Um dos maiores cuidados que escritórios de advocacia devem ter é com o armazenamento e proteção dos documentos de clientes. O descaso com esses dados pode ocasionar prejuízos e confusões.
Além disso, um mau tratamento deles pode até resultar em penalização pelo descumprimento das regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Por isso, é fundamental ter um bom planejamento que englobe desde o recebimento até a exclusão dos documentos dos clientes.
Sendo assim, continue a leitura do artigo e entenda como lidar corretamente com os documentos dos clientes!
Como proteger dados pessoais de clientes?
Os dados dos seus clientes precisam ter um tratamento adequado. Seria terrível se os documentos que você possui fossem vazados, não é mesmo? Por isso, não basta apenas pedir que os escaneie e mande por e-mail ou WhatsApp e abri-los em dispositivos com segurança e anti-vírus. Veja abaixo o que você deve fazer para proteger dados pessoais de clientes!
Estabeleça um processo para o tratamento dos dados
O primeiro passo para garantir que todos os colaboradores tratem bem os dados é estabelecer um processo para eles seguirem os mesmos passos no momento de captar, armazenar e excluir os documentos de clientes que foram enviados.
Sendo assim, estabelecer um processo interno evita que os funcionários tratem os dados da maneira que bem entenderem. Desse modo, todos seguem o mesmo padrão.
Invista em criptografia
A criptografia é um conjunto de técnicas criadas para proteger informações. Desse modo, ela também pode ser utilizada para melhorar a política de segurança do escritório.
Ao utilizá-la, apenas os colaboradores autorizados podem ter acesso aos dados decifrados, usando códigos para acessar o que está restrito. Desse modo, evita-se a realização de cópias ou a perda dos documentos enviados.
A criptografia pode ser utilizada para proteger os documentos enviados e recebidos por diversos meios de contato.
Utilize boas tecnologias para armazenar documentos
Muitos escritórios armazenam os documentos recebidos por meio eletrônico na nuvem ou no próprio computador.
Por isso, nesse último caso, se o computador tiver problemas e os profissionais não tiverem feito um backup em outro local, os dados podem ser perdidos totalmente.
Por isso, a melhor maneira de armazená-los é adotando programas eficientes que permitam um tratamento e uma melhor proteção para os documentos. Com o software jurídico da ADVBOX, você conta com uma boa alternativa para proteger os dados dos clientes e do seu escritório.
Realize backups
Diversas empresas sofrem com tentativas de invasão no sistema delas, muitas vezes com o propósito de sequestrar dados. Por esse motivo, é importante que a companhia realize algumas práticas importantes.
Além de adotar boas tecnologias que garantam uma maior segurança, é fundamental realizar backups frequentes para evitar que algum dado ou documento seja perdido. Isso evita transtornos.
Tenha uma equipe de TI
Conte com um departamento de Tecnologia de Informações (TI). Busque por profissionais capacitados em operar sistemas de proteção de dados.
Sendo assim, esse setor poderá ser o responsável por fiscalizar a segurança das informações do escritório, realizar o gerenciamento de riscos e propor soluções melhores para a prevenção de problemas.
Como fazer a gestão de documentos?
A gestão de documentos é o ato de administrar documentos, físicos ou digitais, que o seu escritório precisa manter. Ela serve para garantir uma organização eficiente deles, devendo seguir as regras previstas em lei.
Tal gerenciamento pode ser fundamental nos escritórios de advocacia, principalmente naqueles em que há um grande volume de documentos físicos e digitais. Veja algumas dicas para realizá-lo.
Organize os documentos
Comece organizando os documentos físicos. O ideal é digitalizá-los para ter um backup e liberar espaço no escritório. Por isso, os papéis que podem ser descartados devem ser feitos com a máxima segurança possível.
Em relação aos documentos digitais, organize-os em pastas para que sejam mais facilmente encontrados pelos profissionais. Além disso, eles devem ser nomeados corretamente.
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Organize-os pelo tempo
Além de organizá-los em pastas e serem corretamente nomeados, é importante organizá-los pelo tempo. Busque armazená-los pelo ano e mês em que foram recebidos.
Crie uma política de uso
Estabelecer regras para o uso dos documentos é fundamental. Desse modo, seu escritório garante uma padronização e um maior controle da utilização deles.
Inicie conhecendo as necessidades dos colaboradores em relação aos documentos. Cada setor tem uma rotina, e as políticas não podem prejudicar o trabalho de ninguém.
A partir disso, desenvolva uma política de segurança, uso e organização. Nela, devem ser definidas como será feito o acesso, as informações disponíveis para cada colaborador, boas maneiras de utilização, dentre outros.
Defina as regras para o acesso
Além de definir um processo de captação, armazenamento e uma política de uso, o próximo passo é a definição de regras para o acesso.
Assim, nessa etapa, é importante padronizar as regras de transporte e utilização dos dados. Isso reduz as chances de riscos com extravios, perda de documentos e, em relação aos documentos físicos, danos na estrutura deles.
Como evitar a falsificação de documentos?
Um grande medo das empresas em geral é receber documentos falsos. Quando um documento recebido não é verdadeiro, mas foi armazenado, a não observação pode trazer prejuízos. Nesse caso, o que fazer para evitar a falsificação deles? Veja as dicas abaixo!
1.Analise o documento
Ao receber documentos escaneados, peça sempre em boa qualidade. Desse modo, você poderá avaliar as características dele.
Por mais que na digitalização seja mais complicado observar defeitos, tente, por exemplo, avaliar: qualidade da fotografia, posicionamento e tamanho dos símbolos oficiais, marcas d’água e outros elementos presentes nos documentos mais solicitados.
2.Faça pergunta sobre os documentos
Caso tenha dúvidas sobre a veracidade de algum dado, realize perguntas ao titular. Você pode perguntar sobre o local onde foi feito o documento, solicitar informações pessoais, como nome dos pais e cidade de nascimento, dentre outras.
Ademais, geralmente, quando utilizam documentos falsos, as pessoas não tendem a memorizar as informações contidas nele.
3.Utilize assinatura digital
Quando precisar de documentos que precisem da assinatura do cliente, a melhor maneira de evitar fraudes é apostando na assinatura digital. Além de ser muito mais rápido, é uma maneira cômoda e que evita a impressão de papéis.
4.Treine sua equipe
Treine todos os colaboradores para que eles saibam identificar possíveis fraudes nos documentos enviados.
Proteja os documentos de clientes com um software inteligente
Escritórios de advocacia que querem crescer e se tornar eficientes precisam utilizar um software jurídico potente e que auxilie a empresa a escalar. Sendo assim, a melhor forma de se preparar para o futuro e manter-se forte em um mercado competitivo é apostando em uma das melhores ferramentas do mercado.
O ADVBOX, além de dar um suporte completo na gestão do seu escritório, é constantemente atualizado para garantir a segurança para os seus dados e a dos seus clientes. Por isso, aposte agora nessa ferramenta para ter uma advocacia eficiente, produtiva e com uma visão para o futuro!
Realizar a devida captação, armazenamento, utilização e exclusão dos documentos de clientes é fundamental. Desse modo, seu escritório evita prejuízos e, principalmente, punições. Por isso, siga as dicas e garanta um bom tratamento desses dados!A advocacia digital é o futuro. Veja agora como ser um advogado à distância e ter um escritório virtual!
