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Algo importante para o sucesso do seu escritório é ter controle sobre gastos e despesas. Vamos explicar aqui como o módulo financeiro da ADVBOX pode ser fundamental para isto.

Homem deterno debruçado sobre uma mesa fazendo anotações com uma caneta em um papel contendo gráficos. Sobre a mesa, um teclado de computador e uma xícara de café. Imagem representa os cuidados financeiros a serem tomados em prol do sucesso do seu escritório

No processo de abertura de um Escritório de Advocacia são definidas diversas questões relevantes, como:

  • Participação de sócios;
  • Capital social;
  • Regime de tributação;
  • Porte do Escritório;
  • Natureza jurídica.

Tudo isso causa impacto na carga tributária e no departamento financeiro. Ao iniciar este processo de forma equivocada, o futuro e a lucratividade do seu escritório pode estar comprometido.

A complexidade das questões financeiras e rotinas específicas demandam uma gestão financeira com contabilidade para escritório de advocacia. É um trabalho altamente técnico que deve ter seus cuidados.

Para isso a ADVBOX, pensou no conjunto dessas demandas e oferece o módulo financeiro integrado no sistema jurídico, altamente atualizado e preparado para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Gestão Financeira aplicada no dia a dia do escritório

Tudo que fazemos, independentemente dos projetos e implantações de sistemas, requer dinheiro e um bom planejamento para fazer o melhor uso dele. Nesse sentido, a ADVBOX preparou uma estrutura para atender a gestão financeira. Isso não é apenas um caminho para o profissional utilizar, mas também uma oportunidade de melhorar a sua relação com o dinheiro.

1. Identifique suas fontes de renda

Você só vai saber o quanto pode gastar se souber o quanto ganha. Identificar suas fontes de renda é algo muito importante para ter a exata noção de tudo o que pode realizar com o seu dinheiro no seu escritório e departamento jurídico. Talvez a sua grana não seja tão grande hoje, mas se começar a ter esse hábito no presente vai ajudar a administrar recursos maiores no futuro.

Se você recebe um honorário de um determinado cliente, registre esse valor no módulo “MENU FINANCEIRO” e você terá a opção de gráfico de receita e projeção de custos fixos e filtros, podendo verificar a questão da expectativa de honorários.

Caso tenha outras fontes de dinheiro, como trabalhos freelancers e consultorias poderá lançar e identificar por categoria e valores, registrando como valor recebido. O importante é ter o controle de todo dinheiro que entra no seu escritório.

2. Controle adequadamente seus gastos

Assim como é importante controlar o que você ganha, é fundamental saber com o que esse dinheiro é gasto. Essa é uma prática de gestão financeira que vai evitar contas no vermelho. Se você recebe o valor X de honorários, que é uma renda com a qual você conta todo mês, nunca deve gastar mais do que esse valor.

É importante registrar todos os gastos, por mais insignificantes que pareçam. Ao final do mês, esses valores vão fazer diferença.

3. Procure alternativas para aumentar seus ganhos

No início deste texto, falamos de ganhos fixos e variáveis. Se você não tem previsão de ganhar um aumento em seus clientes agora, pode pensar em formas de ter mais ganhos variáveis. Assim, poderá poupar mais dinheiro para realizar seus projetos de expansão e especialização na área que atua para conseguir alcançar um nível de especialista em uma determinada área.

Procure se especializar e fazer parcerias, estabelecer estratégias de atuação, elaborar um projeto com todos os investimentos e expectativas que vão gerar resultados. Faça também um planejamento de despesas iniciais e projeções de receitas. Encontrar as parcerias certas é um fator fundamental para chegar ao sucesso do seu escritório. Por isso se fala tanto em “Networking”.

O Sucesso na Gestão de Finanças para seu Escritório

Nesse contexto, destacamos algumas atribuições para o gestor financeiro do seu escritório, que é o profissional responsável pela gestão das finanças, coordenando os departamentos como a financeiro e contabilidade. Lembrando que cada escritório possui sua própria estrutura organizacional, que pode variar de acordo com o porte, o número de colaboradores e o ramo de atuação.

Em linhas gerais, esse profissional deve elaborar todo o planejamento financeiro, administrar os recursos disponíveis, gerenciar o crédito, fundos de pensão e a captação de recursos, sempre com o objetivo de aumentar o valor do patrimônio líquido do escritório.

Além disso, apresentar e analisar relatórios de performance, auditorias internas de procedimentos, orçamentos e normas também estão entre as atividades de controle exercidas pelo gestor financeiro, de modo a minimizar os riscos para a saúde financeira do escritório.

Destacamos algumas atribuições na área de contabilidade em seu escritório de advocacia, envolvendo atividades como:

  • Escrituração contábil;
  • Escrituração fiscal;
  • Cálculo de tributos;
  • Preparação da folha de pagamento;
  • Emissão de balancetes, DREs e outros demonstrativos contábeis.

Outros serviços mais especializados também podem ser contratados, como:

  • Planejamento financeiro;
  • Planejamento tributário;
  • Verificação dos resultados do escritório para identificar de forma correta as margens de lucro ou prejuízo;
  • Verificação da possibilidade de redução de custos;
  • Departamento financeiro;
  • Atividades de legalização.

Vantagens de Contratar um Software com Gestão Financeira para o Sucesso do Seu Escritório

Antes da abertura do seu escritório, ou até mesmo no plano de expansão de seu escritório, você já pode contratar algum profissional na área de contabilidade para te auxiliar e ajudar a escolher o melhor regime de tributação para a formalização do seu escritório.

Atuação de acordo com a Legislação, as legislações tributárias e trabalhistas têm passado por diversas mudanças nos últimos tempos, exigindo muita atenção dos profissionais da área em relação à atualização das informações empresariais.

Com isso, os escritórios que buscam os serviços de gestão financeira não conseguem administrar os programas separados, porque tem que garantir uma atualização constante e sempre de acordo com as últimas regras estabelecidas, o que é essencial para evitar problemas futuros com órgãos fiscalizadores.

Sendo assim, a ADVBOX, integrou em seu software o módulo de GESTÃO FINANCEIRA, disponibilizando um layout eficiente e muito rápido para tomada de decisões. Com painel indicativos de previsões de contas a pagar e receber, com interatividade de visualização de valores atrasados e lançamentos futuros, com gráficos indicando RECEITAS E PROJEÇÃO DE CUSTOS, destacamos abaixo:

Uma ótima escolha para o advogado que precisa de praticidade no seu dia a dia, a ADVBOX desempenha um papel muito importante junto ao processo de gestão, uma vez que o gestor e o advogado tem acesso a dados diferenciados para a tomada de decisão, relacionados às receitas e sua maximização ou ainda à projeção dos resultados e como a organização vai atingir os seus objetivos. Demonstramos abaixo um exemplo:

5 Dicas de Gestão Financeira utilizando a Plataorma ADVBOX

Ficar por dentro de dicas de gestão financeira é uma excelente maneira de garantir o sucesso do seu escritório. Muita gente acredita que conseguir um cliente e obter lucro é a base para sustentar qualquer escritório. Na verdade, essa visão simples não é suficiente para tornar um escritório bem-sucedido.

Ao expandir sua consciência de como o dinheiro funciona na gestão do escritório, você aumenta as chances do prosperar. Pensando nisso, para ajudar na sua gestão financeira, veja abaixo algumas dicas da ADVBOX que melhoram os resultados do seu escritório e departamento jurídico. Acompanhe!

1. Realização de planejamento estratégico anual

Não ter um plano estratégico é como navegar em um barco sem leme. O escritório com planejamento não apenas tem mais visão, como também está mais preparado para o sucesso.

Dessa forma, é fundamental examinar o futuro do seu negócio, determinando quais são seus objetivos em médio e longo prazos.

2. Administração de fluxo de caixa

Segundo pesquisas nas mídias sociais, muitos advogados não conseguem êxito na gestão do controle financeiro e na tomada de decisões imediata envolvendo custos, despesas e receitas, por não ter uma plataforma dedicada que auxilia em sua gestão. A falta de uma boa administração financeira é uma das principais razões para o insucesso de advogados..

Portanto a ADVBOX integrou no sistema jurídico, apontado as principais categorias de lançamentos de “tipo de despesas” e “tipo de receitas”.

A falta de um bom fluxo de caixa é um obstáculo frequente, principalmente para os novos advogados. Observar as entradas e saídas de caixa é uma das tarefas de gerenciamento mais importantes para qualquer escritório.

3. Separação de verbas pessoais e verbas do escritório

É essencial manter uma conta bancária comercial separada da pessoal. Quando os seus registros contábeis estão misturados com as suas despesas pessoais, fica difícil entender o seu fluxo de caixa.

Essa separação de verbas, além de facilitar sua vida, promove um registro simples e preciso da movimentação financeira. Portanto, a ADVBOX ativou em sua plataforma os lançamentos, as categorias e o regime de caixa.

4. Utilização da tecnologia

Hoje em dia existem inúmeras ferramentas online para que os escritórios automatizem suas informações administrativas.

Com isso, a tecnologia se torna fundamental para melhorar a tomada de decisões estratégicas. Atualmente a ADVBOX é uma plataforma super completa e com recursos avançados, atendendo à transição para o meio digital e acompanhando as principais mudanças no mercado, ideal para quem está em constante evolução.

Tornando a rotina do advogado mais ágil, a plataforma ADVBOX permite armazenamento documentos em local seguro, arquivo digital de clientes e processos, agenda com lembretes, automação no relacionamento com o cliente, gestão de tarefas (análise de desempenho da equipe), painel de gestão financeira, painel de controle de parceiros, documentos padronizados do escritório editáveis, sistema integrado de controle de publicações de tribunais em todo o Brasil, cadastro ilimitado de processos, cadastro ilimitado de pessoas e suporte em diferentes canais.

5. Atenção a impostos e outras obrigações contábeis

É comum que advogados acumulem um excesso de tarefas e funções, o que é perigoso para uma boa gestão financeira. Apesar dos avanços tecnológicos, ainda existe muita burocracia na legislação contábil brasileira, com prazos, normas e obrigações que devem ser seguidos à risca. Ignorar essa importante tarefa levará ao pagamento de multas ou até mesmo altos prejuízos financeiros no escritório.

Resumindo: Tenha um fluxo de caixa no escritório. Simplifique ao máximo para obter produtividade com boas informações.

Use a ferramenta da ADVBOX que automatize parte do processo com visualização utilizando gráficos. Analise sempre o financeiro para tomar decisões positivas. A contratação da plataforma é um investimento que auxilia muito no sucesso do seu escritório.

“Em primeiro lugar, tenha um ideal prático e definitivo; uma meta, um objetivo. Em segundo lugar, disponha dos meios necessários para atingir os seus fins; sabedoria, dinheiro, materiais e métodos. Em terceiro lugar, ajuste todos os seus meios para esse fim” – Aristóteles.

 


Alan Vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

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