Métodos de Produtividade: Qual o melhor? ADVBOX

Os métodos de produtividade foram criados para facilitar o trabalho das pessoas. Existem diversos deles, sendo que muitos podem ser utilizados em equipes. Entretanto, nem todos podem ser aplicados em todos os nichos e situações.

Inclusive, existem alguns que podem não ser eficientes em escritórios de advocacia. Devido às particularidades desse setor, certos métodos acabam não atendendo as necessidades dos advogados, sendo inviáveis conforme o escritório cresce.

Nesse artigo, você aprenderá sobre os métodos de produtividade. Aproveite a leitura para descobrir um pouco sobre cada um e veja qual deles é o melhor para a advocacia!

O que é um método de produtividade?

Um método de produtividade é uma técnica para fazer com que as atividades que uma pessoa ou equipe precisa executar sejam realizadas de uma maneira organizada e eficiente.

Dessa forma, existem diversos métodos, os quais foram criados para garantir um melhor desempenho na execução de tarefas.

Qual é o conceito de produtividade?

Produtividade é ser mais eficiente, é fazer mais em menos tempo. Adam Smith já demonstrou que a divisão do trabalho é absurdamente mais produtiva que o trabalho individual. Sendo assim, a linha de produção também se aplica ao trabalho intelectual em escritórios de advocacia.

Um advogado consegue lidar com 120 casos por ano, em média. Por outro lado, uma equipe de 10 advogados pode chegar a 6000 processos, em linha de produção, totalizando 500% a mais de eficiência, a qual pode variar com o método de organização e distribuição das tarefas adotado pela banca.

Qual a diferença entre gestão por projeto e gestão por processos?

Há uma grande diferença na gestão por projetos e na gestão por processos.

Os projetos tem início, meio e fim. Em geral, não se repetem. Ao concluir todas as tarefas e etapas de um projeto, tudo começa do zero, de uma forma diferente.

No ramo da advocacia, na maior parte das vezes, isso ocorre de forma processualizada. Há uma sequência comum e repetível de entradas de novos casos que passam pelas mesmas etapas, até a conclusão. Além disso, não é necessário cada safra de novos casos ser concluída para começar outra safra.

Quais são os métodos de produtividade?

Existem dezenas de metodologias de produtividade. Cada uma pode se adequar mais do que outra em tipos de trabalhos distintos.

Ao adotar uma metodologia em uma equipe que não utiliza nenhuma das existentes, é provável que haja melhoras. Contudo, nem sempre o primeiro método que se aplica é o mais adequado para o negócio, o que pode fazer todos perderem tempo.

Veja abaixo alguns dos métodos de produtividade mais conhecidos e utilizados em empresas e confira as vantagens e desvantagens de alguns deles!

1. Kanban

O Kanban é um dos métodos de produtividade mais conhecidos. Ele serve para organizar as funções, classificando-as pelo seu nível de progresso e de prioridade. É bastante simples, bastando utilizar um quadro, software ou outro programa que pode ser dividido em três colunas. São elas: para fazer, em andamento, finalizado.

Desse modo, basta adicionar as tarefas nas colunas conforme os seus estágios de progresso, mudando-as de coluna conforme forem executadas e finalizadas.

A vantagem do kanban é que ele permite a identificação rápida e visual das atividades a serem feitas. Assim, podem determinar quais são mais urgentes e as que podem ser feitas por último.

Por ser simples, muitas pessoas podem adotá-lo. A ferramenta mais conhecida que utiliza esse método é o Trello.

A desvantagem dele é que ele pode ser inadequado para a advocacia. Isso porque ele serve bem para projetos e fluxos de trabalho curtos.

Nesse sentido, ele pode ser deixado de lado conforme o tempo, visto que o encarregado pode precisar de muito tempo para ficar reorganizando as tarefas nas colunas de forma manual.

2. Etiquetas coloridas

Utilizar etiquetas coloridas é outro dos métodos de produtividade mais conhecidos. Basicamente, ele permite organizar as tarefas em etiquetas de cores diferentes, permitindo uma visualização rápida do que deve ser feito, principalmente para os que são mais visuais.

Entretanto, esse método pode ser problemático, visto que a atualização das cores das etiquetas pode ser complicada e demorada. Isso acaba gerando retrabalho para a equipe.

Na medida que a demanda de trabalho aumenta e fica mais complexa, o crescimento da equipe pode ficar bloqueado se depender desse modelo, exigindo reorganização constante conforme ele para de atender o trabalho da equipe.

3. Checklists

Esse é um dos métodos de produtividade mais simples. Por isso, pode ser adotado por muitos. Mais conhecido pelo termo em inglês “To do list”, ele permite que as pessoas escrevam todas as tarefas que precisam ser feitas e marque-as conforme elas são finalizadas.

A vantagem dele é que é bastante simples, podendo ser muito útil para tarefas pessoais ou domésticas, por exemplo.

Por outro lado, exige que a pessoa tenha uma memória extremamente eficiente para não esquecer de colocar as tarefas importantes na lista. Outra desvantagem é que ela toma tempo diário e não serve para trabalhos em equipe, apenas individuais.

4. Get Things Done (GTD)

O get things done, conhecido também como método GTD, costuma ser considerado um dos métodos de produtividade mais eficientes para empresas.

Criado por David Allen, trata-se de uma ferramenta para organizar o trabalho, dividindo-o em 5 passos: coleta das tarefas, análise das tarefas, organização, execução e revisão. Aproveite para entender um pouco sobre cada uma das etapas.

Coleta

Nesse passo, as tarefas que precisam ser realizadas devem ser compiladas em uma lista. O objetivo é tirar da cabeça todas as preocupações sobre compromissos e tarefas.

Ao ter tudo devidamente anotado, as pessoas podem se tranquilizar e focar no que precisam fazer no momento, visto que nada será esquecido.

Análise

A segunda etapa consiste em analisar cada uma das tarefas para entender o que deve ser feito e qual a ordem em que elas devem ser realizadas. Cada uma pode demandar um tempo e esforço diferente. Algumas podem demandar muito tempo, outras podem ser feitas rapidamente, outras são inadiáveis, dentre outros aspectos.

Como elas podem ser muito diferentes, a ordem de solução precisa ser pensada conforme o tempo e dedicação de cada uma.

Organização

Depois de analisar as tarefas, elas devem ser organizadas em listas.

Execução

No momento de executar as atividades, é preciso ter total noção do que está sendo feito. Ao realizá-las, é preciso ter foco total, evitando distrações que podem prejudicar, atrasar ou atrapalhar o desempenho do encarregado pela tarefa.

Revisão

Depois de tudo, a etapa final consiste em revisar se todas as tarefas foram feitas no dia. Caso alguma das atividades para o dia não tenha sido finalizada, coloque-a como prioridade para o dia seguinte.

Ademais, é possível que novas tarefas cheguem e outras mudem de categoria conforme a prioridade. Por esse motivo, é sempre importante revisar antes de iniciar esse processo para as tarefas do dia seguinte.

5. Matriz Eisenhower

Outro dos métodos de produtividade que podem contribuir para a organização e gestão do tempo. Se baseia na classificação de atividades conforme a importância e urgência de cada uma. Dessa forma, é possível determinar quais delas devem ser priorizadas.

Embora possa se assemelhar com o checklist, tem certas regras, como:

Se uma tarefa é importante e urgente, faça-a imediatamente;
Se a tarefa é importante, mas não é urgente, marque o momento mais apropriado para executá-la;
Se a tarefa é urgente, mas não é importante, delegue-a para alguém capacitado para executá-la;
Se a tarefa não é importante e nem urgente, elimine-a.

Esse é um método que pode ser bastante eficaz, inclusive para escritórios de advocacia. Contudo, a dificuldade pode estar em determinar o que realmente é urgente, importante e sem importância, por exemplo.

6. Don’t break the chain

A don’t break the chain, conhecida em português como Não quebre a corrente, é outro método de produtividade bastante simples, mas que pode ser efetivo dependendo do caso.

Com o auxílio de um calendário, deve-se marcar todos os dias em que as obrigações importantes e recorrentes foram executadas, colocando um X em cada uma das datas.

Conforme o passar do tempo, torna-se possível verificar uma corrente que é formada quando as tarefas são realizadas continuamente. Se um dia passa sem que as atividades sejam executadas, o quadro fica em branco e assim, quebra-se a corrente.

A vantagem dela é que ela cria um senso de urgência e utiliza o estímulo visual para incentivar a produtividade dos profissionais.

7. Princípio de Pareto

O princípio de pareto é um dos métodos de produtividade mais conhecidos, sendo comentado até em livros. Ele defende que 20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados.

Essa metodologia ajuda a dividir as tarefas em graus de importância e dificuldade. Além disso, contribui para visualizar quais são as que mais trazem resultados para a empresa.

Na prática, basta listar todas as atividades e classificá-las de 1 a 10 conforme o esforço que elas demandam. A nota 1 seria para atividades que demandam pouco esforço e 10 para as que exigem muito esforço. Depois disso, deve ser feito o mesmo considerando o impacto que a realização delas pode trazer.

Depois disso, basta dividir o valor do esforço pelo o do impacto. O resultado determina o grau de prioridade da tarefa.

8. Pontuação por Tarefas

A pontuação por tarefas é um dos métodos de produtividade menos citados, mas muito efetivo. Ele deve ser utilizado para metrificar o trabalho intelectual e visa obter uma referência de produtividade similar entre os membros de uma equipe que trabalham com conhecimento e informação.

Ele utiliza duas referências para a metrificação. São elas:

Tempo de duração da execução da tarefa;
Complexidade da tarefa, conforme o nível de dificuldade.

O tempo utilizado para realizar as tarefas é facilmente verificável. Assim, é possível visualizar o tempo que cada membro precisou para fazer suas atividades e a quantidade de tarefas feitas.

Contudo, é preciso lembrar que o nível de dificuldade de cada tarefa é subjetivo. Isso significa que uma atividade pode ser complexa para uma pessoa a menos tempo na equipe e muito simples para um colaborador experiente.

No entanto, esse método ajuda a avaliar o desempenho de cada indivíduo e contribui para que todos realizem seus deveres. Assim, é possível que toda a equipe se torne produtiva.

Veja também:

Mas afinal, qual é o melhor método para a advocacia?

Além dos 8 métodos de produtividade citados nesse artigo, é possível encontrar muitos outros, como a Técnica Pomodoro, bastante difundida.

Na prática, nem todos servem para os escritórios de advocacia, ainda mais quando a banca possui muitas tarefas para realizar diariamente.

Diante da quantidade de métodos, encontrar o melhor pode ser difícil, visto que o ideal seria testar vários para determinar qual é o mais indicado.

Contudo, diante das necessidades dos escritórios de advocacia e das particularidades desse segmento, o método mais indicado pode ser o de pontuação por tarefas.

Isso porque ele adota o sistema de linha de produção, inclui a gestão processualizada, permite o nivelamento das atividades por sua complexidade, possui a precisão do checklist e ainda traz uma comunicação padronizada para a equipe.

É importante também entender que o trabalho em equipe não pode ser solitário, artesanal e individualizado. É fundamental que todos estejam inseridos no mesmo sistema para que a equipe atue de forma conjunta e que torne o trabalho eficiente e produtivo. Ademais, isso contribui para que a comunicação seja ainda mais efetiva.

Nesse sentido, é importante contar com uma ferramenta que permita essa integração e principalmente, possibilita avaliar o desempenho dos colaboradores. O software jurídico da ADVBOX, por exemplo, além de contribuir para a gestão do escritório, possui o Taskscore – sistema de pontuação de tarefas, para analisar a produtividade das equipes.

Qual é a importância do trabalho em equipe?

Evoluir do trabalho solitário, individualizado e lento para um um trabalho em equipe eficiente tem 2 requisitos. São eles:

A equipe deve estar baseada no mesmo sistema de produtividade e distribuição de tarefas;
A comunicação deve ser padronizada e eficaz.

Adotar um método coletivo de distribuição de tarefas associado à comunicação padronizada é o segredo do sucesso do negócio.

Por isso que nós da ADVBOX acreditamos muito no Sistema de Pontuação por Tarefas, por tudo o que foi comentado anteriormente.

Perguntas frequentes

Veja abaixo as perguntas mais frequentes sobre métodos de produtividade!

O que é a produtividade no trabalho?

Produtividade no trabalho se refere à habilidade de conseguir produzir o máximo possível com a menor quantidade de recursos. Ou seja, fazer mais em menos tempo. Ser produtivo também é otimizar seu trabalho para gerar mais resultados com um menor esforço.

O que fazer para aumentar a produtividade?

Existem diversas maneiras que podem ser adotadas para aumentar a produtividade. Os métodos apresentados podem ajudar nisso. Contudo, saber o que é prioridade e focar nelas pode ser uma solução. Ademais, não se distrair com o que não importa também ajuda a ser mais produtivo.

Quais são os melhores livros sobre produtividade?

Existem diversos livros sobre produtividade no mercado. Alguns dos mais conhecidos são:

O poder do hábito – Charles Duhigg;
A arte de fazer acontecer – David Allen;
Trabalhe 4 horas por semana – Timothy Ferriss.

No entanto, existem outros que podem ser utilizados para consulta.

Bônus! Veja o vídeo sobre métodos de produtividade!

Saber como melhorar a produtividade nos escritórios de advocacia é fundamental, mas pode ser um desafio para líderes de escritórios. Por isso, veja abaixo algumas considerações sobre os métodos de produtividade na advocacia assistindo ao vídeo abaixo!