Uma gestão bem feita e de qualidade é uma tarefa desafiadora para muitos escritórios.

Pois a gestão é o pilar central para que todas as demais tarefas estejam organizadas e funcionando de forma adequada para que tragam bons resultados.

Acreditamos que o sucesso de um escritório não está na conquista de novos clientes e causas, mas está diretamente ligado a uma gestão jurídica eficiente e modernizada, com o foco em manter um crescimento escalável e se diferenciar da concorrência.

Assim, o bom funcionamento do escritório é resultado da valorização de uma boa gestão jurídica.

Todo e qualquer negócio precisa ser estruturado em estratégias que sejam capazes de encaminhar aos objetivos e que auxiliem no bom andamento dos processos internos.

Entretanto, o que se percebe hoje nos escritórios brasileiros é a figura do gestor jurídico sendo sobrecarregada por acumular funções da parte administrativa e do exercício da advocacia. 

E por não ser a especialidade de quem se formou para exercer questões judiciais, o papel de gestor e a parte administrativa acabam sendo prejudicados.

Pensando nesse cenário, decidimos abordar o tema considerando a gestão como um fator principal mas pouco utilizado pelos advogados brasileiros. 

E que bom que você chegou até aqui, estudar o assunto é o primeiro grande passo para fortalecer sua marca – em um mercado tão concorrido  e exigente – através da gestão jurídica.

Abaixo, separamos algumas dicas para você exercer uma gestão jurídica de qualidade para alavancar os seus resultados e engajar sua equipe a caminhar para o futuro da advocacia: a era digital

Mas antes, precisamos entender:

O que é gestão jurídica?

Ainda existem advogados que não conseguem visualizar seu escritório em um formato padrão, como uma empresa tradicional que exige processos e métodos de gestão para que todos os setores estejam em perfeito funcionamento.

O meio jurídico vem passando por transformações há mais de 20 anos, essas mudanças vêm quebrando tabus e estigmas que envolvem a forma de exercer a advocacia.

Apesar de a gestão jurídica não ser adotada por muitos escritórios, ela tem ganhando cada vez mais notoriedade e não é mais uma novidade no Brasil

O fato é que, não visualizar a necessidade da gestão jurídica no escritório, pesa bastante na hora de manter em ordem as atividades de rotina dos advogados.

A vida do profissional de advocacia é muito corrida, frequentemente não sobra tempo para realizar a gestão dessas tarefas de forma eficiente.

O tempo em que escritórios de advocacia eram compostos apenas por advogados e secretarias já se foi.

Atualmente para se manter competitivo é necessário contar com excelentes profissionais e fazer uma gestão jurídica de qualidade, desde o setor de marketing até contabilidade e atendimento ao cliente.

Ou seja, a gestão jurídica engloba a qualidade dos serviços prestados pelo seu escritório, um planejamento estratégico, relacionamento com cliente e outras atividades internas que resultam no bom planejamento do seu negócio.

Gestão jurídica na Advocacia Artesanal X Gestão jurídica na Advocacia Digital

A advocacia artesanal se baseia em advogados que atuam em todas as fases processuais. 

Ou seja, quando o cliente assina o contrato o advogado será responsável por todas as etapas do processo, utilizando minimamente tecnologias de suporte.

Esse mesmo advogado também será responsável pelo encaminhamento administrativo, as diligências, o trabalho e a produção jurídica, audiências a execução e também pelas cobranças.

Esse método é um pouco mais trabalhoso e lento pois diminui a produtividade, mas em contrapartida possui um resultado perfeito para as causas com um alto nível de complexidade.

Além disso, a advocacia artesanal é antiga e possui pouca e caríssima produção.

Por esses e outros motivos, não vale a pena o investimento na gestão jurídica de uma advocacia artesanal, pois ela está praticamente extinta do mercado jurídico atual.

Nos melhores contexto o serviço é dividido entre a secretaria ou por um estagiário que realiza o atendimento de clientes, e a cobrança, que é realizada pelo responsável por organizar as finanças do escritório.

Além dos motivos já citados anteriormente, um outro motivo para não se adotar uma advocacia artesanal é que esse tipo de método não possibilita o crescimento do seu escritório nem dos advogados que nele atuam.

Além do advogado ficar sobrecarregado e não será especialista em executar nenhuma etapa.

Em áreas que não estão relacionadas ao Direito, por exemplo, cada funcionário é especializado em uma função específica dentro da empresa.

Nelas existem a equipe de atendimento, de cobrança, de comunicação, de gerenciamento de pessoas.

Essa especialização diminui consideravelmente a sobrecarga dos funcionários e possibilita a otimização das tarefas e dos seus resultados, pois, cada pessoa será responsável pela melhoria do seu desempenho.

Investir na gestão de uma advocacia artesanal é também investir no desperdício de  talentos.

O número de advogados no mercado brasileiro é crescente, assim, cada vez existem advogados mais jovens e novos, com diferentes talentos que nem sempre são aproveitados e se adaptam às estruturas de uma advocacia mais antiga.  

Já a Advocacia digital fragmenta o serviço jurídico em fases e tarefas, dessa forma todos os advogados e colaboradores exercem em conjunto todos os processos, cada um especializado em uma tarefa.

Ou seja, sempre o mesmo advogado faz as petições iniciais, enquanto outro faz audiências e outro faz o atendimento, sendo assim, a organização e gestão do escritório é feita por tarefas e não por área do Direito.

A advocacia digital é a forma mais rápida de fornecer um serviço jurídico com alta qualidade.

Além de aumentar a produtividade do escritório, pois esse método economiza tempo e visa melhorar os resultados financeiros dos processos e também do escritório.

A Advocacia digital também elimina a sobrecarga na rotina dos advogados, com a gestão jurídica sendo feita fases e tarefas, o estresse causado por resolver todos os grandes problemas que assolam a gestão de um escritório de advocacia é desfeito.

Dessa forma, surgindo problemas e desafios no dia a dia do escritório, a equipe estará melhor preparada para lidar, pois cada pessoa se dedicará a área para a qual estiver melhor preparado, sendo assim especialista naquela etapa.

A produtividade do seu escritório inevitavelmente vai aumentar, pois com cada um especializado em uma área específica, sua equipe poderá trabalhar com muito mais foco  e tranquilidade.

A Advocacia digital também traz o benefício de poder melhor aproveitar os talentos dos seus colaboradores.

Sabemos que não são todas as pessoas que se formam em Direito que possuem habilidades e aptidão para elaborar uma peça com excelência.

Alguns advogados possuem habilidades sociais e comunicacionais, outros maior habilidade de liderança e gestão, assim como também quem não gosta de fazer atendimentos, mas é muito bom em elaborar o trabalho de back office.

E por que forçar essas pessoas a trabalharem em algo para o qual ela não tem habilidade?

Na advocacia digital, esses profissionais exercem as funções que mais fazem sentido para o seu talento, melhorando então os resultados dos processos do seu escritório.

Quando medidas contrárias a esse pensamento são adotadas, o empreendimento é prejudicado pois o colaborador pode se frustar e assim, seu escritório perder talentos incríveis.

Saber lidar com essas diferenças e fornecer métodos de apoio para esses talentos serem desenvolvidos, fortalece seu escritório e motiva seus colaboradores

Adotar a advocacia digital, dará ao seu escritório a capacidade de se adaptar ao contexto atual.

Já existem inúmeras pesquisas que falam sobre o comportamento das gerações no trabalho. Essas pesquisas demonstram que as empresas enfrentam conflitos com a geração Y.

A geração Y tem a necessidade de buscar trabalhos que façam sentido, essa geração não está preocupada somente com os resultados, o método que será exercido para alcançar esse resultado é um fator que pesa muito nas escolhas dessa geração.

O modelo da Advocacia Digital torna seu escritório apto a lidar com as características, buscando acompanhar as inovações das novas gerações que começaram a entrar no mercado de trabalho.

E o que se espera é que nos próximos anos, exista uma nova geração ainda mais distante dos valores estabelecidos nas grandes corporações tradicionais.

Agora que você já sabe em qual modelo de gestão jurídica investir, vamos as dicas para conseguir executá-la com excelência:

1- Faça uma auto avaliação e trace um planejamento estratégico 

Alguns administradores podem até pensar que ficar procurando as falhas dentro do escritório é perda de tempo.

Porém a auto avaliação é o primeiro passo para se localizar em relação a sua concorrência e entender quais são os pontos que precisam ser melhorados dentro da sua organização.

É necessário que seja feito um diagnóstico das forças e fraqueza do seu negócio, considerando sempre os fatores internos e externos que influenciam nos resultados.

Feita essa auto análise, o próximo passo é  traçar um planejamento estratégico para seu escritório.

Apesar de ser muito importante, muitos advogados empreendedores pulam essa etapa, só que, em muitos casos, não alinhar as expectativas faz com que se perca o controle da situação.

Para que projetos sejam realizados e funcionem com exatidão, a organização torna-se um fator crucial, pois é necessário que estabelecer um alinhamento interno bem resolvido.

É importante também que as funções dos colaboradores sejam designadas com coerência para que no momento de exercê-las, isso seja feito com total tranquilidade

Um planejamento bem feito e completo é uma das etapas mais importantes na gestão jurídica, pois nesse momento serão levantadas informações importantes que darão um norte para o seu planejamento.

Nesse momento, é interessante contar com a ferramenta BI, que te ajudará a organizar essas informações e na tomada de decisões.

Além disso, ao estabelecer estratégias para o seu negócio, você conseguirá visualizar as novas tendências do mercado jurídico, evitando surpresas para as quais você não está preparado para lidar.

O planejamento estratégico te dará controle e claridade para que você tome melhores decisões, que deverão estar sempre de acordo com com a realidade do seu escritório e também com as demandas que o mercado jurídico exigir.

Nessa etapa do processo, é importante você se fazer algumas perguntas:

• O que será feito?
• Por que deve ser feito?;
• Onde será realizado?;
• Quem será o responsável?;
• Quando ocorrerá e quais são seus prazos?;
• Como será feito e quais são os detalhes do plano de ação?;
• Quanto vai custar o projeto?

Tendo respondido essas perguntas, seu plano estratégico estará mais palpável e colocar o plano de ação em prática, será muito mais fácil.

2- Organize a sua gestão financeira

Deve-se entender o fluxo de caixa para traçar novas estratégias, manter as contas do seu escritório em dia e também aumentar os lucros.

A gestão contábil é necessária também para manter a transparência quanto a impostos e taxas que devem ser pagos pelo escritório. Não manter as contas em dia pode trazer punições severas ao seu escritório, tanto do Estado, quanto da OAB.

A gestão do caixa financeiro também é um ponto que pode ser facilitado pela tecnologia de um software jurídico.

Na  ADVBOX, por exemplo, você consegue aprimorar o seu escritório com soluções com a finalidade de organizar seu fluxo de caixa, como por exemplo receitas e despesas.

Com o menu financeiro da ADVBOX você consegue realizar uma melhor gestão do seu escritório, pois ele te dá a possibilidade de visualizar a previsão financeira dos meses seguintes.

Além disso, você também tem a possibilidade de aplicar filtros no menu e emitir diversos relatórios essenciais para uma boa gestão jurídica do seu escritório.

Como por exemplo: o relatório de receita e despesa, apuração de resultado por competência demonstrativo de fluxo de caixa, folha de pagamento dentre outros.

3-Tenha uma gestão de processos

Na gestão jurídica, uma boa gestão de processos não pode faltar!

Em um escritório, muitos processos estão acontecendo ao mesmo tempo e ter uma boa gestão sobre eles para não perder informações e dados importantes é essencial para uma boa gestão jurídica.

Quando falamos sobre gestão de processos, não nos referimos apenas aos processos jurídicos, mas também àqueles que estão ligados à operação do escritório.

Automatizar por meio de um software jurídico as tarefas rotineiras e repetitivas do escritório, organizar o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade e reduz os riscos de erros humanos que podem prejudicar o seu escritório futuramente.

O software jurídico da ADVBOX foi pensado para dar mais qualidade no controle de todos os processos de um escritório, facilitando o monitoramento, prazos, buscas e movimentações.

4- Invista em comunicação interna

Os métodos que citamos acima e os demais que serão falados aqui, de nada adiantarão se a comunicação interna do seu escritório não for eficiente!

A comunicação interna em escritórios de advocacia é essencial para uma boa gestão jurídica, afinal se erros de comunicação forem frequentes e constantes, é impossível seguir com os processos e definições.

A comunicação do seu escritório deve ser fluida e todos os funcionários devem conhecer seus objetivos, é interessante também que os colaboradores troquem informações relevantes e auxiliem uns aos outros de forma eficiente.

E isso independe do tamanho do escritório, seja ele com 5 ou 500 funcionários, a comunicação interna precisa ser um ponto de atenção de qualquer escritório.

Essa comunicação pode ocorrer por meio de:

• Estatuto Interno;
• Grupos de Comunicação em Redes Sociais;
• Jornais ou Revistas periódicas;
• E Boletim Diário;
• Reuniões formais e informais;
• Eventos;
• Ações que estimulem a troca de informações entre todos do escritório.

Com uma comunicação interna mais assertiva, a gestão jurídica torna-se mais simples pois fica mais fácil de designar tarefas, comunicar novidades, relatar erros, ou até mesmo parabenizar e promover funcionários.

5- Invista na Gestão de clientes

A gestão jurídica também envolve a gestão de clientes. Sejam para manter os que já existem ou investir em estratégias para conquistar novos e expandir os negócios do escritório.

O marketing jurídico é uma parte importante da gestão jurídica, pois quando aliada a estratégias de um  plano de negócios, o escritório conquista além de clientes, novos parceiros e até mesmo investidores.

Mas antes de pensar em adquirir novos clientes, é importante pensar sobre o bom relacionamento com os clientes que o escritório já possui, pois isso é uma das chaves da gestão jurídica estratégica.

É preciso os profissionais que trabalham no seu escritório saibam também lidar com pessoas, que saibam focar na troca de informações e que saibam transmitir confiança para alcançar as expectativas dos seus clientes.

Dependendo do tamanho do seu escritório, é interessante que tenha profissionais responsáveis somente pelo atendimento e por cativar os clientes que já são do escritório.

O atendimento ao cliente não deve ser negligenciado nem subestimado, e contar com pessoas para se dedicarem a essa área,o trabalho interno é otimizado e aumenta a satisfação dos clientes da sua empresa.

Tenha cuidado também em sempre ser transparente com seu cliente e utilize uma linguagem de fácil compreensão.

Na elaboração do contrato, seja claro sobre o que seu escritório espera do cliente, fale sobre suas obrigações e quais são as condições para que a relação funcione buscando sempre o melhor resultado para ele.

6- Utilize software jurídico com indicadores de resultados

Ao aplicar as estratégias de gestão jurídica que aqui foram listadas, você precisa mensurar e monitorar o desempenho e os resultados.

Como foi citado na primeira etapa, é necessário que você se pergunte aonde você quer chegar ao aplicar essas estratégias, estabelecendo as métricas, é importante fazer o acompanhamento.

Esses dados lhe darão insights sobre como a empresa está e quais processos ainda possuem gargalos.

Essas métricas devem ser pensadas sob o ponto de vista do que faça sentido para o seu escritório.

O BI analisa todos os processos e dados, como: a taxa de conversão de clientes, ticket média de clientes, tempo médio de cada processo, número de processos, entre vários outros.

O software jurídico da ADVBOX conta o menu BI. com ele você consegue visualizar o histórico de informações importantes do seu escritório.

O menu BI da ADVBOX foi criado para transformar dados complexos em gráficos de fácil visualização, o que facilitará na sua tomada de decisão.

7- Invista e promova a capacitação de funcionários

Na gestão jurídica de qualidade a sua equipe de colaboradores precisam estar capacitados para exercerem as práticas jurídicas com excelência.

Investir na capacitação dos seus funcionários pode ser o caminho mais rápido para que seu escritório esteja consolidado no mercado.

A maioria dos gestores não tem tempo de sobra para cuidar de algumas funções importantes do escritório e por isso contar com os funcionários para exercer essas funções pode ser uma boa saída.

Dessa forma, funcionários bem capacitados conseguem tomar conta dessas funções.

Sendo assim, qualquer investimento que traga novos e melhores conhecimentos aos seus colaboradores retornará a você com melhores resultados e uma evolução nos serviços prestados pelo seu escritório.

8 – Esteja atento às tendências

O Direito é uma área que está em constante evolução, sempre muito cheia de tendências e inovações.

A gestão jurídica do seu escritório deve se basear nas atualizações do Direito e nos desejos e comportamentos do seu público, portanto, é importante estar sempre em dia com os conhecimentos e as próximas tendências do mercado.

É necessário que cada gestor esteja atento às novidades, buscando sempre diversificação nas áreas de atuação do escritório, buscando estar à frente da concorrência.

Além disso, investir em tecnologias são importantes diferenciais. Por meio de tecnologias avançadas o advogado conseguirá complementar sua expertise e melhorar os resultados

Como engajar a equipe na transição digital

Não há oportunidade melhor de mudar a cultura de um escritório consolidado do que com a implantação de um software de gestão jurídica.

Ao fazer uma transição da advocacia artesanal para a advocacia digital, é necessário um software que esteja preparado para um fluxo de trabalho seguro e eficaz, de modo que mude a forma de trabalhar conforme o andamento do processo.

A princípio vai haver resistência à mudança. Não há como evitar, por isso a motivação deve fazer parte deste momento.

Motivar a equipe para inaugurar um novo e melhor fluxo de trabalho baseado em uma nova plataforma digital pode ser uma tarefa árdua, mas também divertida.

Vantagens da ADVBOX na gestão jurídica

Pense em como é difícil abrir um cadastro em uma rede social e ajeitar todo seu perfil, adicionar amigos, entender o mecanismo do relacionamento social daquela rede… Lembre de quando começou a usar o Whatsapp, o Instagram ou o Facebook.

Depois de fazer tudo isso, será que valeu ou ainda vale a pena? São inúmeros os benefícios que a transição digital trouxe para sua vida pessoal. Você vai viver sem saber quais ela pode trazer para sua vida profissional?

Agora imagine se essa transição digital já viesse com seu perfil completo e com todos os amigos adicionados. Facilitaria muito a adaptação, certo?

É essa a ajuda que a ADVBOX faz para sua advocacia, migrando todos os dados para sua base, independentemente da forma que você os organiza. E se não os organiza, nós entregamos todos os dados de seus processos e clientes ativos organizados para você.

Além disso, imagine um consultor disponível o dia inteiro para responder suas dúvidas enquanto você começa a usar o sistema. É assim que funciona com a ADVBOX.

Durante essa fase crítica de implantação da plataforma digital, nós acompanhamos o dia a dia de toda a sua equipe para que ela migre para o novo sistema de trabalho digital.

Tudo através de e-mails lembrando de logar no sistema, de vídeos explicativos e de sugestões para as funcionalidades que cada colaborador está usando.

Enfim, a ADVBOX faz tudo para que você não se estresse na hora de motivar sua equipe a realizar a transição digital.

Nosso objetivo é fazer com que todos no escritório se engajem conjuntamente na nova forma de trabalho e que os resultados positivos de uma gestão jurídica eficiente apareçam ainda mais cedo.

Coloque em prática:

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