A migração de dados do seu escritório para um software precisa ser feita com cuidado e muita atenção. Qualquer descuido pode acarretar na perda de alguma informação importante, o que pode ser prejudicial para o seu negócio. 

Diversos problemas podem ocorrer. E mais: eles são mais comuns do que você imagina. Seria um grande estorvo perder referências de clientes, colaboradores e concorrentes, não é mesmo?

Então continue acompanhando o artigo para entender melhor o que é migração de dados e como efetuar uma transferência segura para outro sistema!

O que é migração de dados?

A migração de dados é um processo no qual se transfere uma grande quantidade de informações de um local para outro.

Por exemplo, você pode mover seus arquivos pessoais do computador para um HD externo ou para a nuvem. Nesse caso, a migração seria muito mais simples. Esse é apenas um tipo de migração de dados.

Contudo, em empresas, onde há uma imensa quantidade de informações, essa mudança ocorre em grande escala.

Qual é a importância da migração de dados?

Migrar seus dados – que estão em algum local do seu computador – para um software, traz diversas vantagens. Um bom programa possui tecnologia para protegê-los, evitando que você perca alguma informação. Além disso, ele os mantém organizados, visto que deixá-los em ordem de forma artesanal pode ser demorado, cansativo e resultar em erros.

No software, você poderá ter acesso a eles rapidamente. Além disso, a tecnologia lhe permite obter informações relevantes, as quais podem ser essenciais para determinados processos e tomada de decisões no escritório.

Em relação à migração de dados de um sistema para outro, esse fato se dá quando a ferramenta utilizada não oferece mais os benefícios desejados ou se torna obsoleta diante das inovações. 

Desse modo, de nada adianta continuar com o mesmo programa. Por isso, é sempre importante buscar uma ferramenta que receba atualizações constantes.

A migração de dados ocorre também quando o sistema utilizado não é escalável. Assim, quando o escritório deseja crescer e a ferramenta não o acompanha, a mudança se torna necessária.

Importante ressaltar que a tecnologia muda bruscamente conforme o tempo. O escritório de advocacia que se mantém sempre atualizado em relação a ela, utilizando uma ferramenta que assiste essas evoluções tem um diferencial que faz toda a diferença no mercado.

O que é migração de sistemas?

Você viu anteriormente o que é migração de dados. Outro termo muito utilizado é “migração de sistemas”. Basicamente, trata-se do mesmo tema. Contudo, a migração de sistemas ocorre justamente quando o escritório de advocacia precisa transmitir seus dados para uma nova base, ou um novo software.

A migração de dados da base de origem para uma de destino deve ser feita com muita cautela. Para transferi-los de forma correta, o responsável precisará conhecer muito bem tanto o sistema em uso quanto o novo.

Além disso, é fundamental revisar a organização dos dados, as limitações e os passos para realizar a transferência. 

Quando a migração de dados é importante?

A mudança de um sistema para outro deve ser feita pensando no bem-estar da empresa. O objetivo precisa ser sempre trazer melhorias para o escritório. 

Os principais motivos que podem resultar na migração de dados podem ser os citados anteriormente: sistema obsoleto ou limitado, ou ainda, por não ser escalável.

Além deles, você pode realizar a migração quando perceber que o suporte técnico não resolve os problemas na ferramenta ou não possui um bom atendimento, por exemplo.

Independente do motivo da migração de dados entre sistemas, é fundamental avaliar os prós e contras do software atual e estudar bem as alternativas disponíveis no mercado. 

Para isso, é preciso conversar com sua equipe e prepará-la. Se puder, envolva-a no processo de escolha do novo programa. Além disso, verifique a fundo as funcionalidades de cada software e veja o que as pessoas dizem sobre eles na internet.

Nesse processo, busque saber qual é o propósito da migração de dados. Se não existir uma razão pertinente, não há porque mudar de sistema.

Como fazer a migração de dados?

O processo de transferência de informações exige máxima atenção. Veja como migrar dados de um sistema para outro sem ter problemas posteriores com isso!

1.Conte com um expert no assunto

Trocar de software impacta nas atividades de todos os colaboradores, tanto dos advogados quanto do RH, administrativo e controladoria, por exemplo. 

Por isso, é importante fazer uma escolha consciente. Selecionar um bom sistema e ter uma equipe eficiente já é o primeiro passo para reduzir os problemas no momento da migração de dados. 

Se o seu time não se sente confortável de realizar esse processo, em muitos casos a própria empresa do software oferece essa migração. 

No entanto, mesmo que a companhia a realize, você e o responsável pelo manuseio do software precisam conhecer bem a ferramenta para utilizá-la.

2.Defina o que deve ser migrado

Defina com a equipe como será feita essa troca de sistemas, os dados que serão migrados e os que não tem utilidade. Desse modo, todos saberão quais são importantes e quais não fazem diferença.

3.Realize um bom planejamento

A migração de dados exige a elaboração de um planejamento bem definido, com o passo a passo para que nada seja esquecido. Tal processo pode ser dividido em etapas, com atividades específicas para que cada uma auxilie na fase seguinte. 

Algumas considerações que podem ser feitas no planejamento são, por exemplo: como será feita a migração de dados, qual o tempo que ela levará para ser concluída, dentre outras. 

4.Seja comprometido com essa meta

O comprometimento, tanto da nova empresa quanto do seu escritório de advocacia é fundamental para o processo ocorrer de forma eficiente. A partir de um alinhamento conjunto e definição de objetivos, o que foi planejado terá mais chances de êxito. 

A migração de dados ficou ainda mais fácil com a ADVBOX

Muitos escritórios iniciam com softwares gratuitos ou mais acessíveis. Ocorre que parte deles são limitados e não contribuem para a escalabilidade do negócio. 

Felizmente, o software da ADVBOX possui produtos de ativação que podem tornar essa migração muito mais simples e eficiente. São eles:

1. Migração de dados: importação dos dados do escritório, independente do sistema utilizado;
2. Treinamento de implantação: sua equipe terá o apoio e treinamento de um consultor da ADVBOX, que ensina todo o funcionamento da plataforma;
3. Armazenamento em dobro: no momento da ativação, a ADVBOX lhe fornece o dobro de armazenamento em nuvem como cortesia;
4. Mentoria de gestão de RH e produtividade por tarefas: seu escritório receberá treinamento para aprender a aplicação do sistema de pontuação, uma ferramenta única que a ADVBOX desenvolveu para auxiliar no aumento da produtividade do escritório. 

A migração de dados deve ocorrer para garantir que o seu negócio trabalhe com um software de qualidade e que atenda aos anseios da sua banca. Portanto, escolha uma ferramenta completa e que ajude seu escritório a crescer!

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