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Tecnologia e Advocacia digital

Migração de dados para escritórios de advocacia

A migração de banco de dados é um processo dinâmico e abrangente, fundamental para os escritórios que buscam otimizar a gestão de informações.

Assim, no contexto da ADVBOX, essa prática visa facilitar a rápida transferência de dados, proporcionando uma implementação eficiente do sistema. 

A saber, esse procedimento atravessa diversas etapas, desde a extração até a importação de dados, garantindo a integridade e consistência das informações.

Portanto, neste artigo, exploraremos as intricadas fases, desde a coleta até a validação, destacando sua importância no cenário jurídico.

O que é migração de banco de dados?

A migração de banco de dados é um processo abrangente que envolve a transferência de informações de um local para outro. 

No contexto da ADVBOX, por exemplo, esse procedimento visa facilitar a ágil transferência de dados de clientes e processos para a conta do usuário, contribuindo para a implementação eficiente do sistema. 

Por isso, a migração passa por várias etapas, incluindo extração, tratamento, validação e importação de dados. Veja a seguir.

1. Extração de dados

Primeiramente, ocorre a extração de dados do sistema de origem. 

Portanto, nesse estágio, informações cruciais, como dados de clientes e registros de processos, são coletadas de maneira organizada para posterior transferência.

O software jurídico da ADVBOX, por exemplo, preenche os seguintes campos com os dados coletados nas extrações:

Pessoas

  • Nome;
  • CPF e/ou CNPJ;
  • Rg;
  • Nacionalidade;
  • Data De Nascimento;
  • Estado Civil;
  • Profissão;
  • Sexo;
  • Celular;
  • Telefone;
  • E-mail;
  • Pais;
  • Estado;
  • Cidade;
  • Bairro;
  • Endereço;
  • CEP;
  • PIS PASEP;
  • CTPS;
  • CID;
  • Nome Da Mãe;
  • Origem Do Cliente;
  • Anotações Gerais.

Processos

  • Nome Do Cliente;
  • Parte Contrária;
  • Tipo De Ação;
  • Grupo De Ação;
  • Fase Processual;
  • Número Do Processo;
  • Processo Originário;
  • Tribunal;
  • Vara;
  • Comarca;
  • Protocolo;
  • Expectativa/Valor Da Causa;
  • Valor Honorários;
  • Pasta;
  • Data Cadastro;
  • Data Fechamento;
  • Data Trânsito;
  • Data Arquivamento;
  • Data Requerimento;
  • Responsável;
  • Anotações Gerais.

Financeiro

  • Tipo (Receita ou Despesa);
  • Conta/Cartão;
  • Centro De Custo;
  • Setor/Unidade;
  • Categoria;
  • Data De Vencimento;
  • Data De Competência;
  • Data De Recebimento/Pagamento;
  • Descrição;
  • Valor;
  • Processo;
  • Nome Do Cliente.

Agenda

  • Data Compromisso;
  • Hora Compromisso;
  • Data Conclusão;
  • Remetente;
  • Destinatário;
  • Tarefa;
  • Descrição;
  • Número Do Processo;
  • Protocolo;
  • Pasta.

2. Tratamento dos dados

Essa fase envolve a análise minuciosa das informações coletadas, seguida pela higienização e padronização para assegurar a integridade e consistência dos dados.

3. Validação dos dados

Uma etapa crítica, onde os dados tratados são submetidos à validação pelo cliente. 

Afinal, este processo visa garantir que as informações transferidas estejam corretas, completas e alinhadas com as expectativas, promovendo uma migração livre de erros.

4. Importação dos dados

Com a validação concluída, os dados são então encaminhados para a equipe de programadores, que efetua a importação na conta do cliente na ADVBOX. 

Ou seja, este estágio é essencial para garantir que as informações estejam prontamente disponíveis e utilizáveis no novo ambiente.

arte de ebook de meios de produção na advocacia

Qual é o propósito da migração de dados?

O propósito fundamental da migração de dados é otimizar a gestão e a produtividade de empresas, escritórios e organizações. 

Confira alguns aspectos que destacam o propósito fundamental da migração de dados:

1. Implementação eficiente de sistemas

A migração de dados é frequentemente realizada para facilitar a implementação eficiente de sistemas e softwares especializados. 

No caso da ADVBOX, por exemplo, a transferência ágil de dados contribui para a rápida integração do sistema, permitindo que escritórios tenham acesso imediato às informações dos clientes e processos.

2. Agilidade na gestão de informações

Assim, ao realizar a migração de dados, as organizações buscam alcançar maior agilidade na gestão de informações. 

Por isso, a transferência de dados permite que as equipes acessem rapidamente os dados necessários.

Desse modo, elimina atrasos e burocracias associadas à gestão manual ou a sistemas desatualizados.

3. Contribuição para a tomada de decisões

A disponibilidade imediata e precisa de dados é essencial para uma tomada de decisões informada. 

Isto é, a migração de dados assegura que as informações relevantes estejam prontamente acessíveis.

Sendo assim, permite que gestores e profissionais tomem decisões rápidas e bem fundamentadas.

4. Otimização do fluxo de trabalho

Ao transferir dados de forma eficiente, a migração contribui significativamente para otimizar o fluxo de trabalho de uma organização. 

Portanto, processos que anteriormente poderiam ser demorados e propensos a erros são simplificados, resultando em uma operação mais suave e eficaz.

5. Garantia de qualidade e consistência

Além disso, durante o processo de migração, há uma ênfase na análise, higienização e padronização dos dados. 

Ou seja, isso garante que a qualidade e consistência das informações sejam mantidas, evitando problemas relacionados a dados desatualizados, duplicados ou inconsistentes.

6. Adaptação a novas tecnologias

À medida que as tecnologias evoluem, a migração de dados se torna crucial para a adaptação a novas plataformas e sistemas. 

Isso possibilita que as organizações acompanhem, assim, as últimas inovações e tirem proveito das funcionalidades avançadas oferecidas por novas soluções tecnológicas.

Em outras palavras, para qualquer empresa que deseje permanecer competitiva na era da informação, a migração de dados emerge como uma estratégia indispensável para garantir uma gestão de dados eficaz e adaptável.

Quais são os tipos de migração de dados existentes?

A diversidade de cenários e necessidades empresariais exige abordagens específicas para a migração de dados, não é mesmo?

Afinal, existem diferentes formas de realizar essa tarefa cada uma adaptada às necessidades do contexto do escritório de advocacia. 

Por isso, destacamos três tipos principais:

  • Outro sistema;
  • Planilhas de Excel;
  • Tribunais.

1. Outro sistema

A equipe solicita dados de acesso ao sistema anterior. Em seguida, realiza-se a extração dos relatórios para posterior importação.

Assim, nesse tipo de migração, a equipe responsável pela transferência solicita dados de acesso ao sistema anterior.

A extração de relatórios é realizada para obter informações cruciais e posteriormente, os dados extraídos são preparados para a importação no novo sistema.

Desse modo, assegura a continuidade operacional e a transição suave entre plataformas.

Ideal para empresas que estão migrando de um sistema legado para uma solução mais moderna, garantindo a continuidade operacional e a preservação dos dados históricos.

2. Planilhas de Excel

Por outro lado, esse modelo é ideal para escritórios que mantêm registros em planilhas. Afinal, a equipe solicita o envio dos arquivos para migração.

Este método é particularmente adequado para escritórios que mantêm registros em planilhas Excel.

A equipe encarregada pela transferência realiza o envio dos arquivos diretamente aos responsáveis da migração.

Portanto, é útil quando as informações relevantes são mantidas em formatos tabulares e a migração deve ser feita de forma direta e eficiente.

3. Tribunais

A captura de dados é feita por varredura pública nos tribunais. Sendo assim, utiliza-se a OAB do advogado para obter informações dos processos.

Recomendado para escritórios jurídicos que desejam obter dados diretamente dos tribunais, garantindo precisão e abrangência nas informações transferidas.

A migração através dos tribunais é fundamental para escritórios que necessitam de informações específicas e atualizadas diretamente dos órgãos judiciais.

Portanto, cada tipo de migração possui suas vantagens e é escolhido com base nas características únicas do contexto organizacional.

A flexibilidade dessas abordagens reflete a importância de adaptar a migração de dados às particularidades de cada situação, garantindo uma transição eficiente e preservando a integridade das informações.

Conclusão

Em resumo, a migração de banco de dados é uma peça fundamental no quebra-cabeça da gestão eficiente de informações. 

Compreender o processo, seu propósito e os diferentes tipos de migração disponíveis é essencial para qualquer organização que busca otimizar seus fluxos de trabalho e potencializar a produtividade. 

Seja a partir de outro sistema, de planilhas de Excel ou através dos tribunais, a migração de dados é um passo crucial para manter-se atualizado na era da informação.

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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