Você organiza sua gestão financeira? Sabe fazer isso para ter um planejamento financeiro e se organizar para o ano seguinte economizando dinheiro?

Sabe exatamente quanto entra de receita e quanto sai de despesa? Sabe quais os valores futuros que estão para entrar? Você ainda usa a planilha do Excel para se organizar ou usa um caderno?

Para ajudar a responder essas perguntas e otimizar essas ações, confira abaixo dicas e estratégias incríveis só sobre gestão financeira na Advocacia.

Quem prepara o advogado para ser gestor?

Talvez você tenha todas as respostas, talvez não, ou, no mínimo, não tem certeza de todas elas. E é normal isso acontecer, pois durante a nossa vida toda não aprendemos a ter gestão financeira. Na própria faculdade de Direito esse ensinamento é precário. Vamos aprendendo com os erros e acertos, pesquisando em várias fontes ou simplesmente arriscando, certo?

Importante que saiba que esses erros e acertos podem gerar um prejuízo financeiro muito grande. Se você não tem controle financeiro em um lugar específico, que você saiba mexer,  você não consegue se organizar. Assim, é impossível fazer um planejamento financeiro para economizar dinheiro, porque uma ou outra coisa pode se perder em meio a tanta confusão.

Vamos voltar para o nó da gravata e a maquiagem. Se você não sabe fazer um nó ou uma maquiagem adequada para a ocasião pretendida, você provavelmente pesquisa em diversas fontes para poder fazer. Mas, às vezes, não é exatamente compatível com o evento marcado e pode ficar um pouco feio, ou, no mínimo, estranho. Por isso, muitas vezes, você contrata alguém para te auxiliar (principalmente as mulheres com a maquiagem). Mas se você souber fazer fica tudo mais fácil e econômico, certo?

Entenda as necessidades da gestão financeira na advocacia

Portanto, é necessário escolher primeiro uma gravata e um vestido que tenha a ver com o seu estilo e com o evento ou local onde pretende ir e saber qual nó e maquiagem fazer.

Da mesma forma acontece na sua gestão financeira. Em primeiro lugar, você precisa saber exatamente qual o seu modelo de negócio e qual o objetivo que você tem para o seu escritório.

O seu financeiro, não é diferente desses cuidados estéticos. Existem diferentes formas de fazer gestão financeira para você se organizar do jeito que achar viável, na medida do que procura para o seu escritório. Fazer gestão financeira é praticamente a mesma coisa que ir para um evento. Você faz um planejamento financeiro de acordo com os seus objetivos.

Além disso, com uma gestão financeira bem alinhada, você consegue até mesmo saber qual o regime tributário utilizar de acordo com a sua receita e seu modelo de negócio. Isso também faz com que você economize com os tributos, evitando problemas com o fisco.

 

Análise financeira como solução

A análise financeira é fundamental para identificar a lucratividade do seu negócio. Para isso, basta apenas subtrair as despesas do valor de receita. Se o resultado obtido for positivo, é sinal de que o financeiro está indo bem. No entanto, se o valor for negativo, significa que há prejuízos e deve se buscar meios de reverter esta situação.

Através de planilhas no Excel ou apps para gerenciamento financeiro, o controle das rendas e despesas da empresa deve ser diário, além de gerar um relatório completo no final do mês. Caso contrário, as chances de colocar a empresa em problemas financeiros aumenta significativamente. Afinal, não olhar para uma questão, como a financeira, só faz com que ela cresça negativamente.

Como já comentamos aqui no blog, no caso dos escritórios de advocacia, verificar e registrar honorários recebidos, anotar despesas e controlar melhor o fluxo de caixa é essencial. Após reunir essas informações e organizá-las de forma lógica, será necessário gerar relatórios de acordo com os seus objetivos e necessidades. Esses relatórios serão um guia para o planejamento a ser realizado.

Relatórios financeiros

Por isso, listamos nesta publicação os 5 tipos de relatórios indispensáveis para controle das finanças nos escritórios de advocacia:

1. Relatório de Faturamento: mostra o faturamento por mês para que se identifique os períodos de aumento ou queda de honorários.

2. Relatório de clientes novos: classifica os clientes novos por mês e por ano ou clientes mais representativos para o escritório.

3. Controle de fluxo de caixa: mostra em detalhes todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas.

4. Contas a pagar e a receber: exibe todos os títulos que o escritório tem para pagamento e também recebimento de honorários em um determinado período.

5. Controle por categoria financeira/centro de custos: detalha os gastos da empresa por categorias ou centro de custos.

Importância da contabilidade na gestão financeira na advocacia

A contabilidade para escritórios de advocacia ajuda a tomar importantes decisões, como corte de gastos e investimentos. Além disso, ela coleta todos os dados econômicos, de forma em que possam ser mensurados monetariamente, registrando-os.

Assim, a contabilidade realizada através da digitalização do escritório de advocacia possibilita sumarizar os dados econômicos em forma de relatórios visuais automaticamente, ou de comunicados, que contribuem para uma tomada de decisões ainda mais rápida e facilitada.

Além disso, para quem pensa em expandir o escritório, estar com ele devidamente regularizado é essencial. Inclusive, é através da contabilidade que são superadas as dificuldades de regularização, obtendo uma documentação comprobatória necessária para o escritório como instrumento de controle, defesa ou preservação de patrimônio.

Abaixo, fizemos uma relação das atividades de contabilidade que se fazem necessárias para um escritório de advocacia:

 

Vantagens de contratar uma boa contabilidade para os escritórios de advocacia:

Regime de tributação para escritório: Com o auxílio dos profissionais desta área é possível escolher o melhor regime de tributação para a formalização de sua empresa. Entretanto, se o escritório já está em atividade, a assessoria pode ajudar com a escolha do melhor regime de acordo com estudos e projeções;

Atuação de acordo com a Legislação; As legislações tributárias e trabalhistas têm passado por diversas mudanças nos últimos tempos, exigindo muita atenção dos profissionais da área em relação a atualização das informações empresariais;

Melhoria no processo de gestão do escritório de advocacia: Com isso, os escritórios buscam os serviços de contabilidade para escritórios de advocacia que garantem atualização constante e sempre de acordo com as últimas regras estabelecidas, o que é essencial para evitar problemas futuros com órgãos fiscalizadores.

Os processos continuam andando, o trabalho só aumentou, mas com certeza o fluxo de recebimentos de honorários está mais lento em seu escritório. Caso contrário, sinta-se um privilegiado. Se a sua realidade é exatamente essa, e você está aí focado em cortar gastos, saiba que a solução pode estar, na verdade, em racionalizar custos de escritório.

Sugestões para racionalizar os custos do seu escritório

1. Automatizar o envio de informações aos clientes com a funcionalidade de enviar SMS e e-mails automaticamente, a fim de informar o seu cliente quando ocorrem andamentos processuais. Isso reduz de 40 a 70% a presença dos clientes no escritório e a demanda de tempo no atendimento, liberando advogado e secretária para focar em outros serviços.

2. Instalar a tela de consulta do cliente ao processo no site do seu escritório, essa ferramenta é fornecida pela AdvBox e também contribui para a solução acima.

3. Comece a advogar em rede, estabelecendo parcerias com escritórios especializados e mantendo o controle total destes processos através do sistema de compartilhamento de clientes com outros escritórios – funcionalidade que só a AdvBox possui no Brasil.

4. Opte pela gestão de documentos na nuvem – além de ser mais barato e eficiente que usar um pen drive, você ainda se salva de inúmeros transtornos por não possuir os documentos disponíveis em qualquer lugar a qualquer momento.

5. Descubra onde estão os maiores custos ao conseguir medir quem mais produz e quem está menos motivado através do acompanhamento de produtividade por pontos mais simples que existe para advocacia.

6. Troque de aplicativo, caso seu escritório já seja usuário de um sistema de gestão de processos, repense em todos os benefícios que a AdvBox proporciona e veja que com o valor que vem pagando, é possível implementar nosso software e, assim, racionalizar custos de escritório. 

Dissemine a ideia

Você pode realizar uma análise completa e aprofundada dos custos do seu escritório, bem como aplicar todas as dicas que demos nesse post, além de elaborar um planejamento avançado de racionalização de custos. Mas o que acontece se sua equipe não estiver por dentro de tais políticas?

É fundamental disseminar a ideia. Você precisa garantir que todos os colaboradores estejam cientes daquilo que você planejou, do contrário, eles continuarão exercendo velhos hábitos que afundam o escritório em custos desnecessários.

Automatizando o seu gerenciamento e análise financeira

Automatizar o gerenciamento significa gerar relatórios e dados para análise e acompanhamento de forma mais facilitada. Através dessa prática, o advogado pode diminuir sua carga de trabalho com a segurança de que obterá as informações necessárias para manter a saúde financeira do seu negócio, sem gerar dores de cabeça futuras.

Procure uma ferramenta de gestão financeira digital para obter de forma integrada e centralizadas todas as informações financeiras, automatizando cálculos, projeções e emissões de relatórios para trabalhar a inteligência de negócio (business intelligence) do seu escritório.

 

Recursos da ADVBOX para Gestão financeira na advocacia

Você já deve ter ouvido falar do quanto dizer que não tem dinheiro para algo pode ser prejudicial para você e seu negócio, acarretando na falência do seu escritório ou travando o seu progresso. Um planejamento financeiro eficiente é o caminho para evitar essa situação. Um caminho mais viável do que muitos imaginam.

Você pode fazer seu planejamento financeiro de forma completa e descomplicada com a ADVBOX, e mais! Ir além de “resolver problemas”, alcançando diversas vantagens para o seu escritório. Veja algumas:

1. Ter relatórios financeiros gerais ou individualizados por processo

Organizar as despesas e receitas do escritório é o primeiro passo para uma gestão eficiente. Na ADVBOX, você consegue fazer lançamentos destes dois tipos tanto no menu Financeiro principal quanto nos processos dos seus clientes. Isso permite que você consiga ter uma gerência mais abrangente ao mesmo tempo em que tem uma mais específica.

Ter relatórios financeiros de cada processo lhe permite ter uma visão bem mais detalhada de cada caso, prestar contas para o seu cliente ou até mesmo fazer as cobranças de forma mais correta. É claro que todos os lançamentos feitos nos processos terão comunicação com o menu Financeiro principal. Afinal, você precisa saber quais receitas e despesas vêm acontecendo nas suas causas.

E no menu Financeiro principal você poderá emitir relatórios gerais, que podem até mesmo serem enviados para o seu contador para fins de declaração do Imposto de Renda. Assim, com uma visão micro e macro das finanças do seu escritório, organizada em relatórios, ficará muito mais fácil até mesmo saber quais são seus custos fixos e quanto você tem de lucro.

2. Gerir os lucros e investimentos

Falar de lucros é uma coisa muito importante. Até porque não é só de pagar contas que vive o homem (ou o negócio). É com base na gestão eficiente você vai conseguir saber quanto você tem de dinheiro comprometido com contas a pagar e quanto tem de lucro. Mas você também precisa saber o que fará com este lucro, não é mesmo?

Uma parte, por óbvio, poderá ser dividida entre os sócios. E com essa divisão registrada de forma visível e organizada, deixará todos tranquilos e cientes de que a distribuição foi feita da forma correta. Outra parte deverá ser reservada para investimentos. Sim! Ter dinheiro disponível para investir em melhorias, marketing e contratações para o escritório, contribuirá e muito para o crescimento. Fará com que seu negócio saia da inércia, ganhe destaque no mercado, gere novos clientes e, é claro, mais lucro.

Então… como chegar a tudo isso? Muito simples.

Na ADVBOX, você poderá criar categorias financeiras e as utilizar para fazer os lançamentos. Dentro dessas categorias, você poderá inserir tanto a “divisão do lucro” entre os sócios, quanto a destinação do lucro nos investimentos (como “compra de móveis novos”, “mídias sociais” ou “novas contratações”). Essa diferenciação permitirá uma um amplo planejamento financeiro e de gestão e deixará mais visível o que está sendo feito com estes valores.

3. Controlar os honorários e recebimentos futuros

A principal fonte de renda dos escritórios é o recebimento de honorários. Mas muitos não têm controle de qual valor de honorários já foi recebido, quanto de honorários ainda não foram pagos e quanto têm a receber no futuro. Com o fato de não se ter uma renda fixa, seria ótimo conseguir ter algum tipo de planejamento para o futuro certo?

Saber os honorários que tem a receber futuramente lhe permitirá uma organização eficiente para manutenção do escritório, possibilidade de investimentos, necessidade de retenção de custos, ou até mesmo se você poderá fazer aquela viagem a tanto tempo desejada. Controlar seus honorários é o mesmo que controlar o seu negócio e a sua vida, trazendo muito mais tranquilidade para você.

4. Possuir um livro caixa totalmente online

Você ainda tem livro caixa físico, com aquelas várias páginas preenchidas ou rasuradas? Ou pior, você nem tem um livro caixa? Isso é coisa do passado! Com a ADVBOX, você tem toda a organização financeira já citada acima em uma plataforma digital.

Sabe o que isso significa? Que não tem perigo de você perder o livro com as anotações; que você pode editar os lançamentos (sem precisar rasurar papéis); que você pode acessar as suas informações financeiras ou fazer lançamentos de onde quiser; que você pode ter uma gestão financeira mesmo se fizer home office integral, entre outros benefícios.

A advocacia digital deve vir acompanhada de uma gestão financeira também digital, eficiente, prática e de fácil utilização. Você pode ter todas essas vantagens usando a ADVBOX.

 

Comece a usar agora e descubra tudo que você pode alcançar com este planejamento financeiro.