiro passo é oferecer um acompanhamento dedicado com incentivos para que isso aconteça.
A produtividade da equipe começa logo na distribuição das tarefas. Cada advogado precisa saber exatamente o que precisa fazer e qual a importância de cada demanda.
Sistema Taskscore
Ademais, escritórios que utilizam a metodologia de Taskscore da ADVBOX, por exemplo, conseguem entregar um cenário muito mais organizado aos advogados.
Com a ferramenta, as tarefas são divididas entre a equipe e cada uma delas recebe uma pontuação diferente.
Assim que as entregas acontecem, os advogados acumulam pontos. Esses pontos podem ser convertidos em benefícios, como: folgas e participação em cursos ou seminários, são alguns dos exemplos de ações que o escritório pode delimitar ao utilizar a metodologia de entregas por pontuação com os advogados.
Assim, é a partir de estratégias como essas que a gestão e organização dos negócios jurídicos pode ganhar um patamar de muito mais profissionalismo.
Afinal, os advogados entendem a importância das entregas e aumentam sua produtividade e assiduidade com o atendimento ao cliente.
Por outro lado, os gestores ganham – e muito – com relação ao acompanhamento de tarefas.
Isso acontece porque, quando todas as atividades estão sendo monitoradas por meio de um software, as lideranças sabem exatamente o que cada profissional está fazendo.
Assim, há uma maior confiabilidade entre todos os lados e não há uma necessidade de cobranças diretas para saber o status de cada demanda.
Quais as vantagens da gestão organizacional? Qual a visão dos clientes?
As vantagens de um processo consolidado de gestão e organização do escritório reflete diretamente no cliente.
Assim, é fato que escritórios que não estão bem organizados correm riscos maiores de perder prazos, tomar decisões equivocadas e deixar os clientes insatisfeitos.
Aliás, essa é uma das grandes razões para que muitos deixem de contar com o escritório de advocacia em casos futuros e não indiquem os profissionais para outras pessoas.
Gestão e organização
Desta forma, a gestão e organização voltada para os clientes deve focar em premissas como:
- Mostrar para os clientes que o escritório está acompanhando os prazos;
- Oferecer uma comunicação assertiva com os clientes a partir de um canal único de conversa;
- Atuar com transparência e organização para consolidar a relação entre cliente e escritório.
Para atender aos pontos que citamos acima, é fundamental que os clientes tenham sempre informações precisas e confiáveis sobre como seus processos estão sendo conduzidos.
É por isso que, estabelecer desde o início como serão feitos os relatórios e a comunicação, é essencial para o bom andamento do atendimento.
A falta de organização na comunicação leva a ruídos que podem se transformar em verdadeiras bolas de neve de comunicação truncada.
Com isso, gera-se uma insatisfação e, como consequência, a falta de confiança no trabalho do escritório.
Assim, mais uma vez a tecnologia é decisiva no atendimento aos clientes. Os advogados podem aproveitar os recursos de um software jurídico para enviar mensagens automatizadas sobre os andamentos dos processos.
Além do mais, com um software, todos os dados de cada cliente ficam salvos na nuvem. Ou seja, se houver necessidade de qualquer pessoa do escritório ter informações sobre o processo, ela poderá fazer isso com segurança.
E isso acontece em qualquer lugar do mundo. Muito mais fácil para que gestores também possam acompanhar o andamento do caso de cada cliente.
Como estabelecer processos para a gestão e organização?
Os escritórios de advocacia precisam estar muito atentos com relação aos processos que vão auxiliar a gestão e organização das atividades.
Não importa se você está abrindo o negócio agora ou se já está no mercado há anos. Sempre é momento para estabelecer processos e/ou revisá-los.
A parte fundamental é fazer a documentação dos processos relacionados à gestão e organização do escritório de advocacia.
Esses documentos devem ser compartilhados com todas as pessoas que fazem parte da equipe. Aliás, essa é uma etapa essencial para que todos consigam estar na mesma página com relação a tudo que envolve o escritório.
Ao criar os processos, é importante que a gestão responsável por essa etapa tenha em conta:
- Quais os objetivos do escritório de advocacia?
- Qual a missão, valores e metas que devem ser alcançadas?
- Quem são as pessoas que devem ser consultadas em caso do processo não estar sendo seguido ou ser necessário alguma revisão?
Quando se planeja a gestão e organização de um escritório de advocacia é importante levar em consideração o ritmo e a maneira como os times são mais produtivos.
Estabeleça os processos, mas peça feedbacks. Ouça a equipe e entenda de que maneira é possível melhorar resultados e mensurar como o atendimento pode ser feito de formas ainda mais eficientes.
Tecnologia para melhorar a gestão e organização
Nos tópicos anteriores do nosso post comentamos como a tecnologia é decisiva para que a gestão e organização de um escritório de advocacia aconteça da melhor forma.
Aliás, escritórios que querem estabelecer diferenciais no atendimento aos clientes e na retenção de talentos profissionais precisam contar com recursos tecnológicos.
Sendo assim, ativar metodologias que foquem na produtividade da equipe, no atendimento global e padronizado dos clientes e com geração de dados para tomadas de decisão vai levar seu escritório para outro patamar com relação à concorrência.
Imagine seu escritório recebendo relatórios de Business Intelligence (inteligência de negócios) que cruzem dados sobre os melhores clientes, tempo de atendimento e produtividade dos advogados.
A partir dessas informações você pode tornar a gestão muito mais assertiva e organizada, voltada para um olhar de resultados efetivos.
Clientes da ADVBOX têm tudo isso à sua disposição. Quer saber como colocar todos esses recursos em prática? Teste gratuitamente durante 7 dias.
