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Um dos elementos mais importantes para uma alta produtividade no trabalho em equipe, independente da área de atuação e do ambiente trabalho,  é a comunicação interna. Consolidar um fluxo de trabalho coletivo que seja eficiente exige bastante diálogo entre os gestores e os membros do escritório bem como de toda a equipe entre si.

Três mulheres em reunião em uma mesa. Sobre a mesa há notebooks, copos de café e um cacto. Foto representa a melhoria em produtividade quando a equipe está conectada

Se o seu objetivo é aumentar a produtividade e reduzir erros processuais, reservar de 30 até 60 minutos por semana para tirar dúvidas, explicar estratégias e resolver conceitos pode ser uma das principais soluções que você busca. Falaremos aqui sobre como reuniões são essenciais para uma produtividade crescente e duradoura em qualquer escritório.

1.Definição de foco e prioridades

Uma equipe que trabalha sem alinhamento e realizando tarefas que não se complementam para a obtenção de um resultado específico com certeza está desperdiçando oportunidades e possíveis resultados.  Reuniões são ótimas para propiciar um diálogo coletivo sobre a situação dos setores de trabalho e organizar a equipe para direcionar a produtividade nos serviços que dão mais retorno.

Sem reuniões, a equipe, grande ou pequena, pode acabar se preocupando com questões que não necessitam de tanta dedicação e acabam perdendo tempo pra fazer o que realmente importa. Além disso, pode acontecer de um problema ser difícil pra uma pessoa, mas outra ter uma resposta eficiente e rápida para a mesma questão.

Não é algo incomum encontrar equipes em escritórios de advocacia que não direcionam os esforços do pessoal para as ações que geram maior rentabilidade. Através de uma simples análise de métricas dos resultados do escritório é possível identificar os tipos de casos realizados que fornecem maior retorno para então defini-los como prioridade no trabalho do escritório.

2.Treinamento e orientação da equipe

Outra situação onde reuniões na equipe são de extrema ajuda é quando tem-se a necessidade de treinar ou orientar os membros da equipe na realização de suas tarefas diárias. Nesse processo é importante que as pessoas envolvidas estejam abertas ao diálogo e a refletir sobre seus próprios erros e possibilidades de aprender mais. Sem essa perspectiva em vista, fica muito difícil estabelecer uma coesão na equipe que otimize a produtividade do escritório.

Um dos elementos mais importantes para as reuniões de otimização da produtividade é o diálogo recíproco e tranquilo entre os membros da equipe, incluindo o gestor. É necessário sempre considerar a opinião e as ideias do outro, bem como a possibilidade de eventualmente estar errado e não possuir a melhor saída para a resolução do problema em questão.

Seja gentil, mostre que você quer o melhor para as pessoas ao otimizar o trabalho em conjunto com elas. Fale sobre o que você está buscando melhorar e peça sempre a opinião delas.

3.Colocando em prática

Tais reuniões podem ser feitas de acordo o tamanho e com o grau de necessidade do escritório de organizar a produtividade. Reuniões semanais costumam ser bastante eficientes, mas muitas vezes não sobra tempo para serem feitas. Por isso, fazer uma, duas ou três reuniões mensais pode ser uma boa alternativa.

Após serem definidas as pautas para produtividade da equipe, é necessário que os integrantes do time fiquem atentos nas questões definidas para não perder de vista o foco e as prioridades estipuladas. Dessa maneira, se garante o andamento dos projetos e seus resultados.

Uma forma de economizar tempo e que também propicia fazer reuniões à distância é a realização de videoconferências na internet. Existem ferramentas gratuitas (como o appear.in) que disponibilizam a realização de videoconferências.

Se você não tem o hábito de realizar reuniões com a sua equipe, aproveite nossas dicas e comece a implementar agora essa estratégia. A produtividade do seu escritório com certeza aumentará em pouco tempo, livrando você e sua equipe de situações improdutivas e estressantes no dia a dia de trabalho.

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Katiussa Bitencourt

É  jornalista formada pela UNISINOS,Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político. Sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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